Beleidsnota investeren, waarderen en afschrijven vaste activa Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2021

Artikel 1 Definities

In deze beleidsnota wordt verstaan onder:

• A.

  Investeringen: uitgaven (of het produceren) van vermogensobjecten om een doel te bereiken waar de organisatie meerjarig (tenminste 2 jaar) nut van heeft. Hierbij dient sprake te zijn van juridisch en/of economisch eigendom. Investeringen in de materiële sfeer leiden tot kapitaalgoederen;

• B.

  Investeringen met economisch nut: investeringen die verhandelbaar zijn en kunnen bijdragen aan het genereren van middelen;

• C.

  Afschrijven: is het op methodische wijze, volgens een stelsel dat is gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur, ten laste van de exploitatie brengen van de waardevermindering van kapitaalgoederen.

Artikel 2 Kaders

In de Financiële verordening VRMWB artikel 9 is bepaald dat het investeringsplan jaarlijks wordt opgenomen in de begroting en daarmee wordt geautoriseerd. Het investeringsplan wordt verantwoord in de jaarrekening. Ook is opgenomen dat het Dagelijks Bestuur omtrent het waarderen, activeren en afschrijven van activa de richtlijnen in acht neemt, die zijn vastgelegd in de nota “Beleidsnota investeren, waarderen en afschrijven vaste activa”.

Deze beleidsnota bakent de formele kaders af, waarbinnen het Dagelijks Bestuur alsmede de ambtelijke organisatie dienen om te gaan met investeringen en afschrijvingen. De uitgangspunten van deze nota worden onder andere zichtbaar in de jaarrekening, de kadernota en de begroting. Van de afschrijvingstermijnen die in de bijlage van deze nota zijn opgenomen, kan in bijzondere situaties bij een begrotingswijziging of via een besluit van het Dagelijks Bestuur worden afgeweken.

Artikel 3 Criteria voor activeren van (vaste) activa

Op de balans worden de activa onderscheiden in vaste en vlottende activa. Afschrijving heeft alleen betrekking op vaste activa. Vaste activa zijn voor langere tijd vastgelegde vermogensbestanddelen die niet op korte termijn in liquide middelen zijn om te zetten. Vlottende activa zijn voor korte(re) tijd vastgelegde vermogensbestanddelen die wel op korte termijn in liquide middelen zijn om te zetten. Of een actief als vast of vlottend aangemerkt dient te worden, wordt bepaald door de intentie die bestaat ten aanzien van het desbetreffende activum. Als die intentie is om het activum duurzaam te exploiteren c.q. te gebruiken, dan past een rubricering als vast actief.

Voor het activeren van activa gelden de regels volgens Hoofdstuk 5 van het BBV en de volgende richtlijnen:

• 1.

  Investeringen met een meerjarig economisch nut moeten geactiveerd worden voor het volledige bedrag van de investering;

• 2.

  De minimumwaarde van een investering bedraagt € 10.000,- (incl. BTW). Uitgaven met een lager bedrag worden direct in het jaar van aanschaf ten laste van het resultaat gebracht;

• 3.

  Aanschaf van kapitaalgoederen van gelijke aard (denk aan computers en meubilair) worden zoveel als mogelijk geclusterd en als investering behandeld als deze op basis van het investeringsplan gefaseerd worden aangeschaft en waarbij de totale waarde van het cluster boven het normbedrag van een investering komt;

• 4.

  Het is niet toegestaan een bijdrage uit een reserve of de exploitatie in mindering te brengen op het investeringsbedrag. Een dergelijke bijdrage kan wel worden aangewend om de kapitaallasten te dekken;

• 5.

  Bijdragen van derden, die in directe relatie staan met de investering, moeten wel in mindering worden gebracht op de investering (bijvoorbeeld BPM). De (investering)waarde is het verschil tussen de investeringsuitgaven en deze bijdrage;

• 6.

  Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien; het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld

• 7.

  Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd ongeacht de hoogte van het aankoopbedrag;

• 8.

  Verbruiksgoederen worden niet geactiveerd. Het actief moet over een periode van minimaal 2 jaar gebruikt kunnen worden.

Artikel 4 Waardering activa

Alle activa, die op de balans worden opgenomen, vertegenwoordigen een zekere waarde. Hierbij is de hoofdregel dat vaste activa worden gewaardeerd tegen historische kostprijs:

• 1.

  Gekochte vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs: de inkoopprijs incl. BTW en de bijkomende kosten, zoals eventuele aankoopkosten, installatiekosten en de kosten van het bedrijfsklaar maken;

• 2.

  Zelfgeproduceerde vaste activa worden gewaardeerd tegen de vervaardigingsprijs. De vervaardigingsprijs bestaat uit de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend;

• 3.

  Gronden worden tegen de historische kostprijs gewaardeerd. Wanneer omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan grond gewaardeerd worden op een lagere marktwaarde.

Uitzonderingen hierop zijn:

• 1.

  Financiële vaste activa worden tegen nominale waarde gewaardeerd. Een bijdrage aan activa in eigendom van derden worden, indien ze mogen worden geactiveerd, geactiveerd tegen de historisch kostprijs;

• 2.

  Activa, waarvan de bestemming verandert, worden tegen de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen;

• 3.

  Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Jaarlijks wordt beoordeeld of de waarde van de activa nog juist is. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.

Artikel 5 Uitgangspunten bij afschrijvingen

• 1.

  Voor het afschrijven wordt de lineaire methode toegepast;

• 2.

  Voor investeringen wordt standaard de bruto-methode gehanteerd. Bijdragen van derden die een directe relatie hebben tot de investering moeten in mindering worden gebracht;

• 3.

  Investeringen worden in het jaar van ingebruikname geactiveerd en afgeschreven per 1 juli van het betreffende jaar;

• 4.

  Op gronden wordt niet afgeschreven, omdat deze geen beperkte gebruiksduur heeft en geen waardedaling als gevolg van slijtage kent;

• 5.

  Bij het berekenen van de afschrijvingen van een actief wordt in voorkomende gevallen van substantiële aard rekening gehouden met een restwaarde of eventuele boekwinst na afloop van de economische levensduur;

• 6.

  Voor de activa die bij de regionalisering van de gemeenten zijn overgenomen worden de afschrijvingstermijnen ongewijzigd voortgezet;

• 7.

  De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar;

• 8.

  Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet;

• 9.

  De afschrijvingstermijnen worden toegepast zoals deze zijn opgenomen in de afschrijvingstabel, bijlage 1. Besluiten tot het afwijken van deze afschrijvingstermijnen worden genomen door het Dagelijks Bestuur;

• 10.

  Indien het bedrijfsmiddel in het aanschafjaar nog niet in gebruik is genomen, kan er maximaal afschrijving plaatvinden over het bedrag dat in het investeringsjaar is betaald.

Artikel 6 Investeringsplan

Bij de begroting krijgt het Algemeen Bestuur een investeringsplan aangeboden conform Artikel 52 van de BBV categorieën voor de indeling van de balans voor activa. De goedkeuring geschiedt op totaal niveau van de investeringsbudgetten.

Artikel 7 Overschrijding investeringsbudgetten

In geval van afwijking op investeringsbudgetten moet, afhankelijk van de soort overschrijding, goedkeuring worden gevraagd bij het Dagelijks Bestuur of het Algemeen Bestuur.

De soorten afwijkingen zijn:

• 1.

  Overschrijding per categorie van de (balans) indeling

  Bij een afwijking op investeringsbudgetten per categorie van de (balans) indeling is goedkeuring van het Dagelijks Bestuur vereist. Artikel 52 van de BBV schrijft de categorieën voor de vaste activa voor

• 2.

  Overschrijding op het totaal van alle investeringsbudgetten tezamen

  Bij overschrijding van het totale investeringsbudget gedurende het begrotingsjaar is goedkeuring van het Algemeen Bestuur noodzakelijk

Artikel 8 Rente

De voorgecalculeerde renteomslag wordt bij de jaarrekening voor de werkelijk betaalde rente gecorrigeerd.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze nota is door het Algemeen Bestuur op 6 juli 2021 vastgesteld en geldt voor alle nieuw te activeren investeringen met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2021 Met deze nota komen eerdere versies en aanvullingen te vervallen.

Artikel 10 Hardheidsclausule

Er kunnen zich omstandigheden voordoen, die een gegronde reden vormen om af te wijken van deze beleidsnota. Bijvoorbeeld omdat voldaan moet worden aan bepaalde Rijksvoorschriften. Indien het voornemen bestaat om af te wijken van de in deze nota vermelde richtlijnen, wordt dit in een voorstel aan het Algemeen Bestuur gemotiveerd toegelicht. Daarbij dient uiteraard rekening te worden gehouden met de mogelijkheden en beperkingen die het BBV en overige relevante wet- en regelgeving bieden. Daar waar de bepalingen in deze verordening strijdig zijn met de bepalingen in het BBV prevaleren de wettelijke bepalingen.

Artikel 11 Citeertitel

Deze beleidsnota wordt aangehaald onder de naam ”Beleidsnota investeren, waarderen en afschrijven vaste activa Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2021".