Budgethoudersregeling gemeente Aa en Hunze 2021

1. Het college wijst de algemeen directeur aan als hoofdbudgethouder voor zover het niet de budgetten van de raad betreft. De algemeen directeur legt over deze budgetten verantwoording af aan het college.

2. Het college wijst de griffier aan als hoofdbudgethouder voor de budgetten die direct ten dienste van de raad en de griffie staan. De griffier legt over deze budgetten verantwoording af aan de raad.

3. De aanwijzing vindt plaats door middel van een door het college genomen aanwijzingsbesluit.

1. De algemeen directeur kan, uit hoofde van zijn rol als hoofdbudgethouder, per budget/grootboeknummer een teamleider aanwijzen als budgethouder.

2. De teamleider kan per budget/grootboeknummer een medewerker aanwijzen als deelbudgethouder.

3. De latende budgethouder zoals bedoeld in lid 1 en 2, kan bij het aanwijzen van een (deel)budgethouder bepaalde condities en beperkingen verbinden aan de uitoefening van het budgethouderschap.

4. Het aanwijzen van een (deel)budgethouder ontslaat de latende (hoofd)budgethouder op geen enkele wijze van de verantwoordingsplicht aan zijn/haar leidinggevende.

5. In het vervolg van deze regeling wordt onder ‘budgethouder’ zowel deelbudgethouder als budgethouder verstaan.

1. Bij de aanwijzing van budgethouders neemt de latende (hoofd)budgethouder de volgende voorschriften en beperkingen in acht:

• a.

  budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar. Dit houdt in dat per budget/grootboeknummer slechts één budgethouder verantwoordelijk kan zijn;

• b.

  medewerkers die handelen in opdracht van de gemeente en de te betalen prestatie leveren, zoals bijvoorbeeld ingehuurd advies van derden, kunnen niet worden aangewezen als budgethouder voor de betreffende dienst en levering;

• c.

  de functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van concerncontroller, kassier en medewerker financiële administratie.

2. De budgethouder die het budgethouderschap overdraagt meldt zijn besluiten tot aanwijzing van budgethouders schriftelijk aan de teamleider Financiën. Dit gebeurt onder vermelding van de betreffende budgetten, vergezeld van de parafen van de leidinggevende, de latende en nieuwe budgethouder.

3. Bij de aanwijzing van budgethouders maken de latende en aangewezen budgethouder afspraken over de wijze waarop monitoring en verantwoording gedurende het begrotingsjaar plaatsvindt.

1. De budgethouder wordt bij afwezigheid vervangen door een door de leidinggevende aangewezen medewerker.

2. De griffier wijst een medewerker van de griffie aan als vervanger bij afwezigheid.

3. Op de aanwijzing van vervangende (deel)budgethouders zijn de voorschriften en beperkingen zoals bepaald in artikel 5 van toepassing.

1. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de realisatie van inkomsten en uitgaven binnen de budgetten en kaders van de begroting inclusief de begrotingswijzigingen gedurende het lopende boekjaar.

2. De door de algemeen directeur aangewezen teamleiders zijn, ongeacht of het budgethouderschap is overgedragen, verantwoordelijk voor de realisatie van inkomsten en uitgaven binnen de budgetten en kaders van de begroting inclusief de begrotingswijzigingen gedurende het lopende boekjaar.

3. De door de teamleiders aangewezen budgethouder is verantwoordelijk voor de realisatie van inkomsten en uitgaven binnen de budgetten en kaders van de begroting inclusief de begrotingswijzigingen gedurende het lopende boekjaar.

1. Een budgethouder is bevoegd de toegewezen budgetten zelfstandig te (laten) besteden.

2. De budgethouder zorgt voor een doelmatige uitvoering van de vastgestelde begroting binnen de toegewezen budgetten.

3. De budgethouder zorgt voor het tijdig verstrekken van een opdracht tot het maken van inningsopdrachten voor wat betreft de inkomsten en het verstrekken van betalingsopdrachten voor wat betreft de uitgaven.

4. Een budgethouder kan voorstellen aan het college doen om begrotingsbedragen voor zijn budgetten te verhogen of te verlagen. Het team Financiën toetst de voorstellen en ondersteunt indien gewenst in het uitbrengen van het advies.

5. De budgethouder zorgt voor een tijdige aanlevering van beleidsmatige en financiële gegevens voor de samenstelling van de diverse financiële rapportages, begroting en rekening.

6. De budgethouder signaleert tijdig geconstateerde en voorzienbare afwijkingen ten opzichte van de financiële ramingen. Bij dreigende overschrijding onderzoekt de budgethouder, samen met de adviseur bedrijfsvoering:

• a.

  de noodzaak van de uitgave;

• b.

  of de uitgave incidenteel binnen de pijler ten laste van een ander budget van de budgethouder kan worden gebracht;

• c.

  of de uitgave in overleg met betrokken budgethouders incidenteel binnen de pijler ten laste van een ander budget kan worden gebracht.

7. Voor budgetverhogingen, structurele verschuivingen of pijler-overschrijdende verschuivingen van budgetten geldt:

• a.

  structurele verschuivingen van budgetten binnen de pijler worden voorgelegd aan de portefeuillehouder en daarna geaccordeerd in het college (administratieve begrotingswijziging);

• b.

  pijler overschrijdende verschuivingen van budgetten, gevraagde budgetverhogingen en -verlagingen en extra uitzettingen van budgetten, ook als er inkomsten tegenover staan, worden voorzien van een advies voorgelegd aan het college en daarna binnen de daarvoor geëigende momenten in de P&C-cyclus voorgelegd aan de raad.

8. De budgethouder heeft een actieve informatieplicht. Hij/zij informeert het college tijdig omtrent alle zaken die voor het algemeen en financieel beheer van de gemeente van belang zijn.

9. De teamleider financiën draagt zorg voor het digitaal ontsluiten van actuele en volledige informatie over de budgetten aan de aangewezen budgethouders.

1. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is. De verplichting moet passen binnen de omschrijving waarvoor het budget beschikbaar is gesteld. Indien geen budget aanwezig is, kan vooraf bij het college aanvullende budgetruimte worden aangevraagd via de binnen de organisatie geldende richtlijnen.

2. Van de mogelijkheid om zelfstandig budgetten te besteden wordt geen gebruik gemaakt indien:

• a.

  de besteding leidt tot afwijking van of aanvulling op het tot dan toe gevoerde beleid;

• b.

  de betrokken portefeuillehouder, dan wel het bevoegde orgaan dit kenbaar heeft gemaakt;

• c.

  voorzienbaar is, dat het besluit politiek gevoelige en publicitaire consequenties heeft.

3. In bijlage I van het Algemeen mandaatbesluit gemeente Aa en Hunze 2020 is een aantal bevoegdheden uitgezonderd van mandaatverlening. Dat betekent dat daarvoor op grond van deze budgethoudersregeling evenmin zelfstandig verplichtingen kunnen worden aangegaan.

1. De medewerker financiële administratie/administratief medewerker afd. ruimte

• a.

  controleert of de factuur correct is en voldoet aan de wettelijke eisen;

• b.

  voorziet facturen en betalingsopdrachten van een grootboeknummer(FCL) en kostensoort; en

• c.

  legt de factuur voor aan de aangewezen budgethouder.

2. De budgethouder accordeert facturen ten laste van zijn/haar budgetten.

3. De accordering zoals bedoeld in lid 2 geeft aan dat is vastgesteld dat

• a.

  de gefactureerde werken zijn uitgevoerd;

• b.

  de gefactureerde goederen en diensten zijn geleverd;

• c.

  de gefactureerde aanbetaling is conform de vooraf vastgelegde opdracht. waarna vervolgens tot betaling kan worden overgegaan.

4. Bedragen boven € 50.000 worden door de budgethouder ter goedkeuring voorgelegd aan de leidinggevende.

5. De medewerker financiële administratie verwerken de factuur deze zodat kan worden betaald.

6. Betaling gebeurt middels het 4-ogen principe door een kassier en een 2e medewerker financiën met toegang tot het betalingsverkeer.

1. Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking van de regeling.

2. De budgethoudersregeling vastgesteld op 01 juli 2012 vervalt op de in lid 1 genoemde datum.