Besluit van de provinciesecretaris van de provincie Noord-Holland van 10 juni 2021, nr. 1638587/1651307, houdende regels omtrent ondermandaat, volmacht en machtiging (Besluit ondermandaat volmacht en machtiging directie Concernzaken Noord-Holland)

ALGEMEEN (ALLE SECTOREN)

1. correspondentie en overige contacten

a

Besluit tot het doorzenden van stukken o.g.v. art. 2:3 Awb en artikel 6:15 Awb

Medewerker

b

Het verzoeken om aanvullende gegevens en het stellen van een termijn op grond van art. 4:5 Awb, waarbinnen een aanvraag kan worden aangevuld.

Medewerker

c

Besluiten tot het niet in behandeling nemen van een aanvraag op grond van art. 4:5 Awb.

Unitmanager

d

Beantwoorden van vragen (schriftelijk).

Unitmanager

Met uitzondering van schriftelijke vragen van PS-leden.

e

Het schriftelijk opvragen van inlichtingen, stukken in het kader van de voorbereiding van besluitvorming ten aanzien van beroepschriften, goedkeuring, etc.

Medewerker

f

Het besluit tot het voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures namens de provincie, PS of GS of het verrichten van handelingen ter voorbereiding daarop, genoemd in artikel 158, eerste lid, onder e, van de Provinciewet.

Directeur

Portefeuillehouder wordt zo snel mogelijk (vooraf) in kennis gesteld.

2. Bevoegdheden inzake inkoop en aanbesteding

a

Het uitbrengen van een offerte-aanvraag incl. bijlagen > €50.000

Medewerker vanaf schaal 11

Verplicht advies CZ/Inkoop bij opdrachten ≥ nationaal of EU drempel

Bij offerte uitvraag <50.000 zelf regelen in de administratieve organisatie van het desbetreffende organisatieonderdeel

b

Het publiceren van een Nota van Inlichtingen

Medewerker vanaf schaal 11

Verplicht advies CZ/Inkoop bij opdrachten ≥ nationaal of EU drempel

c

Het nemen van een selectiebesluit en het besluit tot het afwijzen van niet-geselecteerde gegadigden en daarmee samenhangende (rechts)handelingen

Sectormanager Programma- en projectmanager

Verplicht advies CZ/Inkoop bij opdrachten ≥ nationaal of EU drempel

d

Het nemen van een besluit tot: (voorlopige) gunning, het afwijzen van inschrijvers, het aangaan en het aangaan van overeenkomsten.

Het besluit tot niet gunning (intrekken van een aanbesteding) voor zover het betreft nationaal of Europees aanbesteden

Mandaathouder bedragentabel onder II

Verplicht advies CZ/Inkoop bij opdrachten ≥ nationaal of EU drempel

e

Besluit % meerwerk/Verzoek tot Wijziging:

Te bepalen op basis van de som van al het meer- en/of minderwerk ten opzichte van de originele opdracht.

Beneden de EU drempel Leveringen/Diensten of Werken: 

Het totaal van het meerwerk is < 100% van de inschrijfsom én < het EU drempelbedrag Leveringen/Diensten en Werken.

Mandaathouder bedragentabel onder II per Verzoek tot Wijziging/

meerwerkopdracht

• -

  Vigerende provinciale aanbestedingsregels

• -

  Verplicht Advies CZ/ Inkoop als het totaal van het meerwerk ≥ 100% van de inschrijfsom is

Boven de EU drempel: 

Leveringen/Diensten:

Het totaal van het meerwerk is < 10% van de inschrijfsom

Werken: Het totaal van het meerwerk is < 15% van de inschrijfsom

Mandaathouder bedragentabel onder II per Verzoek tot Wijziging/

meerwerkopdracht

Boven EU drempel:

Leveringen/Diensten 

Het meerwerk is ≤ 50% van de inschrijfsom per meerwerkopdracht

Werken:

Het meerwerk is ≥ 15% en

< 50% van de inschrijfsom per meerwerkopdracht 

Mandaathouder bedragentabel onder II per Verzoek tot Wijziging/

meerwerkopdracht

Motivering conform de Aanbestedingswet art. 2.163 a t/m f

• -

  Verplicht advies CZ/ Inkoop per Verzoek tot Wijziging en Meerwerkopdracht

f

Het besluit om af te wijken van de vigerende Inkoopvoorwaarden

Directeur

Na advies sector CZ/ Inkoop

g

Het besluit om af te wijken van de aanbestedingsregels (beneden de EU drempels)

Mandaathouder bedragentabel onder II

Na advies sector CZ/ Inkoop

h

Het afhandelen van een klacht over een aanbestedingsprocedure

Mandaathouder bedragentabel onder II die verantwoordelijk is voor de aanbesteding

Conform klachtenreglement

3. overige besluiten met financiële gevolgen

a

Besluit tot het aangaan van en het aangaan van (andere) privaatrechtelijke rechtshandelingen niet zijnde beslissingen over aanbesteding en inkoop van Levering/Diensten of Werken

Unitmanager

Sectormanager

Directeur

≤ 100.000,-

≤ Drempelwaarde Europees aanbesteden voor Leveringen en Diensten

≤ € 1.000.000,-

b

Besluit tot het aangaan van een vaststellingsovereenkomst

Directeur

≤€1.000.000, na advies sector JZ

SPECIFIEK (PER SECTOR)

1. Financiën

a

De door PS-vastgestelde begroting ex art. 195, 2e lid Pw., vergezeld van de in art. 194, 1e lid Pw., bedoelde stukken zenden aan de Minister BZK en de evt. besluiten tot wijziging van de begroting ex art. 196, 1e lid Pw.

sectormanager

b

De door PS-vastgestelde jaarrekening en jaarverslag bijbehorende stukken (art. 204 Pw.) zenden aan de Minister Binnenlandse Zaken

sectormanager

c

De door PS vastgestelde (wijzigingen van de) verordeningen bedoeld in artikelen 216, 217 en 217a Pw., na vaststelling door PS zenden aan de Minister Binnenlandse zaken ex art. 218 Pw.

sectormanager

d

Het ter kennis brengen aan de Minister van Financiën van besluiten tot het invoeren, wijzigen of afschaffen van provinciale opcenten ex art. 222a Pw.

sectormanager

e

Informatie te verstrekken aan het Centraal Bureau Statistiek en het Ministerie van Binnenlandse Zaken op grond van artikel 190 Provinciewet en artikel 71 van het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) en artikel 2 van de Regeling vaststelling taakvelden en verstrekking informatie voor derden.

sectormanager

2. Juridische Zaken

a

Vaststellen/indienen verweerschriften in het kader van beroepsprocedures

Sectormanager

b

Vaststellen/indienen verweerschriften bij de HAC

Vaststellen/indienen verweerschriften inzake primaire besluiten afkomstig van de directie Concernzaken bij de HAC met uitzondering van die van de sector Subsidies- en Inkoop

Conform mandaat directie die primair besluit heeft opgesteld

Sectormanager

In overleg met JZ

c

Beslissingen in de voorfase van de behandeling van een klacht ex hoofdstuk 9 Awb (bemiddeling) met uitzondering van klachten ingekomen bij het Milieu Informatie Punt

Sectormanager

Beslissingen n.a.v. een klacht waarbij een lid van GS, de provinciesecretaris, of een directeur betrokken is, moeten altijd door GS-plenair genomen worden.

d

Het verlenen van een schriftelijke machtiging aan medewerkers en externen tot procesvertegenwoordiging van Gedeputeerde Staten in rechte op grond van artikel 15 van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging GS van NH

Sectormanager

NB: de sectormanager JZ is rechtstreeks bevoegd tot het verlenen van een schriftelijke machtiging aan medewerkers en externen tot procesvertegenwoordiging namens de rechtspersoon provincie NH/cdK op grond van artikel 5, tweede lid van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging cdK van NH

e

Het nemen van besluiten op een verzoek om inzage als bedoeld in artikel 15 van de algemene verordening gegevensbescherming

Sectormanager

f

Het nemen van besluiten op een verzoek om rectificatie als bedoeld in artikel 16 van de algemene verordening gegevensbescherming

Sectormanager

g

Het nemen van besluiten op een verzoek om gegevenswissing als bedoeld in artikel 17 van de algemene verordening gegevensbescherming

Sectormanager

h

Het nemen van besluiten op een verzoek om beperking van de verwerking als bedoeld in artikel 18 van de algemene verordening gegevensbescherming

Sectormanager

i

Het nemen van besluiten op een verzoek in het kader van het recht op overdraagbaarheid / dataportabiliteit als bedoeld in artikel 20 van de algemene verordening gegevensbescherming

Sectormanager

j

Het nemen van besluiten op een verzoek om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit als bedoeld in artikel 22 van de algemene verordening gegevensbescherming

Sectormanager

k

Het nemen van besluiten tot het al dan niet toekennen van schadevergoeding inzake claims die vallen onder de dekking van de door de provincie afgesloten verzekering

Sectormanager

l

Het nemen van besluiten op grond van de Wet openbaarheid van bestuur

Sectormanager

• 1.

  Omvat in ieder geval het Wob-besluit op grond van artikel 5 en 6 van de Wob,

Het sturen van de doorzendbrief op grond van artikel 4 van de Wob en de schriftelijke mededeling op grond van artikel 6, tweede lid, van de Wob dat niet binnen de termijn van 28 dagen een besluit op het verzoek kan worden genomen

Medewerker

3. Concernservicecentrum

a

Het besluit tot vervreemding van niet in een rijksarchief-bewaarplaats berustende archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995

Unitmanager DIV

b

Het vragen van een machtiging voor vervreemding van archiefbescheiden bij de Minister van OCW als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995

Unitmanager DIV

c

Het opmaken van een verklaring (procesverbaal) tot vernietiging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995

Unitmanager DIV

d

Het besluit tot vernietiging van de archiefbescheiden op basis van het wettelijk vastgesteld instrument van de provincie Provisa (Provinciale Selectielijst Archieven)

Unitmanager DIV

e

Het besluit tot machtiging voor vernietiging van stukken die volgens Provisa een bewaartermijn kennen van 1 jaar.

Unitmanager DIV

Vooraf afstemming met de provinciearchivaris omtrent de zaaktypen die een bewaartermijn kennen van 1 jaar

f

Het besluit tot het overbrengen van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 4 van de Archiefwet 1995

Unitmanager DIV

g

Het opmaken van een verklaring (proces verbaal) tot vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995

Unitmanager DIV

voor zover het archiefbescheiden betreft waar voorafgaand een vervangingsbesluit als bedoeld in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 is genomen.

h

Beschikking inzake het invorderen van een dwangsom als bedoeld in artikel 5:37, eerste lid of tweede lid van de Awb alsmede de uitvoerende (rechts)handelingen

Unitmanager FIA

Onder de uitvoerende (rechts) handelingen wordt onder meer verstaan:

• -

  schriftelijke kennisgeving aan de overtreder dat geconstateerd is dat de last uit het handhavingsbesluit is overtreden en dat er derhalve een dwangsom van rechtswege is verbeurd waarvoor de betalingstermijn loopt (de zgn. verbeuringsbrief)

• -

  verzoek om zienswijze op voornemen invorderingsbesluit ex artikel 4:8 Awb

i

Besluit tot eerste en tweede aanmaning als bedoeld in artikel 4:112 van de Awb

Medewerker FIA

Onder het besluit tot aanmaning wordt verstaan het opstellen, vaststellen en/of verzenden van een aanmaning

j

Het stuiten van de verjaring van een geldschuld als bedoeld in artikel 4:105 en 4:106 van de Awb 

Unitmanager FIA

k

Het verrichten van (rechts)handelingen op grond van het Burgerlijk Wetboek en Burgerlijke Rechtsvordering in het kader van geldvorderingen

Medewerker FIA

Onder de (recht)handelingen wordt onder meer verstaan: aanmaning/betalingsherinnering en stuiting verjaring

4. Subsidies- en Inkoop

a

Besluiten tot subsidieverstrekking of het verstrekken van een investeringsbudget tot en met een bedrag van € 500.000,-.

Unitmanager

Dit omvat onder meer het (voorgenomen besluit) inzake het-weigeren van een subsidie;

• -

  wijzigen, intrekken van de subsidieverlening of -vaststelling;

• -

  het uitbetalen van een voorschot; 

• -

  het opleggen en uitwerken van een vergoedingsplicht ten laste van de subsidieontvanger;

• -

  (ambtshalve en lager) vaststellen van een subsidie en het terugvorderen van te veel betaald voorschot.

b

Besluiten tot het verstrekken van subsidieverstrekking vooruitlopend op een nieuwe verordening of uitvoeringsregeling tot en met een bedrag van € 500.000,-.

Sectormanager

Mits GS hebben ingestemd met het binnen 1 jaar voorleggen van de verordening aan PS.

c

Het weigeren van een subsidie op grond van artikel 4:25, tweede lid van de Awb.

Medewerker

Voor alle overige weigeringen is de unitmanager bevoegd.

d

Besluiten tot het uitbetalen van voorschotten tot en met € 125.000,-.

Medewerker

Indien bij het besluit tot subsidieverlening een voorschot is verleend en het voorschot ten hoogste 80% van de verleende subsidie bedraagt.

e

Besluiten tot de eerste wijziging van de in de subsidieverlening genoemde datum waarop een voortgangsrapportage of aanvraag tot vaststelling moet zijn ingediend, voor een periode van maximaal 6 maanden.

Medewerker

Mits de (Uitvoerings-)regeling dit toelaat

f.

Vaststellen/indienen verweerschriften bij de HAC of i.h.k.v. beroepsprocedures

Sectormanager

In overleg met JZ

Onder-gemandateerde

Inkoop/aanbesteding Werken

Inkoop/aanbesteding Levering/Diensten of andere overeenkomsten niet zijnde inkoop/aanbesteding Leveringen/Diensten of Werken

Directeur

≤ Drempelbedrag Europees aanbesteden voor Werken

≤ € 1.000.000,-

Sectormanager

≤ Drempelbedrag Europees aanbesteden voor Leveringen en Diensten

≤ Drempelbedrag Europees aanbesteden voor Leveringen en Diensten

Functionaris aangewezen als budgethouder, als bedoeld in het vigerende Budgethoudersreglement provincie Noord-Holland ≤ Drempelwaarde Europees aanbesteden voor Leveringen en Diensten ≤ Drempelwaarde Europees aanbesteden voor Leveringen en Diensten ≤ Drempelwaarde Europees aanbesteden voor Leveringen en Diensten n.v.t.

≤ Drempelbedrag Europees aanbesteden voor Leveringen en Diensten

≤ Drempelbedrag Europees aanbesteden voor Leveringen en Diensten

Unitmanager

≤ € 100.000,--

≤ € 100.000,--