Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR656652
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR656652/2
Regeling vervallen per 30-11-2023
Beheerregeling informatiebeheer gemeente Woensdrecht 2018
Geldend van 01-06-2018 t/m 29-11-2023
Intitulé
Beheerregeling informatiebeheer gemeente Woensdrecht 2018Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Woensdrecht;
gelet op artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening gemeente Woensdrecht 2018;
besluit vast te stellen de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Woensdrecht 2018
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
- •
archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:
- •
1“.bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
- •
2“.bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
- •
3“.bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
- •
4“. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1“, 2“ of 3“ bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;
- •
- •
archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995;
- •
archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;
- •
beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden;
- •
beheerder: leidinggevende van de beheereenheid;
- •
beheereenheid: het binnen de organisatie aangewezen organisatieonderdeel dat verantwoordelijk is voor de uitvoer van het archiefbeheer;
- •
conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;
- •
informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;
- •
kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;
- •
migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;
- •
overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;
- •
selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;
- •
strategisch informatieoverleg: structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt;
- •
vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, en
- •
vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.
Artikel 2. Reikwijdte
De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.
Hoofdstuk 2. Beheerregeling
Artikel 3. Verantwoordelijkheden uitvoering
- 1.
De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de wettelijk daaraan gestelde eisen.
- 2.
De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
- 3.
De leidinggevenden stimuleren en ondersteunen de naleving van de binnen de gemeente Woensdrecht geldende regels en procedures op het gebied van het informatiebeheer binnen het organisatieonderdeel waarvoor zij verantwoordelijk zijn en geven daar zelf ook invulling aan.
- 4.
Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor het creëren en beheren van accurate en complete archiefbescheiden van hun activiteiten, conform de binnen de gemeente Woensdrecht geldende regels en procedures.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg
Het Strategisch informatieoverleg geeft burgemeester en wethouders in ieder geval advies
over:
- a.
vervreemding van archiefbescheiden;
- b.
uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;
- c.
overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;
- d.
vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;
- e.
overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;
- f.
beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
- g.
duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en
- h.
de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden.
Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
Bij overdracht van een of meer taken naar een andere organisatie en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:
- a.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de nieuwe organisatie of het nieuwe organisatieonderdeel, die deze zaken zal afdoen;
- b.
van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;
- c.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;
- d.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en
- e.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.
Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
De beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:
- a.
de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;
- b.
het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;
- c.
het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;
- d.
het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;
- e.
het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen en particulieren, die archiefbescheiden hebben overgedragen;
- f.
het jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties.
Hoofdstuk 3. Slotbepalingen
Artikel 7. Intrekking oud besluit informatiebeheer
Het Besluit Informatiebeheer Gemeente Woensdrecht 2006 wordt per 31 mei 2018 ingetrokken.
Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze beheerregeling treedt in werking op 1 juni 2018.
- 2.
Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer gemeente Woensdrecht 2018.
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van
de gemeente Woensdrecht op 17 april 2018.
de secretaris, de burgemeester,
Toelichting
Algemeen
In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorg voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders
(zorgdrager) gelegd. Burgemeester en wethouders moeten deze zorgplicht uitvoeren
overeenkomstig de Archiefverordening van de gemeenteraad en met inachtneming van de
specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit) en de
Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder
meer de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) en de Gemeentewet.
Burgemeester en wethouders kunnen op grond van artikel 1, eerste lid, van de
Archiefverordening beheerregels vaststellen voor hun archiefbescheiden. Deze
beheerregeling is een invulling hiervan en bevat met name een aantal (interne)
werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester
en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke
regelgevende bevoegdheid is toebedeeld).
Artikelsgewijs
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere
toelichting behoeven.
Artikel 1. Begripsbepalingen
Enkele relevante begrippen uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze
beheerregeling herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele begripsbepalingen in
aanvulling op de begrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd. Als beheerder kan
worden aangewezen een specifieke functionaris zoals de gemeentesecretaris of een hoofd
van een beheerseenheid (verantwoordelijk voor de gehele gemeentelijke organisatie,
respectievelijk een onderdeel daarvan).
Artikel 2. Reikwijdte
De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met13 van het Archiefbesluit van
toepassing op blijvend te bewaren archiefbescheiden. Deze voorzieningen dienen in brede
zin te worden getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom
worden deze bepalingen in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle
archiefbescheiden, ongeacht de bewaartermijn.
Artikel 3. Taken beheerder
Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de
verantwoordelijkheden van burgemeester en wethouders voor het beheer van
archiefbescheiden in de ambtelijke organisatie wordt belegd. De taken van de
leidinggevende voor het beheer van archiefbescheiden zijn vastgelegd in hoofdstuk 3 en 3a,
in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder meer over
het bijhouden van een overzicht van archiefbescheiden conform de vastgestelde
ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van
archiefbescheiden en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te
vormen van het kwaliteitssysteem dat wordt toegepast.
Het tweede onderdeel borgt dat vernietiging van archiefbescheiden alleen wordt uitgevoerd
met voorafgaande goedkeuring van de gemeentearchivaris.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg
Het Strategisch informatieoverleg (SIO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de
informatiehuishouding. Het SIO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent
vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit.
Daarnaast is een SIO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5
van het Archiefbesluit.
In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat burgemeester en wethouders, na
machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), bevoegd zijn tot
vervreemding van archiefbescheiden. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet
is geen machtiging vereist bij vervreemding ter uitvoering van een wet. Op grond van artikel
7, tweede lid, van het Archiefbesluit hoeven burgemeester en wethouders in geval geen
machtiging is vereist, ook geen advies van het SIO te overleggen.
Het ontwerpen van een selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen wordt
verzorgd door de VNG die daartoe een specifiek SIO inricht. De toepassing van deze
selectielijst is na vaststelling door de minister van OCW verplicht. Lokaal dienen aanvullend
besluiten te worden genomen over de selectie van archiefbescheiden voor permanente
bewaring die volgens deze selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in
artikel 5, eerste lid, aanhef en onder e, van het Archiefbesluit. Het gaat daarbij om
archiefbescheiden die betrekking hebben op bijzondere gebeurtenissen of kwesties.
Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties
en overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet
houdt een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of
gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen
aan een ander overheidsorgaan, een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Het
overdragen van een bestaande bevoegdheid wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’.
Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen.
Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijn bevoegdheid (artikel 10:17 van
de Awb).
Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat
wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen
(artikel 10:1 van de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de
mandaatverlener (mandans) en is geen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze
archiefbescheiden worden dan ter beschikking gesteld.
Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet
voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een
archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de
zorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar
het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat
hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.
In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en
verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens
artikel 32, eerste lid, van de Archiefwet de gemeentearchivaris, of als deze niet is benoemd
(automatisch) de gemeentesecretaris. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen
met name beschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van
archiefbescheiden, en het afgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de
beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder van de archiefbewaarplaats een studieruimte
en een online voorziening.
Het Archiefbesluit legt in artikel 9 de verplichting op aan burgemeester en wethouders (in de
praktijk de beheerder) om tijdig overleg te voegen met de beheerder van de
archiefbewaarplaats over voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden.
Onderdeel f betreft een verplichting voor de beheerder van de archiefbewaarplaats om bij
zijn jaarlijks verslag een lijst te voegen van nieuw opgenomen archieven en collecties.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl