Algemeen Handboek Vervanging

1.1 Juridische grondslag

Bij vervanging moet de zorgdrager (de bestuurlijk verantwoordelijke) zorgen voor een formeel (schriftelijk) besluit tot vervanging. Zijn de te vervangen archiefbescheiden als blijvend te bewaren aangemerkt? Dan moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging ten minste inzicht geven in de volgende punten van het vervangingsproces (artikel 26a/b Archiefregeling):

• •

  de reikwijdte van het vervangingsproces, waaronder sowieso een opgave van de organisatieonderdelen valt en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;

• •

  de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

• •

  voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;

• •

  de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;

• •

  de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waaronder in elk geval de formaten, bewerkingen, metagegevens en (wanneer van toepassing) de keuze voor reproductie per batch of per stuk vallen;

• •

  de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

• •

  het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

• •

  de kwaliteitsprocedures.

Daarnaast is artikel 6.2 van het Archiefbesluit 1995 van toepassing. Daarin is vastgelegd dat de zorgdrager melding maakt van de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d. Dit gaat om de volgende bepalingen:

• c.

  de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en

• d.

  het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

1.2 Vervangingsbesluit

Wanneer vervanging wordt toegepast moet er een vervangingsbesluit worden opgesteld zoals aangegeven in artikel 8 van het Archiefbesluit. Het vervangingsbesluit is het bewijs dat er vervanging heeft plaatsgevonden en moet daarom zorgvuldig worden bewaard. Deze verklaring bevat:

• •

  een specificatie van de vervangen archiefbescheiden;

• •

  op grond waarvan vervanging plaatsvindt;

• •

  hoe de vervanging is gebeurd.

In bijlage 1 staat het sjabloon voor een vervangingsbesluit.

Er is alleen sprake van vervanging wanneer de gedigitaliseerde documenten zijn vernietigd. Van deze vernietiging moet ook een verklaring worden opgesteld om te bewaren in het archief. Het opstellen van een verklaring van vernietiging staat aangegeven in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995. Zie hiervoor ook hoofdstuk 6. Vernietigen.

2.1 Digitalisering voor de start van het werkproces

Bij deze procedure worden documenten gescand voordat een werkproces is gestart of gelijk bij binnenkomst van de documenten in de organisatie.

2.2 Digitalisering na het werkproces

Bij deze procedure worden documenten gescand nadat een werkproces is afgehandeld. Het papieren dossier wordt in zijn geheel gedigitaliseerd nadat deze is afgehandeld.

3.1 Uitzonderingen

Niet alle archiefbescheiden komen in aanmerking voor vervanging. Sommige onderdelen zijn uitgezonderd van vervanging omdat er een juridische verplichting is om deze documenten in de originele papieren vorm beschikbaar te hebben of omdat deze documenten vanwege hun vorm niet gedigitaliseerd kunnen worden. Daarnaast zijn er archiefbescheiden die een fysieke afhandeling behoeven. Het afhandelingsproces vraagt dan om een papieren vorm en kan niet worden afgedaan met alleen een digitale versie van het document. De volgende documenten (archiefbescheiden) worden uitgezonderd van vervanging:

• •

  Documenten die wel voor vervanging in aanmerking zouden kunnen komen, maar door hun afwijkende vorm niet gescand kunnen worden.

• •

  Documenten die voorzien moeten te worden van een natte handtekening en daarna retour moeten te worden gezonden aan de afzender (bijvoorbeeld contracten, overeenkomsten, volmachten, machtigingen, etc.).

• •

  Originele akten, brondocumenten en oorkonden.

• •

  Waardepapieren die een grote (financiële) waarde vertegenwoordigen (bankgaranties, polissen, etc. m.b.t. de gemeentelijke organisatie zelf).

• •

  Documenten die een intrinsieke waarde hebben juist omdat papier de drager is. Het gaat hierbij meestal om documenten met een cultuurhistorische waarde.

• •

  Documenten waarbij alleen onderzoek van originelen uitsluitsel kan geven over de herkomst en authenticiteit (bijvoorbeeld anonieme brieven/bedreigingen).

• •

  Archiefbescheiden met betrekking tot subsidies die de gemeente onttrekt uit Europese Structuur en investeringsfondsen:

  • ○

    Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO)

  • ○

    Europees Sociaal Fonds (ESF)

  • ○

    Cohesiefonds (CF)

  • ○

    Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO)

  • ○

    Europees Fonds voor Maritieme Zaken en Visserij (EFMZV)

  • ○

    (Internationale)

• •

  Verdragen en Oorkonden en getekende overeenkomsten met andere overheden.

4.1 Hardware

Voor het scannen van documenten wordt gebruikt gemaakt van twee soorten scanners. Het gaat hierbij om Canon scanners die op de twaalfde etage bij DIV staan. Deze scanners worden zowel door DIV als door een aantal andere afdelingen gebruikt om te scannen. Daarnaast kunnen afdelingen ook gebruik maken van de multifunctionele scanners die op iedere etage staan. De specificaties van beide soorten scanners staan vermeld in bijlage 3.

4.2 Software

Voor de twee verschillende scanners wordt er gebruik gemaakt van verschillende applicaties om de documenten te scannen en door te zetten naar het systeem waarin de medewerker de scan in behandeling neemt.

Bij het scannen van documenten via de Canon imageFORMULA DR-G1100 op de twaalfde etage wordt gebruik gemaakt van de scanapplicatie XAware Verify (zie 4.4). Deze applicatie geeft de mogelijkheid om gescande documenten te controleren op de kwaliteit van de scan. Daarnaast worden lege documenten en scanbladen automatisch verwijderd. Voor het verwerken van gescande documenten wordt gebruik gemaakt van verschillende applicaties. Dit kan zijn in een speciale applicatie voor het metadateren van documenten zoals Iris Powerscan of gescande documenten worden via XAware Verify doorgestuurd naar de applicatie waar het werkproces in wordt uitgevoerd.

Via de XEROX WorkCentre WC7835 kunnen ook documenten gescand worden. Deze multifunctionele printers en scanners staan op iedere etage en kunnen door alle medewerkers gebruikt worden. Via deze multifunctionele apparaten kunnen documenten worden gescand en als PDF bestand naar het e-mailadres van de medewerker worden gestuurd. Daarnaast is het mogelijk om op het apparaat in te stellen dat gescande documenten via de XAware software direct naar de applicatie worden gestuurd waarin de medewerkers de documenten verwerken. Deze speciale instelling wordt voornamelijk toegepast bij afdelingen die veel gebruik maken van de multifunctionele scanners om documenten te scannen.

4.3 Scan instellingen

Voor het scannen van documenten gelden de volgende standaard instellingen.

4.4 Scansoftware & XAware Verify

Er wordt gescand met behulp van de Iris Powerscan software. Na scannen worden de originele gescande bestanden opgeslagen in de SQL database. Tijdens de conversie van de bestanden naar zwart/wit worden de originele scans behouden in de SQL database. De bestanden worden geconverteerd naar zwart/wit zodat er een automatische herkenning kan plaatsvinden op ingestelde herkenningspunten bijvoorbeeld bij sociale zaken een cliëntnummer of werkprocesnummer. Deze herkenning wordt meegegeven in XML en bij het exporteren van de bestanden van de XA software naar de verwerkingsapplicatie worden zowel het origineel meegenomen als het gecreëerde XML bestand. De herkenning gebeurt dankzij een koppeling tussen GWS en de XA software waarbij met regelmatige intervallen een overdracht van gegevens plaats vind. Indien de automatische herkenning niet voldoende was kan in de XA Verify Software de gegevens worden aangevuld.

6.1 Stappenplan vernietiging & opstellen vernietigingsverklaring

• 1.

  Scannen papieren documenten volgens de richtlijnen van vervanging.

• 2.

  Archiveren papieren documenten in dag-/week-/maanddozen.

• 3.

  Papieren documenten moeten drie maanden bewaard worden.

• 4.

  Na drie maanden mogen documenten vernietigd worden.

  Om dit makkelijk te maken is het handig om documenten bijvoorbeeld per maand te vernietigen. Documenten van januari mogen dan per 1 mei vernietigd worden omdat alle documenten dan drie maanden zijn bewaard.

• 5.

  Het vernietigen van documenten kan op twee manieren:

  • a)

    De afdeling vernietigd zelf de papieren documenten nadat deze drie maanden zijn bewaard. Dit kan door de documenten in de blauwe (afgesloten) papierbakken te plaatsen.

  • b)

    Door het archief over te dragen aan DIV waar documenten na drie maanden worden vernietigd.

• 6.

  Opstellen vernietigingsverklaring.

  Bij het vernietigen van documenten moet een vernietigingsverklaring worden opgesteld. De afdeling kan dit per vernietiging invullen of per jaar een vernietigingsverklaring maken. Als er per jaar een vernietigingsverklaring wordt gemaakt, dan wordt elke vernietiging bijgehouden in de bijgevoegde tabel. Zie bijlage 2.