Budgethouders regeling van de gemeente Oisterwijk 2021

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Alleen die rollen waar budgetverantwoordelijkheid ligt worden beschreven.

In deze regeling wordt verstaan onder:

Budget Een beschikbaar bedrag op basis van de financiële begroting of een raadsbesluit voor het realiseren van een samenhangend geheel aan doelstellingen. Tot het budget worden tevens gerekend de hierbij opgenomen prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, hoeveelheden en overige kengetallen.

Budgethouder Een door de gemeentesecretaris aangewezen functionaris die verantwoordelijk is voor de juiste besteding en beheersing van het aan hem/haar toegekende budget. Het betreft alleen afdelingshoofden en griffier. De budgethouder is binnen de hem/haar via een budget gegeven machtiging verantwoordelijk voor de inkomsten en het doen van uitgaven zoals onder andere het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten - hierna aangeduid als "verplichtingen" - aan en / of door de gemeente Oisterwijk. De verplichtingen ten aanzien van de inkomsten houdt in dat de budgethouder ten aanzien van rijksuitkeringen, belastingen, retributies, etc. binnen deze regeling voor de begrote opbrengst dient zorg te dragen.

Kredietbeheerder Een door de budgethouder aangewezen functionaris die bevoegd is, onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder, voor de daadwerkelijke voorbereiding van het doen van uitgaven en verkrijgen van inkomsten en bewaking van (delen van) budgetten. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan het aangaan van verplichtingen, het doen van bestellingen binnen een raamovereenkomst, het controleren van de levering, het controleren van en (mede) accorderen van de factuur, etc.

Projectleider Zie kredietbeheerder, maar dan verantwoordelijk voor het behalen van een afgesproken prestatie horende bij één of meerdere projecten.

Vorderingen Gelden die aan de gemeente toekomen als gevolg van door de gemeente geleverde goederen en/of diensten.

Verplichtingen Het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente.

Artikel 2 Aanwijzing budgethouders, kredietbeheerders en projectleiders

1. De gemeentesecretaris wijst de budgethouders aan;

2. Budgethouders kunnen delen van het toegewezen budget door mandateren aan andere medewerkers. Deze worden hiermee kredietbeheerder of projectleider.

3. Het is niet toegestaan om meerdere kredietbeheerders of projectleiders te hebben per grootboekrekening (FCL) (een FCL is niet deelbaar);

4. De budgethouder behoudt de integrale en volledige verantwoordelijkheid voor de gemandateerde delen van het budget en de daarmee samenhangende doelen en activiteiten;

5. De budgethouder dient te allen tijde inzicht te kunnen geven in het door hem/haar gevoerde beheer;

6. Bij afwezigheid van de kredietbeheerder of projectleider vervallen taken en bevoegdheden aan de budgethouder. Bij afwezigheid van de budgethouder vervallen de taken en bevoegdheden aan de aangegeven vervanger volgens het mandaatregister;

7. De aanwijzing als budgethouder en/of kredietbeheerder en/of de projectleider, alsmede een wijziging daarop, wordt in de gemeentelijke financiële administratie vastgelegd.

Artikel 3 Vorderingen en verplichtingen

1. Vorderingen en verplichtingen kunnen alleen door de in de mandaatregeling aangewezen opdrachtgever worden aangegaan;

2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van de verplichtingen direct verband houdt met de doelstelling van het budget;

3. Indien geen toereikend budget aanwezig is, doet de budgethouder het college een voorstel voor dekking. Als geen dekking binnen de programma’s of onvoorzien gevonden kan worden, dan vraagt het college bij de gemeenteraad budgetruimte aan;

4. In geval de situatie een onmiddellijke uitgave noodzakelijk maakt wordt college en/of de raad (zie art. 5 wie) zo spoedig mogelijk na de uitgave geïnformeerd met een college/ raadsvoorstel door de budgethouder;

5. Tot het aangaan van verplichtingen en het doen van bestellingen voor diensten, leveringen en werken zijn de budgethouders gemachtigd tot een bedrag van € 100.000, de projectleiders tot een bedrag van € 50.000 en de kredietbeheerders tot een bedrag van € 25.000 (ook binnen raamovereenkomsten). De gemeentesecretaris is gemachtigd tot het bedrag van de Europese aanbestedingsgrens. Boven de Europese aanbestedingsgrens is het college bevoegd, tenzij op basis van de mandaatregeling anders is geregeld;

6. De gemeentesecretaris is bevoegd om voor specifieke projecten af te wijken van de € 50.000 in artikel 3.5, tot een maximaal bedrag van € 100.000;

7. Stelposten zijn uitgesloten als dekking voor het aangaan van verplichtingen of het doen van bestellingen. Deze stelposten mogen alleen ingezet worden op de wijze zoals tussen raad en college tijdens de P&C documenten zijn afgesproken;

8. Bij het aangaan van verplichtingen dienen de regels zoals verwoord in de vastgestelde mandaatregeling, de regels voor Inkoop en aanbestedingsbeleid en de algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Oisterwijk in acht te worden genomen. In het Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn zowel de AIV en de GIBIT van toepassing, maar ook nog DNR2011.

Artikel 4 Goedkeuring facturen

Indien factuur conform verplichting of lager dan de verplichting:

1. De kredietbeheerder, projectleider, budgethouder of gemeentesecretaris keurt de ontvangen factuur goed, indien de factuur overeenkomt met de verplichting en heeft vastgesteld dat de prestatie is geleverd;

Indien factuur hoger dan verplichting of er is geen verplichting:

2. Facturen > € 25.000 (en > € 50.000 voor projecten) gaan na de goedkeuring van de kredietbeheerder (of projectleider) naar de budgethouder voor een extra controle;

3. Facturen > 100.000 gaan na de goedkeuring van de kredietbeheerder (of projectleider) naar de budgethouder en daarna naar de gemeentesecretaris voor een extra controle;

Artikel 5 Budgetverschuivingen

1. Binnen de centrale kaders en richtlijnen heeft de budgethouder de bevoegdheid om te kunnen schuiven tussen bepaalde budgetten. Doelmatig handelen vereist immers dat de integraal verantwoordelijke budgethouder continu beoordeelt op welke wijze de prestaties kwantitatief en kwalitatief gerealiseerd kunnen worden met een optimaal middelenbeslag;

2. Het wijzigen van c.q. het schuiven tussen (delen van) budgetten over programma's is een bevoegdheid van de gemeenteraad. In voorkomend geval legt de budgethouder een voorstel tot wijziging voor aan het college en de raad met een voorstel tot wijziging van de begroting;

3. Het wijzigen van c.q. het schuiven tussen (delen van) budgetten tussen thema’s binnen een programma is een bevoegdheid van het college, ze stellen een wijziging van de begroting vast, tenzij dit leidt tot wijziging in de output/prestaties van het programma. In dat geval dient de gemeenteraad, op voorstel van het college, de betreffende aanpassing te autoriseren;

4. Het wijzigen van c.q. het schuiven tussen (delen van) budgetten binnen thema’s is een bevoegdheid van de budgethouder, die kan het schuiven goedkeuren, tenzij de door het college vastgestelde output/prestaties wijzigen. In dat geval dient een voorstel aan het college te worden voorgelegd om de begroting te laten wijzigen;

5. Buiten de budgetverschuivingen vallen:

a. De doorbelastingen vanuit de grootboekrekeningen (met name overhead), de dotaties c.q. onttrekkingen aan c.q. uit reserves en voorzieningen, de kapitaallasten en de subsidies;

b. De personeelskosten van eigen personeel.

6. Dat betekent dat eventuele overschotten op de kostencategorieën in artikel 5.5 niet ingezet mogen worden voor andere uitgaven.

Artikel 6 Inwerkingtreding

- De regeling treedt vanaf 1-1-2021 in werking.

- De oude “regeling budgetbeheer van de gemeente Oisterwijk 2008” komt te vervallen bij de inwerkingtreding van de nieuwe regeling.