KLACHTENREGELING AANBESTEDEN WETTERSKIP FRYSLÂN

I. Inleiding

a. Begrippen;

• a.

  Klachtenmeldpunt aanbestedingen – Het adres van het Waterschap waar een Ondernemer zijn Klacht kan indienen.

• b.

  Klacht – een door een Ondernemer, die belang heeft bij de aanbesteding, schriftelijk ingediende melding gericht aan het Waterschap waarin hij gemotiveerd aangeeft waarom hij het niet eens is met een aanbesteding of onderdeel daarvan en voor het overige voldoet aan de onder II a en b gestelde voorwaarden.

• c.

  Klager – een Ondernemer die een Klacht heeft ingediend bij het Waterschap.

• d.

  Ondernemer – een belanghebbende zoals beschreven onder II d.

• e.

  Waterschap – Wetterskip Fryslân als zijnde een aanbestedende dienst. Beslissingsbevoegd voor afhandeling van de Klachten is de clustermanager juridische zaken, namens het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân.

b. Doel Klachtenregeling aanbesteden

Toepassing van de Klachtenregeling aanbesteden heeft tot doel dat Klachten niet nodeloos aan de rechter worden voorgelegd, maar in onderling overleg snel en laagdrempelig worden opgelost.

c. Juridische basis

• a.

  Artikel 4.27 Aanbestedingswet (1 )

• b.

  Aanbestedingsbeleid Wetterskip Fryslân

• c.

  Standaard Klachtenregeling voor aanbestedende diensten afkomstig van het Ministerie van Economische zaken.

II. Klachten van Ondernemers over aanbestedende diensten

a. Algemeen

• a.

  Deze Klachtenregeling maakt deel uit van het aanbestedingsbeleid van het Waterschap.

• b.

  Het Waterschap vermeldt in de aanbestedingsstukken waar Ondernemers Klachten kunnen indienen en hoe de klachtprocedure na het indienen van de Klacht bij het Klachtenmeldpunt verder verloopt.

• c.

  Het Waterschap bepaalt op welke wijze hij inhoudelijk op een Klacht reageert.

• d.

  Het Waterschap neemt een ingediende Klacht in ontvangst en neemt hier tijdig een beslissing over (2 ). Als de Klacht wordt afgewezen wordt dit behoorlijk gemotiveerd kenbaar gemaakt aan Klager.

• e.

  De Ondernemer is verplicht zijn Klacht tijdig kenbaar te maken aan het Waterschap en de Klachtenregeling niet te misbruiken. De Ondernemer dient zich hierbij te realiseren dat het Waterschap als aanbestedende dienst niet alleen met de klagende Ondernemer te maken heeft, maar ook met alle andere Ondernemers die bij de aanbesteding betrokken zijn of potentieel bij soortgelijke aanbestedingen betrokken kunnen worden.

• f.

  Het indienen van een Klacht zet een aanbestedingsprocedure niet stil. Het Waterschap is vrij om al dan niet te besluiten tot opschorting van de procedure.

• g.

  De Ondernemer kan te allen tijde naar de rechter stappen om zijn Klacht in een specifieke aanbesteding aanhangig te maken. Hij hoeft niet eerst een Klacht bij het Waterschap in te dienen voordat hij zijn zaak bij de rechter aanhangig maakt.

b. Definiëring Klacht

• a.

  Een Klacht in de zin van deze regeling is een schriftelijke melding van een Ondernemer die belang heeft bij een aanbesteding uitgevoerd door het Waterschap. In de Klacht geeft de Ondernemer gemotiveerd aan waarom hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan.

• b.

  Klachten hebben betrekking op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet vallen. De aanbestedingen kunnen Europees of nationaal zijn. Onder nationale aanbestedingen worden ook meervoudige onderhandse aanbestedingen begrepen.

• c.

  Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid, in zijn algemeenheid, van het Waterschap.

• d.

  Klachten kunnen wel aan de orde stellen dat een bepaald handelen of nalaten van de het Waterschap in een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden.

• e.

  Geklaagd kan ook worden over het optreden van Het Waterschap dat inbreuk maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, nondiscriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit.

c. Wanneer kan een Klacht worden ingediend?

• a.

  Vragen en verzoeken van de Ondernemer worden eerst tijdens een aanbestedingsprocedure gesteld in de nota van inlichtingen (3 ).

• b.

  Als de Ondernemer het oneens blijft met de reactie in de nota van inlichtingen c.q. het vertrouwelijk verstrekte antwoord, dan wel zijn verzoeken niet op de aanbestedingsdocumenten betrekking hebben, kan hij bij het Waterschap een Klacht indienen.

• c.

  De Klager dient zijn Klacht in een zo vroeg mogelijk stadium in, zodat de Klacht zoveel als mogelijk onvolkomenheden in de lopende aanbestedingsprocedure kan verhelpen.

• d.

  Als de Klacht na afloop van de aanbestedingsprocedure wordt ingediend kan het Waterschap lering trekken uit de Klacht voor toekomstige aanbestedingen.

d. Wie kan een Klacht indienen?

• a.

  Alleen een belanghebbende bij een specifieke aanbesteding kan een Klacht indienen. Onder belanghebbenden vallen Ondernemers die direct belang hebben bij het verwerven van een overheidsopdracht. De volgende categorieën belanghebbenden kunnen onderscheiden worden:

  a. geïnteresseerde ondernemers,

  b. (potentiële) inschrijvers en gegadigden,

  c. onderaannemers van (potentiële) inschrijvers en gegadigden (4 ),

  d. brancheorganisaties en branche gerelateerde adviescentra van ondernemers.

• b.

  Anoniem ingediende Klachten worden niet in behandeling genomen (5 ) .

III. De procedure bij het indienen van een Klacht

a. Het Klachtenmeldpunt aanbestedingen

• a.

  Het Waterschap heeft een Klachtenmeldpunt. Dit meldpunt is samengesteld uit de volgende functionarissen van het Waterschap: inkoopadviseur, clustermanager (6 ), (senior) juridisch adviseur. Deze functionarissen maken geen deel uit van de werkgroep en/of het beoordelingsteam die de aanbestedingsprocedure begeleidt waartegen de Klacht is gericht.

• b.

  Het Klachtenmeldpunt draagt zorg voor uitvoering van alle in deze regeling vermelde taken en legt het uiteindelijke oordeel van het Waterschap over de ingediende Klacht voor aan de cluster manager juridische zaken.

b. De procedure

1. Als Ondernemer een Klacht indient

• a.

  De Klager dient zijn Klacht schriftelijk in, uitsluitend per e-mail, bij het Klachtenmeldpunt. Het email adres voor het indienen van een klacht is: info@wetterskipfryslan.nl.

• b.

  In de Klacht maakt Klager duidelijk waarover hij klaagt en hoe volgens hem het knelpunt verholpen zou kunnen worden. De Klacht bevat verder de dagtekening, naam en adres van de Ondernemer en de aanduiding van de aanbesteding.

• c.

  Het Klachtenmeldpunt bevestigt per omgaande de ontvangst van de Klacht.

• d.

  Het Klachtenmeldpunt onderzoekt vervolgens, eventueel aan de hand van door de Ondernemer en of het Waterschap aanvullend verstrekte gegevens, of de Klacht terecht is. Het Klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure.

• e.

  Als het Waterschap na het onderzoek door het Klachtenmeldpunt tot de conclusie komt dat de Klacht terecht of deels terecht is en het Waterschap corrigerende en/of preventieve maatregelen treft, dan deelt het Waterschap dit zo spoedig mogelijk schriftelijk, via e-mail, mee aan Klager.

• f.

  Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de maatregelen door de contactpersoon van de aanbestedingsprocedure bij het Waterschap aan de betrokkenen in de aanbesteding gecommuniceerd worden op hetzelfde moment als de indiener van de Klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen.

• g.

  Wanneer het Waterschap na het onderzoek tot de conclusie komt dat de Klacht niet terecht is, dan wijst hij de Klacht gemotiveerd af en bericht hierover de Klager via e-mail.

• h.

  Het Klachtenmeldpunt kan op verzoek van de Klager of het Waterschap voorstellen dat de Klacht, voordat daarop door het Waterschap wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de commissie van aanbestedingsexperts (7 ).

• i.

  Nadat op de Klacht is beslist of is nagelaten binnen een redelijke termijn op de Klacht een beslissing te nemen, kan Klager ook zonder instemming van het Waterschap de Klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.

2. Als het Waterschap een Klacht indient

• a.

  Als het Waterschap met betrekking tot een aanbesteding een Klacht over een Ondernemer heeft, dan kan het Waterschap die aan de orde stellen bij die Ondernemer.

• b.

  b. De Ondernemer bevestigt per omgaande de ontvangst van de Klacht. De Ondernemer bestudeert de Klacht met spoed en laat het Waterschap gemotiveerd weten wat zijn reactie is op de Klacht.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur op 7 mei 2013

Ir. P.A.E. van Erkelens , Dijkgraaf

Drs. M.M. van Akkeren, Secretaris-directeur

• (1)

  Artikel 4.27 Aanbestedingswet: Onze minister bevordert de instelling van een commissie die tot doel heeft onafhankelijk advies te geven over klachten met betrekking tot aanbestedingsprocedures.

• (2)

  De beslissing luidt: terechte klacht, de klacht is niet terecht of slechts gedeeltelijk terecht

• (3)

  of, wanneer de ondernemer een gerechtvaardigd commercieel belang bij vertrouwelijkheid heeft, in een schriftelijk antwoord buiten de nota van inlichtingen om.

• (4)

  Onderaannemers kunnen een klacht indienen voor zover ze niet klagen over de relatie hoofdaannemer – onderaannemer.

• (5)

  Wel kan een brancheorganisatie of branche gerelateerd adviescentrum namens ondernemers op eigen titel bezwaren met betrekking tot een aanbestedingsprocedure, die bij een of meer ondernemers van de branche leven, als klacht indienen.

• (6)

  Dit is de clustermanager onder wiens verantwoordelijkheid een aanbestedingsprocedure loopt en waartegen de Klacht is gericht.

• (7)

  De Commissie van Aanbestedingsexperts is door de Minister van Economische Zaken ingesteld op basis van de Aanbestedingswet 2012. De commissie bemiddelt of geeft niet-bindend advies aan ondernemers en aanbestedende diensten - zoals Rijksdiensten, gemeenten en provincies - over klachten met betrekking tot de uitvoering van de Aanbestedingswet 2012.