Beleidsregels voor het beoordelen van aanvragen om subsidie voor evenementen in Enschede

Geldend van 01-09-2021 t/m heden

Intitulé

Beleidsregels voor het beoordelen van aanvragen om subsidie voor evenementen in Enschede

Burgemeester en Wethouders van Enschede, gelezen het voorstel van 22 juni 2021,

Gelet op het bepaalde in de Subsidieverordening culturele activiteiten 2014, de Algemene subsidievoorwaarden verordening en de Algemene wet bestuursrecht;

Overwegende dat:

  • hun college bevoegdheden heeft met betrekking tot de uitvoering van de Subsidieverordening culturele activiteiten 2014 (verder: verordening) , met name ten aanzien van het daarin opgenomen onderdeel Evenementen

  • het wenselijk is objectief subsidieaanvragen voor te organiseren evenementen te toetsen aan de daarvoor vastgestelde regelgeving en het evenementenbeleid 2014 en op basis daarvan een keuze te maken voor het honoreren van aanvragen binnen het daarvoor beschikbare budget

  • het genoemde evenementenbeleid en het daarbij behorende toetsingskader voor aanvragen om een evenementensubsidie het uitgangspunt zijn

  • op basis van het toetsingskader en de criteria die voortvloeien uit het evenementenbeleid een beoordelingskader is vastgesteld met daarin opgenomen de hoofddoelen en daarvan afgeleide subdoelen, op basis waarvan aanvragen worden beoordeeld

  • dat op basis van een toetsing aan de subdoelen een waardering en daarmee punten kunnen worden gegeven per doel

  • het binnen de hiervoor genoemde kaders wenselijk is deze beleidsregel voor de beoordeling van subsidieaanvragen vast te stellen en te publiceren

Gelet op artikel 7, artikel 25 en artikel 29 van de Subsidieverordening culturele activiteiten 2014

B E S L U I T:

tot het vaststellen de volgende beleidsregel voor het beoordelen van aanvragen om subsidie voor evenementen:

  • 1.

    Aanvragen op grond van hoofdstuk 7 van de verordening dienen vóór 1 oktober het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt te worden aangevraagd.

  • 2.

    Aanvragen die in aanmerking komen voor subsidie en niet op grond van het bepaalde in de verordening worden geweigerd, worden inhoudelijk beoordeeld.

  • 3.

    Aan een aanvraag wordt punten toegekend voor de volgende onderdelen:

  • a.

    De mate waarin het evenement Enschede op de kaart zet;

  • b.

    De maatschappelijke waarde van het evenement

  • c.

    De mate van professionele bedrijfsvoering & organisatie;

  • d.

    De mate waarin het evenement toekomstbestendig is

  • 4.

    Per criterium worden 0, 2.5, 5, 7.5 of 10 punten toegekend.

  • 5.

    Het toekennen van de punten is vastgelegd in het beoordelingskader, dat als bijlage I aan deze beleidsregel is toegevoegd. Het beoordelingskader is opgesteld op basis van het geldende toetsingskader evenementensubsidie 2014.

  • 6.

    De wegingsfactor van de beoordelingscriteria genoemd in het derde lid, onder a en b is 1,5. De beoordelingscriteria onder c. en d. hebben een wegingsfactor 1.

  • 7.

    Na de puntentoekenning worden de aanvragen gerangschikt op basis van de totaalscore, waarbij de aanvraag met het hoogste puntenaantal als eerste in de rangschikking wordt opgenomen.

  • 8.

    Verstrekking van de subsidie vindt plaats in volgorde van de door ons college aangebrachte rangschikking, totdat het subsidieplafond is bereikt.

  • 9.

    Wanneer aanvragen in de rangschikking gelijk eindigen en toekenning van die aanvragen zou leiden tot overschrijding van het subsidieplafond, dan vindt een nadere rangschikking plaats. Daarbij worden aanvragen waaraan het criterium ‘Enschede op de kaart’ een hoger aantal punten is toegekend, hoger gerangschikt.

  • 10.

    De volgorde van gelijk geplaatste subsidieaanvragen ook na toepassing van het negende lid, wordt door middel van loting bepaald.

  • 11.

    Kan een subsidie niet volledig worden verstrekt als gevolg van het bereiken van het subsidieplafond, dan vindt verstrekking plaats ter hoogte van het nog beschikbare bedrag.

  • 12.

    In het geval ons college na afstemming met de aanvrager het niet aannemelijk acht, dat de subsidieaanvragen na gedeeltelijke verlening van de subsidie de activiteiten uit zal voeren, dan weigeren zij de subsidie.

Ondertekening

Vastgesteld door Burgemeester en wethouders van Enschede op 22 juni 2021

de loco-secretaris, de burgemeester,

E.A. Smit G.O. van Veldhuizen

Bijlage I Beoordelingskader

Enschede op de kaart – maximaal 30 punten

  • 1.

    Het evenement draagt nu of op termijn bij aan het imago van de stad (10)

  • 2.

    Het evenement zorgt voor bovenregionale bekendheid van Enschede (10)

  • 3.

    Het PR/Promotieplan is deugdelijk opgesteld (10)

Maatschappelijke waarde – maximaal 30 punten

  • 1.

    Het evenement laat zien dat Enschede een inclusieve stad is (10)

  • 2.

    Er wordt samengewerkt met lokale instellingen, vrijwilligers, verenigingen en ondernemers (10)

  • 3.

    Het evenement is toegankelijk zowel qua locatie, faciliteiten, communicatie als financieel (10)

Professionele bedrijfsvoering & organisatie - maximaal 30 punten

  • 1.

    Het evenement is niet volledig afhankelijk van de gemeentelijke subsidie (10)

  • 2.

    Het evenement is of nieuw, of laat over de afgelopen subsidiejaren en/of naar de toekomst toe een ontwikkeling zien (10)

  • 3.

    Er is een sterke relatie tussen de begroting en het projectplan (10)

Toekomstbestendigheid – maximaal 30 punten

  • 1.

    Het evenement is duurzaam van karakter (10)

  • 2.

    Het evenement laat zien een meerwaarde te hebben omdat zij: of nieuw en een aanvulling op het bestaande programma is of door ten opzichte van voorgaande edities vernieuwing te laten zien (10)

  • 3.

    Het evenement heeft ambities voor de toekomst (10)

Toelichting

Het evenement draagt nu of op termijn bij aan het imago van de stad (10)

Maximale score: Het evenement onderscheidt zich op het gebied van TIC (techniek, innovatie en creativiteit). Bezoekers van dit evenement kunnen zien wat Enschede allemaal in petto heeft (betrekken van Enschedese pioniers op deze 3 gebieden). Niet alleen qua aankleding en programma, maar ook op het gebied van vernuftige tools en creatieve manieren hoe het evenement is opgezet en uitgevoerd.

Minimale score: Het evenement sluit niet aan bij het imago van de stad. In het activiteitenplan wordt niet gerefereerd aan de citymarketingvisie of aan de bijdrage die het evenement kan leveren voor de positionering en profilering van Enschede. Er wordt ook geen ambitie uitgesproken om dit in de toekomst wél te doen.

Het evenement zorgt voor bovenregionale bekendheid van Enschede (10)

Maximale score: Het evenement is zo onderscheidend dat er aantoonbaar bovenregionale aandacht voor is (pers, bezoekers, promotie). Overal is het zichtbaar dat het evenement eraan komt en hierdoor ontstaat er (naar alle waarschijnlijkheid) veel free publicity. Het evenement weet heel goed de aandacht te trekken en naamsbekendheid te maken.

Minimale score: Het evenement trekt een gering aantal lokale bezoekers. Het evenement is niet dermate onderscheidend van aard dat het aantoonbaar bovenregionale aandacht genereerd vanwege bijvoorbeeld de bijzondere programmering. Het is het type evenement dat in vrijwel elke stad georganiseerd wordt.

Het PR/Promotieplan is deugdelijk opgesteld (10)

Maximale score: Er is goed nagedacht over hoe het evenement zich in de markt kan zetten. Hierbij is gedacht aan voor de hand liggende kanalen, maar ook over originaliteit en minder voor de hand liggende mogelijkheden. Er is goed nagedacht over het tijdspad waarin er gecommuniceerd wordt en ook welke middelen hiervoor nodig zijn.

Minimale score: Er is geen goed doordacht PR- of marketingplan of samenwerking met Enschede Promotie. Het evenement wordt bijvoorbeeld alleen aangekondigd via de website van het evenement, door een nieuwsbrief of door mond-tot-mond reclame via de organiserende vereniging of organisatie.

Het evenement laat zien dat Enschede een inclusieve stad is (10)

Maximale score: Het plan laat duidelijk zien dat er alles aan gedaan wordt, om iedereen zich welkom te laten voelen bij dit evenement. In de communicatie worden ook duidelijk allerlei verschillende doelgroepen aangesproken, ongeacht; geslacht, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Het evenement laat zien dat Enschede allerlei gemengde buurten kent, waar verschillende groepen met elkaar samenleven, elkaar ontmoeten en waar ruimte is voor andere meningen. De meerwaarde van inclusiviteit voor het evenement, de stad en inwoners wordt omschreven.

Minimale score: Er blijkt niet uit het plan dat er aandacht is voor inclusiviteit.

Er wordt samengewerkt met lokale instellingen, vrijwilligers, verenigingen en ondernemers (10)

Maximale score: Het evenement zet volop in op verbinding met Enschedese mensen en partijen. Op allerlei mogelijke manieren wordt het evenement gedragen door lokale krachten. Er wordt bijvoorbeeld bewust gebruik gemaakt van lokale leveranciers. Nieuwe verbindingen komen tot stand en de leefwereld van veel Enschedese inwoners als instellingen wordt vergroot door dit evenement.

Minimale score: Er is nauwelijks tot geen sprake van samenwerking met lokale organisaties, vrijwilligers, verenigingen of ondernemers.

Het evenement is toegankelijk zowel qua locatie als financieel (10)

Maximale score: Het evenement is gratis toegankelijk en vindt plaats op een locatie die voor Enschedeërs goed te bereiken is. Daarbij is er rekening gehouden met minder validen, chronisch zieken, audio/visueel beperkten, anderstaligen en ouders met (kleine) kinderen. Iedereen kan het terrein betreden en zijn/haar eigen weg hier vinden. Er zijn voldoende faciliteiten voor al deze doelgroepen en ook is de communicatie voor iedereen toegankelijk.

Minimale score: Het evenement is niet breed toegankelijk (vanwege de prijs van een kaartje of door beperkingen op de locatie) of hier wordt niet over gesproken in het activiteitenplan.

Het evenement is niet volledig afhankelijk van de gemeentelijke subsidie (10)

Maximale score: Het evenement is voor minder dan 10% afhankelijk van gemeentelijke subsidie.

Minimale score: Het evenement is voor meer dan 75% afhankelijk van gemeentelijke subsidie en laat niet zien dat er actief andere geldstromen worden aangeboord. Er is geen duidelijke stijgende lijn te zien t.o.v. eerdere edities of groter wordend bereik.

Het evenement is of nieuw, of laat over de afgelopen subsidiejaren en/of naar de toekomst toe een ontwikkeling zien (10)

Maximale score: Er is een duidelijke visie waar het evenement over een paar jaar wil staan met een goede onderbouwing hoe deze doelen bereikt gaan worden. Het evenement laat een duidelijke stijgende lijn zien t.o.v. eerdere edities waarbij het percentage subsidie t.o.v. totale omzet steeds kleiner wordt óf waarbij bijvoorbeeld het bereik in aantal bezoekers steeds groter is geworden. Indien het evenement voor het eerst subsidie aanvraagt is er een duidelijk toekomstbeeld geschetst hoe deze verhouding zich de komende jaren gaat ontwikkelen.

Minimale score: Het evenement ontvangt al jaren subsidie van de gemeente in dezelfde verhouding totale begroting / subsidie. Bij een nieuw evenement wordt onvoldoende toegelicht waarom gemeentelijke subsidie nodig is. Uit het plan blijkt geen ambitie om andere geldstromen of verdienmodellen aan te boren.

Er is een sterke relatie tussen de begroting en het projectplan (10)

Maximale score: Alles wat hier in het plan benoemd is, is met naam en toelichting terug te vinden op de begroting.

Minimale score: De posten in de begroting zijn niet te linken aan het activiteitenplan.

Het evenement is duurzaam van karakter (10)

Maximale score: Het evenement zet alles op alles om hun footprint te minimaliseren. Dit is te zien aan: lokale leveranciers, (deels) online programmering, voorkomen van voedselverspilling, duurzame energie, duurzaam vervoersplan, gebruik biologische en lokale producten, kennisdeling duurzaamheid, personeel betrekken bij duurzaamheidsdoelen, voorkomen van afval, plan maken wat er gebeurt met voedsel & afval dat overblijft, gebruik duurzame locatie, compenseren CO2 uitstoot of CO2 neutraal zijn, hergebruik materialen en beloning goed duurzaam gedrag.

Minimale score: In het activiteitenplan wordt geen melding gemaakt van acties op het gebied van duurzaamheid.

Het evenement laat zien een meerwaarde te hebben omdat zij: of nieuw en een aanvulling op het bestaande programma is of door ten opzichte van voorgaande edities vernieuwing te laten zien (10)

Maximale score: Het evenement laat zien vernieuwing te brengen in het huidige aanbod aan evenementen in Enschede, de regio of landelijk Dit kan een heel nieuw evenement zijn, of vernieuwend ten opzichte van eerdere edities. Dit kan zijn qua vernieuwing in de inhoud (o.a. programma, aankleding, communicatie) als in uitwerking (o.a. faciliteiten, toegankelijkheid, locatie). Uit het activiteitenplan komt de meerwaarde van het evenement voor Enschede duidelijk naar voren.

Minimale score: Het evenement is één van de vele in zijn soort in Enschede of de regio. Uit het activiteitenplan komt niet naar voren wat de meerwaarde van het evenement voor Enschede is of op welke manier het zich de komende jaren wil ontwikkelen om wel een aanvulling op het programma te worden.

Het evenement heeft ambities voor de toekomst (10)

Maximale score: Het evenement is ambitieus en laat zien waar het over een paar jaar wil staan. De groei die doorgemaakt gaat worden en de obstakels die hiervoor genomen moeten worden zijn benoemd en toegelicht. Er is een duidelijke stip op de horizon waar naartoe gewerkt gaat worden.

Minimale score: Er zijn geen ambities voor de toekomst benoemd in het activiteitenplan.