Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Geldend van 06-05-2021 t/m heden

Intitulé

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Gemeente Goirle

April 2021

Voorwoord

Voor u ligt het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de gemeente Goirle. Dit beleid is aangepast aan de nieuwe wet- en regelgeving en de laatste maatschappelijke en economische ontwikkelingen.

Dit beleid geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van leveringen, diensten en werken. De gemeente Goirle wil een integere en betrouwbare opdrachtgever zijn die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt.

Dit beleid helpt in het streven naar een rechtmatige, doelmatige en integere inkooppraktijk. Het draagt ook zorg voor een juiste inbedding van actuele politieke thema’s binnen juridische kaders zoals het stimuleren van de lokale economie, duurzaamheid, maatschappelijke en sociale betrokkenheid.

Het model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid dat door de VNG in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven tot stand is gekomen, heeft als basis gediend voor dit Goirlese beleid en is aangepast op basis van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 en de Europese regelgeving waar de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 een uitwerking van is.

Ook is dit beleid met de gemeenten Oisterwijk en Hilvarenbeek afgestemd in het kader van de GHO-samenwerking. Het biedt een raamwerk van verschillende beleidsmaatregelen, waarbij de mogelijkheid bestaat dat gemeenten op basis van lokale beleidskeuzes eigen (beleids)accenten kunnen leggen.

Wij bieden met dit beleid de gemeente Goirle en opdrachtnemers een handvat voor professionele samenwerking bij inkoop- en aanbestedingstrajecten.

Inleiding

De gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingsproces.

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in de gemeente plaatsvindt. De gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).

Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het bestaand beleid van de gemeente.

Daarnaast gaat de gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten, zie bijlage 1.

1 Definities

In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Aanbestedingsdocument

Een aanvraag of een (Europese) aanbesteding van de gemeente voor te verrichten prestaties conform de vigerende nationale Aanbestedingswet en de vigerende Europese aanbestedingsrichtlijnen, niet zijnde een Offerteaanvraag.

Aanbestedingswet

De Aanbestedingswet 2012 die per 1 juli 2016 van kracht is.

Concessie

Een overeenkomst met dezelfde kenmerken als een overheidsopdracht voor:

- diensten waarbij de tegenprestatie voor de te verrichten diensten bestaat uit het recht de dienst te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een betaling;

- werken waarbij de tegenprestatie voor de uit te voeren werken bestaat uit het recht het werk te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een betaling;

- Het exploitatierisico ligt bij de exploitant.

Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente.

Diensten

Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Gemeente

De gemeente Goirle, zetelend: Oranjeplein 1 5051 LT te Goirle.

Gids Proportionaliteit

De 2e herziening van de Gids Proportionaliteit van januari 2020.

Inkoopproces

Het inkoopproces omvat het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht moet worden, het selecteren en contracteren van de meest geschikte ondernemer(s), het daad- werkelijk bestellen en/of afroepen van Leveringen, Diensten en/of Werken en het bewaken van hetgeen ingekocht dient te worden inclusief de nazorg.

Inkoopprocedure

Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding, een meervoudig onderhandse aanbesteding, een nationale aanbesteding of Europese aanbesteding, gericht op en resulterend in een overheidsopdracht voor Leveringen, Diensten en/of Werken.

Inkoopreglement

Een reglement in de vorm van een handboek waarin specifiek voor het inkoopproces geldende interne procedures, bevoegdheden en richtlijnen staan beschreven.

Innovatie

Innovatie als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012, zijnde de toepassing van een nieuw of aanmerkelijk verbeterd product, een nieuwe of aanmerkelijk verbeterde dienst of een nieuw of aanmerkelijk verbeterd proces.

Inkopen

(Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Leveringen

Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Leverancier

Leverancier als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012, zijnde een ieder die producten (leveringen, diensten of werken) op de markt aanbiedt.

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aan- bestedingsrichtlijnen.

Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Social Return (SR)

Het door de opdrachtgever stellen van (sociale) voorwaarden aan de opdrachtnemer, met als doel werkgelegenheid te bevorderen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Dit kan zowel bij inkoop als bij subsidies. Anders gezegd: de opdrachtgever verplicht de opdrachtnemer om een bepaald deel van de aanneem-/opdrachtsom of subsidiebedrag te besteden aan de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt voor de duur van de opdracht.

Werken

Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

2 Gemeentelijke doelstellingen

De gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit van het college concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:

a

Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

b

Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de Contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

c

Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.

Bij Inkopen kan de gemeente ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

d

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente.

De gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De gemeente wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

e

Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de gemeente.

Inkopen is ondersteunend aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

F

Administratieve lastenverlichting voor zowel de gemeente als voor Ondernemers.

Zowel de gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

3 Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

aDe gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

Aanbestedingswet

De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

Europese wet- en regelgeving

Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

Burgerlijk Wetboek

Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

Gemeentewet

Het wettelijke kader voor gemeenten.

Gids Proportionaliteit

De (2e herziene januari 2020) Gids Proportionaliteit is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

Aanbestedingsreglement Werken

In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

3.2 Algemene beginselen bij Inkopen

aAlgemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De gemeente neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

Gelijke behandeling

Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

Non-discriminatie

Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

Transparantie

De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

Proportionaliteit (evenredigheid)

De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

Wederzijdse erkenning

Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

b Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten

De gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschil- lende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:

  • I.

    Gids Proportionaliteit (versie januari 2020)

  • II.

    Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016)

  • III.

    Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

  • IV.

    Uniforme klachtenregeling, met bijbehorende Procedureklachtenregeling gemeente Goirle;

Daar waar van toepassing hanteert de gemeente:

  • V.

    Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen, Diensten en Werken 2016 gemeente Goirle

  • VI.

    de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

  • VII.

    de Nieuwe Regeling 2011 (DNR 2011)

3.4 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

3.6 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag zal de gemeente opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de gemeente de klacht vervolgens zal behandelen.

Hiervoor is een klachtenloket ingericht bij de gemeente.

4 Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

aDe gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

De bestuurders en ambtenaren houden zich aan het vastgestelde integriteitsregeling en gedragscode en hebben daartoe de ambtseed/belofte afgelegd. Dit geldt ook voor nieuwe medewerkers, tijdelijke krachten, stagiaires, etc.

Alle inkopen van de gemeente worden op objectieve, transparante, niet- discriminerende en proportionele wijze uitgevoerd.

bDe gemeente contracteert enkel integere Ondernemers.

Bij overheidsopdrachten die volgens de drempelwaarden van de Europese richtlijnen als Europees openbaar moeten worden aanbesteed en/of hoger zijn dan 500.000 euro (voor Werken), wordt een Bibob onderzoek toegepast. In geval van een overheidsopdracht voor de opvang, begeleiding en het beschermd wonen voor kwetsbare burgers, waarbij het specifiek gaat om zorgaanbieders waarmee nog niet eerder een overheidsopdracht is aangegaan, wordt altijd een Bibob onderzoek toegepast, ongeacht de hoogte van het bedrag. Bij overheidsopdrachten onder de 500.000 euro (inclusief reeds toegekende) kan de gemeente overgaan tot een Bibob onderzoek wanneer signalen daar aanleiding toe geven.

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

a Bij Inkopen neemt de gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.

De gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maat- schappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoer- baarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

  • I.

    In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.

  • II.

    De gemeente stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs.

  • III.

    De gemeente kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.).

b De gemeente wil dat Inkopen ook een social return opleveren.

Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De gemeente wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De gemeente kan social return inzetten voor:

  • I.

    Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

  • II.

    Het stimuleren van sociaal ondernemen.

  • III.

    Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

5 Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

aInkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren, tenzij dit, gelet op de waarde of de aard van de opdracht, niet wordt gerechtvaardigd (<€25.000,-). Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een goede product- en/of marktanalyse is ook van nut bij de raming van de opdracht en bij het bepalen van de aan ondernemers te stellen proportionele (selectie-) eisen, criteria en (uitvoerings-)voorwaarden.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

a De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar- onder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

b De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

a De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

b De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

cDe gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij Inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Innovatie

De gemeente kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven.

Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.

5.5 Samenwerkingsverbanden

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten (zoals de GHO samenwerking en de gemeenschappelijke regeling Hart van Brabant gemeenten) of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.6 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

Deze raming is een schatting vooraf, een begroting, een krediet of een taxatie van de waarde van de opdracht. De raming kan op basis van ervaringscijfers, op basis van een marktverkenning of door een extern expertisebureau worden vastgesteld. De raming dient zo nauwkeurig mogelijk de werkelijkheid te benaderen. Om de totale (geraamde) waarde van een opdracht goed te kunnen bepalen is enige mate van inkoopcoördinatie onvermijdelijk.

De raming dient de totale waarde van de opdracht voor de voorziene opdrachtduur te omvatten. Eventuele verlengingsopties dienen ook tot de voorziene contractduur te worden meegenomen.

Doel van de raming is:

  • I.

    Bepalen of er voldoende middelen beschikbaar zijn

  • II.

    Bepalen welke aanbestedingsprocedure gevolgd moet worden

  • III.

    Als toets voor ontvangen offertes en prijzen.

5.7 Bepalen van de inkoopprocedure

De gemeente zal per inkoop bepalen welke inkoopprocedure zij zal doorlopen. De te doorlopen inkoopprocedure wordt onderbouwd in het op te stellen inkooptrajectformulier (opstellen inkoopstrategie). Het inkooptrajectformulier leidt er toe dat er bewuste keuzes (zie hoofdstukken 4 en 5 van dit inkoopbeleid) worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de gemeente rusten. De zwaarte van de motivering en het aantal onderwerpen waarover gemotiveerd moet worden is mede afhankelijk van het bedrag van de inkoop.

Daarom hanteert de gemeente tevens een drempel van €10.000 voor Werken, Leveringen en Diensten, waaronder geen inkoopstrategie wordt opgesteld. Het hanteren van deze drempel vermindert namelijk de administratieve lasten van de gemeente en verbetert de kansen op opdrachten voor het MKB. Op deze wijze geeft de gemeente tevens uitvoering aan de Gids proportionaliteit..

De gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Indien de gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.

De gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.

Werken

Leveringen

Diensten**)

Enkelvoudig

tot € 150.000

tot € 25.000

Tot € 25.000

Meervoudig

€ 150.000 tot €1.500.000

€ 25.000 - Europees drempelbedrag

€ 25.000 - Europees drempelbedrag

Nationaal

€ 1.500.000 tot Europees drempelbedrag

*)

*)

Europees

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

(Bedragen zijn exclusief BTW)

*) overweging om vanaf €150.000 in plaats van meervoudig onderhandse procedure, nationaal openbaar aan te besteden.

**) voor sociale en andere specifieke diensten (zie 5.7.4).

De gemeente vindt het van belang per opdracht te beoordelen welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast de hierboven genoemde drempelwaarden (omvang van de opdracht) ook nog andere overwegingen een rol, zoals de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvers, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), het type van de opdracht, het karakter van de markt, de complexiteit van de opdracht, het gewenste eindresultaat.

Bij de keuze van de procedure zullen deze onderdelen daarom gemotiveerd worden.

Ook opdrachten die enkelvoudig onderhands aanbesteed mogen worden kunnen op basis hiervan toch meervoudig onderhands worden aanbesteed. Dit in het kader van proportionaliteit, roulatie van ondernemers, de economische situatie, marktsituatie etc.

Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. De gemeente kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en die door eenzelfde leverancier/markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden. De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (in de regel maximaal 4 jaar) te worden afgesloten.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente zal vooraf- gaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

5.7.1Sociale en andere specifieke diensten

Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om diensten op het gebied van o.a. onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven 750.000 euro verplicht worden (voor)aangekondigd en afgekondigd.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6 Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het plaatje in bijlage 2 geeft het cyclische inkoopproces weer.

Stap

Fase inkoopproces

Toelichting

1

Voortraject

Bepalen van inkoopbehoefte

Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse)

Raming en bepalen van het financiële budget

Keuze Offerteaanvraag

Opstellen inkooptrajectformulier

2

Specificeren

Opstellen van eisen en wensen

Omschrijven van de opdracht

Opstellen Offerteaanvraag

3

Selecteren

Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers

Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed

Offertes evalueren

Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving)

Gunning aan winnende Ondernemer

4

Contracteren

Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant

Registreren getekende overeenkomst

Informeren afgewezen Ondernemers

5

Bestellen

Uitvoeren van de opdracht

Eventueel met het doen van bestellingen

6

Bewaken

Bewaken termijnen

Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken

Tijdige betaling facturen

7

Nazorg

Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd

Evalueren overeenkomst met Contractant

6.2 Inkopen in de organisatie

Het inkoopproces zal worden vastgelegd in een afzonderlijk handboek inkoop. Hierbij gelden het inkoopbeleid en de al gemaakte organisatorische keuzes als uitgangspunt. Kort samengevat gaat het om de volgende voorwaarden.

Inkoop en aanbesteding is binnen de gemeente op een gecoördineerde wijze georganiseerd, waarbij de inkoopfunctie gemeentebreed en centraal is belegd bij Inkoop. Inkoop geeft sturing en is het aanspreekpunt voor advies over strategische, tactische en operationele inkoop- en aanbestedings-vraagstukken, zowel gemeentebreed als op regionaal niveau.

De organisatie is verplicht zich bij inkopen en aanbestedingen boven de €25.000,- te laten ondersteunen door Inkoop.

6.3 Verantwoordelijken

Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.

Inkoop heeft een adviserende, signalerende, coördinerende, faciliterende, maar ook een kaderstellende taak. Elk gemeentelijk organisatieonderdeel kan advies vragen aan Inkoop over inkoop en aanbesteden. Door middel van het verlenen van mandaat en/of volmacht kunnen medewerkers bevoegd worden uitgaven te doen en processtappen te ondernemen. Deze bevoegdheden zijn opgenomen in het mandaatregister.

Periodiek toetst Inkoop de naleving van dit beleid door:

  • I.

    toetsing van aanbestedingsdossiers;

  • II.

    toetsing van inkopen met gegevens uit de crediteurenadministratie.

Gezamenlijk optreden naar de markt

De GHO-gemeenten zullen, daar waar mogelijk, gezamenlijk inkopen stimuleren. Inkoop adviseert in samenspraak met de GHO- MT-leden over de te volgen inkoopstrategie. Uitgangspunt in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 is dat opdrachten van gelijksoortige producten, diensten of werken niet onnodig samengevoegd worden, tenzij de samenvoeging helder wordt gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. Dit met het oogmerk om opdrachten toegankelijk te maken voor alle marktsegmenten. Bij samenvoeging dient de opdracht in meerdere percelen te worden opgedeeld, tenzij dit niet passend is, hetgeen dan helder onderbouwd wordt.

Er wordt zoveel mogelijk gestreefd naar het afsluiten van gemeente brede raamcontracten op basis van de bij de aanbesteding bepaalde perceelindeling. Indien nodig kunnen individuele (specifieke) wensen van de MT’s tot uiting komen in aparte percelen. Het afsluiten hiervan is nadrukkelijk geen doel, maar een middel om doelmatigheid en (administratieve) efficiëntie te realiseren. Inkoop coördineert de eventuele clustering. Bij gezamenlijk optreden zijn de afzonderlijke gemeenten verplicht zich te committeren aan de uitkomst.

Vanzelfsprekend maakt ook doelmatigheid onderdeel uit van de gekozen inkoopstrategie, zowel voor de ondernemers als voor de gemeenten.

Kennisuitwisseling

Inkoopsynergie beperkt zich niet alleen tot het gezamenlijk optreden richting de markt. Zowel binnen de gemeente als in regionaal en/of GHO-verband betekent het ook het streven naar gezamenlijke ontwikkeling en professionalisering. Om dit te bereiken is actief gezocht naar mogelijkheden om kennisuitwisseling te realiseren. Deels wordt dit gefaciliteerd middels interne cursussen, procedures en organisatorische regelingen, maar een groot deel moet voortkomen uit de houding en het gedrag van de ambtenaren: de bereidheid tot samenwerking en kennisdeling en het nemen van verantwoordelijkheid van de eigen rol.

6.4 Herijking inkoop- en aanbestedingsbeleid

De wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging, gedreven door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie, etc.) als interne factoren (verdere professionalisering).

Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de gemeente wordt daarom in ieder geval elke vier jaar geëvalueerd en zo nodig herijkt. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. Inkoop heeft hierin een initiërende rol.

De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard. Ook gemeentelijke- en regionale ontwikkelingen en wijziging van specifieke gemeentelijke beleidsuitgangspunten kunnen aanleiding zijn om het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid te herzien.

Ondertekening

Bijlage 1 Inkoopuitgangspunten

afbeelding binnen de regeling

Bijlage 2 Inkoopproces

afbeelding binnen de regeling