Regeling budgetbeheer Veiligheidsregio Midden- en West Brabant 2021

Artikel 1 Definities

• A.

  Algemeen Bestuur: de burgemeesters van de deelnemende gemeenten in de Veiligheidsregio Midden en West Brabant.

• B.

  Dagelijks Bestuur: de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en tenminste drie en ten hoogste vijf andere leden, aan te wijzen door en uit het Algemeen Bestuur.

• C.

  Algemeen Directeur / Regionaal commandant: eindverantwoordelijk voor de regievoering, waaronder o.a. te verstaan: het bewaken van het verloop van onder meer de beleidsprocessen, de budgetcyclus en de beleidsplannen, overeenkomstig de door het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur vastgestelde kaders.

• D.

  District- Sector- of afdelingshoofd: hoofd van een van de organisatieonderdelen van de VRMWB.

• E.

  Budgethouder: de algemeen directeur is budgethouder en daarmee verantwoordelijk voor de te leveren producten en diensten en de efficiënte en effectieve besteding van het hiervoor toegekende budget in de begroting. Hij/zij kan een deel van zijn/haar taken en bevoegdheden doormandateren aan een budgetbeheerder.

• F.

  Budgetbeheerder: een functionaris die door een budgethouder is gemandateerd de taken behorende bij het aan de budgethouder toegewezen budget uit te voeren rekening houdende met de daarvoor nader vastgelegde regelingen c.q. beperkingen.

• G.

  Budgetregister: document waarin gegevens zijn vastgelegd met betrekking tot de mandatering van budgetten aan budgethouders en budgetbeheerders.

• H.

  Budget: is een hoeveelheid financiële middelen, te besteden in een bepaalde periode, gekoppeld aan een taakstelling op basis van de productenraming. Een budget komt tot uitdrukking in een bedrag voor baten en/of lasten

• I.

  Exploitatiebudget: een hoeveelheid financiële middelen voor het uitvoeren van jaarlijks terugkerende taken. Een exploitatiebudget wordt jaarlijks in de begroting opgenomen.

• J.

  Investeringsbudget: een hoeveelheid financiële middelen voor het doen van éénmalige uitgaven, waarvan het nut zich uitstrekt over meerdere jaren (= investering). De aan de investering verbonden lasten worden toegerekend aan de periode waarin de investering nut heeft.

• K.

  Rechten respectievelijk Verplichtingen: verkrijging van (subsidie)gelden respectievelijk de financiële verplichtingen die voortvloeien uit het besluit tot aangaan van overeenkomsten met betrekking tot levering van goederen, diensten of werken.

• L.

  Mandaat: opdracht of bevoegdheid om namens en onder verantwoordelijkheid van een ander zaken af te handelen.

• M.

  Mandaatbesluiten: door het Algemeen bestuur en de Algemeen Directeur / Regionaal commandant vastgestelde regelingen met betrekking tot de bevoegdheid voor het verlenen van mandaten of ondermandaten binnen de Veiligheidsregio

Artikel 2 Algemeen

In de mandaatbesluiten is opgenomen dat district-, sector- , programmamanagers, afdelingshoofden, Postcommandanten en ploegleiders op het gebied van financiën, planning en control moeten handelen overeenkomstig de vastgestelde kaders. Daarnaast dienen de budgetbeheerders zich te houden en te handelen overeenkomstig overige richtlijnen, verordeningen, besluiten, regelingen, hoe dan ook genaamd die binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant zijn vastgesteld.

Rechten en verplichtingen kunnen alleen door de daartoe aangewezen budgethouders, budgetbeheerders en bestellers worden aangegaan. Hierbij dienen de regels in acht genomen te worden zoals verwoord in de laatst vastgestelde ondermandaatbesluiten, -regelingen, het inkoop- en aanbestedingsbeleid, het inkoop handboek, de budgetbeheerregeling, vastgestelde processen en/of nadere (uitvoerings)voorschriften die door AB of AD worden vastgesteld.

Uitoefening van bevoegdheden vinden slechts plaats voor zover dit past binnen de taken en verantwoordelijkheden die in het Organisatiebesluit Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant of door andere relevante regelingen aan de gemandateerde en/of zijn organisatieonderdeel zijn toegewezen.

Artikel 3 Bevoegdheden budgethouder

• 1.

  De budgethouder krijgt jaarlijks de financiële middelen, zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur in de begroting voor dat jaar, voor de uitvoering van de opgedragen taken aan de organisatie

• 2.

  De budgethouder is bevoegd binnen het toegekende programma budget te schuiven. Aan deze bevoegdheid zijn de volgende voorwaarden verbonden:

  • a.

    de aan het budget verbonden doelstelling wordt gerealiseerd;

  • b.

    Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgave;

  • c.

    de verschuiving is vastgelegd in een administratieve wijziging in het financieel systeem.

• 3.

  De budgethouder heeft de bevoegdheid inkomsten te realiseren ten gunste van de aan hem toegekende budgetten;

• 4.

  De budgethouder heeft de bevoegdheid ondermandaat te verlenen in de lijn, volgens de mandaatbesluiten.

Artikel 4 Bevoegdheden en taken budgetbeheerders

• 1.

  De budgetbeheerder heeft de beschikking over het toegekende budget en is binnen het hem toegekende mandaat verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen, prestaties en resultaten van de aan hem toegewezen budgetten. Indien toereikend budget aanwezig is en voor zover gemandateerd is de budgetbeheerder bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten inzake leveringen, diensten en werken ten behoeve van zijn dienst binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant met inachtneming van het inkoopbeleid. Daarnaast moet de verplichting rechtstreeks verband houden met de aan het budget gekoppelde taken

• 2.

  De budgetbeheerder mag geen contractuele verplichtingen aangaan voor langere duur dan 12 maanden boven het aan hem / haar gemandateerde bedrag. Het betreft hier de totale contractwaarde over alle jaren

• 3.

  De budgetbeheerder is bevoegd binnen het toegekende budget voor een product te schuiven. Aan deze bevoegdheid zijn de volgende voorwaarden verbonden:

  • a.

    de aan het budget verbonden doelstelling wordt gerealiseerd

  • b.

    incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven;

  • c.

    de verschuiving is administratief vastgelegd in het financieel systeem.

• 4.

  De budgetbeheerder heeft onder andere als taken, niet limitatief:

  • a.

    het controleren of een gefactureerde prestatie is geleverd

  • b.

    het tijdig fiatteren van de facturen in het financieel systeem;

  • c.

    zorg dragen voor de juiste coderingen in het financieel systeem;

  • d.

    tijdige (financiële) informatie aan de financiële afdeling leveren in verband met, verplichtingen, interne controles; treasurygegevens;

  • e.

    tijdige informatie verstrekken aan hogere budgetbeheerders indien relevante informatie bekend raakt, zoals onder- of overuitputting van toegekende budgetten of overige onvoorziene budgetafwijkingen.

Artikel 5 Budgetregister

• 1.

  Jaarlijks wordt een budgetregister opgesteld. In dit register zijn de gegevens vastgelegd met betrekking tot de toedeling van budgetten aan budgetbeheerders en de maximale bedragen per opdracht tot het aangaan van een verplichting. Het budgetregister wordt jaarlijks vastgesteld door de Algemeen Directeur;

• 2.

  Afdeling Financiën & Control voert de administratie van het budgetregister en is verantwoordelijk voor de registratie van de budgetten en de bijbehorende budgethouder/-beheerders in de financiële administratie;

• 3.

  Tussentijdse wijzigingen worden in het register verwerkt door middel van de “wijzigingsopdracht budgetregister"

• 4.

  Budgetten worden toegewezen aan een bepaalde functie. Indien een persoon de functie niet meer vervult, vervalt gelijktijdig de bevoegdheid met betrekking tot het desbetreffende budget.

Richtlijnen maximale bedragen waarvoor verplichtingen mogen worden aangegaan:

*Deelbudgethouders zijn aangewezen medewerkers door de budgetbeheerder, die in het kader van de werkbaarheid kleine dagelijkse uitgaven mogen doen via de simpled card dan wel via het reguliere bestelsysteem. Deze worden allen opgenomen in het budgethouderregister.

**In het kader van de doorvoering van het vier ogen principe zijn dit aangewezen functionarissen die de verplichtingen tot het doen van uitgaven kunnen invoeren in het financiële systeem

Artikel 6 Budgetverschuivingen

De budgetbeheerder heeft geen bevoegdheid tot:

• 1.

  het verschuiven van budgetten van loon- en kapitaallasten, behalve na goedkeuring van de Algemeen Directeur / Regionaal commandant;

• 2.

  het verschuiven van budgetten tussen subsidies en reserves, behalve na goedkeuring van respectievelijk de Algemeen Directeur / Regionaal commandant en het Algemeen Bestuur.

Artikel 7 Overhevelen van het budget

• 1.

  Een exploitatiebudget kan niet worden overgeheveld naar het volgende jaar tenzij het Algemeen Bestuur toestemming verleent middels een bestemmingsbesluit;

• 2.

  Budgetoverschotten en tekorten vallen in het rekeningsaldo van het betreffende jaar;

• 3.

  Het restant van een jaarlijks vastgestelde investeringsbudget kan slechts worden overgeheveld na toestemming van de Algemeen Directeur / Regionaal commandant. De budgetbeheerder geeft aan het eind van het jaar aan of het investeringsbudget overgeheveld dient te worden c.q. kan worden afgesloten.

Artikel 8 Investeringen

• 1.

  Jaarlijks wordt het meerjareninvesteringsplan vastgesteld door het Algemeen Bestuur;

• 2.

  Alle investeringen worden door middel van de vastgestelde procedure voor investeringen ingediend bij het MTVR of de districtsmanager, afhankelijk van de procedure;

• 3.

  In geval van afwijking op investeringskredieten moet, afhankelijk van de soort overschrijding, goedkeuring worden gevraagd bij het Dagelijks Bestuur of het AB, overeenkomstig het bepaalde in de Beleidsnota Investeren, waardering en afschrijving vaste activa VRMWB.

Artikel 9 Vervanging

Bij afwezigheid van de budgethouder tekent zijn plaatsvervanger die daartoe door hem is aangewezen. Deze vervanging is opgenomen in het budgetregister. Bij afwezigheid van een budgetbeheerder tekent zijn/ haar plaatsvervanger binnen het zelfde niveau of een niveau hoger zoals vastgesteld in het (onder-) mandaatbesluit.

Artikel 10 Functiescheiding

De func tie van budgethouder en budgetbeheerder is onverenigbaar met de volgende functies: medewerker financiële administratie en / of treasury; applicatiebeheerder van het financiële pakket.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht per 1 januari 2021. Met deze verordening komen eerdere versies en aanvullingen te vervallen.

Artikel 12 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald onder de naam “Budgetbeheerregeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2021 “.