Besluit van de commissaris van de Koning van Zeeland houdende Algemeen mandaat, volmacht- en machtigingsbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2021

Geldend van 01-05-2022 t/m heden

Intitulé

Besluit van de commissaris van de Koning van Zeeland houdende Algemeen mandaat, volmacht- en machtigingsbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2021

Besluit van de commissaris van de Koning van Zeeland van 14 september 2021, kenmerk 74814 houdende vaststelling Algemeen mandaat, volmacht - en machtiging sbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2021.

De commissaris van de Koning in Zeeland,

  • gelet op Afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;

  • gelet op art. 176, tweede lid van de Provinciewet;

  • 59a, tweede lid van de Provinciewet;

  • gelet op artikel 3:42 van de Algemene wet bestuursrecht;

  • gelet op artikel 25, eerste lid, onderdeel e, van de Wet op de ondernemingsraden;

besluit vast te stellen:

Algemeen mandaat, volmacht- en machtigingsbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2021

Artikel 1 Mandaat, volmacht en machtiging

  • 1.

    De commissaris van de Koning verleent toestemming tot de uitoefening in zijn naam van:

    • a.

      Alle bevoegdheden in de bijlage I aan de secretaris/algemeen directeur;

    • b.

      Alle bevoegdheden in bijlage I aan de directeur Programma's en projecten, voor zover betrekking hebbend op zijn portefeuille, zoals die is vastgelegd in het portefeuilleverdelingsbesluit van de directie als bedoeld in artikel 7 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2021;

  • 2.

    De afzonderlijke bevoegdheden in bijlage I aan de daarbij vermelde functionarissen, voor zover betrekking hebbend op de aan hen toegekende opdracht en of functie.

  • 3.

    Indien de uitoefening van een bevoegdheid betrekking heeft op een aangelegenheid waarbij de gemandateerde een direct of indirect persoonlijk belang heeft, wordt de bevoegdheid uitgeoefend op het naastgelegen hogere niveau.

  • 4.

    Dit besluit heeft geen betrekking op privaatrechtelijke overeenkomsten en rechtshandelingen met betrekking tot personele aangelegenheden.

  • 5.

    De uitoefening van een in het eerste en tweede lid bedoelde bevoegdheid en een op grond van artikel 2 verstrekte bevoegdheid, geschiedt met inachtneming van het in de artikelen 3 tot en met 7 bepaalde.

Artikel 2 Ondervolmacht en ondermachtiging

  • 1.

    De algemeen directeur en de directeur Grote projecten kunnen ter uitoefening van het aan hen verleende volmacht en machtiging, als bedoeld in artikel 1, schriftelijk ondervolmacht en ondermachtiging verlenen aan de functionarissen als bedoeld in artikel 22 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2021.

  • 2.

    Het verlenen van ondervolmacht en ondermachtiging geschiedt zo nodig onder het stellen van aanvullende voorwaarden en beperkingen.

  • 3.

    Ondervolmacht en ondermachtiging aan andere functionarissen dan die genoemd onder het eerste lid, alsmede externen, wordt slechts verleend indien dat voor de uitoefening van de opdracht, als bedoeld in het Sturingsconcept opgavengericht werken Provincie Zeeland, van de betreffende functionaris noodzakelijk is.

  • 4.

    Elk verleend ondervolmacht en ondermachtiging wordt aangetekend op een als zodanig gewaarmerkte ondermandaatlijst die de verantwoordelijke directeur vaststelt en goedkeurt.

Artikel 3 Vervanging

Bij afwezigheid of ontstentenis van een gemandateerde functionaris vindt waarneming plaats conform hoofdstuk 7 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2021. Waarneming als hiervoor bedoeld van de concerncontroller, vindt voor wat betreft de uitoefening van toegekende mandaten plaats door een afdelingsmanager.

Artikel 4 Geen gebruik mandaat

  • 1.

    De uitoefening van een bevoegdheid geschiedt slechts in gevallen die routinematig, administratief, procedureel of formeel van aard zijn.

  • 2.

    Een bevoegdheid wordt niet uitgeoefend, indien het een besluit betreft waarbij:

    • a.

      wordt afgeweken van adviezen;

    • b.

      sprake is van een zienswijze, bedenkingen of bezwaarschrift;

    • c.

      de mandaathouder een persoonlijk c.q. zakelijk belang heeft.

Artikel 5 Uitoefening Mandaten

  • 1.

    De uitoefening van de op basis van dit besluit gemandateerde bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen van de bij of krachtens de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2021 vastgestelde taken, het sturingsconcept opgavegericht werken, het vigerende mandaatbesluit gedeputeerde staten Zeeland en met inachtneming van het ter zake geldende recht en provinciale beleids- en uitvoeringsregels.

  • 2.

    Het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op aangelegenheden met financiële of mogelijke financiële gevolgen, geschiedt met inachtneming van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019.

Artikel 6 Informatie- en rapportage

  • 1.

    De gemandateerde verschaft de commissaris van de Koning tijdig die informatie die redelijkerwijs voor de commissaris van de Koning van belang geacht moet worden.

  • 2.

    De functionarissen aan wie mandaat is verleend brengen periodiek via het directieberaad verslag uit aan de commissaris van de Koning over de uitoefening van het mandaat. Die rapportage betreft een cijfermatig en inhoudelijk overzicht. Voor de frequentie van de rapportage wordt zo veel mogelijk aansluiting gezocht bij het stramien van rapportage binnen de planning- en controlcyclus.

Artikel 7 Ondertekening

  • 1.

    Een van de commissaris van de Koning uitgaand stuk wordt ondertekend als volgt:

    de commissaris van de Koning in Zeeland,

    namens deze,

    gevolgd door:

    de handtekening

    de naam van de gemandateerde, en

    de functieaanduiding

  • 2.

    Indien de ondertekenaar afwezig is, tekent de daarvoor bevoegde vervangende functionaris de brief onder de naam en de functieaanduiding van de afwezige functionaris. De vervangende functionaris zet bij zijn handtekening de aanduiding ‘b.a.’.

Artikel 8 Intrekking oude besluiten

Het mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2019 wordt ingetrokken. Alle door de directeur Grote projecten op basis van dat besluit verleende ondervolmachten en –machtigingen komen bij intrekking te vervallen.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie in het Provinciaal Blad en werkt terug tot en met 1 januari 2021.

Artikel 10 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als "Algemeen Mandaatbesluit cvdK Zeeland 2021".

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de commissaris van de Koning in de provincie Zeeland op 14 september 2021.

Drs. J.M.M. Polman

Bijlage I Register besluit mandaat, volmacht en machtiging commissaris van de Koning Zeeland

ALGEMEEN DEEL

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijke grondslag

Volmacht, machtigingaan

Opmerkingen/voorwaarden

Buitengerechtelijke vertegenwoordiging

Volmacht en machtiging tot vertegenwoordigen van de provincie buiten rechte ter zake van namens gedeputeerde staten genomen besluiten op grond van een door gedeputeerde staten verleend mandaat of ter uitvoering van een door gedeputeerde staten genomen besluit.

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager;

Opgavemanager; Poulemanager;

Programmamanager;

Projectmanager;

Concerncontroller; en andere gemandateerde functionarissen

  • Binnen hun respectieve takenpakket;

  • Andere gemandateerde functionarissen stemmen het gebruik van hun bevoegdheden vooraf af met hun manager of directeur.

Ondertekeningsmandaat

Ondertekening van stukken die door gedeputeerde staten zijn vastgesteld.

Daarvan is uitgesloten correspondentie die op grond van een wettelijk voorschrift of gezien de aard daarvan toch door gedeputeerde staten ondertekend moet worden.

59a, tweede lid van de Provinciewet

Afdelingsmanager;

Opgavemanager; Poulemanager; Programmamanager; Projectmanager;

In de GS-beslisnota opnemen dat het ondertekeningsmandaat wordt gebruikt.

Ondertekening van stukken die namens gedeputeerde staten uitgaan op basis van een door gedeputeerde staten verstrekt mandaat.

Afdelingsmanager;

Opgavemanager; Poulemanager; Programmamanager; Projectmanager; Concerncontroller; Andere gemandateerde functionarissen

Op basis van het mandaatbesluit van gedeputeerde staten Zeeland;

Op basis van een separaat mandaatbesluit van GS.

Het ondertekenen van privaatrechtelijke contracten tot levering, werk of dienst en overeenkomsten voor de provincie op basis van een door gedeputeerde staten verleend mandaat of ter uitvoering van een door gedeputeerde staten genomen besluit.

Artikel 176, tweede lid Provinciewet;

Algemeenmandaatbesluit GS Zeeland 2021

Budgethouder

  • Na afstemming met team Financiën, Inkoop en Juridische Zaken;

  • De budgethouder is de functionaris die op grond van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland als budgethouder is aangewezen voor het budget waarop de overeenkomst betrekking heeft.

Het verstrekken van volmacht en machtiging aan medewerkers, om met toegekende e-herkenningsmiddelen noodzakelijke correspondentie en systeem-/beheerdershandelingen uit te voeren, terzake van besluiten waarvoor het mandaat, volmacht en/of machtiging bij de manager van de betreffende organisatie-eenheid is neergelegd.

Artikel 176 tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager; Opgavemanager; Poulemanager; Programmamanager; Concerncontroller

Voor werkzaamheden vastgelegd in opdracht in personeelsopdrachten systeem (AFAS).

Wet open overheid

Aanwijzen van één of meerdere contactpersoon/-personen

Art. 4.7 Woo

Kabinetschef

De functie van Woo-contactpersoon moet in de opdracht van de desbetreffende medewerker(s) geborgd worden.

Afhandeling Woo-verzoeken, inclusief weigeren en verstrekken

Woo

Kabinetschef

In afstemming met de cvdK

BESTUURSONDERSTEUNING - ONDERDEEL ADVIES BESTUUR EN DIRECTIE

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijke grondslag

Mandaat, volmacht, machtiging aan

Opmerkingen

Provinciewet

 

 

 

Ontheffing aan burgemeesters t.b.v. in artikel 15, eerste lid, onder d, Gemeentewet genoemde verboden handelingen.

Artikel 69 Gemeentewet, art. 3:43 BW

Afdelingsmanager BOS

 

Het ondertekenen van overeenkomsten tot overdracht van auteursrechten en het verlenen van een gebruiksrecht op auteursrechten.

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager BOS

Wordt o.a. gehanteerd bij (raam)overeenkomsten met fotografen, vormgevers, filmmakers

BESTUURSONDERSTEUNING - ONDERDEEL KABINET

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijke grondslag

Mandaat, volmacht, machtiging aan

Opmerkingen

Wet op de Veiligheidsregio's

 

 

 

Het verstrekken van inlichtingen aan de voorzitter van de veiligheidsregio en de Minister van Veiligheid en Justitie ten behoeve van hun rol bij de toepassing van de artikelen 41 en 42.

Artikel 43 Wet op de Veiligheidsregio's

Kabinetschef;

Provinciale Coördinator Veiligheid

 

Het geven van een reactie op de uitgevoerde werkzaamheden van de Inspectie Veiligheid en Justitie in het kader van artikel 57 (toetsen en onderzoek plegen) t.b.v. de Minister van Veiligheid en Justitie.

Artikel 58, eerste lid Wet op de Veiligheidsregio's

Kabinetschef;

Provinciale Coördinator Veiligheid

 

Ambtsinstructie cvdK

 

 

 

Inlichtingen inwinnen en overleggen met in de provincie werkzame rijksambtenaren en medewerkers van de krijgsmacht.

Artikel 2, eerste lid Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

Provinciale Coördinator Veiligheid

 

Er op toezien dat het bestuur van de veiligheidsregio passende maatregelen neemt om de tekortkomingen, zoals genoemd in de rapportage van de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid, weg te nemen.

Artikel 5d Ambtsinstructie cvdK, eerste lid juncto artikel 59, derde lid Wet op de Veiligheidsregio's

Kabinetschef;

Provinciale Coördinator Veiligheid

 

Het onverwijld in kennis stellen van de Minister van minister Justitie en Veiligheid van een gegeven aanwijzing als bedoeld in artikel 41 van de Wet op de Veiligheidsregio's.

Artikel 5a, tweede lid Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

Provinciale Coördinator Veiligheid

 

Het voeren van correspondentie van uitvoerende aard ter voorbereiding op bezoeken van de CvdK aan gemeentes.

Artikel 3 Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

Medewerker Kabinet

 

Het voeren van correspondentie van uitvoerende aard in het kader van de benoemingsprocedure burgemeester.

Artikel 6 Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

 

 

Het voeren van correspondentie van uitvoerende aard in het kader van de herbenoemingsprocedure burgemeester.

Artikel 7 Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

 

Het voeren van correspondentie van uitvoerende aard in het kader van de ontslagprocedure burgemeester.

Artikel 7a Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

 

 

Het voeren van correspondentie van uitvoerende aard met het Kapittel voor de civiele orden in het kader van het verlenen van onderscheidingen.

Artikel 8 Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

Beleidsondersteunend medewerker Kabinet

 

Het voeren van correspondentie van uitvoerende aard in het kader van verzoeken om bericht en raad aan personen die belast zijn met bevoegdheden in de openbare dienst in de provincie.

Artikel 10 Ambtsinstructie cvdK

Kabinetschef;

 

 

 

 

 

 

Gemeentewet

 

 

 

Het voeren van correspondentie van uitvoerende aard in het kader van het voorzien in de waarneming van de burgemeester in afwijking.

Artikel 78 Gemeentewet

Kabinetschef;

 

 

 

 

 

 

Besluit politiegegevens

 

 

 

Het opvragen van politiegegevens in het kader van de adviserende taak inzake het verlenen van een Koninklijke onderscheiding op grond van het Reglement op de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje Nassau.

Artikel 4:3, eerste lid, sub i van het Besluit Politiegegevens van 14 december 2007, houdende bepalingen ter uitvoering van de Wet Politiegegevens.

Kabinetschef;

Beleidsondersteunend medewerker Kabinet

 

 

 

 

 

Besluit justitiële gegevens

 

 

 

Het opvragen van justitiële gegevens t.b.v. het dienen van advies inzake:- de benoeming van burgemeesters en- de verlening van een Koninklijke onderscheiding aan een burgemeester op grond van het Reglement op de orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje Nassau.

Artikel 30, eerste lid, sub c van het Besluit tot vaststelling van de justitiële gegevens alsmede tot uitv. van enkele bepalingen van de Wet justitiële gegevens.

Kabinetschef;

Beleidsondersteunend medewerker Kabinet

 

BESTUURSONDERSTEUNING - ONDERDEEL BIBOB

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijke grondslag

Mandaat, volmacht, machtiging aanAfdelingsmanager BOS, alsmede

Opmerkingen

Provinciewet

 

 

 

Volmacht en machtiging voor vertegenwoordiging ter zake van alle de BIBOB mandaten genoemd onder D3.1 tot en met D3.14 van het Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021.

Artikel 176 tweede lid Provinciewet; Wet Bibob artt. 7a, 11a, 26, 5, tweede lid, 5a, 6, tweede lid, en 9, 7a, vierde lid, 31, 32, 28 tweede lid en derde lid, 33, 29; Artikel 15 15 lid 1 sub b jº lid 2 Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens; Besluit politiegegevens artikel 4:3, eerste lid, onder L; Artikel 43c, eerste lid aanhef en onder m, uitvoeringsregeling Algemene wet inzake rijksbelastingen;

Besluit controle op rechtspersonen, artikel 6, onderdeel g;

Coördinator en Medewerker Bibob/Ondermijning

Conform bijbehorende voorwaarden.

Het doen van aangifte namens het bestuursorgaan indien dat op grond van de wet verplicht is.

art. 162,163 Sv

Coördinator

Portefeuillehouder vooraf informeren.

Het aanwijzen van een Inspectieview (IV) coördinator

Afdelingsmanager BOS

Onder de voorwaarde dat alleen informatie gedeeld wordt die gedeeld kan worden en alleen daartoe bevoegde personen de informatie te zien

krijgen.

AFDELING INFRASTRUCTUUR EN VASTGOED

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijke grondslag

Volmacht, machtiging aan

Voorwaarden

Provinciewet

Vertegenwoordiging provincie bij buitengerechtelijke rechtshandelingen door ondertekening overeenkomsten betreffende:

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Binnen kaders van mandaatbesluit GS

aan- en verkopen van onroerende zaken alsmede het ruilen, vervreemden, bezwaren van provinciale eigendommen, beheerregelingen, beheerovereenkomsten

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager I&V

verpachten en/of verhuren van provinciale eigendommen

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager I&V; Teamcoördinator I&V, op basis van een door de Afdelingsmanager I&V vastgesteld uitgifteplan

ontbinding van pachtovereenkomsten en/of verhuurovereenkomsten provinciale eigendommen

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager I&V

vestiging van beperkte rechten en kwalitatieve verplichtingen

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager I&V;

Teamcoördinator I&V

Verlenen volmacht tot ondertekening aan medewerker van het betreffende notariskantoor en vertegenwoordiging provincie bij buitengerechtelijke rechtshandelingen door ondertekening notariële akten betreffende:

  • aan- en verkopen van onroerende zaken

  • ruilen, vervreemden, bezwaren van provinciale eigendommen

  • vestiging van beperkte rechten en kwalitatieve verplichtingen.

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager I&V;

Teamcoördinator I&V;

Senior Beleidsmedewerker grondverwerving c.a. I&V

Conform door afdelingsmanager geaccordeerd model volmacht

Vertegenwoordiging provincie bij buitengerechtelijke rechtshandelingen door ondertekening overeenkomsten betreffende alle beheeraangelegenheden voor de beheer- en onderhoudstaken van I&V

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager I&V;

Unitmanager I&V;

Teamcoördinator I&V

AFDELING FINANCIËN

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijke grondslag

Volmacht, machtiging aan

Opmerkingen

Provinciewet

 

 

 

Ondertekening van:

  • rekening-courant overeenkomsten

  • geldleningsovereenkomsten

  • overeenkomsten betreffende vestigingen van beperkte rechten

  • overeenkomsten betreffende het verrichten van diensten door externe deskundigen en adviesbureaus e.d.

  • koopovereenkomsten betreffende roerende zaken

  • verzekeringscontracten en verzekeringsbewijzen

  • automatiseringscontracten

  • volmachten voor vervallenverklaring hypotheek t.b.v. doorhalen verstrekte hypotheek in het hypotheekregister

  • akten van cessie

Artikel176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager Financiën;

Unitmanager Financiën

 

Optreden als rekeninghouder van de door de provincie aangehouden bankrekeningen en creditkaart.

 

Afdelingsmanager Financiën;

Unitmanager Financiën

 

Aangaan gebruikers- en beheerovereenkomsten voor rekeningen en autorisatie voor gebruik en beheer van digitale financiële systemen

en van rekeningen, mede ten behoeve van functionarissen die met het beheer daarvan

zijn belast.

Afdelingsmanager Financiën

AFDELING INFORMATIEVOORZIENING EN AUTOMATISERING

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijke grondslag

Volmacht, machtiging aan

Opmerkingen

Provinciewet

 

 

 

Bevoegdheid tot het ondertekenen van ICT overeenkomsten om niet, benodigd voor het aansluiten op de landelijke ICT basisvoorzieningen;

Artikel 176 tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager I&A;

Unitmanager I&A

 

Bevoegdheid tot het ondertekenen van overeenkomsten met medewerkers terzake van gebruik van ICT middelen, binnen de vastgestelde beleidskaders.

Artikel 176 tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager I&A

Unitmanager I&A

E-herkenningsmiddelen aanvragen, wijzigen, intrekken.

Artikel 176 tweede lid Provinciewet

Unitmanager Functioneel- en Informatiebeheer

Beheerders aanwijzen en machtigen voor alle beheerdershandelingen in digitaal systeem E-Herkenning (aanvragen en beheer).

Artikel 176 tweede lid Provinciewet

Unitmanager Functioneel- en Informatiebeheer

Aanvragen, wijzigen, intrekken uitsluitend met voorafgaande toestemming van en volgens procedureafspraken met Unitmanager F&I

AFDELING FACILITAIR

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijke grondslag

Volmacht, machtiging aan

Opmerkingen

Provinciewet

 

 

 

Vertegenwoordiging provincie bij buitengerechtelijke rechtshandelingen door ondertekening van overeenkomsten betreffende bruikleen van ruimten en terreinen binnen het Abdijcomplex.

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager Facilitair;

Unitmanager

Binnen kaders mandaatbesluit GS;

T.a.v. bruikleen geldt: indien en voor zover met dat gebruik het provinciaal belang is gediend en voor zover met de activiteit waarvoor deze provinciale eigendommen in bruikleen worden gegeven geen commerciële belangen worden nagestreefd.

Toelichting behorende bij het besluit mandaat, volmacht en machtiging commissaris van de Koning Zeeland

1. ALGEMEEN

Het mandaatbesluit commissaris van de Koning (hierna: cvdK) Zeeland bevat de mandaten, volmachten en machtigingen die de cvdK heeft verstrekt. Het besluit wordt aangehaald als het Algemeen Mandaatbesluit cvdK Zeeland 2021.

Er wordt in het besluit en register geen onderscheid gemaakt tussen mandaten, volmachten en machtigingen, omdat dit voor de werkwijze geen consequenties heeft. Als verzamelnaam hanteren we het begrip 'mandaat' maar wanneer wordt gesproken over mandaat zou het dus best kunnen zijn dat het in feite een volmacht (bijvoorbeeld tot het onderteken van een overeenkomst).

Onderscheid mandaat, machtiging en volmacht

Bijna dagelijks worden er allerlei beslissingen door de cvdK) genomen. Het zou niet werkbaar zijn als de cvdK al die beslissingen steeds zelf moet nemen en afdoen. Daarom bestaat al sinds jaar en dag de mogelijkheid dat de cvdK aan een ander de bevoegdheid toekent om dit namens hem te doen. Er is dus sprake van vertegenwoordiging van het bestuursorgaan (lees: de cvdK). Er zijn verschillende vormen van vertegenwoordiging (mandaat, machtiging en volmacht). Hieronder wordt uitleg gegeven over het onderscheid tussen de begrippen mandaat, machtiging en volmacht.

Mandaat

In de Algemene wet bestuursrecht is een algemene regeling opgenomen over mandaat, en wel in afdeling 10.1.1. In artikel 10.1 van deze Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt onder mandaat verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de cvdK) besluiten te nemen. Met andere woorden: degene aan wie mandaat wordt verleend (= de gemandateerde) krijgt de bevoegdheid om een besluit te nemen dat geldt als een besluit van het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. Het door de gemandateerde genomen besluit geldt dan ook als een besluit van het bestuursorgaan en heeft dezelfde juridische gevolgen als een door het bestuursorgaan zelf genomen besluit. Mandaat heeft alleen betrekking op het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. In deze wet wordt onder besluit verstaan "een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling". Het gaat hier om typische overheidsbeslissingen, zoals bijvoorbeeld het verlenen van ontheffing aan een burgemeester op grond van artikel 69 van de Gemeentewet. Het bestuursorgaan dat mandaat heeft verleend (= de mandaatgever) blijft volledig verantwoordelijk voor het besluit dat in mandaat is genomen. Dat geldt ook voor de bevoegdheden die de cvdK op grond van zijn ambtsinstructie heeft gemandateerd.

Machtiging

Van machtiging is sprake bij het verrichten van feitelijke handelingen. Feitelijke handelingen zijn geen privaatrechtelijke handelingen of besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb.

Feitelijke handelingen zijn bijvoorbeeld het geven van informatie of het voeren van het woord in een juridische procedure. De schakelbepaling van artikel 10:12 van de Awb bepaalt dat de bepalingen in de Awb die betrekking hebben op mandaat (afdeling 10.1.1) tevens van toepassing zijn indien het bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Soms wordt het begrip machtiging ook wel gebruikt als verzamelbegrip voor de verschillende vormen van vertegenwoordiging.

Volmacht

Volgens het Burgerlijk wetboek wordt onder volmacht verstaan: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten (artikel 3:60 lid 1 Burgerlijk wetboek). Een door de gevolmachtigde "binnen de grenzen van zijn bevoegdheid in naam van de volmachtgever verrichte rechtshandeling treft in haar gevolgen de volmachtgever" (artikel 3:61 lid 1 Burgerlijk wetboek). Volmacht heeft altijd betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals bijvoorbeeld het ondertekenen van een overeenkomst of convenant. Evenals bij machtiging geldt dat de mandaatregeling van afdeling 10.1.1 van de Awb van overeenkomstige toepassing is wanneer een bestuursorgaan volmacht verleent.

Het aangaan van een overeenkomst

Het aangaan van een overeenkomst is een privaatrechtelijke rechtshandeling waarbij in de regel de provincie partij is. Het gaat daarbij om de provincie als privaatrechtelijke rechtspersoon en niet om gs of de cvdK als bestuursorganen. Omdat de provincie als bestuursorgaan niet bestaat, zijn gs op grond van de Provinciewet bevoegd om te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 158, eerste lid sub e). GS zullen dus moeten besluiten om een bepaalde overeenkomst aan te willen gaan. Vervolgens is bepaald dat de cvdK de provincie in en buiten rechte vertegenwoordigt (artikel 176 Provinciewet). Dit houdt zowel formele procesvertegenwoordiging (in rechte) als vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (buiten rechte). De cvdK is daarom degene die de overeenkomst namens de provincie ondertekent.

Voor het aangaan van een overeenkomst is dus zowel een mandaat nodig van gs (voor het beslissen om een overeenkomst aan te gaan) als een volmacht van de cvdK om de overeenkomst te ondertekenen. Het mandaat van gs is geregeld in het mandaatbesluit gs en de volmacht van de cvdK is te vinden in het onderhavige besluit.

Dit laat onverlet dat naast het contracteren inzake privaatrechtelijke bevoegdheden ook sprake kan zijn van het middels privaatrechtelijke overeenkomst vastleggen van afspraken inzake (het gebruik van) publiekrechtelijke bevoegdheden door het bestuursorgaan. In dat geval komt de bevoegdheid tot ondertekening van de bedoelde overeenkomst toe aan het bestuursorgaan. In de regel is dat het college van gedeputeerde staten. Als men een gedeputeerde wil aanwijzen die de ondertekening op zich neemt gebeurt dat via mandaat.

Relatie met de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland 2019 en het Mandaatbesluit gedeputeerde staten Zeeland

Algemeen

De Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2021 is de algemene 'kapstok' waarin het organisatorische uitgangspunt wordt uitgewerkt dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de worden neergelegd. In de regeling wordt in dat verband een link gelegd naar het mandaatbesluit g s Zeeland en de regeling voor budgetbeheer (de budgethoudersregeling). Er is voorzien in een algemene vervangingsregeling voor leidinggevenden. Daarnaast geldt een specifieke vervangingsregeling voor de budgethouder. De grondslag voor het aanwijzen van budgethouders is de budgethoudersregeling. Op basis de aan de functionaris toegekende opdracht vindt er vervolgens toewijzing van budget plaats door de verantwoordelijke directeur. Toereikende mandaten voor de uitvoering van de toegekende opdracht door deze functionarissen zijn vervolgens opgenomen in het vigerende mandaatbesluit van gs. De toekenning van ondertekeningsbevoegheden inzake privaatrechtelijke overeenkomsten m.b.t. levering werk of dienst door de functionaris die budgethouder is, is geregeld in het cvdk mandaat-, volmacht- en machtingsbesluit en het daarbij behorende register.

Ten aanzien van de managers :

De managers maken deel uit van de ambtelijke organisatiestructuur als beschreven in de Regeling ambtelijke en instructie voor de secretaris 2021. Aan functionarissen die de rol van manager vervullen komen specifieke bevoegdheden toe ter uitvoering van hun leidinggevende taken in het betreffende programma, project, op gave, poule of afdeling. Zij kunnen in dat kader tevens worden aangewezen als budgethouder als bedoeld in de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer.

Uitgangspunten mandaatbesluit c ommissaris v an de Koning

Voor een adequate functie-uitoefening dienen functionarissen over toereikende bevoegdheden van zowel gs als van de cvdK te beschikken. De mandatering van gs bevoegdheden wordt geregeld in het Algemeen Mandaatbesluit gedeputeerde staten Zeeland. De bevoegdheden die de cvdK namens hem laat uitvoeren door genoemde functionarissen wordt geregeld in het onderhavige Algemeen Mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland. In de regel gaat het om het geven van volmacht tot het ondertekenen van privaatrechtelijke overeenkomsten (al dan niet in de hoedanigheid van budgethouder – zie hierna onder Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019). Maar het besluit van de cvdK bevat ook de mandatering op basis van de Ambtsinstructie van de cvdK.

De bevoegdheid tot ondertekening van privaatrechtelijke overeenkomsten waarbij de provincie Zeeland partij is, is wettelijk toegekend aan de cvdK, die op zijn beurt toestemming heeft gegeven aan één of meerdere provinciale functionaris(sen) om dit namens hem te doen. Dit laatste is mogelijk op grond van artikel 176, tweede lid Provinciewet. Juridisch gezien is dit geen mandatering maar verleent de cvdK volmacht aan een functionaris.

De onderlinge vervanging van functionarissen ter zake van de toegekende bevoegdheden vindt plaats conform de algemene vervangingsregeling hoofdstuk 7 van Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2021, welke van toepassing wordt verklaard op het onderhavige mandaatbesluit. De vervanging van de Concerncontroller is tijdelijk geregeld in artikel 3 van het mandaatbesluit van de cvdK Zeeland 2021.

In het besluit is getracht een algemeen kader aan te geven waarbinnen kan worden beoordeeld of een bevoegdheid namens de cvdK kan worden uitgeoefend. In de bij dit besluit behorende bijlage (register cvdK) wordt concreet aangegeven om welke bevoegdheden het gaat. Of deze besluiten c.q. (rechts)handelingen inderdaad 'in mandaat' kunnen worden afgedaan, kan worden beoordeeld aan de hand van de in artikel 2 genoemde criteria.

Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland

Om het mandaatbesluit en -register zo volledig mogelijk te maken zijn ook de mandaten die samenhangen met de budgethoudersregeling hierin opgenomen. Deze zijn te vinden in het Algemeen deel van Bijlage I van het Mandaatbesluit c vdK Zeeland. Het is vanuit praktisch oogpunt belangrijk dat in één register kenbaar is wie als budgethouder is aangemerkt en bevoegd is om de actie uit te voeren.

In de hoedanigheid van budgethouder kunnen functionarissen beschikken over budgetten voor bepaalde activiteiten en/of projecten. In die hoedanigheid kunnen zij, onder voorwaarden, ingevolge artikel 158, eerste lid sub d Provinciewet besluiten inzake het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten tot levering, werk of dienst. Ingevolge de budgethoudersregeling is in het mandaatbesluit gs Zeeland 2021separaat mandaat verleend aan ambtelijke functionarissen tot het beschikken over bepaalde budgetten en voorts in het kader daarvan tot het besluiten inzake het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten. Aan de zgn. budgethoudersmandaten zijn in het Algemeen mandaatbesluit gs Zeeland beperkingen verbonden. De van de budgethouder inzake het ondertekenen van privaatrechtelijke overeenkomsten tot levering, werk of dienst is geregeld in het onderhavige Mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland.

2. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1. Volmacht en machtiging en ondervolmacht en ondermachtiging

Uitgangspunten mandaatbesluit en –register

uitgangspunt is het toekennen van meervoudig mandaat: volmacht, machtiging (=de bevoegdheid komt aan meerdere functionarissen toe).

De secretaris/algemeen directeur heeft conform de algemene uitgangspunten ter zake van mandatering zijn bevoegdheden (vangnetfunctie). Aan de secretaris/algemeen directeur worden daarom alle bevoegdheden uit de bijlage I toegekend. Aan de directeur Grote projecten zijn de bevoegdheden toegekend in het mandaatregister die betrekking hebben op zijn portefeuille. Die portefeuilleverdeling is vastgelegd in een besluit van de directie die wordt bekendgemaakt en terug te vinden is op de website van de provincie en in het provinciaal blad. De derde is de functionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt: afdelingsmanager, unitmanager, opgavemanager, poulemanager, programma en projectmanager, concerncontroller (al dan niet in de in de hoedanigheid van budgethouder). In een enkel geval zijn ook bevoegdheden toegekend aan andere dan de hiervoor genoemde functionarissen. Die functionarissen stemmen het gebruik van de aan hun gemandateerde bevoegdheden - vooraf - af met hun manager of directeur, dan wel de portefeuillehouder indien dat daarbij is aangegeven).

Ondervolmacht en machtiging is op grond artikel 2 toegestaan.

Het Mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland heeft geen betrekking op privaatrechtelijke overeenkomsten en rechtshandelingen met betrekking tot personele aangelegenheden. Ook niet op machtigingen en vertegenwoordigingen met betrekking tot personele aangelegenheden. Die bevoegdheidsregelingen zijn separaat geregeld in het Volmacht- en machtigingsbesluit personele aangelegenheden commissaris van de Koning Zeeland 202.

Artikel 3 Vervanging

Voor de onderlinge vervanging van functionarissen wordt verwezen naar de algemene vervangingsregeling in hoofdstuk 7, en de specifieke vervangingsregeling voor de budgethouder in hoofdstuk 7 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2021, welke van toepassing is verklaard op het onderhavige mandaatbesluit cvdK door middel van het daarin opnemen van een gelijkluidende vervangingsregeling. De vervanging van de Concerncontroller is tijdelijk geregeld in artikel 3 van het mandaatbesluit van GS Zeeland 2021.

Artikel 4 en 5 Beperkingen

In dit artikel wordt de begrenzing van de verleende bevoegdheden aangegeven. Naast de wettelijke begrenzing die artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht aangeeft somt dit artikel criteria op waardoor het voor de gemandateerde mogelijk wordt om te beoordelen of hij een bevoegdheid c.q. beslissing in mandaat kan uitoefenen en/of nemen.

Mandaat kan enkel worden gebruikt indien het gevallen betreft die routinematig administratief, procedureel of formeel van aard zijn. Onder ‘routinematig’ wordt verstaan die gevallen waarvan onomstotelijk vaststaat dat zij passen binnen het vastgestelde beleid. Bij zaken die het routinematig karakter te boven gaan valt te denken aan gevallen waarin het besluit leidt tot afwijking of aanvulling van het vastgestelde beleid, en/of er precedentwerking te verwachten is, of indien het nemen van het besluit politiek gevoelige of bestuurlijk gevoelige consequenties zal hebben. Bij twijfel overlegt de gemandateerde met de bestuurder.

Indien de uitoefening van een bevoegdheid betrekking heeft op een aangelegenheid waarbij de gemandateerde een direct of indirect persoonlijk/zakelijk belang heeft, wordt de bevoegdheid uitgeoefend op het naastgelegen hogere niveau. De mandaat mag in dat geval dus niet door de betrokken functionaris worden gebruikt.

Artikel 6. Informatie- en rapportageverplichting

Omdat de cvdK, ook al heeft deze mandaat- of volmacht en machtiging verleend, verantwoordelijk blijft voor de 'in mandaat' of 'volmacht' genomen beslissing of handeling is het van belang dat hij op de hoogte wordt gesteld van die beslissingen of handelingen waarvan kennisneming van belang is.

Gemandateerde functionarissen hebben daarnaast de verplichting om via het directieberaad periodiek te rapporteren de cvdK over de uitoefening van het mandaat. Die rapportageverplichting is gekoppeld aan de p&c cyclus. Dat biedt flexibiliteit aan de verschillende teams om binnen een op te maken planning van de rapportage aan die verplichting tegemoet te komen.

Artikel 7. Ondertekening

In dit artikel wordt concreet aangeven hoe de ondertekening plaats dient te vinden. In het onderhavige mandaatbesluit en –register wordt er wanneer mandaat aan een ambtelijk functionaris wordt verleend, vanuit gegaan dat die zowel het besluit neemt als ondertekent. Het besluit en register gaan derhalve uit van zgn. 'afdoeningsmandaten'. Kenbaarheid speelt hierbij een rol, dat wil zeggen dat naar buiten toe duidelijk is wie de beslissing of (rechts)handeling 'in mandaat' heeft genomen of verricht. In dit artikel wordt ook aangegeven hoe er moet worden ondertekend bij afwezigheid van de gemandateerde. Die instructie dient strikt te worden opgevolgd.

3. TOELICHTING REGISTER

De toegekende bevoegdheden zijn vastgelegd in een register. In bijzondere gevallen kan de cvdK (buiten het register om) besluiten om een mandaat te verlenen. Dit dient dan plaats te vinden in een afzonderlijk besluit.

Zoals hiervoor reeds aangehaald is het uitgangspunt van het mandaatbesluit dat meervoudig mandaat wordt verleend. Dit heeft tot gevolg dat de bevoegdheid aan meerdere functionarissen toekomt. Primair de functionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt (dus afdelingsmanager, unitmanager etc.). De twee directeuren, voor zover het bevoegdheden betreft die tot hun taakveld behoren, en de secretaris/algemeen directeur geven in tweede instantie uitvoering aan de mandaten. Zij kunnen altijd als vangnet dienen.

Tot slot een praktisch 'stappenplan':

Stap 1

Kijk in het mandaatregister onder de kolom "omschrijving bevoegdheid" en kijk of het besluit of de (rechts)handeling die je wilt (laten) nemen of verrichten of wordt genoemd.

Er zijn twee mogelijkheden:

De bevoegdheid wordt niet genoemd. Dit betekent dat je je tot de cvdK dient te richten om toestemming tot het namens hem mogen uitoefenen van de bevoegdheid. Het mandaat-besluit en -register is dan niet meer van toepassing.

De bevoegdheid wordt wel genoemd. Ga dan naar stap 2.

Stap 2

Kijk in de kolom "namens de cvdK uitgeoefend door". Hier staan de functionaris(sen) genoemd die de bevoegdheid mogen uitoefenen. Deze functionarissen mogen tevens ondertekenen.

Naast de daarin genoemde functionaris(sen) is altijd de betreffende directeur en de secretaris/algemeen directeur bevoegd, tenzij het een uitzondering betreft. (zie hiervoor onder: ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, Artikel 1. Verlenen mandaat).

Bij ontstentenis of afwezigheid van de desbetreffende functionaris: raadpleeg de vervangingsregeling uit artikel 2.

Stap 3

* Stel een conceptdocument/brief op en maak gebruik van het model uit het Zaaksysteem.

* Zorg voor een juiste ondertekening.

* Let op dat poulemanagers HR-managers zijn. De poulemanager tekent dus geen brieven die in het kader van de uitvoering binnen programma’s, projecten en opgaven en afdelingen moeten worden verzonden.