Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2021

Ondertekening

BIJLAGE I

INTREKKEN ONDERMANDATEN ADJUNCT-GEMEENTESECRETARIS/DIRECTEUR EN CLUSTERHOOFDEN

De onderstaande ondermandaten, verleend aan de adjunct-gemeentesecretaris/directeur en clusterhoofden zoals bedoeld in artikel 11 lid 3 van het “Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2021” worden ingetrokken.

Voormalig cluster Participatiebedrijf

• •

  -

Voormalig cluster Sociale Zaken

• •

  -

Voormalig cluster Dienstverlening

• •

  -

Voormalig cluster Beleid

• •

  -

Voormalig cluster Ruimtelijke Projecten en Beheer

• •

  Mandaatbesluit hoofd Cluster Ruimtelijke Projecten en Beheer inzake verkeersbesluiten, vastgesteld 8-7-2014.

• •

  Ondermandaat hoofd Ruimtelijke projecten en beheer inzake uitvoeringsbesluiten Uitvoeringsregeling Afvalstoffenverordening Sittard-Geleen 2016, vastgesteld 11-11-2016.

Voormalig cluster Concern

• •

  -

Adjunct-gemeentesecretaris/directeur bedrijfsvoering

• •

  Besluit van de gemeentesecretaris/algemeen directeur van de gemeente Sittard-Geleen houdende regels omtrent het verlenen van ondermandaat aan de adjunct secretaris/directeur bedrijfsvoering, vastgesteld 25-11-2019.

INTREKKEN ONDERMANDATEN TEAMMANAGERS EN GEMEENTESECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR

De onderstaande ondermandaten, verleend aan de teammanagers en de gemeentesecretaris/algemeen directeur zoals bedoeld in artikel 11 lid 4 van het “Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2021” worden ingetrokken.

Voormalig cluster Participatiebedrijf

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Uitkeringen vastgesteld 09-06-2020;

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Ontwikkeling vastgesteld 09-06-2020;

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Ondersteuning vastgesteld 09-06-2020;

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Producten en diensten vastgesteld 09-06-2020;

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Commercie vastgesteld 09-06-2020;

Voormalig cluster Sociale Zaken

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Zorg vastgesteld 23-01-2015;

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Jeugd vastgesteld 01-05-2019;

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Leerplicht/RMC/Jongerenloket vastgesteld

• 01-05-2019;

Voormalig cluster Dienstverlening

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager KCC & Burgerzaken vastgesteld 29-1-2015

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Handhaving vastgesteld 29-1-2015

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Vergunningen vastgesteld 29-1-2015

Voormalig Cluster Beleid

• •

  Ondermandaatbesluit van de teammanagers Cluster Beleid 2017 vastgesteld 29-5-2017;

Voormalig cluster Ruimtelijke Projecten en Beheer

• •

  Ondermandaatbesluit Teammanager Projecten van het Cluster Ruimtelijke Projecten en Beheer, vastgesteld 29-11-2013.

• •

  Ondermandaatbesluit Teammanager Planning en Opdrachten van het Cluster Ruimtelijke Projecten en Beheer, vastgesteld 29-11-2013.

• •

  Ondermandaatbesluit Teammanager Wijkbeheer van het Cluster Ruimtelijke Projecten en Beheer, vastgesteld 29-11-2013.

• •

  Ondermandaatbesluit aan de Teammanager Beheer en Ontwerp van het cluster Ruimtelijke Projecten en Beheer, vastgesteld 28-4-2015.

• •

  Ondermandaatbesluit teammanager Planning en opdrachten, cluster Ruimtelijke projecten en beheer inzake uitvoeringsbesluiten Uitvoeringsregeling Afvalstoffenverordening Sittard-Geleen 2016, vastgesteld 11-11-2016.

Voormalig cluster Concern

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Openbare orde en veiligheid, vastgesteld

• 22-01-2014, gewijzigd 05-02-2020;

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Financiën en juridische zaken, vastgesteld

• 20-01-2014; gewijzigd 05-02-2020;

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Bestuur en Communicatie, vastgesteld

• 22-01-2014; gewijzigd 05-02-2020;

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Automatisering&Dataservices, vastgesteld

• 22-01-2014; gewijzigd 05-02-2020;

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Openbare orde en veiligheid, vastgesteld

• 22-01-2014; gewijzigd 05-02-2020;

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager HRM, vastgesteld 18-12-2015; gewijzigd

• 05-02-2020;

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Facilitaire Services, vastgesteld 01-10-2016; gewijzigd 05-02-2020;

• •

  Ondermandaatbesluit van de Teammanager Financiën, vastgesteld 28-08-2020

Gemeentesecretaris/Algemeen directeur

• •

  Mandaatbesluit inzake uitvoeringsbesluiten Uitvoeringsregeling Afvalstoffenverordening Sittard-Geleen 2016, vastgesteld 12-7-2016.

INTREKKEN ONDERMANDATEN ADJUNCT-GEMEENTESECRETARIS/DIRECTEUR EN CLUSTERHOOFDEN

De onderstaande ondermandaten van de adjunct-gemeentesecretaris/directeur en clusterhoofden zoals bedoeld in artikel 11 lid 3 van het “Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2021” worden ingetrokken.

Voormalig cluster Participatiebedrijf

• •

  -

Voormalig cluster Sociale Zaken

• •

  -

Voormalig cluster Dienstverlening

• •

  -

Voormalig cluster Beleid

• •

  -

Voormalig cluster Ruimtelijke Projecten en Beheer

• •

  Mandaatbesluit hoofd Cluster Ruimtelijke Projecten en Beheer inzake verkeersbesluiten, vastgesteld 8-7-2014.

• •

  Ondermandaat hoofd Ruimtelijke projecten en beheer inzake uitvoeringsbesluiten Uitvoeringsregeling Afvalstoffenverordening Sittard-Geleen 2016, vastgesteld 11-11-2016.

Voormalig cluster Concern

• •

  -

Directeur bedrijfsvoering

• •

  Besluit van de gemeentesecretaris/algemeen directeur van de gemeente Sittard-Geleen houdende regels omtrent het verlenen van ondermandaat aan de adjunct secretaris/directeur bedrijfsvoering, vastgesteld 25-11-2019.

Gemeentesecretaris/Algemeen directeur

• •

  Mandaatbesluit inzake uitvoeringsbesluiten Uitvoeringsregeling Afvalstoffenverordening Sittard-Geleen 2016, vastgesteld 12-7-2016.

Toelichting:

Aanleiding:

Het vaststellen van een nieuw Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit vindt zijn aanleiding in een reorganisatie van de managementstructuur van de gemeente Sittard-Geleen, te weten het project ‘Sturing en Leiderschap’.

Zowel de staat van de organisatie als de ontwikkelingen in de samenleving leiden tot een aantal integrale opgaven die om een eigentijds antwoord vragen. Dit vraagt om meer ontschotting tussen de organisatieonderdelen/clusters, flexibiliteit, wendbaarheid en slagvaardigheid van de organisatie en onze medewerkers. De afgelopen twee jaar is in de organisatie een beweging in gang gezet om werk te maken van de noodzakelijke cultuuromslag en kwaliteitsimpuls zoals die in het coalitieakkoord “Samen Duurzaam” is gevraagd. Er is in dit verband door bestuur en directie gekozen voor een organische benadering van de veranderopgave. Deze benadering werkt goed bij veranderinitiatieven die gaan over gedrag, interacties en vernieuwing. Het gaat in deze benadering niet om het overtuigen van mensen met cijfers en feiten, maar om mensen te raken met een inspirerend perspectief. De nadruk ligt niet op het oplossen van problemen, maar op het creëren van mogelijkheden, experimenteren en leren. Een kenmerk van verandering en vernieuwing is dat je ze niet kunt uitrollen of invoeren; ze moeten gefaciliteerd worden.

De genoemde organische benadering wordt inmiddels ruim anderhalf jaar toegepast op experiment-basis. Structuuraanpassingen zijn in deze fase van de ontwikkeling niet leidend geweest. De benadering (en de pragmatische effecten daarvan) is inmiddels geëvalueerd door en met de OR. De gekozen richting ‘minder leiding aan de top’, waarbij op enig moment de laag clusterhoofden kan vervallen, is gedurende de ‘experiment-periode’ doorlopend onderwerp van gesprek geweest met de OR.

Inmiddels is de ontwikkeling op het punt gekomen dat de managementstructuur formeel wordt aangepast. We doen dit enerzijds om helderheid aan de organisatie te geven en anderzijds om de organisatie een stap verder te brengen in de ontwikkeling. Hierbij is de structuur niet leidend, maar wel degelijk ondersteunend.

Er wordt gekozen voor het laten vervallen van de laag clusterhoofden en het loslaten van de clusterstructuur. Hierdoor sluiten we als organisatie beter aan bij de opgaves en de dynamiek in de leefomgeving van onze inwoners:

• •

  In onze sturing leggen we binnen directie en teammanagement de focus op de opgaves en niet meer op clusters. We gaan doelgericht op onze opgaves sturen. We brengen daarmee ook het bestuur strategischer in positie.

• •

  Vanuit ons leiderschap gaan we nieuwe vormen van organisatie en samenwerken faciliteren die leiden tot een meer samenhangende benadering en aanpak van thema’s en aandachtsvelden. We kiezen voor minder hiërarchie en meer ruimte voor eigen initiatief samen met in- en externe partners. We organiseren de noodzakelijke in- en externe samenwerking om zo goed mogelijk aan te sluiten bij en de verbinding te leggen tussen onze eigen organisatie en de dynamiek van de buitenwereld.

Vanuit leiderschap worden verantwoordelijkheden laag in de organisatie gelegd en wordt er ruimte geboden voor eigen initiatief en innovatie. We zetten de professional centraal. Om dit proces te ondersteunen zetten we in op een coachende manier van begeleiden en ontwikkelen van medewerkers en teams. Hierbij hebben we oog voor verjonging, duurzame inzetbaarheid en betrokkenheid bij onze medewerkers.

De gekozen richting is aldus dat de laag clusterhoofden verdwijnt en dat de verantwoordelijk¬heden en bevoegdheden van de clusterhoofden grotendeels worden belegd bij de teammanagers. Dit betekent dat er een managementstructuur komt van twee hiërarchische lagen, directie en teammanagement.

In het onderhavige Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit 2021 wordt deze wijziging van de managementstructuur vertaald naar de formele verdeling van bevoegdheden binnen de gemeentelijke organisatie.

Onder meer heeft dit tot gevolg dat bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeuren een algemeen mandaat komt te liggen voor alle aangelegenheden, behorende tot het college en de burgemeester (natuurlijk behoudens de in het besluit vermelde uitzonderingen). Op deze wijze kan er, met meer afstand tot de teammanagers, op hoofdlijnen en in de vorm van opgaves sturing worden gegeven, waarbij geldt dat de aandachtsvelden van de individuele directeuren in de loop der tijd en afhankelijk van de behoefte van de organisatie kunnen wijzigen.

Anders dan voorheen krijgen thans de teammanagers ook hun mandaat direct van het college in dit hoofdmandaat, in combinatie met het Organisatiebesluit. Hiermee wordt recht gedaan aan de rol die teammanagers, als integraal manager, krijgen.

In het navolgende wordt het leerstuk van mandaatverlening in het algemeen, de consequenties voor de organisatie en de rol die de verschillende functionarissen in de nieuwe structuur krijgen nader toegelicht, mede aan de hand van de specifieke artikelen van dit besluit.

Algemeen:

Formeel-juridisch is mandaat de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Besluiten worden gedefinieerd als een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling (of een daarmee juridisch gelijk te stellen andere handeling). Belangrijke voorbeelden van besluiten zijn: vergunningen, ontheffingen, (subsidie-)beschikkingen, uitkeringen en verkeersmaatregelen (maar natuurlijk ook weigeringen daarvan).

Bestuursorganen binnen de gemeente zijn bijvoorbeeld: het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester (sec).

Met andere woorden: mandaat is een instrument waarbij bijvoorbeeld het college bepaalde vergunningen niet meer zelf verleent, maar deze besluiten worden genomen op een lager, ambtelijk, niveau in de organisatie, zodat zij zelf haar tijd efficiënter kan besteden. Veelal komt mandaat voor bij vaak voorkomende c.q. routinematige zaken.

Met enige nadruk wordt vermeld dat het dus bij mandaat met name gaat om beslissingen die extern gericht zijn en rechtsgevolg creëren. Dat creëren van rechtsgevolg is te verstaan als het veranderen van rechten en/of plichten van burgers. Uitzonderingen op dit algemene uitgangspunt zijn op zich wel mogelijk, maar voeren voor de betekenis van deze algemene toelichting te ver; hierbij wordt voor verdere informatie verwezen naar juridisch handboeken.

Er is voor gekozen om met de uitvoering van een bevoegdheid samenhangende handelingen ook onder dit mandaat te vatten. Dan gaat het bijvoorbeeld om correspondentie, niet zijnde een besluit, die daarmee wel samenhangt en voorafgaand dan wel na afloop van een besluit uitgaat (voorbeelden hiervan zijn: een ontvangstbevestiging, verzoek om meer informatie, aanbiedingsbrief, voortgangsbericht, etc.). Deze keuze is onder meer gemaakt om de dagelijkse werkpraktijk niet te veel te belasten met de – soms ingewikkelde – vraag of een bepaald document nu wel of niet een besluit is in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: “Awb”), en omdat er met besluitvorming vaak veel andere feitelijke handelingen gepaard gaan.

Het gaat bij mandaat dus niét om werkafspraken, besturingsmodellen, budgetverlening of andere sturingsinstrumenten. Dat soort zaken zijn vervat in andere instrumenten, de Budgetregeling (waarmee een koppeling met de –jaarlijks fluctuerende– begroting wordt gemaakt), Het Besluit Planning- en Controlcyclus, het Organisatiebesluit, etc. Door middel van de verwijzing in dit mandaatbesluit naar (een aantal van) deze documenten, zoals het Organisatiebesluit en de Budgetregeling wordt wel het verleende mandaat nader geclausuleerd.

Vanuit de integrale managementfilosofie wordt in het onderstaande mandaat zodoende een rechtstreekse verbinding gelegd met financiën/budgetten, het Organisatiebesluit en planning & control. Zo wordt duidelijk dat toebedeelde bevoegdheden binnen die kaders van kracht zijn. Een gemandateerde is dus, qua interne verhoudingen, formeel nooit verder bevoegd, dan wat hem bijv. via budget/begroting – intern – werd toegekend. Geld dat je niet hebt, kun je ook niet uitgeven; dat geldt voor iedereen. Voor een gemeente, een bestuursorgaan en natuurlijk ook voor de gemandateerde werknemer.

Uitgangspunt van mandaat is dat degene die mandateert altijd bevoegd blijft de gemandateerde bevoegdheid – toch nog – zelf uit te oefenen, dan wel bij de uitoefening van die bevoegdheid aanwijzingen te geven. De uitgeoefende gemandateerde bevoegdheid blijft daarbij altijd onder verantwoordelijkheid vallen van het bestuursorgaan.

Het ligt overigens voor de duidelijkheid van besluitvormingsprocedures voor de hand dat indien het bestuursorgaan een gemandateerde bevoegdheid bij nader inzien toch aan zich wil houden, dat daartoe dan ook expliciet door dat bestuursorgaan besloten wordt.

Het uitgangspunt van het voorheen geldende mandaatbesluit blijft overeind, nl. dat: “gemandateerd wordt, tenzij…”. Dit uitgangspunt heeft namelijk veel voordelen;

• -

  een compact (hoofd)mandaat verdient voorkeur vanuit overzichtelijkheid en duidelijkheid;

• -

  geeft zo min mogelijk bureaucratie;

• -

  hetgeen het bestuur niet wil toevertrouwen aan een lager echelon, kan buiten het mandaat worden uitgezonderd of onder beperkende voorwaarden worden verleend;

• -

  gestreefd wordt naar een zo veel mogelijk tijd-/ en ontwikkelingsbestendig document; dat wil zeggen zodanig vormgegeven dat nieuwe ontwikkelingen niet persé acuut leiden tot – directe – aanpassing van het hoofdmandaat;

• -

  uitschrijven en bijhouden van specifieke/gedetailleerde bevoegdheden (per soort besluit) is veelal slechts korte tijd correct én blijvend bewerkelijk;

• -

  de organisatie is aan een dergelijke constructie gewend;

• -

  deze vormgeving past goed bij het integraal management concept.

Voor de duidelijkheid en ter voorkoming van discussies wordt hierbij vermeld dat voor dit mandaat en de daarop berustende ondermandaten de gemeentesecretaris-/algemeen directeur en de directeuren – naar de buitenwereld/extern – volledig bevoegd zijn. Voor de concern controller en de teammanagers geldt eveneens dat zij – naar de buitenwereld/extern – volledig bevoegd zijn voor hun taken/werkterreinen zoals uit het Organisatiebesluit blijkt.

Een (opschalings)afweging vanwege (bijvoorbeeld) een politieke-/bestuurlijke-/ambtelijke gevoeligheid naar bijvoorbeeld een hoger (ambtelijk) echelon is er een van interne aard.

Aldus kan én mag – bijvoorbeeld – een burger of een andere externe er zekerheidshalve op vertrouwen dat een manager zoals voornoemd het besluit bevoegdelijk nam (wat er verder ook intern van zij).

Daarbij geldt wel dat intern expliciet de afspraak geldt dat bij politieke en bestuurlijke gevoeligheid wordt opgeschaald.

Tot slot nog een aantal algemene punten:

• 1.

  Sinds invoering van de derde tranche Awb staat vast dat bestuursdwang (maar ook andere handhavingsinstrumenten als dwangsom etc.) op zich te mandateren is. Aangezien er geen principiële redenen aanwezig zijn om het bestuursorgaan deze bevoegdheid aan zich te laten houden, valt deze bevoegdheid onder dit algemene mandaat. Opgemerkt wordt wel dat op grond van artikel 10:3 van de Awb geldt dat, wanneer artikel 5:53 van de Awb van toepassing is, een mandaat tot het opleggen van een bestuurlijke boete niet wordt verleend aan degene die van de overtreding een rapport of proces-verbaal heeft opgemaakt.

• 2.

  Het voeren van een rechtsgeding binnen het taakgebied van een team behoort, vanuit het oogpunt van integraal management, in principe niet wezenlijk anders te worden behandeld dan zaken die wel rimpelloos verlopen. Het voeren van een rechtsgeding wil zeggen alle (rechts-) handelingen die daarbij horen, en al dan niet op eigen initiatief.

• Als een besluit kennelijk lastiger tot stand komt en/of leidt tot bezwaar en/of (hoger)beroep, doet dat op zich niets af aan de verantwoordelijkheid van die teammanager. Wel kan een dergelijke exercitie een aanleiding betekenen voor het – extra – informeren van een hoger en/of bestuurlijk niveau. Er kan dan meer aan de hand zijn. Het is ook denkbaar dat sommige zaken zo politiek-bestuurlijk gevoelig (komen te) liggen of ingrijpend zijn dat zij daarom als uitzondering opschaling verdienen (en wellicht ‘de aard van de bevoegdheid zich ook tegen mandaatverlening verzet’).

• 3.

  Artikel 10:3 Awb verzet zich ertegen dat een beslissing in bezwaar op een lager (of gelijk) niveau wordt genomen dan het in mandaat genomen primaire besluit, omdat de aard van de bevoegdheid tot het beslissen in bezwaar vergt dat een voldoende onbevangen en vrije heroverweging plaatsvindt. Dit betekent dat, indien bijvoorbeeld een teammanager zelf het primaire besluit neemt, een directeur of de gemeentesecretaris/algemeen directeur degene is die de beslissing op bezwaar kan nemen. Indien een teammanager bepaalde primaire besluiten ondergemandateerd heeft aan onder hem ressorterende functionarissen, kan de teammanager beslissen op het bezwaarschrift.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1.

In dit artikel zijn de definities omschreven zoals deze in dit besluit (en de daarop gebaseerde ondermandaten) van toepassing zijn.

Deze begripsomschrijvingen sluiten aan c.q. zijn gebaseerd op de Awb.

Artikel 2.

Eerste lid

Het eerste lid van artikel 2 vormt het hart van dit mandaatbesluit. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeuren krijgen een algemeen en volledig mandaat voor de tot het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester behorende aangelegenheden, behoudens de bij wettelijk voorschrift of in dit besluit bepaalde beperkingen en voor zover de aard van de bevoegdheid zich niet tegen mandaatverlening verzet.

Er is voor gekozen om niet enkel de gemeentesecretaris/algemeen directeur een dergelijk algemeen en volledig mandaat te geven, maar ook de directeuren, omdat het de bedoeling is de directeuren flexibel in te zetten in de organisatie, waarbij er wordt gewerkt met aandachtsvelden die in de loop der tijd kunnen wijzigen, afhankelijk van de behoeften van de organisatie. Het directieteam maakt jaarlijks afspraken over de onderlinge verdeling van de aandachtsvelden. Het directieteam bespreekt wat de aard van de opgave is en welke teams daar een wezenlijke bijdrage aan leveren. De betreffende directeur stuurt dan als opdrachtgever/eerste aanspreekpunt deze teammanagers aan. Daarbij is het niet de bedoeling dat telkens dit mandaatbesluit gewijzigd moet worden, wanneer een aandachtsveld verlegd wordt. Intern vindt er aldus een taakverdeling plaats binnen de directie en maken de directeuren enkel gebruik van de bevoegdheden binnen hun aandachtsveld. Wel worden alle bevoegdheden in mandaat gegeven, zodat er snel op wijzigingen in de aandachtsvelden ingespeeld kan worden.

Tweede lid

In het tweede lid van artikel 2 wordt de mandatering van de concern controller geregeld. De concern controller neemt volwaardig deel aan het directieteam in een rol als geweten en bewaker van de bedrijfsvoeringkaders. De concern controller rapporteert eigenstandig aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en is daarmee nevengeschikt aan de directeuren. Dit betekent dat de concern controller geen directeur is en geen directe aansturende rol ten opzichte van de teammanagers heeft. Gelet hierop maakt de concern controller deel uit van het directieteam, maar heeft deze niet het volledig en algemeen mandaat nodig zoals de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeuren dat hebben. Ter zake van de taken en werkzaamheden van de concerncontroller zal er namelijk niet gewerkt worden met de bovengenoemde (verschuivende) aandachtsvelden. De taken van de concern controller worden beschreven in het Organisatiebesluit. Reden waarom voor de omvang van zijn mandaat naar het Organisatiebesluit wordt verwezen.

Derde lid

In het derde lid van artikel 2 wordt de mandatering van de teammanagers geregeld.

Er wordt in Sittard-Geleen voor wat betreft de managementvisie middels het Besturings- en Management Concept voor gekozen om verantwoordelijkheden feitelijk zo veel mogelijk neer te leggen op teammanagementniveau. Hiermee wordt de uitvoerende taak die de clusterhoofden voorheen hadden thans bij de teammanagers neergelegd. Er is sprake van integraal management. Dit betekent dat teammanagers verantwoordelijk zijn voor hun producten, processen, mensen en middelen. Daarvoor is ook inhoudelijke integraliteit nodig. Teammanagers zijn betrokken bij de inhoud en staan dus ook voor inhoudelijke opvattingen, voor koers en visie.

Hierbij past dat, anders dan in het voorheen geldende hoofdmandaatbesluit, thans ook de mandaten voor de teammanagers in dit besluit zijn opgenomen. Teammanagers hoeven evenwel, anders dan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeuren, geen algemeen en volledig mandaat te ontvangen. De taken en werkzaamheden van elk team verschillen. Voor de omvang van de mandaten wordt er daarom verwezen naar het Organisatiebesluit. Mandaat wordt gegeven voor alle besluiten voorkomende in het gehele (beleids-) terrein waarvoor de desbetreffende teammanager op grond van het Organisatiebesluit verantwoordelijk is. Daarnaast is met deze bepaling de teammanager ook bijvoorbeeld bevoegd inzake (rechtspositionele) beslissingen ten aanzien van het personeel van zijn team. Het mandaat heeft aldus, binnen de gegeven kaders, betrekking op het uitoefenen van integraal management met inbegrip van aangelegenheden op organisatorisch, personeel, financieel en materieel gebied.

Ten slotte geldt dat in de nieuwe structuur de budgetverantwoordelijkheid bij de teammanagers komt te liggen. In dit verband wordt verwezen naar de Budgetregeling. De toekenning van bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de uitvoering van de begroting volgt de keuzes die in dit document worden gemaakt. De teammanager kan het budgetbeheer verder binnen het team organiseren bij coördinatoren en of bij individuele medewerkers.

Eerste, tweede en derde lid

Bij de in deze artikelen gekozen constructie geldt dat algemeen mandaat wordt verleend “tenzij bij wet anders is bepaald”. Ter verduidelijking wordt hierover het volgende opgemerkt.

In slechts een enkel geval bepaalt de wet dat het bestuursorgaan zelf moet beslissen (en dus niet kan mandateren); dat is bijvoorbeeld het geval bij artikel de in 177, tweede lid van de Gemeentewet genoemde besluiten. Maar de hoofdregel is dat in principe vrijwel alle bevoegdheden gemandateerd kunnen worden. Voor de duidelijkheid en ter voorkoming van discussies wordt hierbij vermeld dat voor dit mandaat en de daarop berustende ondermandaten de gemeentesecretaris-/algemeen directeur en de directeuren – naar de buitenwereld/extern – volledig bevoegd zijn voor alle tot het college en de burgemeester behorende aangelegenheden, behoudens de bij wettelijk voorschrift en in dit besluit genoemde uitzonderingen. Voor de concern controller en de teammanagers geldt eveneens dat zij – naar de buitenwereld/extern – volledig bevoegd zijn voor hun taken/werkterreinen zoals uit het Organisatiebesluit blijkt. Een (opschalings)afweging vanwege bijvoorbeeld een politieke-/bestuurlijke-/ambtelijke gevoeligheid naar bijvoorbeeld een hoger (ambtelijk) echelon is er een van interne aard.

Aldus kan én mag –bijvoorbeeld- een burger, of een andere externe, erop vertrouwen dat (bijvoorbeeld) een teammanager het besluit, vallend binnen de taak zoals als uit het Organisatiebesluit blijkt, behoudens de bij wettelijk voorschrift en in dit besluit genoemde uitzonderingen, bevoegdelijk nam (wat er verder ook intern van zij).

Daarbij geldt wel dat intern expliciet de afspraak geldt dat bij politieke en bestuurlijke gevoeligheid wordt opgeschaald.

Overigens is voor de duidelijkheid ervoor gekozen, daar waar op voorhand al duidelijk is dat de wet zich tegen mandaatverlening verzet, in artikel 7 van dit mandaat enkele uitzonderingen te benoemen. Met nadruk wordt vermeld dat, gelet op het bovenstaande, dit geen limitatieve opsomming kan zijn en er dus op grond van nadere wet- en regelgeving verdere beperkingen kunnen zijn.

Vierde en vijfde lid

In het vierde en vijfde lid van artikel 2 zijn de mogelijkheden geregeld voor de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de onder hem ressorterende directeurs om binnen de organisatie – wanneer nodig – hun verantwoordelijkheid te kunnen waarmaken. In dit mandaatbesluit is er sprake van een direct mandaat van het bestuursorgaan naar de verschillende hiërarchische lagen, te weten de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de directeuren en concern controller en ten slotte het teammanagement. Een andere manier om dit vorm te geven zou zijn een direct mandaat van het bestuursorgaan aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en vervolgens de verlening van ondermandaten van de gemeentesecretaris/algemeen directeur aan de directeuren en van de directeuren naar de teammanagers. Bij een dergelijk getrapt stelsel van ondermandaten kan er geen misverstand over bestaan dat een (onder)mandaatgever op grond van artikel 10:6 en artikel 10:8 van de Awb bevoegd is per geval of in het algemeen instructies te geven ter zake de uitoefening van de (onder)gemandateerde bevoegdheid, inlichtingen te vragen over de uitoefening van deze bevoegdheid of mandaten weer in te trekken. Nu er gekozen wordt om met directe mandaten te werken, volgt deze bevoegdheid niet letterlijk uit de Awb. Reden waarom ervoor is gekozen om in het vierde en vijfde lid te verduidelijken dat deze bevoegdheden bestaan voor een functionaris ten opzichte van hiërarchisch onder hem ressorterende functionarissen. Deze constructie maakt dat geen discussie kan ontstaan of bijvoorbeeld de gemeentesecretaris bevoegd is een bepaald (voorgenomen) besluit –ambtelijk – bij te stellen of een besluit in mandaat te nemen indien, om wat voor een reden dan ook, het mandaat op een lager niveau niet wordt/kan worden waargemaakt.

Artikel 3.

Het in artikel 2 verleende mandaat kan door de verkrijger -in principe- worden ondergemandateerd, indien dat voor die de uitoefening van die bevoegdheden doeltreffend en doelmatig is.

Om ook voor de buitenwereld kenbaar te zijn moet dat ondermandaat schriftelijk zijn verleend en moet dat voldoende duidelijk en bepaald zijn.

Degene die het ondermandaat verleent, dient zorg te dragen voor de publicatie van dit besluit.

Wellicht ten overvloede wordt hier nog vermeld dat het aanbevelenswaardig is eventuele ondermandatering (gelijk de juridische constructie van en in dit hoofdmandaat) op functionarisniveau conform de functietitel uit het functieboek te laten plaatsvinden (in plaats van de vroeger vaak geziene constructie van op persoonsniveau).

Dit heeft het voordeel dat personele wisselingen niet per definitie hoeven te leiden tot bijstellen van het ondermandaat.

Artikel 4.

De in dit artikel genoemde bevoegdheden zijn voorbehouden aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en uitgezonderd van de algemene mogelijkheid tot het geven van een ondermandaat. Dat wil dus zeggen dat de in dit artikel genoemde bevoegdheden door de gemeentesecretaris/algemeen directeur zelf dienen te worden uitgeoefend.

Artikel 5.

Eerste lid

Dit artikel schrijft de wijze van ondertekening van in mandaat genomen besluiten voor.

Niet alleen is uniformiteit in wijze van ondertekeningen wenselijk, maar ook moet uit de wijze van ondertekenen blijken dat het besluit in mandaat is genomen (zie artikel 10:10 van de Awb).

In geval een daartoe aangewezen plaatsvervanger een besluit (moet) ondertekent(en), is de (redactie van de) ondertekeningclausule op zich hetzelfde als in de tekst van artikel 5 en hierboven vermeld, met dien verstande dat aan de functiebenaming wordt toegevoegd: ”plv.” én dat deze plaatsvervanger natuurlijk met eigen naam en handtekening ondertekent.\

Volledigheidshalve wordt vermeld dat indien het college in een bepaalde zaak zelf besluit (en dus géén gebruik maakt van mandaat), een uitgaande brief behorende bij dat besluit op grond van artikel 59a, eerste lid, Gemeentewet, ondertekend behoort te worden door burgemeester en secretaris zelf.

Het concept-uitgaande stuk dient dan ook bij de aangeleverde vergaderstukken te worden aangereikt, zodat het bestuursorgaan zich kan vergewissen dat hetgeen in het concept is vervat, ook overeenkomstig haar besluit is.

Het uitgangspunt dat het college zelf ondertekent als zij zelf het besluit genomen heeft, is slechts dan niet van toepassing indien het college besloten heeft gebruik te maken van de mogelijkheid van ondertekeningsmandaat zoals vervat in 59a, tweede lid, Gemeentewet.

Tweede lid

In het tweede lid is de mogelijkheid gecreëerd om, bij elektronische verzending van het uitgaande stuk, gebruik te maken van een elektronische handtekening.

Een elektronische handtekening wordt gedefinieerd als “gegevens in elektronische vorm die gehecht zijn aan of logisch verbonden zijn met andere gegevens in elektronische vorm en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen”. Hieruit volgt reeds dat een elektronische handtekening niet de vorm hoeft hebben van een digitale variant van de klassieke handtekening en dat deze ook niet geplaatst hoeft te zijn bij het onderschrift van het uitgaande stuk. Reden waarom in het tweede lid is geregeld dat het opnemen van een handtekening zoals volgt uit het vormvoorschrift in het eerste lid, bij een elektronische ondertekening achterwege kan blijven. Indien er sprake is van een bij wettelijk voorschrift voorgeschreven ondertekeningsplicht, geldt ten slotte dat bij gebruik van een elektronische handtekening, deze dient te voldoen aan de voorwaarden uit artikel 2:16 van de Awb, dan wel, in het geval van elektronisch vermogensrechtelijk rechtsverkeer, aan de voorwaarden uit artikel 3:15a van het BW.

Derde lid

Voor veel besluiten geldt dat er geen sprake is van een bij wettelijk voorschrift voorgeschreven ondertekeningsplicht. Dit geldt bijvoorbeeld voor de meeste besluiten zoals bedoeld in artikel 1:3, eerste lid, van de Awb. In dat geval bestaat de vrijheid om geen handtekening op te nemen. Het uitgaande stuk wordt in dat geval afgesloten met de tekst: "Deze brief [evt. vervangen door: “Dit besluit”] is geautomatiseerd aangemaakt en daarom niet ondertekend”. Daarmee wordt aangegeven dat het ontbreken van de handtekening niet betekent dat het uitgaande stuk niet door een ter zake bevoegd persoon is opgesteld, maar dat dit komt door de elektronische totstandkoming van het stuk. Ter onderbouwing van de rechtmatige en bevoegde totstandkoming van het uitgaande stuk, zal de gemeente door middel van een audit trail (onder meer) borgen dat aangetoond kan worden wie, op welk moment het stuk heeft geproduceerd en dat dit stuk rechtsgeldig en bevoegd tot stand gekomen is.

Artikel 6

Dit artikel maakt –nogmaals- duidelijk dat indien er geen financiële dekking (in relatie tot beschreven prestaties/resultaten) is, degene die in beginsel bevoegd gemaakt werd door dit mandaatbesluit, van dat mandaat geen gebruik kan maken, dan nadat het bestuursorgaan daarmee expliciet ingestemd heeft. Artikel 6 is daarmee in feite een expliciete onderstreping van de in artikel 2 gemaakte koppeling met de Budgetregeling.

Artikel 7.

In dit artikel worden uitzonderingen op het algemene mandaat geëxpliciteerd. In de genoemde situaties is geen mandaat verleend en dient het bestuursorgaan dus zelf de genoemde bevoegdheden uit te oefenen.

Voor een deel sluiten deze genoemde bevoegdheden aan bij de inhoud van artikel 10:3, tweede lid, Awb. Dit geldt voor leden 1 en 6.

In het tweede lid is voorts opgenomen dat het vaststellen, wijzigen of intrekken van kaders, beleidsregels en besluiten van algemene strekking wordt voorbehouden aan het bestuursorgaan. Verkeersbesluiten vormen hierop een uitzondering en kunnen wel worden gemandateerd. Tevens wordt binnen de gemeente Sittard-Geleen de bevoegdheid tot het nemen van besluiten van algemene strekking op grond van de Uitvoeringsregeling Afvalstoffenverordening Sittard-Geleen gemandateerd. En ook de bevoegdheid tot het aanwijzen van toezichthouders, eveneens besluiten van algemene strekking, wordt gemandateerd.

Voor een ander deel betreft het nadere invullingen van de uitzondering “..tenzij bij wet anders is bepaald of de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet…”. Dit betreft bijvoorbeeld lid 3, lid 5 voor zover het de aanwijzing van de gemeentesecretaris betreft, en leden 7 en 8.

De in lid 7 genoemde bevoegdheden (artikelen 151b, 154a, 172, 172a, 172b, 174, tweede lid, 174a, 174b, 175, 176 en 176a van de Gemeentewet) zijn bevoegdheden inzake openbare orde; deze zijn wettelijk niet mandateerbaar op grond van artikel 177 van de Gemeentewet.

De in de leden 4, 8 en 9 genoemde bevoegdheden zijn, in al dan niet geactualiseerde vorm, vanuit het oude mandaat gehandhaafd.

Expliciet wordt opgemerkt dat geen uitzondering wordt gemaakt voor de beslissing tot het voeren van rechtsgedingen en het nemen van besluiten, ter voorbereiding, voorkoming of beëindiging van strafrechtelijke, civielrechtelijke en bestuursrechtelijke procedures en het instellen van alle rechtsmiddelen in alle instanties, zowel eisend als verwerend. Voor de dagelijkse werkpraktijk is een dergelijke uitzondering niet functioneel. Immers, zeer veel gemeentelijke werkzaamheden kunnen worden gezien als een voorbereiding/voorkoming van een bestuursrechtelijke procedure. In feite wordt met een dergelijke uitzondering/redactie de gemeente vleugellam gemaakt indien die uitzondering letterlijk wordt opgevat. Ook (voorbereiding van) civielrechtelijke procedures (zoals (ver-)huur en pachtkwesties) komen veelvuldig voor. Vandaar dat deze uitzondering ook niet meer in dit mandaatbesluit voorkomt. Afgezien van het onhandige karakter van een dergelijke uitzondering is het ook principieel in het licht van integraal management niet logisch dat dit soort zaken per definitie naar een hoger niveau getild zouden moeten worden. Ook hier is het verkieslijk om de verantwoordelijkheid in principe op het niveau van de teammanager te leggen en daar ook de inschatting te laten maken of opschaling van de kwestie (evt. naar bestuurlijk niveau) wenselijk c.q. noodzakelijk is (vergelijk hetgeen hierover in de toelichting onder artikel 2 en 3 ook werd vermeld).

Besluiten ter zake de rechtspositie en de arbeidsovereenkomst van leden van het directieteam zijn voorbehouden aan de gemeentesecretaris / algemeen directeur. In voorkomende gevallen is het evenwel mogelijk, dat bijvoorbeeld ten aanzien van leden van het directieteam of teammanagers de gemeentesecretaris/algemeen directeur te rade gaat bij collegeleden om hun wensen en ervaringen bij beoordelingen en selecties te kunnen betrekken. Dat laat echter onverlet dat besluiten zijn gemandateerd.

Zoals hierboven, bij de toelichting bij artikel 2, reeds opgemerkt bevat artikel 7 geen limitatieve opsomming en kunnen er op grond van (al dan niet toekomstige) wet- en regelgeving verdere beperkingen zijn. Tevens geldt dat beperkingen kunnen voortvloeien uit andere gemeentelijke regelgeving en beleid. Toegelicht is reeds dat bijvoorbeeld de Budgetregeling de bevoegdheden inkadert. Daarnaast zijn er nog andere besluiten die op het niveau van het bestuursorgaan genomen zullen worden. Te denken valt in dit verband aan besluiten waarop artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet van toepassing is. In artikel 8 van de Financiële verordening gemeente Sittard-Geleen is daarbij bepaald dat het college bepaalde besluiten niet neemt (afhankelijk van de in dit artikel gestelde financiële grenswaarden), dan nadat over het voornemen daartoe is geïnformeerd en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen naar voren te brengen. Dit soort regels gelden vanzelfsprekend net zozeer voor – op zichzelf qua werkterrein– gemandateerde bevoegdheden. Ook ligt het in een dergelijk geval – wanneer de gemeenteraad wensen en bedenkingen naar voren heeft gebracht – ook voor de hand dat het college het uiteindelijke besluit zelf (dus niet in mandaat) neemt.

Artikel 8.

In dit artikel wordt met mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht (dit is het privaatrechtelijke equivalent van mandaat voor privaatrechtelijke rechtshandelingen) en machtiging tot het verrichten van feitelijke handelingen. Dit betekent dat via dit mandaatbesluit (en ondermandaat) teammanagers ook bevoegd zijn, op hun desbetreffende (beleids-)terrein, andere dan (publiekrechtelijke) besluiten te nemen, nl. privaatrechtelijke en feitelijke handelingen (dat wil zeggen handelingen die noch bestuursrechtelijk noch privaatrechtelijk zijn).

Ter toelichting wordt het volgende voorbeeld gegeven;

Het college is bevoegd (op grond van artikel 160 van de Gemeentewet) om te besluiten een huis te kopen. Deze bevoegdheid is in principe gemandateerd (lees: in volmacht gegeven) aan een functionaris.

De ondertekening van de transportakte bij notaris is een (privaatrechtelijke) rechtshandeling – de vertegenwoordiging van de rechtspersoon van de gemeente – die op grond van artikel 171 van de Gemeentewet een bevoegdheid van de burgemeester is. Via de met mandaat gelijkgestelde volmacht komt ook deze bevoegdheid bij de functionaris terecht.

Het in ontvangst nemen van de sleutels van het gekochte huis (dat is een feitelijke handeling) kan via dit mandaatbesluit (waaronder dus ook machtiging begrepen wordt), ook door de functionaris geschieden.

Alle fases van een dergelijke transactie (publiekrechtelijk, privaatrechtelijk, alsmede feitelijk) zijn aldus voor de beide bestuursorganen door dit mandaat ‘gedekt’.

In het tweede lid is verder verduidelijkt dat het (onder)mandaat een ruime strekking heeft en mede betrekking heeft op alle handelingen die binnen het kader van de uitoefening van de bevoegdheid moeten worden verricht.

Artikel 9.

De plaatsvervanger van de gemandateerde functionaris kan de bevoegdheden van de gemandateerde functionaris uitoefenen, indien de gemandateerde tijdelijk afwezig is of gedurende langere tijd niet in staat is zijn functie uit te oefenen. Wel moet de vervanger via een daartoe strekkend besluit formeel als zodanig aangewezen zijn om rechtsgeldig besluiten te kunnen nemen. Dit wordt geregeld in het Organisatiebesluit.

Het is niet mogelijk/wenselijk dat een welwillende willekeurige aanwezige werknemer in die zin bevoegdheden van de gemandateerde waarneemt. Immers, voor een buitenstaander/burger moet traceerbaar zijn dat een functionaris bevoegd was.

Voor de wijze van ondertekenen door een plaatsvervanger wordt verwezen naar hetgeen vermeld onder de toelichting op artikel 5.

Artikel 10.

Met de inhoud van dit artikel wordt recht gedaan aan het complementaire deel van de mandaatsfiguur. Namelijk dat uitoefening van het geschonken vertrouwen zichtbaar wordt gemaakt aan het bestuursorgaan.

Een gemandateerde legt daarom verantwoording af aan het bestuursorgaan over de uitvoering van het aan hen opgelegde taken en het gebruik van verleende bevoegdheden conform het Besluit planning- en controlcyclus en de Budgetregeling.

Naast de formele verantwoordingsmomenten kan het bestuursorgaan –nadere- aanwijzingen geven hoe, hoe vaak en in welke vorm hij in de praktijk geïnformeerd wenst te worden over het gebruik van verleende bevoegdheden en optredende bijzonderheden daarbij (vergelijk artikel 10:6 van de Awb: instructies en inlichtingenplicht).

Artikel 11.

In het eerste lid wordt het oude hoofdmandaat tegelijkertijd met inwerkingtreding van dit nieuwe hoofdmandaat ingetrokken.

In het tweede lid wordt overgangsrecht geregeld voor het wegvallen van de adjunct-gemeentesecretaris/directeur, de clusterhoofden en het hoofd concernstaf. Eerder door deze functionarissen afgegeven ondermandaten blijven gelden als ware ze door het college zelf verleend. Waar in deze besluiten wordt gesproken over de vervallen functies, moet worden gelezen een verwijzing naar het directieteam. Het is de bedoeling te regelen dat met de inwerkingtreding van dit besluit, geen functionarissen hun bevoegdheden verliezen, anders dan geregeld in het derde en vierde lid van dit artikel.

In het derde lid wordt geregeld dat een aantal (onder)mandaten, verleend aan de vervallen functies, met de inwerkingtreding van dit besluit worden ingetrokken. Het is niet de bedoeling dat er (onder)mandaten in effect blijven, terwijl de functies die het mandaat ontvangen niet meer bestaan. Reden waarom ervoor is gekozen deze (onder)mandaten voor de duidelijkheid expliciet in te trekken. Overigens leidt dit niet tot het vervallen van bevoegdheden binnen de organisatie. Aangezien de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeuren een algemeen en volledig mandaat hebben ter zake alle tot het college en de burgemeester behorende bevoegdheden (behoudens de in de wet en dit besluit genoemde uitzonderingen), vallen er geen bevoegdheden tussen wal en schip.

In het vierde lid is geregeld dat ook de (onder)mandaten voor de teammanagers worden ingetrokken. Aangezien de bevoegdheden van de teammanagers thans in dit besluit, met verwijzing naar het Organisatiebesluit geregeld worden, is het niet noodzakelijk de eerdere (onder)mandaten nog te handhaven. Om dezelfde reden wordt een eerder mandaat, verleend aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur eveneens ingetrokken.

Artikel 12.

Bekendmaking geschiedt via publicatie in het elektronisch gemeenteblad. Daarnaast wordt het besluit binnen de organisatie aan de werknemers verspreid.