Financiële verordening gemeente Hilversum 2022

Financiële verordening gemeente Hilversum 2022 (ex art. 212 Gemeentewet)

De raad van de gemeente Hilversum;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 23 maart 2021 (749193)

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

gezien het advies van de Audit- en Rekeningcommissie en de Raadscommissie;

besluit vast te stellen de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Administratie = het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

b. Afdeling = een door het college aangewezen organisatie-eenheid.

c. Investering = kosten van de aanschaf of productie van een goed of verzameling identieke of met elkaar samenhangende goederen, met een gebruiksduur van 2 jaar of meer, en met een waarde van € 50.000 of meer.

d. Begroting = begrote baten en lasten die in de reguliere jaarlijkse exploitatie worden verantwoord

e. Rechtmatigheid = het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

f. Doelmatigheid = het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

g. Doeltreffendheid = de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

h. BBV = Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

i. Beukennotenwet = De essentie van deze Hilversumse wet is de eis dat elk exploitatie- en investeringsbudget onderbouwd is met een voorstel. Het doel is dat we ons in de gemeente Hilversum (raad, college en apparaat) nóg meer bewust worden dat we schaarse middelen gebruiken om onze beleidsdoelstellingen te halen.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Onderbouwing en borging

1. Gedurende de hele P&C-cyclus wordt het uitgangspunt gehanteerd, dat elk budget onderbouwd is met een voorstel en/of (nieuw) beleid. Dit om de doelmatige en doeltreffende besteding van de middelen te bevorderen.

2. Begrotingsvoorstellen en financiële handelingen voldoen aan de regels van deze financiële verordening.

a. Mochten er zich omstandigheden voordoen die aanleiding zijn om af te willen wijken van de financiële verordening, dan wordt eerst een voorstel aan de raad gedaan om af te wijken van deze verordening dan wel, om deze verordening aan te passen. Pas als besloten is over de financiële regels, worden de hierop gebaseerde (begrotings)voorstellen in procedure gebracht.

Artikel 3. Planning bestuurlijke Planning & Controlcyclus

1. Voorafgaand aan het boekjaar stelt het college de planning vast voor de bestuurlijke sturing- en verantwoordingsmomenten van het nieuwe boekjaar. De bestuurlijke planning- en controlcylus bevat ten minste: de voorjaarsnota - programmabegroting – eindejaarsrapportage - jaarstukken.

2. De bestuurlijke planning en controlcyclus wordt opgesteld in overleg met het Presidium en de Griffie. In het eerste kwartaal wordt door het college de planning ter kennisname aan de raad aangeboden.

Artikel 4. Voorjaarsnota

1. De raad stelt jaarlijks de voorjaarsnota vast voor het betreffende begrotingsjaar en de 4 jaren daarna, waarin de beleidskaders en de toedeling van de financiële middelen voor zowel exploitatie als investeringen worden benoemd.

2. In de voorjaarsnota worden voor het lopende begrotingsjaar de substantiële beleidsontwikkelingen en financiële afwijkingen meegenomen en meerjarig vertaald.

a. Indien voor het lopende begrotingsjaar op programmaniveau een afwijking wordt geconstateerd van € 250.000 of meer, worden de posten op taakveldniveau groter dan € 100.000 toegelicht.

b. De resultaten uit het afgelopen begrotingsjaar (de voorlopige resultaten uit de jaarrekening) worden bij de voorjaarsnota betrokken.

3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

4. In de jaarlijkse begroting vindt de uitwerking en actualisering van de meerjarige kaders plaats.

Artikel 5. Programmabegroting

1. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college een programma-indeling en de taakvelden per programma voor die raadsperiode vast.

2. Met de programmabegroting stelt de raad de beleidsmatige en financiële kaders vast, waarbinnen het college het beleid dient uit te voeren.

3. Naast de begroting voor het eerstvolgende jaar worden in de programmabegroting ook de meerjarenbegroting bijgesteld voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar.

4. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

5. In afwijking van het vorige lid kan de raad een activiteit welke onderdeel is van een programma, als prioriteit aanwijzen en daarvoor de baten en lasten apart autoriseren.

6. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

7. De raad stelt indien gewenst vast voor welke specifieke onderwerpen extra programma's of extra paragrafen bovenop de reeds verplichte programma's en paragrafen in de programmabegroting en –rekening moeten worden opgenomen.

8. De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.

9. In de begroting is een post onvoorzien opgenomen. De post ‘onvoorzien’ mag alleen worden aangesproken voor incidentele uitgaven die onvoorzienbaar, onontkoombaar en onvermijdelijk zijn.

Artikel 6. Uitvoering begroting

1. Na vaststelling van de begroting door de raad mag het college uitgaven doen en verplichtingen aangaan.

2. De raad dient alle mutaties vast te stellen die betrekking hebben op:

a. financiële verschuivingen tussen programma’s;

b. toe- en afname van het bruto begrotingsvolume per programma;

c. stortingen in en onttrekkingen aan reserves.

3. Het college is bevoegd de begroting te muteren voor wat betreft bestaand beleid door:

a. financiële verschuivingen tussen programmaonderdelen, maar binnen programma’s;

b. budgettaire verschuivingen tussen bedrijfsvoerings- en programmabudgetten;

c. budgetverhoging/verlaging op een doel als gevolg van inkomsten van derden.

d. onder de voorwaarden dat de lasten en de baten van de taakvelden niet zodanig worden gewijzigd dat de realisatie van producten binnen die taakvelden onder druk komt;

e. onder de voorwaarde dat de budgetwijzigingen achteraf ter kennisname of besluitvorming aan de raad worden aangeboden via de Voorjaarsnota of de eindejaarsrapportage;

f. onder de voorwaarde dat bij ‘nieuwe kansen’, de raad vooraf geïnformeerd wordt.

Artikel 7. Eindejaarsrapportage

1. In de eindejaarsrapportage informeert het college de raad over het begrotingsjaar over financiële afwijkingen groter dan € 0,25 miljoen in lasten of baten per programma, en over belangrijke afwijkingen in de besteding van investeringskredieten.

2. Indien bij het opstellen van de eindejaarsrapportage op programmaniveau een afwijking wordt geconstateerd van € 250.000 of meer, worden de posten op taakveldniveau groter dan € 100.000 toegelicht.

3. De meerjarenbegroting wordt geactualiseerd in geval van structurele financiële afwijkingen.

4. In de eindejaarsrapportage ligt de nadruk op financiën waarbij een goede eindejaarsverwachting van het resultaat de focus heeft.

Artikel 8. Tussentijdse informatievoorziening aan de raad

1. Het college informeert de raad zo spoedig mogelijk, indien het college een financiële over- of onderschrijding van € 0,25 miljoen verwacht dat (a) de geautoriseerde lasten of baten van een begrotingsprogramma worden over- of onderschreden, of (b) een investeringskrediet wordt over- of onderschreden.

2. Politiek relevante financiële afwijkingen meldt het college altijd, ongeacht de grootte van de afwijking

Artikel 9. Jaarstukken

1. Het college legt in het jaarverslag en de jaarrekening verantwoording af aan de raad over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

a. welke beoogde beleidsdoelen zijn bereikt

b. de activiteiten en projecten die uitgevoerd zijn om de beleidsdoelen te realiseren

c. wat de lasten en baten zijn geweest

d. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de programmabegroting gestelde doelen.

2. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s bijstelling behoeven.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 10. Waardering en afschrijving vaste activa

1. Activering vindt plaats volgens regelgeving van het BBV. Niet geactiveerd worden:

a. bijdragen aan activa in eigendom van derden zoals bedoeld in artikel 61 BBV;

b. kosten voor het afsluiten van geldleningen;

c. saldi van agio en disagio.

d. uitgaven die niet hebben geleid tot het realiseren van een activum of het openen van een grondexploitatie.

2. Er wordt lineair afgeschreven op basis van de verwachte gebruiksduur, conform de termijnen zoals vermeld in de bijlage ‘afschrijvingstabel’ bij deze verordening.

Artikel 11. Reserves

1. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve worden de kaders voor het gebruik van die bestemmingsreserve vastgesteld. Hierbij wordt tenminste aangegeven:

a. het specifieke bestedingsdoel van de reserve;

b. de voeding van de reserve;

c. de maximale hoogte van de reserve; en

d. de maximale bestedingstermijn.

2. Na afloop van de maximale bestedingstermijn valt het restant van de bestemmingsreserve vrij in het jaarresultaat.

3. Er worden geen bestemmingsreserves gevormd ter dekking van kapitaallasten.

Artikel 12. Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van

(1) de geraamde kostprijs van taken die via rechten en heffingen aan inwoners worden doorberekend, en van

(2) goederen en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd.

2. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten betrokken:

a. de overheadkosten;

b. de rente van de inzet van vreemd vermogen;

c. de bijdragen en onttrekkingen aan voorzieningen; en

d. de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.

3. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden bij de directe kosten ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

4. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs geldt dat wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten. Dit aandeel wordt bepaald door de geraamde kosten op taakveld 0.4 (overhead).

Hoofdstuk 4. Financieringsfunctie (treasury)

Artikel 13. Doel en uitgangspunten van het financieringsbeleid

1. Het college zorgt er enerzijds voor dat de gemeente altijd over voldoende liquide middelen beschikt om het gemeentelijk beleid en de aan de gemeente opgelegde taken uit te voeren, anderzijds dat de gemeente niet over meer liquide middelen beschikt dan noodzakelijk is.

2. Het financieringsbeleid heeft als uitgangspunten: voorzichtigheid en minimalisering van kosten. Voorzichtigheid gaat boven het minimaliseren van kosten.

3. Het college werkt volgens het principe van totaalfinanciering.

Artikel 14. Aantrekken en uitzetten van middelen

1. Het college trekt geen middelen aan en zet geen middelen uit, zonder actuele liquiditeitsprognose.

2. Het college maakt voor het aantrekken van middelen uitsluitend gebruik van de volgende financiële producten en diensten: daggelden, rekening courant, kasgeldleningen, onderhandse leningen.

3. De gemeente trekt geen middelen aan met het enkele doel de aangetrokken gelden tegen een hoger rendement uit te zetten (‘near banking’).

Artikel 15. Leningen, garanties en deelneming in kapitaal

1. Bij het verstrekken van leningen, of garanties; of deelnemingen in kapitaal uit hoofde van de publieke taak bedingt het college zoveel mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang.

2. De raad wordt in gelegenheid gesteld zijn wensen en bedenkingen te uiten bij

a. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties en

b. het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen

Hoofdstuk 5. Paragrafen

Artikel 16. Lokale heffingen vaststelling tarieven

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de rioolheffing, afvalstoffenheffing, marktgelden, havengelden, leges, OZB, hondenbelasting, precario en parkeerbelasting.

Artikel 17. Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

1. Voor de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing geldt, dat de norm voor het weerstandsvermogen minimaal 1,0 is.

Artikel 18. Paragraaf bedrijfsvoering

1. In de paragraaf bedrijfsvoering worden in de begroting en in het jaarverslag de volgende onderwerpen toegelicht :

a. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

b. de kosten van inhuur derden;

c. de huisvestingskosten;

d. de automatiseringskosten; en

e. de budgetten voor de raad, de griffie, de rekenkamer en de accountant.

Artikel 19. Onderhoudsplannen kapitaalgoederen

1. Het college biedt de raad ten minste eens in de 4 jaar een handboek openbare ruimte aan. Het handboek geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau en vormt de basis voor de planning en het bepalen van de kosten. De raad stelt het handboek vast.

2. Het college biedt de raad ten minste eens in de 5 jaar een rioleringsplan aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau en vormt de basis voor de planning en het bepalen van de kosten. De raad stelt het plan vast.

3. Het college biedt de raad ten minste eens in de 4 jaar een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen. De raad stelt het plan vast.

Artikel 20. Paragraaf Grondbeleid

1. In de paragraaf grondbeleid worden in de begroting en in het jaarverslag de volgende onderwerpen toegelicht :

a. de te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten; en

b. het verloop van de grondvoorraad.

2. Het college biedt de raad ten minste eens in de 4 jaar een nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast.

In de nota wordt aandacht besteed aan:

a. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

b. de uitgangspunten voor de verkoopprijzen van gronden;

c. de kaders voor tussentijdse winstneming bij grondexploitatie.

Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 21. Administratie

1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

c. het verschaffen van informatie over uitputting van de geautoriseerde exploitatiebudgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en voor de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 22. Financiële organisatie

1. Opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan draagt het college zorg voor:

a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de geautoriseerde exploitatiebudgetten en investeringskredieten;

d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

g. het beleid en de interne regels voor:

i. de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

ii. de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

iii. het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 23. Interne controle

1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers-handelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

2. In de jaarstukken neemt het college ten behoeve van de raad op basis van de interne toetsing een ‘in control verklaring’ op.

3. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 24. Hardheidsclausule

1. In gevallen, de uitvoering van de verordening betreffende, waarin deze verordening niet voorziet, beslissen burgemeester en wethouders

2. Indien genoemde in lid 1 zich voordoet, zal dit zo snel mogelijk kenbaar gemaakt worden aan de raad.

Artikel 25. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

1. De “financiële verordening gemeente Hilversum 2018” wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2021.

Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op 01-01-2022.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeente Hilversum 2022

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 22 april 2021.

De voorzitter, De griffier,

Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 9

In onderstaande tabel zijn standaard afschrijvingstermijnen vermeld. De afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de verwachte gebruiksduur van het soort actief. Bij enkele activasoorten (bijvoorbeeld: ‘aanhangers en voertuigen’, ‘technische installaties’) staan twee of drie opties. Hier is het de bedoeling dat de optie wordt gekozen die het dichtst bij de verwachte gebruiksduur ligt.

Activa die niet zijn genoemd in de afschrijvingstabel of niet geschaard kunnen worden onder een van de genoemde activasoorten worden afgeschreven op basis van de verwachte gebruiksduur. Bij het bepalen van de verwachte gebruiksduur kan gekeken worden naar de technische levensduur of economische levensduur, afhankelijk van welke korter is.

Bij het bepalen van de hoogte van de afschrijving wordt voor gebouwen uitgegaan van een restwaarde van 15% van de verkrijgings-/vervaardigingsprijs. Voor parkeergarages wordt uitgegaan van een restwaarde van 25%. Voor de overige activa wordt uitgegaan van een restwaarde van 0%.

Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

Er wordt gestart met afschrijving in het begrotingsjaar dat volgt op het moment van ingebruikname.