Financiële verordening Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2021

gelet op:

artikel 212 van de Gemeentewet 

• -

  Het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

• -

  De wet gemeenschappelijke regelingen

• -

  de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant

besluit:

vast te stellen de volgende verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (hierna te noemen VRMWB).

Financiële verordening Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2021

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

• A.

  Veiligheidsregio: Het openbaar lichaam: Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant.

• B.

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van gegevens en informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van VRMWB en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• C.

  Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de VRMWB.

• D.

  Rechtmatigheid: het in overeenstemming handelen met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen en besluiten van het Algemeen Bestuur.

• E.

  Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen of met een bepaalde inzet van middelen zo veel mogelijk prestaties realiseren.

• F.

  Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid worden gerealiseerd.

• G.

  BBV: Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten.

Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2 Planning & Control Cyclus

De Planning & Control cyclus van de VRMWB bestaat uit de volgende onderdelen;

• a.

  Kadernota;

• b.

  Begroting;

• c.

  Tussentijdse Bestuursrapportage aan Algemeen Bestuur;

• d.

  Tussentijdse Financiiële afwijkingenrapportages aan Commissie Middelen en Dagelijks Bestuur;

• e.

  Jaarstukken.

Artikel 3 Kadernota

Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks, voorafgaande aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft, de kaders vast voor de begroting. In de kadernota worden de inhoudelijke- en financiële kaders toegelicht die voor de VRMWB van toepassing zijn. Hierin wordt aangegeven welke loon- en prijsstijgingen worden verwacht, op welke terreinen wijzigingen op bestaand beleid of nieuw beleid worden verwacht en welke aandachtspunten van belang zijn voor de begroting.

Artikel 4 Begroting

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks voorafgaand aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft een ontwerpbegroting op, rekening houdend met de termijnen gesteld in de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant.

• 2.

  De ontwerpbegroting wordt mede op basis van een beleidsplan ter uitvoering van doel en taakstelling van de VRMWB opgesteld.

• 3.

  In de ontwerpbegroting wordt een meerjarenraming opgenomen voor minimaal 3 opeenvolgende jaren, volgend op het begrotingsjaar.

• 4.

  Het Algemeen Bestuur stelt overeenkomstig de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant de begroting voor het eerstvolgend begrotingsjaar vast. De 3 opeenvolgende jaren worden voor kennisname aangenomen.

• 5.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur kunnen worden getoetst.

• 6.

  De begroting bevat op hoofdlijnen de beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, alsmede de middelen die daarvoor beschikbaar zijn, één en ander zo mogelijk uitgedrukt in relevante prestatiecijfers en kengetallen.

• 7.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 8.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

  • 1.

    De lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de programma’s;

  • 2.

    De budgetten van de programma’s en budgetten voor de investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de kadernota;

  • 3.

    De lasten van producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten onder druk komt.

Artikel 5 Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Het Algemeen Bestuur wordt door middel van een tussentijdse bestuurlijke rapportage (periode jan- juni) geïnformeerd over de realisatie ten opzichte van de begroting van VRMWB.

• 2.

  Deze rapportage wordt voor 1 september van het lopende begrotingsjaar ter informatie aan het Algemeen Bestuur aangeboden.

• 3.

  De inrichting van de rapportage sluit aan bij de indeling van de begroting.

• 4.

  De rapportage gaat in op relevante afwijkingen in de lasten en baten en geplande prestaties.

Daarnaast worden de Commissie Middelen en het Dagelijks bestuur twee maal per jaar door middel van tussentijdse financiële afwijkingenrapportages geïnformeerd.

Artikel 6 Jaarstukken

Het Dagelijks Bestuur stelt de jaarstukken op conform de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant en de BBV-voorschriften.

Hoofdstuk 3 Financieel beleid

Artikel 7 Beleidsnota’s

• 1.

  Het Algemeen Bestuur stelt de kaders waarbinnen het financieel beleid moet passen vast in

  beleidsnota’s.

• 2.
  • a.

    Investeren, waarderen en afschrijven vaste activa;

  • b.

    Reserves en voorzieningen;

  • c.

    Treasurystatuut.

Artikel 8 Reserves en voorzieningen

De beleidsnota reserves en voorzieningen behandelt de uitgangspunten en voorwaarden voor de vorming, aanwending en verantwoording van de reserves en voorzieningen. Het Dagelijks Bestuur geeft bij de jaarrekening een overzicht van de reserves en voorzieningen. In de toelichting op de balans worden de aard en reden van elke reserve of voorziening en de toevoegingen, onttrekkingen en overige wijzigingen daarin toegelicht.

Artikel 9 Activabeleid

• 1.

  Het investeringsplan wordt jaarlijks opgenomen in de begroting en verantwoord in de jaarrekening.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur neemt omtrent het waarderen, activeren en afschrijven van activa de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in de nota “Beleidsnota investeren, waarderen en afschrijven vaste activa”. Daarin is opgenomen:

  • a.

    de duur van de afschrijving naar soort, die is vastgelegd in de afschrijvingstabel per onderdeel;

  • b.

    de wijze van afschrijven

  • c.

    De wijze van waarderen van activa

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur wordt gemachtigd nadere regels vast te stellen voor specifieke afschrijvingstermijnen voor investeringen met een economisch nut.

Artikel 10 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de bijdrage van gemeenten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Het uitgangspunt hierbij is integrale toerekening van kosten.

• 2.

  Voor de kostentoerekening aan producten of diensten die worden gedekt door middel van een tarief aan derden wordt eveneens gebruik gemaakt van het systeem van kostentoerekening met als uitgangspunt integrale toerekening van kosten.

Artikel 11 Financieringsfunctie

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a.

    Het verzekeren van een duurzame toegang tot de vermogensmarkten om geld aan te kunnen trekken tegen de scherpst mogelijke condities;

  • b.

    Het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van treasury (Wet FiDO, Wet HoF);

  • c.

    Het beperken van de financiële risico’s voor de VRMWB;

  • d.

    Het minimaliseren van de kosten van de treasuryfunctie;

  • e.

    Een adequate informatievoorziening ten behoeve van het cashmanagement.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van financieringsfunctie zorg voor een juiste uitvoer van de richtlijnen zoals vastgelegd in het door het Algemeen Bestuur vastgestelde Treasurystatuut.

Hoofdstuk 4 Paragrafen

Artikel 12 Investeringen

De verplichte paragrafen worden uitgebreid met een verantwoording van de investeringen in de jaarrekening. Hierbij worden de investeringen verantwoord en wordt een toelichting gegeven op het investeringsplan van het betreffende jaar.

Een investeringsbudget blijft intact en beschikbaar over de jaargrens heen, indien de investering vertraging oploopt of versnelt wordt uitgevoerd zolang het beschikbare budget niet wordt overschreden en het moment van afschrijving niet wijzigt.

Artikel 13 Weerstandsvermogen en risicomanagement

Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en van de jaarstukken inzicht in de risico’s van materieel belang en maakt een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Hierbij wordt tevens de weerstandscapaciteit inzichtelijk gemaakt en wordt aangegeven in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang opgevangen kunnen worden.

Daarnaast geeft het Dagelijks Bestuur aan wat het beleid en ontwikkelingen zijn op het gebied van risicomanagement dat binnen de VRMWB wordt gehanteerd.

Artikel 14 Onderhoud kapitaalgoederen

In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen wordt aandacht geschonken aan het onderhoud van de gebouwen, het materieel en de voertuigen. Het Dagelijks Bestuur doet verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud. Tevens worden de ontwikkelingen op het gebied van het onderhoud beschreven en financieel vertaald.

Artikel 15  Financiering

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf financiering de actuele informatie voor het dagelijks beheer van de financieringsfunctie; de regels hieromtrent zijn in het Treasurystatuut VRMWB opgenomen en wijzigingen worden door het Algemeen Bestuur vastgesteld.

• 2.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

  • a.

    De kasgeldlimiet;

  • b.

    De renterisiconorm;

  • c.

    De huidige liquiditeitspositie;

  • d.

    De liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte;

  • e.

    De rentevisie;

  • f.

    De rentekosten en -opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 16 Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering wordt in de begroting en jaarrekening, naast de verplichte onderdelen, tevens ingegaan op de omvang, opbouw en ontwikkelingen van het personeelsbestand. Dit betreft de formatie en bezetting van medewerkers en van vrijwilligers. Tevens wordt gerapporteerd over het ziekteverzuim en de inhuur van externen. Ook wordt er een toelichting gegeven op de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Artikel 17 Verbonden partijen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur in de paragraaf verbonden partijen naast de verplichte onderdelen, op grond van artikel 15 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), tevens een overzicht op van overige samenwerkingsverbanden waarmee structureel wordt samengewerkt en waarbij sprake is van financiële afspraken, maar waarbij deze partijen niet kwalificeren als verbonden partij. Hierbij worden tevens de relevante- en actuele ontwikkelingen vermeld.

Hoofdstuk 5 Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 18 Financiële administratie

Het Dagelijks Bestuur zorgt er voor dat:

• 1.

  De inrichting en de werking van de (financiële) administratie voldoet aan het BBV en andere relevante wetgeving, zodat kan worden voldaan aan het verstrekken van informatie aan het Rijk, de Provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen hebben opgelegd aan de VRMWB.

• 2.

  De administratie zodanig van opzet en werking is, betrouwbaar en ordelijk is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    Het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de VRMWB als geheel en in de organisatieonderdelen afzonderlijk;

  • b.

    Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden enz.;

  • c.

    Het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • e.

    De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 19 Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt in een besluit vast:

• a.

  Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen

• b.

  Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie is gewaarborgd

• c.

  De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringen.

• d.

  De te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

• e.

  De regels voor verlening van decharge over het gevoerde beheer van de organisatieonderdelen.

Artikel 20 Interne controle

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, waaronder de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot verbeteringen en herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een interne toetsing van organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen vastgelegd in interne controleprogramma’s.

• 3.

  Voor de interne toetsing, als genoemd in lid 1, wordt jaarlijks onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller een intern controleplan opgesteld en ten uitvoer gebracht. Voor de belangrijkste processen worden de werking van beheersmaatregelen vastgesteld.

• 4.

  De resultaten van de toets worden verwerkt in een verslag van bevindingen. En het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan het Dagelijks Bestuur aangeboden.

Artikel 21 Aanbesteding en inkoop

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt de interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Hoofdstuk 6 slotbepalingen

Artikel 22 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht met ingang van 1 januari 2021. Met deze verordening komen eerdere versies en aanvullingen te vervallen.

Artikel 23 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2021”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de VRMWB van 6 juli 2021.

De Voorzitter, Th.L.N. Weterings

De secretaris, A.C. Trijselaar