Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Wetterskip Fryslân

(Dit beleid is van kracht vanaf 2 oktober 2017)

WF spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.

In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het Inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop bij WF plaatsvindt. Daarnaast dient dit beleid te worden gezien als toetsingskader ( 1 ). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient WF continu bezig te zijn met het verbeteren van de Inkoopprocessen. Dit beleid draagt bij aan het realiseren van de doelen van het algemeen beleid van WF.

Bij het inkopen van Werken, Leveringen of Diensten gaat WF uit van:

• 1.

  Centrale doelstellingen (hoofdstuk 2);

• 2.

  Juridische uitgangspunten: hoe gaat WF om met de relevante regelgeving? (hoofdstuk 3);

• 3.

  Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat WF om met integriteit, de maatschappij en het milieu in haar Inkoopproces? (hoofdstuk 4);

• 4.

  Economische uitgangspunten: hoe gaat WF om met de markt en leveranciers? (hoofdstuk 5);

• 5.

  Inkoopprocedure: hoe bepaalt WF welke inkoopprocedure er wordt gevolgd? (Hoofdstuk 6)

• 6.

  Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt WF in? (hoofdstuk 7).

Inkooppakketstrategieën

Aanvullend op dit beleid is het mogelijk dat WF alleen of in samenwerking met andere waterschappen / aanbestedende diensten, per inkooppakket of een samenstel van inkooppakketten, beleid opstelt.

Procesdocumenten goederen, diensten en werken

In een separate documenten zijn de processen en handelingen ten aanzien van inkoop van Werken, Diensten en Leveringen nader uitgewerkt.

In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

WF wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• a.

  Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

• WF leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt WF efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven dienen daadwerkelijk bij te dragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. WF houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers (binnen het beheersgebied) tot opdrachten van WF.

• b.

  Een integere, betrouwbare, zakelijke en dus professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

• Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen WF en de Contractant. WF spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

• c.

  Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs - kwaliteit verhouding.

• Bij het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan WF ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de te verwerven Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

• d.

  WF stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.

• Zowel WF als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het Inkoopproces. WF verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt Inkoopproces uit te voeren. WF streeft er naar het Inkoopproces volledig digitaal te laten verlopen. Naast de procedurele verlichting zorgt dit ook voor rechtmatigheidsborging.

• e.

  Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van WF

• Inkoop dient ondersteunend te zijn aan de doelstellingen van de organisatie van WF daar direct en voortdurend aan bij te dragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds afgeleid van de doelstellingen van WF. Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3.1 Algemeen juridisch kader

WF leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving worden door WF restrictief toegepast. De voor dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

• •

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Europese Richtlijnen 2014/24/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtsbescherming richtlijn’) vormen momenteel de belangrijkste basis.

• •

  (Herziene) Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit (AMvB): dit nieuwe wettelijk kader implementeert de ‘Aanbestedingsrichtlijnen’. Deze wet biedt één kader voor Overheidsopdrachten boven en onder de (Europese) drempelwaarden en rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• •

  Gids proportionaliteit: In de Aanbestedingswet 2012 is proportionaliteit als beginsel geïntroduceerd. Dit beginsel is uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit en heeft een directe relatie met de voorgenomen opdracht, de keuze voor een aanbestedingsprocedure en de contractvorm met inkoopvoorwaarden. De Gids Proportionaliteit geeft door middel van voorschriften een uitleg aan de bedoeling van de wetsartikelen, onder het motto: toepassen of gemotiveerd afwijken.

• •

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijk kader voor overeenkomsten.

• •

  Mededingingswet: Het opereren van marktpartijen wordt onder andere gereguleerd door de Mededingingswet. Bij aanbestedingen is het niet toegestaan dat Inschrijvers door concurrentievervalsing een opdracht gegund krijgen.

3.2 Uniforme documenten (2)

WF hanteert uniforme documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien zo min mogelijk met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. WF past bij betreffende Inkopen in ieder geval toe:

• •

  Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

• •

  Aanbestedingsreglement werken 2016 (‘ARW 2016’);

• •

  Klachtenafhandeling bij aanbesteden: Klachtenregeling aanbesteden Wetterskip Fryslân;

• •

  De algemene inkoopvoorwaarden;

• •

  Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (‘UAV 2012’) en de UAV-GC 2005;

• •

  Marktvisie “De Waterschappen als Publieke Opdrachtgever” met daarin integraal opgenomen de Gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap van het Opdrachtgeversforum in de bouw;

• •

  Nota Scheiding van Belang, 14 sept 2007 RWS (Rijkswaterstaat);

In het kader van de uitvoering van de procesdocumenten goederen, diensten en werken zijn standaard documenten beschikbaar voor alle voor alle soorten van traditionele marktbenadering en overige acties binnen het inkoopproces.

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht WF neemt bij Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten boven de (Europese) drempelwaarden en bij Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• •

  Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers, inschrijvingen en contracten zijn evenredig in verhouding tot het voorwerp van de opdracht.

• •

  Objectiviteit: De gestelde eisen en criteria om te bepalen of een Inschrijver geschikt is, zijn relevant voor de te verstrekken opdracht.

• •

  Non-Discriminatie (gelijke behandeling): Gelijke omstandigheden worden niet verschillend behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Ook discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

• •

  Transparantie: De gevolgde procedure is navolgbaar (en dus controleerbaar). Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende Inschrijvers behoren te weten waar ze aan toe zijn.

• b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

• WF neemt bij zijn inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten beneden de Europese drempelbedragen met een duidelijk grensoverschrijdend belang past WF de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een Overheidsopdracht of een Concessieopdracht een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor Overheidsopdrachten of Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal WF een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal WF in een daarvoor beschikbaar digitaal platform plaatsen en publiceren op Tendernet.

3.5 Waardebepaling van een opdracht

Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze dient te worden gevolgd, wordt de totale opdrachtwaarde (excl. BTW) vastgesteld conform de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit. WF wordt gezien als één opdrachtgever.

Het splitsen van een opdracht is in principe toegestaan, mits de splitsing niet als doel heeft om de opdracht te onttrekken aan de toepassing van de aanbestedingsregels. Diensten of Leveringen die identiek zijn mogen niet gesplitst worden, onderdelen van een opdracht die bij elkaar horen mogen ook niet gesplitst worden. Dit houdt eveneens in dat een opdracht niet in tijd beperkt mag worden om de hoogte van de kostenraming te kunnen beïnvloeden.

Daarnaast geldt het clusterverbod. Het is hierbij niet toegestaan opdrachten onnodig samen te voegen. Eventuele clustering dient in de aanbestedingsstukken deugdelijk gemotiveerd te worden.

3.6 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- volmacht en machtigingsregelingen van WF.

3.7 Samenwerken bij aanbestedingen

Als er een samenwerkingspartner is gevonden, is het van belang met deze partner een overeenkomst te sluiten waarin de essentiële voorwaarden voor het samenwerken worden geregeld.

In de aanbestedingsstukken wordt vermeld dat er sprake is van een gezamenlijk optreden waarbij goed gelet dient te worden op het eerder genoemde clusterverbod. Het kan zijn dat het wenselijk is aan te besteden in percelen om te voorkomen dat kleinere Ondernemers opdrachten mislopen door het samenwerken.

Sociale en andere specifieke diensten

Sociale en andere specifieke diensten betreffen uitsluitend de in Bijlage XIV bij Richtlijn 2014/24 genoemde concrete diensten en kennen een verlicht regime. De procedure hoeft pas toegepast te worden als de opdracht een waarde van € 750.000, - of meer heeft. Onder de drempelwaarde van € 750.000, - kan WF voor deze diensten een meervoudige onderhandse aanbesteding toepassen. Als deze vereenvoudigde procedure niet wordt toegepast, dan is WF verplicht een van de gangbare procedures toe te passen.

3.9 Afwijkingsbevoegdheid

Aan de hand van de inhoudelijke kenmerken van een opdracht, de marktsituatie en/of de specifieke omstandigheden van het geval, kan men vooraf gemotiveerd afwijken van de gestelde inkoopprocedure, voor zover een en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is. Het toepassen van een andere procedure moet in het kader van rechtmatigheid ter goedkeuring worden voorgelegd aan het dagelijks bestuur.

Uitzondering geldt voor spoedeisende gevallen in het kader van calamiteiten. Hiervoor kunnen beneden de Europese drempelbedragen onderhands enkelvoudig opdrachten worden verleend. Onder spoedeisende omstandigheden wordt verstaan: “omstandigheden waarbij door het niet onverwijld verstrekken van een opdracht schade ontstaat”. De secretaris-directeur van WF is bevoegd om ter zake een besluit te nemen.

Boven de drempel van de Europese aanbesteding bestaat in principe, de uitzonderingen in de Europese richtlijnen daargelaten, de verplichting Europees aan te besteden.

Innovatieve onderzoeken en specialistische werkzaamheden.

Binnen de project overstijgende verkenning Waddenzeedijken (POV-W) worden twaalf innovatieve onderzoeken uitgevoerd. Innovatieve onderzoeken onderscheiden zich van reguliere werkzaamheden door de inzet van superspecialisten. In deze situaties is het noodzakelijk om gemotiveerd af te wijken van het reguliere aanbestedingsbeleid en één op één “the best brains available” te werven. De secretaris-directeur is hiertoe bevoegd. Eén en ander moet passen binnen de nationale aanbestedingsregels (drempel Diensten). Deze werkwijze wordt als proef binnen de POV-W toegepast en, binnen de looptijd van de POV-W, jaarlijks geëvalueerd.

Meervoudig onderhandse offerteaanvraag

In hoofdstuk 6 is aangegeven dat WF bij een meervoudig onderhandse offerteaanvraag ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers ( 3 ) een Offerte vraagt. In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat na een uitgebreide marktanalyse, maar twee Ondernemers in staat blijken te zijn om de opdracht met het gewenste resultaat uit te voeren. In die situaties is de secretaris directeur bevoegd om gemotiveerd te besluiten maar bij twee Ondernemers Offerte te vragen.

De secretaris-directeur informeert het dagelijks bestuur via de directierapportage wanneer en waarvoor gebruik is gemaakt van de hierboven gemelde afwijkingsbevoegdheden.

Afwijken van de Inkoopvoorwaarden of het van toepassing verklaren van voorwaarden van de wederpartij is alleen mogelijk met toets van de cluster Juridische Zaken/Inkoop.

3.10 Toetsing

Om in de praktijk te borgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn in het kader van de procesdocumenten voor de inkoop van goederen, diensten en werken procedures opgenomen, inclusief de nodige templates voor de meest voorkomende aanbestedingsprocedures, die een correct verloop van het aanbestedingsproces waarborgen. Dit instrumentarium zal steeds aan ontwikkelingen, zoals jurisprudentie en wetswijzigingen worden aangepast.

Een toets op de naleving van de Europese aanbestedingsregels maakt onderdeel uit van de accountantscontrole.

Geschillenregeling

WF heeft er voor gekozen alle geschillen die mochten ontstaan rond aanbestedingen, voor te leggen aan de rechtbank Noord-Nederland. Ditzelfde geldt ook voor geschillen ontstaan tijdens de precontractuele fase. Dit wordt in de aanbestedingsdocumenten opgenomen.

3.12 Klachtenregeling Aanbesteden

WF heeft ten behoeve van een snelle en laagdrempelige afhandeling van klachten bij aanbestedingen – en op basis van de landelijke standaard - een klachtenregeling vastgesteld. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze WF de klacht zal behandelen.

De klachtenregeling staat ook in het waterschapsblad van WF op Overheid.nl.

3.13 Aanpassen beleid

Het vaststellen van wijzigingen aan dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid is krachtens het delegatiebesluit van het algemeen bestuur een bevoegdheid van dagelijks bestuur.

De waterschappen streven ernaar het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid uniform te houden.

Integriteit

Het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures is vanuit integriteitsoogpunt een kwetsbaar proces. Met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt beoogd om dit proces transparant, objectief en niet-discriminerend te laten verlopen. Dit beleid is daarmee een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid van WF.

• a.

  WF stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

Van bestuurders en ambtenaren wordt verwacht dat zij te allen tijde integer zijn en zich houden aan de binnen WF vastgestelde gedragscode integriteit. Zij dienen zakelijk en objectief te handelen, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Dit betekent dat men altijd in staat is verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes zowel naar interne als externe betrokkenen. Deze transparantie geldt voor alle activiteiten binnen het inkoopproces.

• b.

  Publiek Opdrachtgeverschap

In aanvulling op de eigen gedragscode integriteit onderschrijft WF bij Werken de Gedragscode ‘Publiek Opdrachtgeverschap’ van het Opdrachtgeversforum in de Bouw. Deze code biedt medewerkers kaders voor de uitvoering van hun werkzaamheden in relatie tot opdrachtnemers. Daarnaast geeft de code aan wat opdrachtnemers van ons mogen verwachten en wat wij van de opdrachtnemers verwachten, van de voorbereiding van een project tot en met de afronding en evaluatie ervan.

• c.

  Nota Scheiding van Belang 2007

In het contact met marktpartijen hanteert WF de Nota Scheiding van Belang 2007 van Rijkswaterstaat. Daarin zijn richtlijnen en maatregelen vastgelegd om belangenverstrengeling tegen te gaan bij aanbestedingen, zoals voorkennis en betrokkenheid bij de voorbereiding. In het verlengde daarvan kan WF Ondernemers vragen om een belangenbeschermingsplan. Dit plan dient aan te geven hoe een Ondernemer belangenverstrengeling voorkomt en biedt een goede basis voor vertrouwen, openheid en bewustzijn.

• d.

  WF contracteert uitsluitend integere Ondernemers

WF verwacht ook dat Ondernemers integer handelen. WF wil enkel zaken doen met betrouwbare Ondernemers die zich bijvoorbeeld niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) Contractant. Potentiële Contractanten kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van de uitsluitingsgronden van de Aanbestedingswet 2012.

Als er reële vermoedens zijn van onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals bijvoorbeeld vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, zal de inkopende afdeling aan de secretaris-directeur een voorstel voorleggen om daarvan melding te doen bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM).

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

WF onderschrijft het belang van maatschappelijk verantwoord inkopen. Het volgt de ontwikkelingen en zal adequaat reageren op wet- en regelgeving.

• a.

  Duurzaam inkopen12

WF heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. WF onderschrijft dan ook het “Klimaatakkoord Unie en Rijk 2010 – 2020” waarin de afspraak is opgenomen dat de waterschappen de ambitie hebben om duurzaam in te kopen, 2015 e.v. 100% (Programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheid; DBO). Dit betekent dat voor de relevante productgroepen waarvoor criteriadocumenten zijn opgesteld deze in inkoopprocedures zijn toegepast. (zie PIANOo.nl) ( 4 )

Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale- en milieuaspecten in het inkoopproces zodanig dat dit leidt tot een daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat voldoet aan de gestelde milieu- én sociale aspecten. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

• •

  Bij de product- en marktanalyse inventariseert WF welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden; voor Werken vindt dit plaats in een zo vroeg mogelijk stadium van het project of van het ontwerpproces;

• •

  In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningcriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidcriteria opgenomen, minimaal de criteria voor de kwalificatie van leveranciers, de minimumeisen en daar waar mogelijk ook de gunningcriteria, voor de productgroepen waarvoor criteria bekend zijn. (zie https://www.pianoo.nl/themas/maatschappelijk-verantwoord-inkopen-mvi-duurzaam-inkopen/productgroepen

• •

  Bij duurzaam inkopen dient sprake te zijn van een realistisch ambitieniveau waarbij het streven naar duurzaamheid in balans is met bedrijfseconomische doelstellingen. Het uitgangspunt is dat concurrentie mogelijk dient te blijven, maar in voorkomende gevallen kan de markt gericht worden uitgedaagd om met innovatieve oplossingen te komen. Eventuele meerkosten moeten in verhouding staat tot de met de opdracht te realiseren duurzaamheidwinst. Duurzaam is niet per se duurder.

Door duurzaam in te kopen kan WF zijn invloed gebruiken om duurzame ontwikkelingen in ondernemingen te bevorderen.

Fair Trade

Kansen voor het gebruik van Fair Trade producten in de eigen bedrijfsvoering worden zoveel mogelijk benut. Daarnaast stimuleert het waterschap de inkoop van Fair Trade producten bij andere waterschappen en de stichtingen, gemeenschappelijke regelingen en organisaties waarin het waterschap participeert.

Social Return

WF heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Het stimuleert daarom, waar mogelijk en doelmatig, de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Social return wordt als voorwaarde bij Inkopen opgenomen, tenzij gemotiveerd wordt aangegeven waarom dit niet mogelijk of gewenst is (‘pas toe of leg uit’).

(Internationale) sociale voorwaarden

Werken, Leveringen en/of Diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden geweerd.

Groenonderhoud wetenschapsterreinen

Het groenonderhoud van de waterschapsterreinen wordt voorbehouden aan SW-bedrijven. Dit betekent dat alleen SW-bedrijven een offerte mogen indienen bij de (Europese) aanbesteding(en). Met dit voorbehoud geeft WF concreet invulling aan maatschappelijk verantwoord inkopen. De voorstellen daarover zijn zodanig ingericht dat er voor WF ruimte is om dit onderdeel (deels) nog nader in te vullen door het aantrekken van personeel met enige afstand tot de arbeidsmarkt zulks ter voldoening aan de Participatiewet.

Aanpak Duurzaam GWW

WF onderschrijft bij het aanbesteden van werken de Aanpak Duurzaam GWW waarbij duurzaamheid onderdeel is van het aanbestedingsproces. De aanpak wordt toegepast voor aanbestedingen op het gebied van grond-, weg en waterbouw (GWW) met een geraamde waarde vanaf € 0,5 miljoen.

• b.

  Plan van aanpak maatschappelijk verantwoord inkopen

De Rijksoverheid heeft het Plan van aanpak maatschappelijk verantwoord inkopen overheden 2015 – 2020 opgesteld (september 2015). Dit plan is tot stand gekomen met bijdragen van de Unie van Waterschappen (UvW) namens de waterschappen. In dit plan verschuift de ontwikkelrichting voor MVI/Duurzaam Inkopen van het toepassen van minimumeisen naar het aanmoedigen en/of uitnodigen van leveranciers om zo duurzaam mogelijke producten en diensten te leveren. Als uitvloeisel van het Plan van aanpak is het Manifest maatschappelijk verantwoord inkopen door de gezamenlijke overheden opgesteld. Dit manifest is in december 2016 door veel medeoverheden ondertekend, waaronder de UvW namens de waterschappen. Elk waterschap werkt het manifest uit in een actieplan, dat telkens wordt geactualiseerd en gepubliceerd op Pianoo (kennisplatform voor overheden betreffende aanbesteden).

4.3 Innovatie

WF moedigt, daar waar mogelijk, innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat WF ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden met aandacht voor duurzaamheid. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

Product- en/of Marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. WF acht het van belang om de markt te kennen door, indien mogelijk, een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die in deze markt opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  WF acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

WF streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. WF behoort in beginsel vrij te zijn in het maken van keuzes bij zijn Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en) maar met inachtneming van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  WF kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van WF door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. WF kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale economie en MKB

• a.

  WF heeft oog voor de lokale economie zijnde de ondernemers binnen het beheersgebied van

• WF, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie wordt daarbij voorkomen en WF laat geen onnodige regionale, nationale, Europese of mondiale kansen liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop. De uitvoeringsrichtlijn die over dit onderwerp zal op dit onderdeel worden gewijzigd.

• b.

  WF heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

• Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen behoren te krijgen. WF houdt echter bij zijn inkopen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan WF doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

Samenwerken

WF heeft de wens dat, indien mogelijk, er bij aanbestedingen naar samenwerkingsmogelijkheden met andere aanbestedende diensten, waterschappen en/of overheden (Rijk, provincie, gemeente), wordt gekeken. Deze samenwerkingsverbanden m.b.t. de inkoopsamenwerking kunnen structureel 15 zijn of incidenteel maar hebben allen ten doel om door middel van samenwerking zowel financiëleals kwaliteitsvoordelen voor alle waterschappen te realiseren. Dit alles voor zover een en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is. Zie ook paragraaf 3.7.

Eerlijke mededinging en commerciële belangen

WF bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers dienen een eerlijke kans te krijgen bij het gunnen van een/de opdracht. Door proportioneel, objectief, non-discriminerend en transparant te handelen, bevordert WF een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). WF wenst geen Ondernemers te betrekken die de mededinging vervalsen.

6.1 Bepalen van de inkoopprocedure

Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert WF de volgende methode:

WF zal, met inachtneming van de Gids Proportionaliteit, bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij:

• •

  Complexiteit van de opdracht;

• •

  Gewenst eindresultaat;

• •

  Aantal potentiële inschrijvers;

• •

  Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

• •

  Omvang van de opdracht;

• •

  het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren.

WF kan ook gemotiveerd kiezen voor een lichtere procedure maar dit zal met een afwijking (zie paragraaf 3.9) binnen WF dienen te worden geregeld.

Schema drempelbedragen van inkoopprocedures

WF hanteert bij het bepalen van de procedure voor zijn INKOPEN het kleurenschema zoals opgenomen in de Gids Proportionaliteit.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

WF vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

WF vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte en is in staat de keuze van de uitgenodigde Ondernemers te motiveren, indien daartoe een verzoek komt. Deze aantallen komen uit de gids proportionaliteit.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal conform het Schema drempelbedragen van inkoopprocedures nationaal aanbesteden.

Europees aanbesteden

Boven de Europese drempelbedragen zal WF in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

6.1.1 Shortlist en longlistmethode bij werken

WF hanteert bij meervoudig onderhandse aanbestedingen van werken de zogenaamde shortlist en longlist procedure. Shortlisten zijn lijsten waarop ondernemers staan die in aanmerking komen voor meervoudige onderhandse aanbestedingen van werken van WF. WF heeft vooraf beoordeeld of deze ondernemers voldoen aan de geschiktheidseisen (kwaliteit en vaardigheden bij de uitvoering) en is bevoegd om bij een concrete aanbesteding een keuze te maken uit deze shortlist. Zo wordt transparant gehandeld. Doordat niet bij iedere inschrijving alle bewijsmiddelen betreffende geschiktheid hoeven te worden overlegd, worden op deze wijze de administratieve lasten teruggedrongen voor ondernemers en WF. Naast het gebruik van de short list is er ook een longlist opgesteld waarop ondernemers staan vermeld waarmee WF minder bekend is en geen ervaring heeft, maar die wel geschikt zijn om bepaalde werken uit te voeren. De gehanteerde procedure hiervoor staat beschreven in de Uitvoeringsrichtlijn met betrekking tot Selectieprocedure Onderhandse Aanbestedingen Werken en Leveringen/diensten en Local Sourcing. De inhoud van de uitvoeringsrichtlijn zal worden aangepast aan het gestelde in paragraaf 5.3 over Local Sourcing.

Er is nu één jaar gebruik gemaakt van de procedure zoals omschreven in de genoemde uitvoeringsrichtlijn. Na evaluatie van deze procedure met de betrokken medewerkers zijn er een aantal verbeterpunten naar voren gekomen. De uitvoeringsrichtlijn zal daarom op enkele onderdelen aangepast worden. Deze aanpassingen hebben voornamelijk betrekking op het nog meer betrekken van nieuwe partijen bij aanbestedingen. Daarnaast moet het beter mogelijk worden om partijen van longlist naar de shortlist te kunnen verplaatsen. De op deze onderdelen te wijzigen uitvoeringsrichtlijn zal aan het dagelijks bestuur ter vaststelling worden voorgelegd.

6.1.2. Vergoeding inschrijvingskosten

WF hanteert het beleid om geen vergoeding van inschrijvingskosten toe te kennen, tenzij die noodzakelijk zijn om te komen tot een goed aanbestedingsresultaat.

6.1.3. Eigen Initiatief

Een Eigen Initiatief met een geraamde opdrachtwaarde onder de Europese drempelbedragen kan door WF rechtstreeks aan de indiener gegund worden, zonder dat hiervoor een (meervoudig) onderhandse of nationale procedure gevolgd hoeft te worden.

6.2 Aanbestedingsreglementen

Voor de aanbesteding van Werken of Diensten en Leveringen, die gerelateerd zijn aan Werken, wordt verplicht het Aanbestedingsreglement voor Werken 2016 (ARW 2016) gehanteerd. Hiervan kan alleen gemotiveerd worden afgeweken.

Voor de aanbesteding van Diensten en Leveringen zijn geen aanbestedingsreglementen vastgesteld. Daarvoor zijn specifieke regelingen in de aanbestedingsdocumenten geregeld.

6.3 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. WF wil niet het risico lopen dat verplichtingen niet nagekomen kunnen worden.

6.4 Dossiervorming

Tijdens het verloop van een inkooptraject (waarbinnen een aanbestedingstraject) wordt een veelheid aan documenten geproduceerd, zowel intern als extern, die voor het vormen van het dossier van belang zijn. Het is belangrijk dat dossiers van aanbestedingen en inkooptrajecten centraal te raadplegen zijn o.a. vanwege:

• •

  voldoen aan de archiefwet;

• •

  verantwoording achteraf, maar ook tijdens de uitvoering om aan te kunnen tonen bij controles (door bijvoorbeeld controller of accountant) dat alles rechtmatig is verlopen;

• •

  (verdere) contractmanagement.

Daartoe wordt een centraal inkoopdossier aangelegd. Dit wordt gedaan in <invullen DMS systeem>. <invullen wie verantwoordelijk is> is de verantwoordelijke voor het dossier (samenstelling en volledigheid).

7.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

7.2 Inkoop in de organisatie

De inkoopfunctie bij WF is georganiseerd volgens het gecoördineerde model. Deze werkwijze is vastgelegd in de procesdocumenten betreffende de inkoop van goederen, diensten en werken met daarin opgenomen eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten.

Verantwoordelijken

De dijkgraaf is als portefeuillehouder belast met bestuurlijke organisatorische zaken het eerste aanspreekpunt op het gebied van inkoop. De werking van het proces wordt geëvalueerd binnen het eigen cluster van de proceseigenaar. De toets op de rechtmatigheid voert inkoop uit in opdracht van concern control. Deze controle is ten behoeve van de jaarlijkse controle van de accountant. Los van deze controle, controleert de inkoopadviseur bij alle inkoop- en aanbestedingstrajecten of het proces goed gevolgd wordt en de rechtmatigheid niet in het geding is.

7.4 Contractmanagement

In het kader van risicobeheersing en beheer van uitstaande verplichtingen is het van belang dat er registratie, beheer en evaluatie van contracten plaatsvindt. Door WF wordt contractmanagement ondersteund door een systeem dat registratie, beheer en evaluatie mogelijk maakt.

7.5 Leveranciersmanagement

Leveranciersmanagement leidt tot het vaststellen, structureren, inrichten, onderhouden en monitoren van het juiste type leveranciersrelatie. Het continue proces van identificeren en ontwikkelen van relaties op het juiste niveau met leveranciers speelt een belangrijke rol bij de realisatie van de inkoopvoordelen, dat een professioneel inkoopproces met zicht meebrengt. Optimaal wordt dit proces gestuurd vanuit de inkooppakketstrategie. Bij het opstellen van een inkooppakketstrategie houdt WF minimaal rekening met wet- en regelgeving en de uitgangspunten zoals geformuleerd in Hoofdstuk 5.

WF zal op termijn in de GWW-sector de methode van Past Performance toepassen. Hiermee worden de prestaties van aannemers gemeten in de uitvoering van opdrachten, met de nadruk op de houding en het gedrag. Doel van Past Performance is het verbeteren en verder professionaliseren van de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De voordelen van het toepassen van Past performance in het leveranciersmanagement zijn:

• •

  Bijdragen aan een betere relatie tussen opdrachtgever (OG) en opdrachtnemer (ON);

• •

  Verminderen van faalkosten;

• •

  Voorkomen van miscommunicatie tussen OG en ON over zowel het project als de samenwerking;

• •

  Versterken van een klantgerichte opstelling door ON;

• •

  Inrichten van een proces van ranking van opdrachtnemers om een overzicht van goed

• presterende opdrachtnemers te krijgen;

• •

  Gebruiken van de ranking bij het bepalen welke marktpartijen worden uitgenodigd voor

• •

  (meervoudig) onderhandse aanbestedingen.

• (1)

  Dit beleid vervangt het Inkoop en Aanbestedingsbeleid 2013.

• (2)

  WF hanteert altijd de meest recente versie van genoemde documenten.

• (3)

  Deze aantallen komen uit de Gids Proportionaliteit.

• (4)

  PIANOo , Expertisecentrum Aanbesteden heeft als taak het inkopen en aanbesteden bij alle overheden te professionaliseren. Met oog voor rechtmatigheid én doelmatigheid. Professionele inkoop draagt bij aan het beleid van de organisatie en biedt value for tax payers ' money.

• (5)

  Bij Sociale en overige Specifieke diensten hanteert WF de enkelvoudige procedure tot aan de EU-drempel en de meervoudig onderhandse procedure bij opdrachten tussen de EU drempel en EURO 750.000, -.