Regeling elektronisch berichtenverkeer Tribuut 2021

1. Deze regeling is van toepassing op functionele berichten verzonden via een webformulier en functionele berichten verzonden van en naar een Tribuut e-mailadres. Privé berichten vallen niet onder de werking van de regeling.

2. Deze regeling is niet van toepassing op overige vormen van inkomend en uitgaand elektronisch berichtenverkeer.

1. Naar de eigen organisatie verschaft de regeling duidelijkheid over hoe medewerkers om horen te gaan met de afhandeling van functionele berichten.

2. Naar overige partijen maakt de regeling kenbaar dat Tribuut elektronische berichten in behandeling neemt en verschaft het duidelijkheid in de voorwaarden die Tribuut stelt aan het gebruik van de elektronische weg.

1. Berichten kunnen elektronisch naar Tribuut verzonden worden.

2. Wob-verzoeken kunnen niet elektronisch naar Tribuut verzonden worden.

3. Het bestuur kan besluiten dat bepaalde andere categorieën aanvragen en verzoeken niet elektronisch aan Tribuut kunnen worden gezonden.

4. Bestuurlijke berichten worden in behandeling genomen indien het bericht is verstuurd via het daarvoor bestemde webformulier op de Tribuut website of op een aangewezen andere (landelijke) website. Onder voorwaarden, genoemd in lid 6, kunnen bestuurlijke berichten zoals een bezwaarschrift, ook per e-mail naar de algemene postbus worden verstuurd. Indien een dienst of product niet middels een specifiek webformulier wordt aangeboden, kan een aanvraagformulier (in PDF- of.doc-formaat) verstuurd worden naar een algemene postbus voor zover deze wordt aangeboden op de Tribuut website.

5. Overige functionele berichten worden in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn naar een algemene postbus.

6. Berichten moeten aan de volgende eisen voldoen:

• a.

  een bezwaarschrift (waaronder ook begrepen iedere aanvulling daarop) kan, als bijlage, via het e-mailadres info@tribuut.nl worden ingediend, mits in het onderwerp van de e-mail het betreffende aanslagnummer waarop het bezwaar betrekking heeft wordt vermeld of het subjectnummer van diegene op wiens naam de aanslag is opgelegd. Het aanslagnummer moet overeenkomen met de aanslag waartegen het bezwaar is gericht. Het subjectnummer betreft het nummer dat op de aanslag is vermeld;

• b.

  berichten met persoonsgebonden vragen en berichten als bedoeld in het vierde lid moeten voorzien zijn van naam en adres van de afzender;

• c.

  het bericht mag de capaciteit voor inkomende mail niet overschrijden;

• d.

  eventuele bijlagen moeten in te lezen zijn door bij Tribuut gehanteerde software;

• e.

  het bericht mag evenals de bijlagen geen wachtwoorden bevatten.

7. Als een bericht niet in overeenstemming is met leden 4 tot en met 6 dan ontvangt de afzender een bericht terug met een suggestie voor herstel zodat het bericht wel voldoet aan de gestelde eisen en afgehandeld kan worden.

1. Afzenders van functionele berichten ontvangen, binnen de servicenormen, een reactie. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht het systeem voor gegevensverwerking van Tribuut heeft bereikt.

2. Onder een reactie wordt verstaan:

• a.

  een inhoudelijke reactie ter afhandeling van het inkomende bericht;

• b.

  een elektronisch behandelbericht waarin wordt aangegeven:

• c.

  wie de behandelende ambtenaar of afdeling is;

• d.

  wat de termijn is van de vervolgreactie;

• e.

  of de vervolgreactie schriftelijk zal zijn;

• f.

  of een ondertekend document e.d. nodig is.

3. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor, en aanspreekbaar op, het tijdig afhandelen van functionele berichten waarvan hij of zij de behandelaar is. In het geval van bestuurlijke berichten ligt de formele verantwoordelijkheid bij het bestuursorgaan.

4. Onder een tijdige afhandeling wordt verstaan, afhandeling binnen de servicenormen.

5. Wanneer het niet mogelijk is een bericht tijdig af te handelen stuurt de behandelaar c.q. het bestuursorgaan een vertragingsbericht. Naast een nieuwe streefdatum bevat dit bericht de reden van vertraging.

6. Berichten waarvan kennelijk een ander bestuursorgaan het bevoegd gezag is, worden doorgestuurd naar dat orgaan, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de afzender.

7. De afhandeling van bestuurlijke berichten vindt schriftelijk en/of elektronisch plaats. Bij elektronische afhandeling gelden de volgende voorwaarden:

• a.

  de geadresseerde heeft expliciet kenbaar gemaakt op welke elektronische wijze hij voldoende bereikbaar is;

• b.

  het uitgaande bericht is ondertekend middels een met voldoende waarborgen omgeven authentificatie;

8. De afhandeling van niet-bestuurlijke berichten vindt in principe elektronisch plaats.

9. Uitgaande berichten zijn opgesteld in overeenstemming met de huisstijl.

1. Archiefwaardige berichten die binnenkomen op een algemene postbus of via een webformulier worden geregistreerd in het daarvoor bestemde informatiesysteem.

2. Overige elektronische berichten worden niet geregistreerd bij ontvangst. Op deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats.

1. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het toetsen van berichten, die rechtstreeks zijn ontvangen op en verstuurd vanaf zijn Tribuut e-mailadres, aan de registratiecriteria. Indien een bericht archiefwaardig is dient de medewerker het bericht ter registratie aan te bieden.

2. Bij het beoordelen of een elektronisch bericht in aanmerking komt voor archivering gelden dezelfde criteria als voor papieren stukken.

1. De Regeling elektronisch berichtenverkeer Tribuut 2016, vastgesteld op 8 januari 2016, wordt ingetrokken met ingang van de in het tweede lid genoemde datum van inwerkingtreding.

2. Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2021.