Gedragscode telefoon-, internet en e-mailgebruik Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid

Ondertekening

2 Toelichting op de Gedragscode telefoon, internet en e-mail gebruik

Algemeen

De scheidingslijn tussen zakelijk en privé vervaagt steeds verder. Het is in dat licht goed te benoemen welke zakelijke communicatie middelen ook privé gebruikt kunnen en mogen worden en de wijze van controle daarop. Welke gedrag gewenst is en welk gedrag ongewenst, met de maatregelen die daarop kunnen volgen. Met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is nogmaals het belang van de privacy van werknemers en het verwerken van persoonsgegevens onderstreept.

De invoering van een gedragscode voor het gebruik van telefoon, e-mail en internet is een besluit waarvoor de instemming van de ondernemingsraad nodig is (artikel 27 lid 1 sub l WOR).

Artikel 1

Deze gedragscode is van toepassing op (geheel of gedeeltelijke) geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens van personen in dienst van of werkzaam voor de onderneming. Hier vallen niet alleen de personen onder, die een arbeidsovereenkomst hebben met de onderneming, maar ook de personen die bij de onderneming zijn zoals gedetacheerden, uitzendkrachten, stagiaires, vrijwilligers etc.

Artikel 2

De hoofdregel van de Algemene verordening gegevensbescherming eist dat persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de wet worden verwerkt.

De AVG kent een ruime betekenis toe aan het begrip ‘verwerking van persoonsgegevens’. Hieronder wordt verstaan elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van ter beschikking stelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. Een persoonsgegeven in de zin van de AVG is elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Het kan om allerlei soorten informatie gaan: om eigenschappen van de betrokkene, diens opvattingen of gedragingen. Meer in het algemeen gaat het om gegevens die bepalend kunnen zijn voor de manier waarop de betrokken persoon in het maatschappelijk verkeer wordt beoordeeld of behandeld.

Artikel 3

Persoonsgegevens mogen slechts voor bepaalde en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en niet worden verwerkt voor doeleinden die daarmee onverenigbaar zijn. De werkgever (verantwoordelijke) moet de doelen bepalen vóórdat hij begint met het verwerken van persoonsgegevens. Hierbij is van belang dat het doel van de verwerking zo nauwkeurig en volledig mogelijk wordt omschreven. Als er meerdere doelstellingen zijn moeten deze afzonderlijk worden genoemd en getoetst op de noodzaak om met het oog hierop persoonsgegevens te verzamelen. In overleg met de ondernemingsraad moet worden vastgesteld welke doeleinden voor controle van e-mail en internetgebruik noodzakelijk zijn voor de eigen organisatie. De privacybelangen van de werknemers horen hierbij meegewogen te worden.

De doeleinden, die in artikel 3.2 worden genoemd, zijn voorbeelden van de meest voorkomende doeleinden voor controle op telefoon, e-mail en internetgebruik. De hier genoemde voorbeelden zijn uiteraard niet limitatief.

• a.

  Begeleiding en individuele beoordeling

  In het kader van begeleiding of individuele beoordeling van werknemers kan controle op de inhoud van de zakelijke e-mail aan de orde zijn. Deze controle moet verband houden met de taken van de werknemer. Indien een medewerker (mede) tot taak heeft per e-mail met klanten te communiceren, kan hij aan een steekproefsgewijze inhoudelijke controle onderworpen worden. De controle uitgevoerd in het kader van deze doelstelling dient zich uitsluitend te richten op zakelijke e-mail en mag niet structureel van aard zijn. Indien de werkgever geen bezwaren heeft tegen het gebruik van het e-mailsysteem voor privé-doeleinden, is het vanuit het oogpunt van bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers wenselijk de zakelijke mail van de privé-mail te scheiden. Indien scheiding tussen zakelijke en privé-mail onmogelijk blijkt dient de werkgever de privé-mail zoveel mogelijk te ontzien.

• b.

  Voorkomen van negatieve publiciteit

  Werknemers kunnen via e-mail de goede naam van een organisatie behoorlijk aantasten. Het plegen van strafbare feiten, seksuele intimidatie of discriminerende uitingen geschiedt immers onder gebruikmaking van het e-mailadres van de organisatie. Het verdient de voorkeur hier de controle geheel geautomatiseerd te laten plaatsvinden middels content-filtering. Verdachte berichten – zowel inkomende als uitgaande – dienen zoveel mogelijk (geautomatiseerd) te worden teruggestuurd naar de afzender, waardoor vastlegging van de inhoud van het bericht niet nodig is.

  Bij gebruik van het internetverkeer via vaste IP-adressen kan een bezoek aan een bepaalde internetsite altijd herleid worden tot een bepaalde organisatie. Om negatieve publiciteit te voorkomen, kan de werkgever het internetgebruik steekproefsgewijs controleren, mits deze doelstellingen reeds van te voren is vastgelegd en in de onderneming bekend is gemaakt.

• c.

  Tegengaan van seksuele intimidatie

  Via e-mail kan eenvoudig seksuele intimidatie worden gepleegd. Zowel de inhoud van het bericht als de bijlagen kunnen seksueel intimiderend zijn. Een werkgever die het beleid hiervoor wil handhaven, kan inkomende berichten onderwerpen aan een geautomatiseerde controle. De tekst kan gescand worden op verboden woorden en kunnen verdachte berichten (geautomatiseerd) teruggestuurd te worden aan de oorspronkelijke afzender. Op die wijze kan de privacy van de werknemers ongeschonden blijven.

• d.

  Controle op vertrouwelijke informatie

  Controle op het uitlekken van vertrouwelijke informatie via e-mail en internet zal zoveel mogelijk moeten geschieden via geautomatiseerde controle middels content-filtering.

• e.

  Systeem en netwerkbeveiliging

  Vanuit beveiligingsoogpunt is het wenselijk om e-mail te controleren. Het kan dan gaan om het tegengaan van systeemaanvallen door virussen of andere schadelijke programma’s. bij deze controle verdient een geheel geautomatiseerde controle van de inkomende berichten en de bijlagen de voorkeur. Indien een besmet bericht gevonden wordt kan dit op een aparte locatie worden bewaard voor nader onderzoek en eventuele herstelwerkzaamheden.

• f.

  Kosten en capaciteitsbeheersing

  Uiteraard kost het versturen van e-mail geld en legt het beslag op de beschikbare capaciteit van het netwerk. Het kostenaspect is met name aan de orde als de e-mailverbinding via de telefoon loopt. Deze vorm van controle kan beperkt blijven tot het controleren van de verkeersgegevens. Kennisneming van de inhoud van de mail is voor dit doel niet noodzakelijk

• g.

  Tegengaan van discriminatie, zie sub c

Artikel 4

Werknemers mogen het e-mailsysteem gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke e-mailberichten mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en het computernetwerk. De beoordeling hiervan ligt bij de leidinggevende.

Artikel 5

Behoeft geen toelichting.

Artikel 6

Werknemers mogen het internetsysteem voor persoonlijke doeleinden gebruiken, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en het computernetwerk. De beoordeling hiervan ligt bij de leidinggevende.

Artikel 7

Behoeft geen toelichting.

Artikel 8

Werknemers mogen telefoons voor persoonlijke doeleinden gebruiken, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden. De beoordeling hiervan ligt bij de leidinggevende.

Artikel 9

Behoeft geen toelichting.

Artikel 10

Wanneer de leidinggevende constateert dat een werknemer zich schuldig maakt aan verboden gebruik van het telefoon, e-mail en/of internetsysteem, bespreekt hij dit onmiddellijk met de betrokken werknemer. Daarbij wordt de werknemer gewaarschuwd voor de (rechtspositionele) consequenties, zoals vermeld in hoofdstuk 16 CAR/UWO die het verboden gebruik van het e-mail en/of internetsysteem voor hem kan hebben. De leidinggevende kan bijvoorbeeld wijzen op de risico’s, zoals ontslag, die verbonden zijn aan verboden gebruik van het internet.

E-mailberichten van leden van de ondernemingsraad en bedrijfsartsen mogen niet worden gecontroleerd. Dit geldt eveneens voor andere in de onderneming werkzame personen die op grond van hun functie op enige vertrouwelijkheid moeten kunnen beroepen. Voorbeelden hiervan zijn leden van een personeelsvertegenwoordiging, vertrouwenspersonen, leden van een (interne) klachtencommissie etc.

Artikel 11

Met verkeersgegevens wordt bedoeld dat in eerste instantie er wordt gefilterd op woordgebruik en omvang in datagebruik. De berichten worden dus niet direct inhoudelijk gelezen.

Artikel 12

De betrokken werknemer heeft het recht zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot zijn werkgever te wenden met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. De werkgever deelt de betrokkene schriftelijk binnen vier weken mee of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt

De betrokken werknemer kan de werkgever verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens

• -

  onjuist zijn

• -

  voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn

• -

  dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift of met deze gedragscode zijn verwerkt.

De werkgever bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek van de werknemer schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. De werkgever draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 13

Tegen het opleggen van disciplinaire maatregelen/straffen kan op basis van de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) bezwaar en beroep worden aangetekend.

Artikel 14

Bij onvoorziene omstandigheden beslist het Dagelijks Bestuur.

Artikel 15

Behoeft geen toelichting.