Besluit van de commissaris van de Koning van Zeeland houdende Algemeen mandaat, volmacht- en machtigingsbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2021

Ondertekening

Bijlage I Register besluit mandaat, volmacht en machtiging commissaris van de Koning Zeeland

ALGEMEEN DEEL

BESTUURSONDERSTEUNING - ONDERDEEL ADVIES BESTUUR EN DIRECTIE

BESTUURSONDERSTEUNING - ONDERDEEL KABINET

BESTUURSONDERSTEUNING - ONDERDEEL BIBOB

VASTGOED

INFRASTRUCTUUR

AFDELING FINANCIËN

AFDELING INFORMATIEVOORZIENING EN AUTOMATISERING

AFDELING FACILITAIR

Toelichting behorende bij het besluit mandaat, volmacht en machtiging commissaris van de Koning Zeeland

1. ALGEMEEN

Het mandaatbesluit commissaris van de Koning (hierna: cvdK) Zeeland bevat de mandaten, volmachten en machtigingen die de cvdK heeft verstrekt. Het besluit wordt aangehaald als het Algemeen Mandaatbesluit cvdK Zeeland 2021.

Er wordt in het besluit en register geen onderscheid gemaakt tussen mandaten, volmachten en machtigingen, omdat dit voor de werkwijze geen consequenties heeft. Als verzamelnaam hanteren we het begrip 'mandaat' maar wanneer wordt gesproken over mandaat zou het dus best kunnen zijn dat het in feite een volmacht (bijvoorbeeld tot het onderteken van een overeenkomst).

Onderscheid mandaat, machtiging en volmacht

Bijna dagelijks worden er allerlei beslissingen door de cvdK) genomen. Het zou niet werkbaar zijn als de cvdK al die beslissingen steeds zelf moet nemen en afdoen. Daarom bestaat al sinds jaar en dag de mogelijkheid dat de cvdK aan een ander de bevoegdheid toekent om dit namens hem te doen. Er is dus sprake van vertegenwoordiging van het bestuursorgaan (lees: de cvdK). Er zijn verschillende vormen van vertegenwoordiging (mandaat, machtiging en volmacht). Hieronder wordt uitleg gegeven over het onderscheid tussen de begrippen mandaat, machtiging en volmacht.

Mandaat

In de Algemene wet bestuursrecht is een algemene regeling opgenomen over mandaat, en wel in afdeling 10.1.1. In artikel 10.1 van deze Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt onder mandaat verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de cvdK) besluiten te nemen. Met andere woorden: degene aan wie mandaat wordt verleend (= de gemandateerde) krijgt de bevoegdheid om een besluit te nemen dat geldt als een besluit van het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. Het door de gemandateerde genomen besluit geldt dan ook als een besluit van het bestuursorgaan en heeft dezelfde juridische gevolgen als een door het bestuursorgaan zelf genomen besluit. Mandaat heeft alleen betrekking op het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. In deze wet wordt onder besluit verstaan "een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling". Het gaat hier om typische overheidsbeslissingen, zoals bijvoorbeeld het verlenen van ontheffing aan een burgemeester op grond van artikel 69 van de Gemeentewet. Het bestuursorgaan dat mandaat heeft verleend (= de mandaatgever) blijft volledig verantwoordelijk voor het besluit dat in mandaat is genomen. Dat geldt ook voor de bevoegdheden die de cvdK op grond van zijn ambtsinstructie heeft gemandateerd.

Machtiging

Van machtiging is sprake bij het verrichten van feitelijke handelingen. Feitelijke handelingen zijn geen privaatrechtelijke handelingen of besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb.

Feitelijke handelingen zijn bijvoorbeeld het geven van informatie of het voeren van het woord in een juridische procedure. De schakelbepaling van artikel 10:12 van de Awb bepaalt dat de bepalingen in de Awb die betrekking hebben op mandaat (afdeling 10.1.1) tevens van toepassing zijn indien het bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Soms wordt het begrip machtiging ook wel gebruikt als verzamelbegrip voor de verschillende vormen van vertegenwoordiging.

Volmacht

Volgens het Burgerlijk wetboek wordt onder volmacht verstaan: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten (artikel 3:60 lid 1 Burgerlijk wetboek). Een door de gevolmachtigde "binnen de grenzen van zijn bevoegdheid in naam van de volmachtgever verrichte rechtshandeling treft in haar gevolgen de volmachtgever" (artikel 3:61 lid 1 Burgerlijk wetboek). Volmacht heeft altijd betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals bijvoorbeeld het ondertekenen van een overeenkomst of convenant. Evenals bij machtiging geldt dat de mandaatregeling van afdeling 10.1.1 van de Awb van overeenkomstige toepassing is wanneer een bestuursorgaan volmacht verleent.

Het aangaan van een overeenkomst

Het aangaan van een overeenkomst is een privaatrechtelijke rechtshandeling waarbij in de regel de provincie partij is. Het gaat daarbij om de provincie als privaatrechtelijke rechtspersoon en niet om gs of de cvdK als bestuursorganen. Omdat de provincie als bestuursorgaan niet bestaat, zijn gs op grond van de Provinciewet bevoegd om te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 158, eerste lid sub e). GS zullen dus moeten besluiten om een bepaalde overeenkomst aan te willen gaan. Vervolgens is bepaald dat de cvdK de provincie in en buiten rechte vertegenwoordigt (artikel 176 Provinciewet). Dit houdt zowel formele procesvertegenwoordiging (in rechte) als vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (buiten rechte). De cvdK is daarom degene die de overeenkomst namens de provincie ondertekent.

Voor het aangaan van een overeenkomst is dus zowel een mandaat nodig van gs (voor het beslissen om een overeenkomst aan te gaan) als een volmacht van de cvdK om de overeenkomst te ondertekenen. Het mandaat van gs is geregeld in het mandaatbesluit gs en de volmacht van de cvdK is te vinden in het onderhavige besluit.

Dit laat onverlet dat naast het contracteren inzake privaatrechtelijke bevoegdheden ook sprake kan zijn van het middels privaatrechtelijke overeenkomst vastleggen van afspraken inzake (het gebruik van) publiekrechtelijke bevoegdheden door het bestuursorgaan. In dat geval komt de bevoegdheid tot ondertekening van de bedoelde overeenkomst toe aan het bestuursorgaan. In de regel is dat het college van gedeputeerde staten. Als men een gedeputeerde wil aanwijzen die de ondertekening op zich neemt gebeurt dat via mandaat.

Relatie met de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland 2019 en het Mandaatbesluit gedeputeerde staten Zeeland

Algemeen

De Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2021 is de algemene 'kapstok' waarin het organisatorische uitgangspunt wordt uitgewerkt dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de worden neergelegd. In de regeling wordt in dat verband een link gelegd naar het mandaatbesluit g s Zeeland en de regeling voor budgetbeheer (de budgethoudersregeling). Er is voorzien in een algemene vervangingsregeling voor leidinggevenden. Daarnaast geldt een specifieke vervangingsregeling voor de budgethouder. De grondslag voor het aanwijzen van budgethouders is de budgethoudersregeling. Op basis de aan de functionaris toegekende opdracht vindt er vervolgens toewijzing van budget plaats door de verantwoordelijke directeur. Toereikende mandaten voor de uitvoering van de toegekende opdracht door deze functionarissen zijn vervolgens opgenomen in het vigerende mandaatbesluit van gs. De toekenning van ondertekeningsbevoegheden inzake privaatrechtelijke overeenkomsten m.b.t. levering werk of dienst door de functionaris die budgethouder is, is geregeld in het cvdk mandaat-, volmacht- en machtingsbesluit en het daarbij behorende register.

Ten aanzien van de managers :

De managers maken deel uit van de ambtelijke organisatiestructuur als beschreven in de Regeling ambtelijke en instructie voor de secretaris 2021. Aan functionarissen die de rol van manager vervullen komen specifieke bevoegdheden toe ter uitvoering van hun leidinggevende taken in het betreffende programma, project, op gave, poule of afdeling. Zij kunnen in dat kader tevens worden aangewezen als budgethouder als bedoeld in de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer.

Uitgangspunten mandaatbesluit commissaris van de Koning

Voor een adequate functie-uitoefening dienen functionarissen over toereikende bevoegdheden van zowel gs als van de cvdK te beschikken. De mandatering van gs bevoegdheden wordt geregeld in het Algemeen Mandaatbesluit gedeputeerde staten Zeeland. De bevoegdheden die de cvdK namens hem laat uitvoeren door genoemde functionarissen wordt geregeld in het onderhavige Algemeen Mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland. In de regel gaat het om het geven van volmacht tot het ondertekenen van privaatrechtelijke overeenkomsten (al dan niet in de hoedanigheid van budgethouder – zie hierna onder Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019). Maar het besluit van de cvdK bevat ook de mandatering op basis van de Ambtsinstructie van de cvdK.

De bevoegdheid tot ondertekening van privaatrechtelijke overeenkomsten waarbij de provincie Zeeland partij is, is wettelijk toegekend aan de cvdK, die op zijn beurt toestemming heeft gegeven aan één of meerdere provinciale functionaris(sen) om dit namens hem te doen. Dit laatste is mogelijk op grond van artikel 176, tweede lid Provinciewet. Juridisch gezien is dit geen mandatering maar verleent de cvdK volmacht aan een functionaris.

De onderlinge vervanging van functionarissen ter zake van de toegekende bevoegdheden vindt plaats conform de algemene vervangingsregeling hoofdstuk 7 van Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2021, welke van toepassing wordt verklaard op het onderhavige mandaatbesluit. De vervanging van de Concerncontroller is tijdelijk geregeld in artikel 3 van het mandaatbesluit van de cvdK Zeeland 2021.

In het besluit is getracht een algemeen kader aan te geven waarbinnen kan worden beoordeeld of een bevoegdheid namens de cvdK kan worden uitgeoefend. In de bij dit besluit behorende bijlage (register cvdK) wordt concreet aangegeven om welke bevoegdheden het gaat. Of deze besluiten c.q. (rechts)handelingen inderdaad 'in mandaat' kunnen worden afgedaan, kan worden beoordeeld aan de hand van de in artikel 2 genoemde criteria.

Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland

Om het mandaatbesluit en -register zo volledig mogelijk te maken zijn ook de mandaten die samenhangen met de budgethoudersregeling hierin opgenomen. Deze zijn te vinden in het Algemeen deel van Bijlage I van het Mandaatbesluit cvdK Zeeland. Het is vanuit praktisch oogpunt belangrijk dat in één register kenbaar is wie als budgethouder is aangemerkt en bevoegd is om de actie uit te voeren.

In de hoedanigheid van budgethouder kunnen functionarissen beschikken over budgetten voor bepaalde activiteiten en/of projecten. In die hoedanigheid kunnen zij, onder voorwaarden, ingevolge artikel 158, eerste lid sub d Provinciewet besluiten inzake het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten tot levering, werk of dienst. Ingevolge de budgethoudersregeling is in het mandaatbesluit gs Zeeland 2021 separaat mandaat verleend aan ambtelijke functionarissen tot het beschikken over bepaalde budgetten en voorts in het kader daarvan tot het besluiten inzake het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten. Aan de zgn. budgethoudersmandaten zijn in het Algemeen mandaatbesluit gs Zeeland beperkingen verbonden. De van de budgethouder inzake het ondertekenen van privaatrechtelijke overeenkomsten tot levering, werk of dienst is geregeld in het onderhavige Mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland.

2. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1. Volmacht en machtiging en ondervolmacht en ondermachtiging

Uitgangspunten mandaatbesluit en –register

uitgangspunt is het toekennen van meervoudig mandaat: volmacht, machtiging (=de bevoegdheid komt aan meerdere functionarissen toe).

De secretaris/algemeen directeur heeft conform de algemene uitgangspunten ter zake van mandatering zijn bevoegdheden (vangnetfunctie). Aan de secretaris/algemeen directeur worden daarom alle bevoegdheden uit de bijlage I toegekend. Aan de directeur Programma’s & projecten zijn de bevoegdheden toegekend in het mandaatregister die betrekking hebben op zijn portefeuille. Die portefeuilleverdeling is vastgelegd in een besluit van de directie die wordt bekendgemaakt en terug te vinden is op de website van de provincie en in het provinciaal blad. De derde is de functionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt: afdelingsmanager, unitmanager, opgavemanager, poulemanager, programma en projectmanager, concerncontroller (al dan niet in de in de hoedanigheid van budgethouder). In een enkel geval zijn ook bevoegdheden toegekend aan andere dan de hiervoor genoemde functionarissen. Die functionarissen stemmen het gebruik van de aan hun gemandateerde bevoegdheden - vooraf - af met hun manager of directeur, dan wel de portefeuillehouder indien dat daarbij is aangegeven).

Ondervolmacht en machtiging is op grond artikel 2 toegestaan.

Het Mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland heeft geen betrekking op privaatrechtelijke overeenkomsten en rechtshandelingen met betrekking tot personele aangelegenheden. Ook niet op machtigingen en vertegenwoordigingen met betrekking tot personele aangelegenheden. Die bevoegdheidsregelingen zijn separaat geregeld in het Volmacht- en machtigingsbesluit personele aangelegenheden commissaris van de Koning Zeeland 202.

Artikel 3 Vervanging

Voor de onderlinge vervanging van functionarissen wordt verwezen naar de algemene vervangingsregeling in hoofdstuk 7, en de specifieke vervangingsregeling voor de budgethouder in hoofdstuk 7 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2021, welke van toepassing is verklaard op het onderhavige mandaatbesluit cvdK door middel van het daarin opnemen van een gelijkluidende vervangingsregeling. De vervanging van de Concerncontroller is tijdelijk geregeld in artikel 3 van het mandaatbesluit van GS Zeeland 2021.

Artikel 4 en 5 Beperkingen

In dit artikel wordt de begrenzing van de verleende bevoegdheden aangegeven. Naast de wettelijke begrenzing die artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht aangeeft somt dit artikel criteria op waardoor het voor de gemandateerde mogelijk wordt om te beoordelen of hij een bevoegdheid c.q. beslissing in mandaat kan uitoefenen en/of nemen.

Mandaat kan enkel worden gebruikt indien het gevallen betreft die routinematig administratief, procedureel of formeel van aard zijn. Onder ‘routinematig’ wordt verstaan die gevallen waarvan onomstotelijk vaststaat dat zij passen binnen het vastgestelde beleid. Bij zaken die het routinematig karakter te boven gaan valt te denken aan gevallen waarin het besluit leidt tot afwijking of aanvulling van het vastgestelde beleid, en/of er precedentwerking te verwachten is, of indien het nemen van het besluit politiek gevoelige of bestuurlijk gevoelige consequenties zal hebben. Bij twijfel overlegt de gemandateerde met de bestuurder.

Indien de uitoefening van een bevoegdheid betrekking heeft op een aangelegenheid waarbij de gemandateerde een direct of indirect persoonlijk/zakelijk belang heeft, wordt de bevoegdheid uitgeoefend op het naastgelegen hogere niveau. De mandaat mag in dat geval dus niet door de betrokken functionaris worden gebruikt.

Artikel 6. Informatie- en rapportageverplichting

Omdat de cvdK, ook al heeft deze mandaat- of volmacht en machtiging verleend, verantwoordelijk blijft voor de 'in mandaat' of 'volmacht' genomen beslissing of handeling is het van belang dat hij op de hoogte wordt gesteld van die beslissingen of handelingen waarvan kennisneming van belang is.

Gemandateerde functionarissen hebben daarnaast de verplichting om via het directieberaad periodiek te rapporteren de cvdK over de uitoefening van het mandaat. Die rapportageverplichting is gekoppeld aan de p&c cyclus. Dat biedt flexibiliteit aan de verschillende teams om binnen een op te maken planning van de rapportage aan die verplichting tegemoet te komen.

Artikel 7. Ondertekening

In dit artikel wordt concreet aangeven hoe de ondertekening plaats dient te vinden. In het onderhavige mandaatbesluit en –register wordt er wanneer mandaat aan een ambtelijk functionaris wordt verleend, vanuit gegaan dat die zowel het besluit neemt als ondertekent. Het besluit en register gaan derhalve uit van zgn. 'afdoeningsmandaten'. Kenbaarheid speelt hierbij een rol, dat wil zeggen dat naar buiten toe duidelijk is wie de beslissing of (rechts)handeling 'in mandaat' heeft genomen of verricht. In dit artikel wordt ook aangegeven hoe er moet worden ondertekend bij afwezigheid van de gemandateerde. Die instructie dient strikt te worden opgevolgd.

3. TOELICHTING REGISTER

De toegekende bevoegdheden zijn vastgelegd in een register. In bijzondere gevallen kan de cvdK (buiten het register om) besluiten om een mandaat te verlenen. Dit dient dan plaats te vinden in een afzonderlijk besluit.

Zoals hiervoor reeds aangehaald is het uitgangspunt van het mandaatbesluit dat meervoudig mandaat wordt verleend. Dit heeft tot gevolg dat de bevoegdheid aan meerdere functionarissen toekomt. Primair de functionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt (dus afdelingsmanager, unitmanager etc.). De twee directeuren, voor zover het bevoegdheden betreft die tot hun taakveld behoren, en de secretaris/algemeen directeur geven in tweede instantie uitvoering aan de mandaten. Zij kunnen altijd als vangnet dienen.

Tot slot een praktisch 'stappenplan':

Stap 1

Kijk in het mandaatregister onder de kolom "omschrijving bevoegdheid" en kijk of het besluit of de (rechts)handeling die je wilt (laten) nemen of verrichten of wordt genoemd.

Er zijn twee mogelijkheden:

De bevoegdheid wordt niet genoemd. Dit betekent dat je je tot de cvdK dient te richten om toestemming tot het namens hem mogen uitoefenen van de bevoegdheid. Het mandaat-besluit en -register is dan niet meer van toepassing.

De bevoegdheid wordt wel genoemd. Ga dan naar stap 2.

Stap 2

Kijk in de kolom "namens de cvdK uitgeoefend door". Hier staan de functionaris(sen) genoemd die de bevoegdheid mogen uitoefenen. Deze functionarissen mogen tevens ondertekenen.

Naast de daarin genoemde functionaris(sen) is altijd de betreffende directeur en de secretaris/algemeen directeur bevoegd, tenzij het een uitzondering betreft. (zie hiervoor onder: ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, Artikel 1. Verlenen mandaat).

Bij ontstentenis of afwezigheid van de desbetreffende functionaris: raadpleeg de vervangingsregeling uit artikel 2.

Stap 3

* Stel een conceptdocument/brief op en maak gebruik van het model uit het Zaaksysteem.

* Zorg voor een juiste ondertekening.

* Let op dat poulemanagers HR-managers zijn. De poulemanager tekent dus geen brieven die in het kader van de uitvoering binnen programma’s, projecten en opgaven en afdelingen moeten worden verzonden.