Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Boekel houdende regels omtrent de basisregistratie personen (Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Boekel 2021)

Ondertekening

Bijlage 1 behorend bij Reglement gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens

Rechtstreekse toegang tot de BRP hebben:

• 1.

  de beheerder van de BRP en de door de beheerder BRP aangewezen medewerkers die zijn belast met de bijhouding van de BRP en de daaruit voortvloeiende taken.

• 2.

  Overheidsorganen die op grond van artikel 3 van de verordening gegevensverstrekking BRP inzage mogen hebben in de BRP en deze inzage niet via datadistributie of het gegevensmagazijn kunnen verkrijgen. Aan deze medewerkers wordt een algemeen autorisatie profiel toegekend op basis van de wettelijke taken die zij uitvoeren

Voor rechtstreekse toegang tot de BRP zijn drie profielen van toepassing:

• •

  Profiel 1: Medewerkers BRP

• •

  Profiel 2: Applicatiebeheer BRP

• •

  Profiel 3: Algemeen profiel raadplegen

Bijlage 2 behorend bij Reglement gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens

Verstrekkingen aan derden met een gewichtig maatschappelijk belang

Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van en met inachtneming van art. 3.21 Wet BRP verzocht heeft om beperking gegevensverstrekking (geheimhouding).

Bijlage 3 behorend bij Reglement gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens

[Dit formulier is als externe bijlage te downloaden.]

Algemene toelichting

Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.

Wetgeving

Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA door dat van de Wet basisregistratie personen (Wbrp) vervangen. Onder de GBA diende het gemeentebestuur bij of krachtens verordening kaders te stellen voor het gebruik van GBA-gegevens binnen de eigen organisatie en de verstrekking van gegevens aan bepaalde derden. Op grond van de Wet BRP is het verplicht kaders te stellen voor het verstrekken van gegevens aan derden.

De wetgever laat het aan het inzicht van het gemeentebestuur over, om dit al dan niet voor het intern gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen.

De gemeente verwerkt naast persoonsgegevens van de BRP in hetzelfde systeem zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’. De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens wordt geregeld in de AVG en Uitvoeringswet AVG, maar vallen niet onder de werking van de Wet BRP.

Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat het gemeentebestuur meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt. Het reglement voorziet in een nadere invulling aan de verstrekking van gegevens uit de Basisregistratie Personen aan organen van gemeente Boekel. Dit reglement voorziet daarnaast in de aanwijzing van door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor gemeente Boekel en van de categorieën van derden die dergelijke werkzaamheden verrichten ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt. Daarmee voldoet gemeente Boekel aan de vereisten zoals gesteld in de Wet BRP.

De gemeenteraad heeft op 10 december 2020 besloten een reglement van verstrekkingen aan organen van gemeente Boekel en aan derden over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. Het reglement van de verstrekkingen aan derden heeft de raad gedelegeerd aan burgemeester en wethouders op grond van zijn bevoegdheid genoemd in artikel 156 Gemeentewet.

Gegevens van ‘niet- inwoners’

De minister van BZK verstrekt de gemeente, voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Boekel woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Boekel op grond van art. 3.2 Wet BRP. Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke basisregistratie personen. GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer. De gegevens die ontvangen worden via deze GABA-aansluiting worden opgeslagen in het gemeentelijke zaaksysteem/gegevensmagazijn.

Distributie van persoonsgegevens

De medewerkers van de gemeente raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente ingeschreven zijn via GBA-V. Voor personen die wel in de gemeente ingeschreven zijn raadplegen of gebruiken zij de BRP. De medewerkers van andere afdelingen - dan burgerzaken -, die persoonsgegevens gebruiken, raadplegen die persoonsgegevens via het gegevensmagazijn. Daarnaast kunnen sommige afdelingen ook zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ inzien, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Begripsbepalingen

De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud, zijn integraal overgenomen uit artikel 1 van de Wet BRP. Dit betreft de begrippen: basisregistratie, ingeschrevene, ingezetene en derde.

Basisregistratie

Juridisch gezien is sprake van één Basisregistratie Personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het Rijk beheerde en lokale door gemeente Boekel beheerde voorzieningen. In de loop van de komende jaren zullen de lokale voorzieningen mogelijk opgaan in één centrale voorziening.

Ingeschrevene en ingezetene

Een ingeschrevene is een persoon van wie een persoonslijst is opgenomen in de BRP. Dat kan ook een persoon betreffen die niet in Nederland woonachtig is, maar wel een relatie heeft met de Nederlandse overheid. De ingezetene is de ingeschrevene die in gemeente Boekel woont.

Derde

Een derde is elke natuurlijk persoon, niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon, die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 – Begripsbepalingen

In dit artikel worden de begrippen beschreven welke voor dit reglement van toepassing zijn.

Artikel 2 – Toegang tot de BRP c.q. GBA-V

De minister van BZK verstrekt de gemeente voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in gemeente Boekel woonachtig zijn. Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor gemeente Boekel op grond van artikel 3.2 Wet BRP. Zolang de Wet BRP door gemeente Boekel wordt uitgevoerd met behulp van systemen die gebruikt werden tijdens de Wet GBA, is er geen sprake van systematische verstrekking van persoonsgegevens door de minister van BZK, met betrekking tot de eigen inwoners. Gemeente Boekel heeft in dat geval zelf beschikking over de persoonsgegevens van haar eigen inwoners. Voor het gebruik van gegevens van personen die in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in gemeente Boekel woonachtig zijn, dient gemeente Boekel het autorisatiebesluit van de minister van BZK in acht te nemen.

Rechtstreekse toegang tot de BRP

Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de gemeentelijke of wettelijke taak van de betreffende organen (zie art. 3.8 lid 2 Wet BRP). Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerden als raadpleger de beschikking krijgen over een inzagescherm. Hierop kunnen zij rechtstreeks de persoonsgegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. De medewerker krijgt toegang, nadat deze een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend als onderdeel van zijn autorisatieaanvraag. De mogelijkheid om persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.

Artikel 3 – Toegang tot persoonsgegevens via het datadistributiesysteem en het gegevensmagazijn

Voor de verstrekking aan de Civision Makelaar Gegevens (CMG) wordt aangesloten bij autorisatiebesluit van de minister van BZK voor gemeente Boekel op grond van artikel 3.2 Wet BRP. Organen van gemeente Boekel mogen alleen gebruik maken van de CMG zoals vermeld in het autorisatiebesluit.

Beperkte set aan gegevens

Op grond van art. 3.9 lid 4 Wet BRP kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Aangehaakt gegevens

• •

  Voorletter(s) van de persoon, moeder, vader, partner en kinderen;

• •

  Burgerlijke staat;

• •

  Gezinsverhouding, gezinssterkte, gezinssamenstelling;

• •

  Adreshistorie die vóór 1 oktober 1994 is ontstaan;

• •

  Historische persoonslijsten, exclusief de verwijsgegevens van personen die verhuisd zijn naar een andere gemeente;

• •

  Wijk-/buurtcode;

• •

  Stemdistrict;

• •

  Interne aantekeningen/signaleringen.

Voor het gebruik van de persoonsgegevens in CMG is de AVG van toepassing. De persoonsgegevens kunnen uitsluitend gebruikt worden wanneer er een grondslag is, zoals neergelegd in artikel 6 lid 1 sub e van de AVG.

Artikel 4 – Incidentele verstrekkingen aan overheidsorganen

Een incidenteel verzoek om gegevensverstrekking van persoonsgegevens door overheidsorganen wordt afzonderlijk beoordeeld op rechtmatigheid en doelmatigheid. Wanneer een incidenteel verzoek om gegevensverstrekking plaatsvindt vanuit het gegevensmagazijn wordt deze tevens getoetst aan de AVG.

Bijvoorbeeld gegevensverstrekking aan veiligheidsregio voor het uitvoeren van werkzaamheden met betrekking tot rampenbestrijding.

Voorwaarden verstrekking:

• -

  Ad-hoc op initiatief van de aanvrager

• -

  Gegevensverstrekking wordt aangeleverd op papier

• -

  De verwerking vindt plaats door het betreffende team

Artikel 5 –Verstrekkingen aan ketenpartners

Aan ketenpartners kunnen gegevens worden verstrekt, mits er een verwerkingsovereenkomst met deze ketenpartner is afgesloten, Bijvoorbeeld Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA).

Artikel 6 – Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, is telefonische verstrekking aan derden niet gewenst. Natuurlijk moet er wel een mogelijkheid zijn om aan een medewerker van de gemeente c.q. organen van de gemeente of andere gemeente telefonisch gegevens te verstrekken. Ondanks dat de meeste medewerkers als raadpleger rechtstreekse toegang tot de BRP zullen hebben, is het in het belang van betrokkene en de gemeente, dat een mondelinge verificatie kan plaatsvinden. Hierbij moet de medewerker die gevraagd wordt gegevens te verstrekken wel eenduidig vaststellen met wie hij/zij te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd overeenstemt met de autorisatie van de verzoeker. Met ander woorden: vooral bij telefonische verstrekking aan collega’s van andere afdelingen mogen niet meer gegevens worden verstrekt dan waar verzoeker recht op heeft. Bij twijfel kan óf de beleidsmedewerker burgerzaken óf de privacyofficer óf de functionaris gegevensbescherming óf de privacybeheerder BRP worden ingeschakeld.

Ook aan collega’s van andere gemeenten kunnen gegevens worden verstrekt. Voorwaarde is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet zekerheid bestaat dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak (bijvoorbeeld: geboorte- of overlijdensaangifte, afgifte reisdocument aan minderjarige). Indien de ingeschreven over wie gegevens gevraagd worden een verstrekkingsbeperking (geheimhouding) heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt.

Artikel 7 – Verstrekkingen aan derden en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Gegevensverstrekking als genoemd in dit artikel vindt alleen plaats door de beheerder van de BRP of door medewerkers die door de beheerder hiervoor zijn aangewezen. Daarnaast vindt deze gegevensverstrekking niet plaats indien het vermoeden bestaat dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene onevenredig wordt geschaad.

Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang

De wetgever heeft de verstrekking van toegang tot gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al deels voorzien in de Wet BRP. Desondanks kan er sprake zijn van een lokale situatie die het gemeenschappelijk belang dient, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In gevallen waarbij sprake is van gemeentelijke werkzaamheden die gelijktijdig het gemeentebelang en het maatschappelijk belang dienen, is de gemeenteraad bevoegd autorisaties aan nader te bepalen categorieën van derden te verlenen, voor het raadplegen van gegevens van inwoners van gemeente Boekel. De verantwoordelijkheid voor de bepaling hiervan is door de gemeenteraad op 10 december 2020 gedelegeerd aan burgemeester en wethouders op grond van artikel 156 Gemeentewet.

Voor de aanwijzing van de werkzaamheden dienen burgemeester en wethouders een aantal criteria als uitgangspunt te nemen. Het moet hierbij gaan om werkzaamheden:

• -

  die samenhangen met een overheidstaak;

• -

  gericht zijn op het in stand houden van voorzieningen voor burgers waarbij sprake is van overheidsverantwoordelijkheid;

• -

  waarbij, gelet op overheidsverantwoordelijkheid, ondersteuning daarvan door gegevensverstrekking uit de Basisregistratie Personen gerechtvaardigd is.

Derden met schriftelijke toestemming

Naast de toegestane verstrekking van gegevens aan derden die werkzaamheden met een gemeentelijk en maatschappelijk belang uitvoeren mogen gegevens ook verstrekt worden aan derden, die voorafgaand schriftelijke toestemming hebben verkregen van de persoon waar gegevens over worden opgevraagd.

Beperkte gegevensverstrekking

Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de Wet BRP kan de verstrekking van gegevens uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens. Dit betreft de volgende gegevens: de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerd partner, de eerdere echtgenoot of geregistreerd partner, het al dan niet gebruiken van de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerd partner of de eerdere echtgenoot/geregistreerd partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Artikel 8 – Verstrekkingsbeperking

Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van art. 3.21 Wet BRP verzocht heeft om verstrekkingsbeperking (geheimhouding).

Artikel 9 – Terugmeldplicht

Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen. Dit is verplicht volgens in art. 2.34 Wet BRP.

Artikel 10 – Protocolplicht

Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in art. 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.

Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.

Artikel 11 – Beveiliging

Het is een wettelijke verplichting dat er passende technische en organisatorische maatregelen getroffen worden.

Artikel 12 – Onvoorziene gevallen

In gevallen, de uitvoering van de verordening betreffende, waarin dit reglement of de AVG niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 13 – Slotbepaling, inwerkingtreding en citeertitel

In dit artikel wordt bepaald onder welke naam het reglement moet worden aangehaald en wanneer het in werking treedt.

Daarnaast wordt aangegeven dat onderhoud en beheer van het reglement wordt gemandateerd aan de behandelend ambtenaar.