Inkoop- & aanbestedingsbeleid

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in de Organisatie plaatsvindt. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is in lijn met het door de VNG opgestelde model inkoop- en aanbestedingsbeleid en sluit hiermee aan bij het beleid van de gemeenten waarvoor de Organisatie werkt. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt periodiek geëvalueerd, daar waar nodig aangepast vastgesteld.

De Organisatie spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. De organisatiedoelstellingen zijn hierbij leidend. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het organisatiebeleid. De Organisatie streeft met inkoop een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2) en streeft ernaar een bijdrage te leveren aan de algemene doelstellingen en ambities van de Organisatie. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit daarom aan bij andere beleidsterreinen.

Daarnaast gaat de Organisatie bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten:

Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Organisatie continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De uitwerking van de doelstellingen, uitgangspunten en kaders is daarom niet in dit beleid opgenomen.

De in dit beleid beschreven kaders worden uitgewerkt in een uitvoeringsnotitie. In deze notitie zijn de doelstellingen en uitgangspunten verder uitgewerkt in interne regels hoe om te gaan met inkopen en aanbesteden, leveranciers- en contractmanagement en de verplichtingenadministratie en staat beschreven hoe de inkooporganisatie en de inkoopprocessen zijn ingericht.

De wijze waarop de doelstellingen en ambities van de organisatie worden vertaald naar specifieke inkoopdoelstellingen wordt vastgelegd in een inkoopactieplan. Dit plan omvat een verzameling activiteiten, die gericht zijn op het realiseren van de ambities van de organisatie.

De directie stelt in samenwerking met de belangrijkste stakeholders de uitvoeringsnotitie en het inkoopactieplan vast en bepaalt de uitwerking van de kaders en uitgangspunten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de organisatie, legt verantwoording af over het naleven van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en stuurt op het behalen van de doelstellingen en ambities.

De (inkoop)organisatie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de inkoopprocessen conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de uitvoeringsnotitie. Daartoe stelt de inkooporganisatie een (digitaal) inkoophandboek op waarin praktische hulpmiddelen en instructies zijn opgenomen ter ondersteuning van de uitvoerende (inkoop)organisatie.

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Organisatie.

Diensten

Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Organisatie

De organisatie van de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, zetelend aan de Professor Bellefroidstraat 11, 6525 AG te Nijmegen.

Inkopen

(Rechts)handelingen van de Organisatie gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Leveringen

Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Organisatie voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aan- bestedingsrichtlijnen.

Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Werken

Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

De Organisatie wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

4.1 Algemeen juridisch kader

De Organisatie is wettelijk gezien één aanbestedende dienst. Dat brengt de verplichting met zich mee om inkoopbehoeften binnen de Organisatie te bundelen.

• a.

  De Organisatie leeft de relevante wet- en regelgeving na

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Organisatie restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

4.2 Algemene beginselen bij Inkopen

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Organisatie zal bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Organisatie neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

4.3 Uniforme documenten

De Organisatie streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Organisatie past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:

Algemeen:

• •

  Gids Proportionaliteit;

• •

  Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016);

• •

  Gedragsverklaring aanbesteden (GVA);

• •

  Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

Inkoopvoorwaarden:

• •

  De VNG Algemene Model Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten

• of de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV + jaartal)

• of de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden voor diensten (ARVODI + jaartal);

• •

  De Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (GIBIT);

• •

  In geval van paritair opgestelde voorwaarden: de betreffende voorwaarden.

Indien van toepassing:

• •

  VNG-model verwerkersovereenkomst

• •

  Integriteits- en vertrouwelijkheidsverklaring

4.4 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en ondermandaatregeling van de Organisatie. De Organisatie wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

4.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de directie van de Organisatie en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

4.6 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de Organisatie en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. De Organisatie hanteert bij haar Inkopen een klachtenprocedure. Bij aanbestedingen wordt verwezen naar deze klachtenprocedure.

5.1 Integriteit

• a.

  De Organisatie stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De Organisatie heeft hoog in het vaandel dat zijn bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  De Organisatie contracteert enkel integere ondernemers.

De Organisatie wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De Organisatie kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

5.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) worden de maatschappelijke doelstellingen en ambities van de Organisatie zodra deze verwoord zijn in een MVO beleid nagestreefd.

6.1 Veiligheidsrisico’s

De Organisatie vindt veiligheid belangrijk en streeft ernaar risico’s in dit kader zo veel mogelijk te beperken, waaronder risico’s op het gebied van fysieke veiligheid en informatieveiligheid. Hierbij kan gedacht worden aan bedrijfsrisico’s als inbraak, vandalisme, brand, bedrijfsongevallen, fraude en datalekken. Naast de maatregelen die de Organisatie zelf moet treffen voor het beperken van deze risico’s, is het van groot belang dat ook de Contractanten en de ingekochte diensten en producten voldoen aan concrete veiligheidseisen.

Veiligheidsrisico’s kunnen geborgd worden door het stellen van eisen aan Contractanten, (hulp)middelen en processen. Uitgangspunt is dat hierbij wordt aangesloten bij het veiligheidsbeleid van de Organisatie en landelijke standaarden zoals bijvoorbeeld NEN-normeringen, het normenkader Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en regelgeving in het kader van ARBO.

7.1 Product- en marktanalyse

• a.

  Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De Organisatie acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Organisatie kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

7.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  De Organisatie acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

De Organisatie streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Organisatie moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  De Organisatie kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Organisatie door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Organisatie kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

7.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

• a.

  De Organisatie heeft oog voor de regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de regionale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Organisatie moet niet onnodig nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

• b.

  De Organisatie heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Organisatie houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Organisatie doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

• c.

  De Organisatie heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij Inkopen kan de Organisatie opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

7.4 Innovatie

De Organisatie kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Organisatie zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden Ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.

7.5 Inkoopsamenwerking

De Organisatie hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere organisaties of aanbestedende diensten.

7.6 Bepalen van de inkoopprocedure

De Organisatie heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Indien de Organisatie kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.

De Organisatie zal met inachtneming van voorschrift 3.4.a uit de Gids Proportionaliteit, de genoemde procedures toepassen, tenzij de Organisatie gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken, voor zover dit op grond van wet- en regelgeving mogelijk is. Het is niet toegestaan af te wijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel. Wel kunnen de uitzonderingen zoals deze in de Aanbestedingswet zijn gedefinieerd, worden gebruikt.

7.7 Raming en financieel budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Organisatie wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

7.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Organisatie bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Organisatie een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Organisatie wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

8.1 Inkopen in de organisatie

Inkopen is in de Organisatie georganiseerd op basis van een gecoördineerde inkoopfunctie. Bij dit model worden de afdelingen bij het selecteren en contracteren ondersteund door een centrale inkoopafdeling. De uitwerking van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is opgenomen in de uitvoeringsnotitie.

8.2 Verantwoordelijkheden

Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De directie is verantwoordelijk voor Inkopen en de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.