Beleidsregel van de gemeenteraad van de gemeente Harderwijk houdende regels omtrent evenementen

1.1 Introductie

Harderwijk is een toeristische trekpleister op de Veluwe en aan de Randmeren. Naast het Dolfinarium, de historische Hanzestad, de podiumkunsten, het bioscoop, diverse winkels, een uitgebreid aanbod aan horeca, een belangrijke haven aan de Randmeren en diverse recreatiemogelijkheden worden er jaarlijks circa 90 evenementen georganiseerd dankzij de inzet van veel vrijwilligers. De bekendste Harderwijkse evenementen zijn de Aaltjesdagen, Harderwijk Winterstad, Harderwijk Live, Lalaland en Veluwade.

In de stad wordt onderkend dat evenementen belangrijk zijn voor de economie en het imago (marketing) van Harderwijk. Behalve de economische effecten blijken ook de sociaal-maatschappelijke effecten essentieel. Evenementen vergroten de aantrekkingskracht van Harderwijk en zorgen voor levendigheid in de stad. De afgelopen jaren vonden in Harderwijk diverse ontwikkelingen plaats op het gebied van evenementen, zoals een toename van het aantal evenementen en een clustering van evenementen in de winterperiode.

De laatste nota evenementenbeleid dateert van 2008 (‘Samen aan de slag met een aantrekkelijke evenementenbeleid’). Sindsdien is er veel veranderd in de verhoudingen tussen de overheid en de maatschappij. Het initiatief ligt nu meer bij de inwoners en ondernemers. De rol van de overheid bestaat voornamelijk uit stimuleren, faciliteren en reguleren. In het kader van deze nieuwe verhoudingen is een nieuw evenementenbeleid nodig.

Met dit nieuwe beleid willen wij werken aan een nog betere positionering van Harderwijk als regionale en (inter)nationale toeristische trekker (met internationaal bedoelen we met name bezoekers uit de buurlanden). Naast het evenementenbeleid werken we op dit moment ook aan andere projecten die bijdragen aan het profiel van Harderwijk. Deze projecten zijn:

• •

  ‘Stad als podium’ (invulling van de podiumkunsten in Harderwijk)

• •

  ‘Visie op een andere binnenstad’ (invulling en functies van de binnenstad)

• •

  ‘Visie over Harderwijk Hanzestad’ (in ontwikkeling)

Bij het opstellen van het evenementenbeleid zoeken we afstemming met de bovengenoemde beleidsstukken (zie ook bijlage 1).

1.2 Het belang van evenementen

De laatste jaren zien we een groei van het aantal evenementen in Harderwijk: van 57 in 2009 naar 90 in 2016 (volgens de gemeentelijke evenementenkalender: http://www.harderwijk.nl/vrije-tijd/evenementen_3133/kalender/2016/10/). De is vooral te merken in de binnenstad van Harderwijk. Naast de traditionele evenementen zoals de Aaltjesdagen, Sinterklaasintocht, de Halve Marathon, Harderwijk live, UIT Harderwijk, Veluwade en diverse rommelmarkten zijn er de laatste jaren veel nieuwe evenementen bijgekomen, zoals Lalaland festival1, Blije Bietjes, Culihoppen, Lichtfestival WAUW, Donkere Dagen Festival, het Podiumspektakel en Harderwijk Winterstad (cluster van evenementen in de winter).

Wat opvalt is dat meeste evenementen met ruim voldoende commitment zijn georganiseerd. Ze zijn niet achter een ambtelijk bureau bedacht, maar zijn ontstaan uit een enthousiast initiatief van een liefhebber, vaak eigenzinnig en gebruikmakend van de ruimtelijke kwaliteiten. Evenementen zoals Lalaland, het Donkere Dagen Festival, het Podiumspektakel en andere culturele evenementen dragen bij aan de ontwikkeling en het in stand houden van het culturele klimaat in de stad. Deze evenementen zijn daarom van belang voor cultuurdeelname van de inwoners en de verbreding daarvan. Sportevenementen zijn daarnaast van groot belang voor de sportdeelname in Harderwijk.

Verder hebben evenementen een belangrijke economische betekenis voor de stad. Een groot aantal bedrijven, stichtingen en verenigingen houdt zich bezig met het organiseren van evenementen en trekken daarmee bezoekers naar de stad die vervolgens geld uitgeven en koopkracht toevoegen. Dit levert een economische spin-off voor de stad.

Tot slot kunnen evenementen in het algemeen bijdragen aan het (positieve) imago en de aantrekkings-kracht van de stad, bijvoorbeeld voor het vestigingsbeleid van bedrijven en instellingen.

1.3 Tegenstrijdige belangen

Evenementen kunnen echter ook (over)last veroorzaken voor bewoners en ondernemers: (over)last die voortkomt uit geluidshinder, invloed op de bereikbaarheid van woning of bedrijf, parkeeroverlast door wegafzettingen, maar ook op vervuiling van de openbare ruimte. Woningen, winkels en horeca bepalen in grote mate het stadsbeeld van Harderwijk. De belangen die hiermee samenhangen, en waar met name in de binnenstad sprake van is, zijn onder andere de volgende:

• •

  horecabedrijven en een deel van de winkeliers hebben baat bij evenementen die meer bezoekers trekken, maar zij willen bovenal een goede bereikbaarheid;

• •

  bewoners en omwonenden willen een leefbaar woonklimaat, maar kiezen er ook voor om in een bruisende binnenstad te wonen;

• •

  de gemeente Harderwijk hecht veel waarde aan een positieve uitstraling en aantrekkingskracht van de binnenstad, waarbij evenementen een grote rol spelen, maar vindt de leefbaarheid van de stad ook van groot belang;

• •

  de gemeente Harderwijk hecht belang aan een veelzijdig aanbod van evenementen die het profiel van de stad versterken en ook de cohesie bevorderen, maar wil ook veilige evenementen die voldoen aan alle regels.

1.4 Proces

Deze nota is opgesteld in samenwerking met evenementenorganisatoren en ambtenaren vanuit de betrokken beleidsvelden (cultuur, verkeer, vergunningverlening). Er zijn in het voorjaar 2016 twee bijeenkomsten georganiseerd met een werkgroep waar de wensen en ideeën van de organisatoren en de ambtenaren zijn geïnventariseerd. Bij het opstellen van de concept-nota is zoveel mogelijk rekening gehouden met deze inbreng. De concept-nota is vervolgens gedeeld met de werkgroep en de deelnemers konden hun reacties geven.

Als aanvullende input op deze nota is een rapport opgesteld door Bureau voor Ruimte & Vrije Tijd waarin een analyse is gemaakt van vraag en aanbod van evenementen en waarin een advies is gegeven over kansrijke ontwikkelrichtingen2.

1.5 Leeswijzer

Hoofdstuk 1 geeft inzicht over het belang van evenementen en het proces van dat voorafgaand is gegaan aan het maken van deze nota. In hoofdstuk 2 is de huidige situatie op gebied van evenementen in Harderwijk weergegeven. Ook is er een SWOT analyse gemaakt. In hoofdstuk 3 zijn de ambities en de doelstellingen van de stad gepresenteerd. Op basis hiervan en de bevindingen van de SWOT analyse zijn ook de strategische keuzes gemaakt. Hoofdstuk 4 gaat op de uitvoering in. De belangrijkste punten zijn hier uitgewerkt. Aansluitend hierop volgt een actieprogramma. In de bijlagen is de relevante achtergrond informatie te vinden zoals trends en ontwikkelingen, toelichting op leefstijlen, meest gebruikte locaties voor evenementen in Harderwijk, etc.

Hoofdstuk 2: Het evenementenaanbod van Harderwijk

In dit hoofdstuk definiëren wij wat een evenement is, geven wij een overzicht van het huidige evenementenaanbod en maken wij een analyse van de sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen (SWOT-analyse) van het huidige aanbod.

2.1 Definitie evenement en huidige situatie

In het evenementenbeleid hanteren wij de volgende definitie:

De definitie wijkt af van de definitie in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV, art. 2:24). Deze veel ruimere definitie is als volgt: het geheel van activiteiten dat plaatsvindt bij elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak (zie voor de uitgebreide definitie bijlage 2). Deze definitie in de APV heeft een juridische insteek (wetgevende regeling op gemeentelijk niveau) met als doel de gemeente netjes en leefbaar te houden voor iedereen. Het evenementenbeleid en de daarin gehanteerde definitie van evenementen heeft andere doelstellingen, zoals economische, promotionele en/of sociaal-maatschappelijke doelen (zie verder hoofdstuk 3, doelstellingen van het evenementenbeleid).

Huidige situatie

Volgens de evenementenkalender van de gemeente Harderwijk vinden in 2016 binnen de gemeente 90 evenementen plaats (zie http://www.harderwijk.nl/vrije-tijd/evenementen_3133/kalender/2016/10/).

In het rapport ‘Kleur bekennen voor het Harderwijkse evenementenbeleid’ (zie ook bijlage 1 en bijlage 3 voor uitleg van de leefstijlen) is het aanbod van evenementen onderzocht. Er is gewerkt met een representatieve steekproef van 45 evenementen (betreft een indicatie, cijfers, bereik), waaronder de Aaltjesdagen, Lalaland Festival, Harderwijk Live en Harderwijk Winterstad. Daarin is ook een selectie van kleinere en middelgrote evenementen meegenomen. In dit nieuwe evenementenbeleid werken we met deze steekproef.

De top 5 evenementen in Harderwijk (op basis van bezoekersaantallen) zijn:

• 1.

  Aaltjesdagen – 50.000 bezoekers

• 2.

  Harderwijk Winterstad – 39.250 bezoekers3 (dit is exclusief de intocht van Sinterklaas die ook in deze periode plaatsvindt en circa 15.000 bezoekers trekt)

• 3.

  Harderwijk Live – 20.000 bezoekers

• 4.

  Lalaland festival – 12.000 bezoekers

• 5.

  Veluwade – 8.000 bezoekers

Uit het rapport blijkt dat meer dan de helft van de evenementen in Harderwijk georganiseerd wordt voor de lokale bezoeker. De meeste bezoekers komen voor muziek- en culturele festivals en thema-evenementen.

Er is ook geïnventariseerd voor welke type bewoners en bezoekers (op basis van leefstijlen, zie voor uitleg leefstijlen bijlage 3) de evenementen in Harderwijk aantrekkelijk zijn. Daaruit blijkt dat er voor de leefstijlen ‘Creatief en inspirerend rood’ en ‘Uitbundig geel’ een goed aanbod is. Voor de ‘gele leefstijl’ zijn thema-evenementen voor de hele gezin geschikt, sportieve evenementen en activiteiten die zich richten op entertainment, muziek en cultuur. Voor de ‘rode leefstijl’ is er ook een aantrekkelijk aanbod van inspirerende, kleinschalige, niet-commerciële en vernieuwende evenementen. Voor de leefstijlen ‘Stijlvol en luxe blauw’, ‘Ondernemend paars’ en ‘Ingetogen aqua’ is het aanbod onvoldoende. Hier liggen kansen voor nieuwe evenementen.

Verder is gekeken naar de spreiding van de bezoekers van evenementen over de seizoenen van het jaar. Hieruit blijkt dat de meeste bezoekers in de lente komen, gevolgd door de winter. Het kleinste aantal bezoekers komt in de herfst naar Harderwijk.

2.2 SWOT-analyse

In Harderwijk worden talloze evenementen georganiseerd. Er zijn veel vrijwilligers en verschillende profit- en non-profit organisaties bij betrokken. Harderwijkse evenementen trekken ook veel bezoekers uit andere steden, maar er is ruimte voor verdere ontwikkeling en een nog betere positionering, ook in het licht van een snel toenemende concurrentie tussen steden.

In dit hoofdstuk maken wij een analyse van de sterke en zwakke punten van evenementen in Harderwijk en de kansen en bedreigingen. De analyse is opgesteld op basis van bijeenkomsten met de evenementenorganisatoren en bronnen over trends en ontwikkelingen in de evenementensector.

Sterkten

• •

  Evenementen en festivals in Harderwijk versterken de sociale cohesie en de trots van de bewoners, en brengen kunst, innovatie en cultuur dicht bij de bewoners en bezoekers.

• •

  Evenementen en festivals kunnen het beeld van de stad positief versterken wat invloed kan hebben op de keuze om in Harderwijk te wonen, werken en recreëren.

• •

  Festival Lalaland (sinds 2012) en het Blije Bietjes festival (sinds 2015) bieden een vernieuwend en interessant aanbod en trekken steeds meer bezoekers.

• •

  In Harderwijk is er een breed scala van evenementen voor verschillende doelgroepen. De veelzijdigheid van het aanbod is de kracht van Harderwijk.

• •

  Harderwijk is rijk aan verenigingen, evenementenorganisaties en vrijwilligers die veel activiteiten en evenementen organiseren.

• •

  De organisatoren weten elkaar steeds beter te vinden en te versterken (bijvoorbeeld Winterstad).

• •

  Veel evenementenorganisatoren zij ambitieus: ze willen hun evenement naar een hoger kwaliteitsniveau brengen, van een eendaags een meerdaags evenement maken en nieuwe doelgroepen aanboren (onder andere Aaltjesdagen, Sinterklaasintocht).

• •

  De gemeente staat open voor nieuwe initiatieven en laat een proactieve houding zien.

• •

  De gemeente ondersteunt evenementen niet alleen met subsidies, maar ook in faciliterende zin door bijvoorbeeld kosteloos hekken te leveren, locaties schoon te maken, stroomkasten op locaties te plaatsen en uren in te zetten voor ondersteuning bij het organiseren van het evenement.

Zwakten

• •

  In het voorjaar en het begin van de zomer zijn er veel evenementen waaronder de grootste en ook veel kleine evenementen. Ieder evenement staat vooral op zichzelf en zet nog weinig in op samenwerking.

• •

  Volgens de analyse van Bureau voor Ruimte & Vrije Tijd is de vraag- en aanbodverhouding van evenementen in Harderwijk nog niet in balans. Voor de ‘gele’ en de ‘rode’ doelgroep is het aanbod voldoende. Voor de overige doelgroepen is het aanbod nog beperkt.

• •

  De (financiële) continuïteit voor beeldbepalende evenementen is niet geborgd.

• •

  De criteria bij het verlenen van evenementensubsidies zijn op dit moment technisch van aard waardoor de inhoudelijke bijdrage van het evenement onderbelicht blijft.

• •

  De evenementen worden op dit moment onvoldoende gepromoot, met name buiten Harderwijk.

• •

  Het evenementenaanbod van Harderwijk wordt nog te weinig onder de aandacht gebracht van het toeristische bedrijfsleven zoals hotels, recreatieparken, etc.

• •

  Sommige organisatoren van evenementen missen kennis en ervaring met betrekking tot de verdere professionalisering van hun evenement. Ook missen sommigen het benodigde netwerk.

• •

  De evenementenorganisatoren geven aan dat bij de vergunningverlening en het overleg tussen de hulpdiensten en de organisatoren nog ruimte is voor verbetering.

• •

  Er ontbreekt een coördinatie/verbindingspunt om samenwerkingen te faciliteren tussen evenementenorganisatoren en andere partners.

• •

  Er zijn onvoldoende evenemententerreinen met de benodigde faciliteiten.

• •

  Er zijn op dit moment geen locatieprofielen voor de verschillende evenemententerreinen4. Dat maakt het proces van vergunningverlening voor alle betrokkenen ingewikkeld(er).

Kansen

• •

  Er zijn diverse ontwikkelingen in de stad, zoals het project Waterfront, de ‘Visie op een andere binnenstad’ en ‘Stad als podium’. Door het project Waterfront ontstaan er meer mogelijkheden voor evenementen op en aan het water. De ‘Visie op een andere binnenstad’ bevordert de samenwerking van alle betrokken partijen in de binnenstad waardoor evenementen verder versterkt kunnen worden.

• •

  Sinds begin 2015 heeft de stichting Verhaal van de Stad de toeristische promotie van Harderwijk opgestart onder de naam ‘Heerlijk Harderwijk’. De samenwerking met de stichting biedt ook voor evenementen kansen om een breder publiek te bereiken.

• •

  Duurzaamheid speelt in de maatschappij steeds grotere rol. Ook de gemeente Harderwijk heeft hiervoor beleid opgesteld met als doel de CO2 uitstoot in 2031 te verminderen met 45%. Ook evenementen kunnen daaraan een bijdragen leveren en zich daarmee profileren.

• •

  In Harderwijk is nog ruimte voor nieuwe evenementen, met name in de tweede helft van de zomer en de herfst.

• •

  Na het succes van de landelijke intocht van Sinterklaas in 2009 is het gemeentebestuur van overtuigd dat een landelijk evenement kansen biedt om nog meer bezoekers naar Harderwijk te trekken en Harderwijk te profileren als een aantrekkelijke toeristische stad.

• •

  Het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC) introduceerde in 2016 de campagne ‘Holland City’ om de internationale bezoekers kennis te laten maken met Nederland. ‘Holland City’ bestaat uit denkbeeldige metrolijnen door heel Nederland. Harderwijk ligt aan de Hanzelijn, de culinaire lijn en Mondriaan to Dutch Design lijn. Dat biedt kansen om meer buitenlandse bezoekers naar Harderwijk en de Harderwijkse evenementen te trekken.

• •

  Op landelijk niveau is er sprake van een groeiend bezoekersaantal aan evenementen. Dit biedt mogelijk ook kansen voor de evenementen in Harderwijk.

• •

  Het publiek is steeds veeleisender en is op zoek naar bijzondere, authentieke en betekenisvolle ervaringen. Daarvoor is men in toenemende mate bereid te reizen.

• •

  Er liggen kansen voor nieuwe evenementen voor de leefstijlen ‘Stijlvol en luxe blauw’, ‘Ondernemend paars’ en ‘Ingetogen aqua’.

Bedreigingen

• •

  De financiële positie van de meeste evenementen in Harderwijk is niet sterk (afhankelijkheid van overheidssubsidies, giften en sponsors). Ook kunnen hogere eisen van de overheid aan de evenementen organisaties (bijvoorbeeld op gebied van veiligheid) een bedreiging vormen.

• •

  Door de groei van het aantal evenementen en de veranderende functies in de binnenstad van Harderwijk zal er meer rekening gehouden moeten worden met de verschillende belangen.

• •

  Het aantal evenementen op landelijk niveau neemt toe. Dat heeft een toenemende concurrentie tussen de steden als gevolg.

• •

  Het publiek verandert continu van omvang, samenstelling en behoeftes. Het is belangrijk om daarop in te blijven spelen.

• •

  Door ernstige incidenten zoals in Hardenberg worden de veiligheidseisen strenger. Dat legt meer druk op de evenementenorganisatoren.

Hoofdstuk 3 Ambitie en doelstellingen

Harderwijk is een stad met een en veelzijdig aanbod van evenementen. De evenementen worden gedragen door de Harderwijkers en vertellen het verhaal van Harderwijk5.

Harderwijk wordt op regionaal en nationaal niveau bekend gemaakt als een dynamische, middelgrote, culinaire Hanzestad met een historische binnenstad aan het water, met de Veluwe als achtertuin en het Dolfinarium als nationaal bekende attractie die zich in de toekomst meer ontwikkelt in de richting van een waterpark. De evenementen profileren Harderwijk regionaal en (inter)nationaal als stad met een veelzijdig aanbod waar het prettig wonen, werken en verblijven is.

3.1 Ambitie van de stad

In de afgelopen jaren zijn gemeentelijke plannen ontwikkeld die gericht zijn op het verbeteren van de kwaliteit van het leven in de stad en deze kwaliteit van leven beter onder de aandacht te brengen bij een regionaal en (inter)nationaal publiek (betere positionering van Harderwijk).

In de Stadsvisie 2031, het coalitieakkoord en het collegeprogramma ‘Vernieuwing door verandering 2014-2018’ zijn voor evenementen de volgende uitgangspunten geformuleerd:

• •

  Evenementen zijn belangrijk voor een sterke toeristische sector. Er wordt ingezet op een samenwerking met en tussen evenementenorganisaties. Evenementen moeten uitgroeien tot gebeurtenissen met (boven)regionale, landelijke en internationale bekendheid.

• •

  Er is een wil om meer nadruk te leggen op de kwaliteit en het verduurzamen van het leven in de stad. Dit is zowel van belang voor bewoners als voor bedrijven en mensen die overwegen zich in Harderwijk te vestigen.

• •

  Het is van belang om Harderwijk te positioneren als een aantrekkelijke nationale en internationale toeristische trekpleister.

• •

  Er is daarbij sprake van een herontdekking van de potentie die de stad heeft: versterken van wat goed is en daarop doorbouwen.

Bovenstaande punten creëren een kader voor het evenementenbeleid. De Harderwijkse evenementen kunnen een krachtige bijdrage leveren aan deze aspecten.

3.2 Doelstellingen

De doelstellingen van het evenementenbeleid zijn:

• a)

  Het vergroten van de bekendheid van de gemeente Harderwijk, teneinde de aantrekkelijkheid voor bewoners en bezoekers te verhogen (promotionele doelstelling).

• b)

  Het bijdragen aan de leefbaarheid/aantrekkelijke woonomgeving en sociale inclusiviteit (sociaal-maatschappelijke doelstelling).

• c)

  Het stimuleren van de lokale economie (economische doelstelling).

Om te kunnen meten of de doelstellingen al dan niet zijn behaald, dienen deze SMART te worden gemaakt: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Het resultaat van de metingen is echter een indicatie omdat er geen één-op-één relatie gelegd kan worden met de gemeentelijke inspanningen. Wat betreft de meetindicatoren gaat het om:

Voor doelstelling a: het mediabereik/mediawaarde van de evenementen

Voor doelstelling b: de waardering van de bewoners voor Harderwijk als woongemeente (wordt onder andere in beeld gebracht via de woningmarktanalyse)

Voor doelstelling c: het aantal (nieuwe) evenementen, het aantal meerdaagse evenementen en het aantal bezoekers aan deze evenementen.

In 2020 willen we evalueren en kijken of we de volgende resultaten hebben bereikt:

• -

  het aantal evenementen (een- en meerdaags) met bovenregionale/landelijke aantrekkingskracht is gegroeid;

• -

  het aantal bezoekers (ook van buiten Harderwijk) is gestegen;

• -

  de waardering van de bewoners als een aantrekkelijke woonplaats is vasthouden/ toegenomen.

3.3 Strategische keuzes

Wat betreft evenementen wil de gemeente primair een faciliterende en stimulerende rol spelen. Uitgaande van de doelstellingen en het huidige aanbod maken wij voor de komende jaren de volgende strategische keuzes:

Ten aanzien van het evenementenaanbod:

• •

  het bestaande evenementenaanbod behouden, voor zover de evenementen passen bij de identiteit en het (toeristische) profiel van de gemeente;

• •

  naast de bestaande ook nieuwe evenementen/festivals stimuleren met vernieuwend aanbod dat aansluit op trends en ontwikkelingen

• •

  in de komende jaren streven naar meer focus en meer kwaliteit in het evenementenaanbod;

• •

  zorgen voor een goede balans van evenementen. Dat betekent een goede balans tussen de reuring die evenementen met zich meebrengen en de leefbaarheid in de stad in het algemeen en voor de omwonenden in het bijzonder;

• •

  inzetten op evenementen die sterk verbonden zijn met Harderwijk en die jaarlijks terugkeren;

• •

  aantrekken van een nieuw evenement met landelijke aantrekkingskracht, passend bij de identiteit en de infrastructurele mogelijkheden (bos, water, centrale ligging, goede bereikbaarheid) van Harderwijk;

• •

  versterken van de onderlinge verbinding tussen evenementen en evenementenorganisatoren om zo de spreiding in de tijd te verbeteren, de onderlinge onderscheidenheid tussen evenementen te bevorderen, van elkaar te leren en de kwaliteit van het aanbod te verhogen;

• •

  in 2017/2018 met alle relevante partijen de mogelijkheden voor het verduurzamen van evenementen in Harderwijk nader uitwerken. Dit in het kader van ons duurzaamheidsbeleid ‘De Energieke Stad’.

Ten aanzien van de promotie:

• •

  Verbeteren van de promotie van het evenementenaanbod, met name buiten Harderwijk. Ook wordt ingezet op meer samenhang in het aanbod door evenementen te bundelen onder een overkoepelend thema, om daarmee de bekendheid en herkenbaarheid van evenementen in Harderwijk te verhogen. Een voorbeeld hiervan is Harderwijk Winterstad. De samenwerking met de toeristische promotiestichting van Harderwijk is hierbij essentieel.

Ten aanzien van de uitvoering:

• •

  Inzetten op een efficiëntere samenwerking tussen de gemeente en evenementen organisatoren;

• •

  herschikken van evenementensubsidies en kijken naar de meerwaarde die het evenement levert voor de stad;

• •

  verduidelijken van de procedure voor het organiseren van evenementen in de gemeente;

• •

  eenduidige regels en criteria opstellen en toepassen bij het aanvragen van subsidies;

• •

  vernieuwing in het evenementenaanbod stimuleren door subsidies gericht in te zetten;

• •

  de betrokkenheid van en de samenwerking tussen de evenementen organisatoren en andere publieke en private partijen stimuleren en faciliteren met als doel dat de evenementen nog dieper wortelen in de stad en nog meer spin-off leveren.

Ten aanzien van evenementenlocaties:

• •

  wegnemen van de fysieke belemmeringen bij de belangrijkste evenementenlocaties;

• •

  opstellen van locatieprofielen voor de evenementenlocaties die inzicht geven in de mogelijkheden die de betreffende locaties bieden. Doelen van de locatieprofielen zijn:

  • -

    het beter kunnen sturen op de juiste match tussen locatie en evenement,

  • -

    spreiding van evenementen in tijd en ruimte,

  • -

    duidelijkheid bieden aan evenementenorganisatoren en omwonenden wat wel en wat niet kan op een evenementenlocatie.

Hoofdstuk 4: Uitwerking en actieprogramma

De doelstellingen van het evenementenbeleid van Harderwijk zijn in het vorige hoofdstuk uiteengezet. In dit hoofdstuk worden de acties uitgelicht die we nodig vinden om de gestelde doelen te bereiken. De aandacht gaat uit naar de volgende acties:

4.1 Clusteren van evenementen: Harderwijk Zomerstad opstarten

Door de werkgroep is een wens geformuleerd om het evenementenaanbod in de zomer te clusteren onder de naam Harderwijk Zomerstad. Er worden in het voorjaar en het begin van de zomerperiode veel evenementen georganiseerd, zowel grote als kleinere. Door betere onderlinge samenwerking en gezamenlijke communicatie/programmering/promotie kunnen de volgende doelstellingen bereikt worden:

• -

  een grotere regionale en (inter)nationale uitstraling,

• -

  meer publiek,

• -

  realiseren van besparingen,

• -

  herkenbaarheid voor Harderwijk.

Het afstemmen van de programmering levert meerwaarde voor bewoners, bezoekers, instellingen en ondernemers. Het initiatief voor het vormen van het cluster ligt bij de organisatoren van evenementen. De gemeente gaat de samenwerking stimuleren en faciliteren.

4.2 Verduurzamen van evenementen

Vanuit het beleidsplan ‘De Energieke Stad’ wordt gewerkt aan het verminderen van de CO2-uitstoot met 45% in 2031. Alle activiteiten binnen een stad dragen bij aan de uitstoot van CO2, dus ook evenementen. Echter, steeds meer organisatoren nemen hun verantwoordelijkheid en gaan aan de slag met duurzaamheid, energiebesparing en het verminderen van de CO2-uitstoot bij hun evenementen en festivals. In 2017 willen wij samen met alle relevante partijen de mogelijkheden voor het verduurzamen van evenementen in Harderwijk nader uitwerken.

4.3 Marketing en promotie van evenementen versterken: Evenementenkalender

Om de aantrekkingskracht van Harderwijk voor bewoners en bezoekers te verhogen, is er sterkere promotie nodig. Samenwerking op het gebied van promotie levert een grotere impact en een groter bereik. Wij stimuleren de samenwerking tussen de evenementenorganisaties en de promotie- en marketingorganisatie van Harderwijk vertegenwoordigd door Heerlijk Harderwijk. Op dit moment worden al de eerste gezamenlijke projecten uitgevoerd. Meer en krachtigere promotie blijkt ook buiten de gemeentegrenzen nodig. Heerlijk Harderwijk en de Harderwijkse evenementen onderzoeken samen de mogelijkheden hoe de promotie van de evenementen nog verder versterkt kan worden. Op het gebied van regionale en (inter)nationale promotie werken wij samen met partners als Visit Veluwe, Coöperatie Gastvrije Randmeren en Hanzemarketing. Actievere promotie van de evenementen via deze kanalen zorgt voor een groter bereik van het Harderwijkse aanbod. De evenementenkalender is ook een middel om het programma van de stad in de etalage te zetten. De kalender zal steviger dan tot nu toe worden gebruikt als sturingsinstrument voor het realiseren van slimme verbindingen op inhoud, tijd en locatie tussen evenementen, attracties, binnenstad, cultuur, film en podia. Goede spreiding en het bundelen van evenementen leiden tot een beter resultaat (kwaliteit, cross-overs).

4.4 Meer samenwerking stimuleren: Evenementenplatform opzetten

Voor een effectief evenementenbeleid is een betere en tijdige afstemming tussen alle partijen nodig. Ook is meer afstemming tussen de verschillende evenementen onderling en de gemeente vereist. Een instrument dat we hiervoor gaan inzetten is een evenementenplatform . Dit is een platform waar alle stakeholders elkaar ontmoeten en gezamenlijk afspraken maken (coördinatiepunt). Dit platform wordt geïnitieerd en gefaciliteerd vanuit de gemeente en zal de behoeftes inventariseren. Het doel is om in eerder stadium ideeën met elkaar uit te wisselen, ondernemers van verschillende sectoren bij elkaar brengen, partners uit de culturele, sportieve en onderwijssector te betrekken, programmering af te stemmen maar ook de verschillende veiligheids- en hulpdiensten te betrekken. Op deze manier ontstaat meer onderling begrip en dat leidt, mede op basis van ondernemerschap, tot lange-termijn-keuzes en een meer draagvlak. We letten hierbij ook op een goede verbinding met de nieuwe binnenstadorganisatie (nog in ontwikkeling) en de organisatie voor de podiumkunsten (ook nog in ontwikkeling).

4.5 Subsidies herschikken en efficiënter inzetten

Subsidies dienen ingezet te worden als motor om de doelstellingen van het evenementenbeleid te bereiken (zie hoofdstuk 3). Dat betekent dat er voldoende ondersteuning en stimulering moet zijn van innovatie en creativiteit bij bestaande en nieuwe evenementen en evenementen die Harderwijk op de kaart zetten als toeristische trekpleister. Er zijn eenduidige regels en criteria bij het verlenen van subsidies voor evenementen nodig. Door subsidies gericht in te zetten kunnen wij vraaggerichte ontwikkeling van nieuwe evenementen stimuleren (zie subsidiecriteria). In de gesprekken met de evenementenorganisatoren kwam ook duidelijk de wens naar voren om de gemeentelijke financiële stromen voor evenementen te herschikken. Er is behoefte aan een eenduidig subsidiebeleid waarin keuzes gemaakt worden. Om het proces overzichtelijker te maken en te werken aan het bereiken van onze doelstellingen doen we hieronder een voorstel hoe de budgetten en criteria aan te passen.

Werkwijze subsidiering

Jaarlijks is er op dit moment een evenementenbudget beschikbaar van € 60.000,-. De werkwijze voor de verdeling van het huidige evenementbudget is als volgt:

• •

  Het college stelt jaarlijks het subsidieplafond vast.

• •

  De aanvragen worden ingediend bij de beleidsadviseur subsidies.

• •

  Deze adviseur verzamelt alle aanvragen en maakt een voorstel voor de verdeling van het budget na overleg met de betrokkene sectoren (toerisme en recreatie, cultuur en vergunningverlening).

• •

  Alle subsidieaanvragen worden naast de criteria van de deelverordening subsidies Evenementen gelegd.

• •

  Het voorstel wordt voorgelegd aan de budgetverantwoordelijke en de betreffende wethouder.

• •

  Op basis van deze bespreking wordt de definitieve verdeling vastgesteld.

• •

  Dat gebeurt een keer per jaar in het begin van het kalenderjaar.

Continuïteit borgen

Wij willen continuïteit voor bestaande evenementen in Harderwijk borgen. Daarom ondersteunt de gemeente evenementen jaarlijks met subsidies en daarnaast ook facilitair door bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van een mobiele podium en/of dranghekken, het schoonmaken van de terreinen, de ondersteuning door stadtoezicht, etc.

Om evenementen of clusters van evenementen met (inter)nationale allure beter te kunnen ondersteunen denken we aan meerjarige afspraken zodat er meer zekerheid komt. Deze afspraken worden zoveel mogelijk SMART geformuleerd. Evenementen die in aanmerking komen zullen aan voorwaarden moeten voldoen zoals:

• •

  meer dan 10.000 bezoekers trekken

• •

  publiek vanuit buiten Harderwijk aantrekken

• •

  vaste waarde voor de stad hebben (het evenement wordt al enkele jaren georganiseerd; het evenement laat een stijgende lijn zien voor wat betreft bezoekers en publiciteit)

Het voorstel is een ondersteuning voor een periode van drie jaar, waarna de resultaten geëvalueerd worden. Het doel is om deze evenementen te versterken door zekerheid te bieden. Tegelijkertijd wordt ook aangegeven dat de gemeente verwacht dat deze periode ook gebruikt wordt om andere geldbronnen in beeld te brengen zodat deze evenementen op termijn minder afhankelijk worden van overheidssubsidies. Tegenwoordig zijn er diverse mogelijkheden om dat te bereiken (zie hieronder crouwdfunding).

Vernieuwing stimuleren

Om nieuwe initiatieven en nieuw aanbod te stimuleren willen we een stimuleringsbudget voor evenementen invoeren. Door te investeren in innovatie en creativiteit willen we het Harderwijkse evenementenaanbod naar een hoger niveau brengen. Nieuwe initiatieven verbreden het aanbod van evenementen en bieden de mogelijkheid voor het aantrekken van nieuwe doelgroepen (als kansrijke ontwikkelingen worden in het rapport van Bureau voor Ruimte & Vrije Tijd de volgende thema’s genoemd: water, Hanze, food, etc.).

Naast subsidies van de overheid speelt ook draagvlak in de maatschappij een belangrijke rol. Een van de mogelijkheden om draagvlak te creëren is het gebruik van crowdfunding, een inmiddels populaire manier om een initiatief geheel of gedeeltelijk te financieren.

Beschikbare budgetten bundelen

Het beschikbare budget voor evenementen is € 60.000. Daarnaast zijn er nog twee andere subsidiepotten die onder andere bestemd zijn voor het ondersteunen van eenmalige evenementen/ activiteiten, te weten:

• •

  Subsidie Culturele impuls (ondersteuning van culturele evenementen) en

• •

  Eenmalige activiteitensubsidie welzijn, sport, cultuur en zorg (ondersteuning van sport- en cultuurevenementen)

Jaarlijks worden vanuit de twee laatstgenoemde budgetten circa € 40.000,- voor eenmalige of nieuwe evenementen gebruikt. Om meer overzicht en efficiency bij het aanvragen van subsidie te verkrijgen gaan we de beschikbare budgetten bundelen: € 60.000,- evenementensubsidie wordt aangevuld met €40.000,- van de subsidie Culturele impuls en de Eenmalige activiteitensubsidie welzijn, sport, cultuur en zorg. Daarmee ontstaat een subsidiebudget voor evenementen van € 100.000,-

Aanvullend budget nodig voor vernieuwing

Naast het budget voor de ondersteuning van bestaande evenementen willen we ook inzetten op vernieuwing en nieuwe evenementen. Nieuwe innovatieve, creatieve en kleinschalige evenementen kunnen het aanbod verbreden en nieuwe doelgroepen bereiken. Om dit te kunnen realiseren stellen we voor om een aanvullend budget beschikbaar te stellen van € 30.000,- Het effect van de inzet van deze aanvullende middelen willen we in 2020 evalueren.

Nieuwe evenementen die in aanmerking komen voor dit budget worden minder streng beoordeeld op de subsidiecriteria (subsidiecriteria van de Algemene Subsidie Verordening zijn verplicht). De initiatieven hebben de mogelijkheid om maximaal twee jaar gebruik te maken van deze ‘aanmoedigingssubsidie’. Daarna doen ze mee met de reguliere evenementen en kunnen ze ‘gewone’ evenementensubsidie aanvragen.

Subsidiecriteria

Hieronder geven we de lijst van criteria waarop bij de toekenning van subsidie getoetst zal worden.

We hebben hierbij gekozen voor hoofdlijnen op basis van de doelstellingen die de gemeente heeft met evenementen (en niet op gedetailleerde criteria).

Het evenement:

• •

  sluit aan bij de doelstellingen en de strategische keuzes van het evenementenbeleid;

• •

  past in de evenementenkalender qua tijdstip, soort evenement en locatie;

• •

  is voor iedereen toegankelijk.

De organisator:

• •

  is een rechtspersoon;

• •

  beschikt over de vereiste vergunning(en)/ontheffing(en) voor het evenement.

De begroting:

• •

  is transparant en kostenefficiënt opgesteld. Er moet inzicht zijn in de inkomsten (ook van andere financiers) en uitgaven het evenement;

• •

  laat duidelijk blijken dat er een financiële noodzaak is voor het aanvragen van subsidie;

• •

  laat zien dat tenminste 75% van de inkomsten uit andere bronnen afkomstig is dan de aangevraagde subsidie.

Meerwaarde:

Het evenement heeft meerwaarde voor tenminste voor één van de volgende aspecten:

• •

  media-aandacht tenminste regionaal bij voorkeur nationaal (promotionele doelstelling)

• •

  relatief hoge bezoekersaantallen

• •

  gericht op samenwerking met ondernemers en/of organisaties en/of onderwijs in Harderwijk.

Marketing en communicatie:

Een goed marketing- en communicatieplan is essentieel voor een succesvol evenement. Bij de beoordeling van aanvragen wordt dit dan ook meegewogen. Belangrijke aspecten zijn onder andere:

• •

  samenwerking met de lokale marketing en promotie stichting van Harderwijk;

• •

  verhouding van het marketing- en communicatiebudget tot de totale begroting van het evenement

• •

  de samenwerking met mediapartners en welke dat zijn

4.6 Versterken van de relatie tussen evenementenbeleid en vergunningsbeleid

De gemeente Harderwijk is samen met de organisatoren verantwoordelijk voor de veiligheid, de openbare orde en het regelen van het verkeer bij evenementen. De groei van het aantal evenementen en de nieuwe landelijke en regionale inzichten met betrekking tot veiligheid vereisen een nieuwe houding van de ambtelijke organisatie en extra inspanningen. Een evenement dat niet goed of veilig is georganiseerd, kan het imago van de stad schaden, waardoor Harderwijk op langere termijn bestedingen en werkgelegenheid kan verliezen. Eenduidig beleid en heldere normen gecombineerd met toezicht en handhaving van het beleid en de gestelde normen zijn dan ook voor alle betrokkenen van belang. De randvoorwaarden voor evenementen zijn erop gericht om tot een zo evenwichtig mogelijke balans te komen tussen alle, vaak tegengestelde, belangen. Uit het oogpunt van duidelijkheid van het beleid worden alle evenementen op gelijke wijze getoetst.

In het kader van dereguleren en optimaliseren van de vergunningverlening bij evenementen wordt op dit moment het proces geoptimaliseerd. Het doel is vergunningen tijdig in behandeling te nemen en sneller te verstrekken, procedures te vereenvoudigen, de organisatoren beter te faciliteren en efficiënter overleg met de brandweer en politie te voeren. Kleine evenementen kunnen volstaan met een melding en er worden meerjarige vergunningen geïntroduceerd voor grote evenementen die in dezelfde setting worden georganiseerd en voldoende kwaliteit en professionaliteit laten zien. Verder stelt de gemeente modellen beschikbaar voor veiligheidsplannen die organisatoren kunnen aanpassen aan hun evenement. In niet-voorzienbare bijzondere gevallen (bijvoorbeeld een kampioenschap of huldiging) kan door het bevoegd gezag, de burgemeester, van de vastgestelde beleidsregel worden afgeweken. Dit kan in beginsel alleen wanneer volgens het oordeel van de burgemeester de toegevoegde waarde van het evenement groter is dan de te verwachten overlast.

4.7 Locatieprofielen opstellen

Locatieprofielen zijn de basis voor een goede samenwerking met zowel organisatoren als omwonenden. Ze dragen bij aan een meer passende evenementenprogrammering in de buitenruimte, meer variatie in het aanbod, een omgevingsbelasting die aansluit bij het karakter van de locatie en het bevorderen van veiligheid en bereikbaarheid. Bij het opstellen van deze profielen zal rekening worden gehouden met de gewenste programmering, het profiel qua omgeving (bijv. woon of winkelgebied), de fysieke kenmerken van het terrein, veiligheidsaspecten, eventuele regels rond de natuurwetgeving en het bestemmingsplan, het akoestisch profiel (geluid), parkeren en verkeer en de informatieverspreiding naar omwonenden. De profielen zullen zo worden opgesteld dat ze voor de evenementenorganisatoren en de omwonenden vooraf helderheid bieden wat er wel en niet kan. Het opstellen van locatieprofielen is opgenomen in het actieprogramma. Incidentele uitzonderingen op de bepalingen in de locatieprofielen zullen mogelijk blijven, maar deze zullen apart, per geval beoordeeld worden.

In de toekomst houden wij rekening met de ontwikkelingen van het project Waterfront waar ook mogelijkheden ontstaan voor het organiseren van evenementen (watergerelateerde evenementen), maar ook ruimte verdwijnt die wordt teruggegeven aan het water. Op korte termijn ontstaat een tijdelijke locatie op het parkeerterrein op de Havendijk. Ook de Boulevard en de havens lenen zich in de toekomst als potentieel evenemententerrein.

We gaan wijkbewoners en organisatoren betrekken bij het opstellen van de locatieprofielen en bij het uitvoeren van het actieprogramma. In verschillende contacten met de bewoners is vastgesteld dat ook omwonenden veel waardering hebben voor de kwaliteit en diversiteit van ons evenementen aanbod, maar daarnaast ook aandacht vragen voor de overlast die zij soms ondervinden. Die overlast bestaat vooral uit geluidsoverlast en parkeerdruk.

Bij de beoordeling of een locatie een geschikt decor is voor een bepaald evenement, wordt gekeken naar de risico's op het gebied van openbare orde en veiligheid, de impact op de omgeving en de eventuele gevolgen voor het verkeer. Het publieksprofiel (bijvoorbeeld aantal en type bezoekers), het ruimtelijk profiel (bijvoorbeeld de locatie van het evenement, de toegankelijkheid van aan- en afvoerwegen) en het activiteitenprofiel (bijvoorbeeld het soort evenement, de duur van het evenement ) zijn hier heel belangrijk. Wat betreft evenementen in de binnenstad dient er met name aandacht te worden besteed aan het specifieke karakter van de historische binnenstad. Alleen al de kleinschaligheid hiervan )met uitzondering van de Markt, het Kloosterplein en het Hortuspark), de monumentale uitstraling en de relatief beperkte ruimte op straten en pleinen geeft een beperking in mogelijkheden wat betreft aard en omvang van evenementen. Het is daarnaast van belang dat - als er verschillende evenementen plaatsvinden op dagen zoals de intocht van Sinterklaas of Aaltjesdagen - de verschillende evenementonderdelen op een goede manier op elkaar zijn afgestemd. Uitgangspunt bij dergelijke gebeurtenissen is het in acht nemen van de balans tussen de verschillende evenementonderdelen om zo te voorkomen dat bepaalde evenementonderdelen, gezien de aard, schaal en controleerbaarheid van bezoekersstromen van deze onderdelen, deze balans kunnen verstoren. Dit is voor de uitstraling van het totale evenement onwenselijk. Het bovenstaande leidt er toe dat voor bijvoorbeeld (grootschalige) muziekevenementen in de sfeer van muziekfestivals en concerten geldt dat locaties als de Stille Wei en de Markt geschikt zijn. Voor (culturele) evenementen zoals de boekenmarkt, het Podiumspektakel en de UIT- markt geldt dat juist het decor van de binnenstad hiervoor prachtig is (zie in de bijlage 5 overzicht evenementenlocaties).

4.8 Actieprogramma

Hieronder geven we in een tabel de beoogde acties voor de komende jaren weer met daarin een voorstel voor de te betrekken partijen, de projectleider en een tijdpad.

Bijlagen