Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Harderwijk houdende regels omtrent de archiefbescheiden (Archiefverordening gemeente Harderwijk 2021)

Ondertekening

Memorie van toelichting

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen op een wijze waarmee de duurzame, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.

Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het college van burgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college van burgemeester en wethouders wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad. Het college van burgemeester en wethouders neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in de Beheerregeling informatiebeheer, op grond van artikel 7. De taken en verantwoordelijkheden van de gemeentearchivaris worden vermeld in diens aanwijzingsbesluit. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

• a.

  Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren.

• b.

  Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.

• c.

  Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.

Artikel 2

Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet.

Artikel 3

De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het gemeentelijk informatiebeleid in brede zin. Het college van burgemeester en wethouders dienen de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen.

Artikel 4

De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.

Artikel 9

Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de archivaris aanwijst. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.

Artikel 10

Dit is bepaald in artikel 31 van de wet.

Artikel 14

Dit artikel is gebaseerd op titel 5.2 van de Algemene wet bestuursrecht en dan met name artikel 5.17, lid 1: ‘Een toezichthouder is bevoegd inzage te vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden.

Maar ook op artikel 5.20, lid 1: ‘Een ieder is verplicht aan een toezichthouder binnen de door hem gestelde redelijke termijn alle medewerking te verlenen die deze redelijkerwijs kan vorderen bij de uitoefening van zijn bevoegdheden.’

Dit betekent niet dat de toezichthouder en de inspecteur te allen tijde onbeperkt toegang tot de archiefbescheiden moeten hebben. Artikel 5.13 van de Awb zegt hierover: ‘Een toezichthouder maakt van zijn bevoegdheden slechts gebruik voor zover dat redelijkerwijs voor de vervulling van zijn taak nodig is.’ De toegang wordt dus alleen verstrekt op verzoek van de toezichthouder of diens medewerker. De wijze waarop de bevoegdheid wordt toegepast is aan de gemeente.

Artikel 16 en 17

De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad.

Artikel 18

De archivaris kan op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om bepaalde voorzieningen te treffen.

Artikel 19

Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.