Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Loon op Zand houdende regels omtrent de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (Controleverordening gemeente Loon op Zand 2021)

1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van drie jaar.

2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3. Het auditcomité heeft gedurende de aanbestedingsprocedure de rol van beoordelingscommissie.

4. Het auditcomité is bevoegd tot het uitspreken van de gunning onder opschortende voorwaarde van besluitvorming door de raad.

5. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

• a.

  De toe te passen toleranties bij de controle van de jaarrekening;

• b.

  De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• c.

  De apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen toleranties;

• d.

  De frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportage, zijnde de managementletter;

• e.

  De posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;

• f.

  De gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapportagetoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifieke aandacht moet besteden.

6. Voor de onder lid 5, sub a en c genoemde goedkeuringstoleranties wordt uitgegaan van de huidige wettelijk vastgelegde minimumeisen:

Voor de rapporteringstoleranties wordt 0,5% bij fouten en 1% bij onzekerheden gehanteerd.

7. In afwijking van lid 5, letters e en f, kan de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststellen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. Het Auditcomité adviseert de raad hierover.

1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle;

2. Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn;

3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juli van het jaar volgend op het begrotingsjaar aan de raad.

5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden;

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3. Ter bevordering van een efficiënte en effectieve accountantscontrole vindt zo nodig periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant, het Auditcomité, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller.

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig beoordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

3. Alle organisatie-eenheden zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over getrouwheid van de jaarrekening, de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde financiële beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2. Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijke aard aan de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders, na voorafgaand overleg met de concerncontroller. De accountant legt de managementletter naar aanleiding van de interimcontrole aan het college voor. De managementletter wordt daarna ter kennisname aangeboden aan het Auditcomité en de gemeenteraad.

3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met het Auditcomité

1. Deze verordening treedt een dag na bekendmaking in werking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2021 en later.

2. De controleverordening gemeente Loon op Zand 2009, vastgesteld op 6 november 2008, wordt ingetrokken zodra deze verordening in werking treedt.