Protocol Actieve Informatieplicht gemeente Putten 2012

1. (De leden van) het college en de burgemeester verstrekken de raad/raadsleden in het kader van zijn actieve en passieve informatieplicht:

• –

  gedurende het gehele beleidsproces;

• –

  zo vroeg mogelijk;

• –

  aan alle raadsleden (en commissieleden);

• –

  alle informatie, die de raad nodig heeft om zijn taken naar behoren te kunnen vervullen.

2. (De leden van) het college en de burgemeester verstrekken de informatie:

• –

  op hoofdlijnen, tenzij een detail politiek relevant wordt of wanneer er specifiek om wordt gevraagd door de raad of een raadslid. In deze beide gevallen wordt de informatie volledig verstrekt;

• –

  bij verstrekking op hoofdlijnen wordt de hoeveelheid informatie afgestemd op de aard van de zaak en wordt aangegeven, welke achterliggende stukken er zijn en waar deze ingezien of opgevraagd kunnen worden.

3.1 De raad wordt in ieder geval actief geïnformeerd d.m.v.:

• a.

  de stukken behorend bij de budgetcyclus van de gemeente Putten;

• b.

  collegebrief te gebruiken:

  • –

    voor onderwerpen, die, gezien de gevolgen voor de gemeente, onder de onverdeelde aandacht van de raad gebracht dienen te worden;

  • –

    indien wachten op de eerstvolgende commissie- of raadsvergadering te lang duurt;

  • –

    voor informatie over de uitoefening van bevoegdheden van het college of van de burgemeester, waarvan de raad heeft aangegeven daarover geïnformeerd te willen worden.

• c.

  andersoortige schriftelijke of mondelinge informatie in de besluitvormingsprocedure voor zover het college in specifieke projecten dat wenselijk acht.

3.2 De raad wordt daarnaast in ieder geval geïnformeerd over:

• a.

  onderwerpen die voortkomen uit het coalitieakkoord;

• b.

  voortgang van grote projecten (Bijsteren, Da Costa, fietsveiligheid-projecten, ed.);

• c.

  ontwerp-ruimtelijke plannen in zijn vroegste stadium;

• d.

  beleidsnota's;

• e.

  besluiten krachtens door de raad verleende delegaties genomen;

• f.

  overige onderwerpen.

(De leden van) het college en de burgemeester bepalen aan de hand van in ieder geval de volgende criteria of de raad ter zake dient te worden geïnformeerd:

• *

  politiek en/of bestuurlijk relevant;

• *

  gevoelig, nieuw;

• *

  beleidsincident;

• *

  omvangrijk onderwerp;

• *

  complex onderwerp;

• *

  maatschappelijke en publicitaire consequenties;

• *

  bestuurlijke/financiële/juridische aspecten;

• *

  risico's (proces, financieel, politiek gevoelig, integriteit bestuur aan de orde);

• *

  betrokken belangen.

3.3 De raad wordt in ieder geval vooraf geïnformeerd in de in artikel 169 lid 4 Gemeentewet genoemde gevallen

Het college en elk van zijn leden afzonderlijk geven de raad vooraf inlichtingen over de uitoefening van de onderstaande bevoegdheden, indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college pas een besluit nadat de raad zijn wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van het college heeft kunnen brengen (artikel 169 lid 4 Gemeentewet).

Het gaat om de volgende vier soorten collegebesluiten:

• a.

  het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente (artikel 160, eerste lid, sub e);

• b.

  het voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratieve beroepsprocedures namens de gemeente of het gemeentebestuur, inclusief het verrichten van handelingen ter voorbereiding daarop, tenzij de raad, voor zover het de raad aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist (artikel 160, eerste lid, sub f);

  N.B. Indien de uitoefening van deze bevoegdheid geen uitstel kan leiden, mag het college handelend optreden en de raad zo spoedig mogelijk achteraf informeren;

• c.

  de voorbereiding van de civiele verdediging (art. 160, eerste lid, sub g);

• d.

  het instellen, afschaffen of veranderen van jaarmarkten of gewone marktdagen (artikel 160, eerste lid, sub h).

Bij a.Privaatrechtelijke rechtshandelingen:

• *

  Oprichting van en deelneming in stichtingen e.d.: in alle gevallen (artikel 160 lid 2 van de Gemeentewet).

• *

  Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals overeenkomsten:

  • –

    wanneer deze voor de gemeente relevante veranderingen op bestuurlijk-juridisch gebied met zich brengen, doch in elk geval van privatisering, verzelfstandiging of uitplaatsing van een gemeentelijk onderdeel en bij afwijking van het gemeentelijk beleid inzake erfpacht, verkopen van een omvangrijk stuk grond; of

  • –

    indien de raad bij het vaststellen van de begroting zijn bevoegdheid tot kredietverlening aan zichzelf heeft gehouden en niet aan het college heeft overgedragen; of

  • –

    indien deze consequenties heeft voor een groot deel van de bevolking van de gemeente Putten; of

  • –

    indien het over een onderwerp gaat dat grote maatschappelijke aandacht heeft;

  • –

    investeringen groter dan € 100.000,--, dan wel bij investeringen in de bouwgrondexploitatie bij het ontbreken van een door de raad vastgestelde exploitatieopzet;

  • –

    aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 500.000,--;

  • –

    het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 250.000,-, tenzij het besluit past binnen een door de raad vastgestelde begroting waarbij de verplichting afzonderlijk is vastgesteld;

  • –

    aangaan van nieuwe, meerjarige verplichtingen, waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 25.000,--.

Bij b.Het voeren van rechtsgedingen enz.:

Wat betreft procedures tegen besluiten (in de zin van de Algemene wet bestuursrecht) van de gemeenteraad. Tenzij de raad dit aan zichzelf heeft gehouden, vertegenwoordigt het college hierin de raad en verdedigt het college het besluit van de raad. Uit de aard van de zaak zijn regels of voorwaarden van de raad hiervoor niet nodig. Uiteraard geldt voor deze gevallen wel onverminderd de actieve informatieplicht van het college. Uitzondering: Betreft het een procedure die ingrijpende gevolgen kan hebben voor een natuurlijke of rechtspersoon, waaronder de rechtspersoon gemeente, dan moet het college de raad eerst de gelegenheid geven zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken, alvorens het college besluit tot het wel/niet voeren of wel/niet voortzetten van de procedure.

Het college vermeldt alle beslissingen tot het wel/niet voeren of wel/niet voortzetten van procedures, voor zover het procedures betreft namens het bestuursorgaan de raad of namens de rechtspersoon Gemeente, op de openbare dan wel niet openbare besluitenlijst van het college, zodat de raad daarvan op die manier kennis kan nemen.

Bij c.De voorbereiding van de civiele verdediging:

In gevallen waarin bij bijzondere wetten deze taken niet expliciet bij het college zijn gelegd, consulteert het college alvorens te besluiten, eerst de raad.

Bij d. Het instellen enz. van jaarmarkten en gewone marktdagen:

Geen nadere toelichting.

Procedure wensen en bedenkingen (geldt voor a t/m d):

• I.

  Het college spreekt zijn voornemen uit en nodigt raad uit tot geven van een reactie.

• II.

  De raad stelt een reactie vast en maakt zijn standpunt middels een brief kenbaar aan het college. Heeft het college binnen 6 weken geen reactie ontvangen, dan mag het college aannemen dat de raad geen wensen en bedenkingen heeft. De raad kan in specifieke gevallen de termijn van 6 weken met 4 weken verlengen.

• III.

  Het college neemt kennis van de reactie van de raad en neemt een besluit.

Voorafgaande raadpleging van de raad over voorgenomen beslissingen van het college blijft achterwege, indien het niet onmiddellijk beslissen door het college ernstige nadelige gevolgen voor de Gemeente kan hebben. In die gevallen zal het college de raad zo spoedig mogelijk achteraf informeren over de genomen beslissing met de motivering voor het niet voorafgaand consulteren van de raad.

4.1 Openbare besluitenlijsten van het college

De besluitenlijsten bevatten niet alleen besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht, maar ook allerlei andere beslissingen. De besluitenlijst zou dus eigenlijk "beslissingenlijst" moeten heten. Maar goed, de wetgever heeft anders beslist.

Het college verstrekt de leden van de raad zo spoedig mogelijk na vaststelling, doch uiterlijk één week na de collegevergadering, zijn openbare besluitenlijst via post en/of mail en/of extranet.

4.2 Niet-Openbare besluitenlijsten van het college

Het college, burgemeester en raad kunnen besluiten om informatie op basis van artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur als Niet-Openbaar te betitelen. Met deze NO-informatie wordt door raads- en commissieleden omgegaan als of het geheime informatie betreft. Deze werkwijze is gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Het college verstrekt de leden van de raad zo spoedig mogelijk na vaststelling, doch uiterlijk één week na de collegevergadering, zijn Niet-Openbare besluitenlijsten via post en/of extranet.

4.3 Geheime besluiten

Op grond van artikel 25 Gemeentewet kan het college of de raad geheimhouding opleggen aan stukken waarover wordt beraadslaagd. Een zwaar instrument dat slechts zelden wordt gebruikt. Op grond van artikel 55 Gemeentewet kan het college ook geheimhouding opleggen aan stukken waarover het college zelf beraadslaagt. Als die stukken naar de gemeenteraad ter kennisgeving c.q. kennisneming gaan, dan geldt de geheimhouding ook voor raadsleden.

Overigens kan de raad die geheimhouding wel opheffen.

Het is overbodig te melden dat het schenden van de geheimhouding een strafbaar feit oplevert ex artikel 272 Wetboek van Strafrecht.

Het college verstrekt de leden van de raad zo spoedig mogelijk na vaststelling, doch uiterlijk één week na de collegevergadering, zijn geheime besluiten(lijsten) via post of door tussenkomst van de griffier.

5. Verstrekken van informatie

De besluiten op de openbare en op de niet-openbare besluitenlijsten worden met alle bijbehorende stukken aan een raadslid op verzoek ter beschikking gesteld, met dien verstande dat:

• –

  Betreft het openbare stukken, dan wordt de informatie zonder beperkingen beschikbaar gesteld (via extranet, mail, post).

• –

  Betreft het Niet-Openbare dan worden deze stukken via het extranet en/of post beschikbaar gesteld. Indien het wenselijk is om Niet-Openbare stukken slechts door tussenkomst van de griffier beschikbaar te stellen, dan wordt dit in overleg met de agendacommissie bepaald.

• –

  Geheime stukken worden slechts via post verstrekt, dan wel door tussenkomst van de griffier. Ook in dit laatste geval in overleg met Agendacommissie.

6. Raadsvoorstel - achterliggende dossiers met niet-openbare/geheime stukken:

Wanneer een voorstel aan de raad wordt voorgelegd, waarbij zich in het bijbehorende ter inzage te leggen dossier stukken bevinden, die eerder op de niet-openbare besluitenlijst hebben gestaan of als geheim zijn gekwalificeerd in verband met de oplegging van een geheimhoudingsplicht ex artikel 25 en/of artikel 55 Gemeentewet, dan wordt expliciet aangegeven of deze stukken nog steeds onder NO-regiem of geheimhoudingsregiem vallen.

Wordt er niets vermeld, dan zijn de stukken daarmee gewoon openbaar.

7. Verslagen van adviescommissies, stuurgroepen en andere overlegorganen:

Het college maakt de verslagen van officiële adviescommissies in principe openbaar. Verslagen van stuurgroepen en andere overlegorganen zijn in principe niet openbaar. Hierbij moet gedacht worden aan o.a. stukken voor intern beraad, ter voorbereiding van besluitvorming.

Deze stukken zijn wel beschikbaar voor de raads- en commissieleden.

8. Restbepaling

Dit protocol laat onverlet de eigen verantwoordelijkheid van (de leden van) het college en de burgemeester om de raad tijdig, adequaat en volledig (actief) te informeren overeenkomstig de wettelijke vereisten.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 10 mei 2012.