Verordening van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland houdende regels omtrent financiën (Financiële verordening Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland)

Geldend van 10-03-2021 t/m heden

Intitulé

Verordening van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland houdende regels omtrent financiën (Financiële verordening Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland)

Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland;

gelet op

de EU-richtsnoeren voor de toepassing van de staatssteunregels in het kader van de snelle uitrol van breedbandnetwerken (2013/C 25/01);

artikel 212 van de Gemeentewet;

de Wet gemeenschappelijke regelingen, in het bijzonder Hoofdstuk 1, paragraaf 7;

artikel 30 van de Gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland;

B E S L U I T

vast te stellen de navolgende Financiële verordening Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1: Begripsbepalingen

  • 1. Op deze verordening zijn de begripsbepalingen als opgenomen in artikel 1, van de Gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland, van overeenkomstige toepassing. Daarnaast wordt in deze verordening verstaan onder:

    a.

    administratie:

    het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken, verstrekken en analyseren van informatie, ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

    b.

    ACM:

    de Autoriteit Consument en Markt;

    c.

    administratieve organisatie:

    het stelsel van organisatorische en technische maatregelen gericht op het tot stand brengen en in stand houden van de goede werking van de (financiële) administratie;

    d.

    doelmatigheid:

    het binnen de gestelde kaders met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen de gewenste prestaties leveren, zoals zorgdragen voor financiering en het aanleggen, beheren en onderhouden van het breedbandnetwerk, om daarmee de beschikbaarheid van snel internet en andere digitale diensten te waarborgen;

    e.

    doeltreffendheid:

    de mate waarin de geleverde producten en prestaties bijdragen aan de gestelde (beleids)doelen en beoogde maatschappelijke effecten;

    f.

    financieel beheer:

    het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland;

    g.

    financieel beleid:

    het geheel van maatregelen om doelstellingen van de Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland binnen de financiële kaders te regelen;

    h.

    financiële administratie:

    het systematisch maken en verwerken van mutaties en aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland of onderdelen daarvan, om te komen tot een juist, tijdig en volledig inzicht in:

    • i.

      de financieel-economische positie;

    • ii.

      het financiële beheer;

    • iii.

      de uitvoering van de begroting; en

    • iv.

      het afwikkelen van vorderingen en schulden, alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording hierover;

    i.

    PoP-station

    'Point of Presence': het technisch verzamelgebouw waar het lokale breedbandnetwerk wordt geaggregeerd en waarvandaan de redundante verbinding naar de landelijke en internationale netwerken wordt gerealiseerd;

    j.

    rechtmatigheid:

    het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder de bepalingen uit de regeling en besluiten van het algemeen en dagelijks bestuur;

    k.

    schatkistbankieren

    het verplicht aanhouden van overtollige liquide middelen en beleggingen bij het ministerie van Financiën, door gemeenten, provincies, waterschappen en door hen aangegane gemeenschappelijke regelingen, waarvan de middelen beschikbaar blijven voor de uitoefening van de publieke taak, en

    l.

    WIBON:

    de Wet informatie-uitwisseling bovengrondse en ondergrondse netten en netwerken.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2: Programmabegroting

  • 1. Het algemeen bestuur stelt, in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe bestuursperiode, een programma-indeling vast.

  • 2. Het algemeen bestuur stelt per programma vast:

    • a.

      de beoogde maatschappelijke effecten: ‘wat willen we bereiken?’;

    • b.

      de te leveren goederen en diensten: ‘wat gaan we ervoor doen?’;

    • c.

      de baten en lasten: ‘wat levert het op en wat kost het?’, en

    • d.

      de indicatoren, bedoeld in het derde lid.

  • 3. Het dagelijks bestuur stelt per programma-indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten, de outcome, en de te leveren goederen en diensten, de output, en houdt daarbij rekening met de informatiebehoefte vanuit de EU-richtsnoeren voor breedbandnetwerken.

  • 4. Het algemeen bestuur draagt samen met het dagelijks bestuur zorg voor de informatievoorziening over de geleverde goederen en diensten en het doelbereik, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid door de gemeenten kunnen worden getoetst.

Artikel 3: Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1. In de begroting en de jaarrekening worden onder elk van de programma’s, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead de baten en lasten per taakveld weergegeven.

  • 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet weergegeven.

  • 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie, de meerjarenraming en de investeringen.

  • 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4: Kaders Begroting

De kaders voor de begroting zijn uitgewerkt in de artikelen 25 tot en met 28 van de regeling.

Artikel 5: Uitvoering begroting

  • 1. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

  • 2. Het dagelijks bestuur draagt er ten aanzien van de begroting zorg voor dat:

    • a.

      de lasten en baten door middel van kostentoerekening eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de begroting, en

    • b.

      de budgetten uit de productenraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie.

  • 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s, zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting, niet worden overschreden.

Artikel 6: Interne controle

  • 1. Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a en b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

  • 2. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

Artikel 7: Tussentijdse rapportage

  • 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van een tussentijdse rapportage met peildatum 1 juli over de realisatie van de begroting van de Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland van het lopende boekjaar.

  • 2. De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 3. De tussentijdse rapportage wordt uiterlijk 31 oktober van het lopende begrotingsjaar aan het algemeen bestuur aangeboden.

  • 4. De tussentijdse rapportage gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en lasten, de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten en het doelbereik. Hierbij wordt uitgegaan van de verwachte uitkomsten aan het einde van het lopende boekjaar. De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

    • a.

      de baten en lasten per programma;

    • b.

      de algemene dekkingsmiddelen;

    • c.

      de overhead en vennootschapsbelasting;

    • d.

      het totale saldo van de baten en lasten volgend uit de onderdelen a, b en c;

    • e.

      de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

    • f.

      het resultaat, volgend uit de onderdelen d en e, en

    • g.

      de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

  • 5. In de rapportage wordt naast de punten, bedoeld in het vierde lid, in ieder geval aandacht besteed aan:

    • a.

      afwijkingen, waarvan in ieder geval afwijkingen groter dan 10% van de investeringen en afwijkingen groter dan 20% van de operationele kosten, en

    • b.

      de financiële prognose over het jaarrekeningresultaat.

  • 6. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur als het de lasten de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden of de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden.

  • 7. Aan de hand van de tussentijdse rapportage, bedoeld in het vierde lid, kan een voorstel worden voorgelegd of gevraagd om het al dan niet wijzigen van de begroting.

Artikel 8: Jaarstukken

  • 1. Artikel 29 van de regeling bevat de kaders voor de jaarstukken.

  • 2. Het dagelijks bestuur legt in de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van de begroting. In deze verantwoording wordt mede gebruik makend van de indicatoren, bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder d, aangegeven en toegelicht:

    • a.

      de gerealiseerde maatschappelijke effecten: wat hebben we bereikt?;

    • b.

      de geleverde goederen en diensten: wat hebben we ervoor gedaan?;

    • c.

      de baten en lasten: wat heeft het opgeleverd en gekost?

  • 3. Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de jaarstukken of de beleidsdoelen voor het lopende begrotingsjaar bijstelling behoeven.

Artikel 9: Tweejaarsrapportage

  • 1. Het algemeen bestuur verstrekt middels een tweejaarsrapportage belangrijke informatie aan de Europese Commissie.

  • 2. Deze informatie omvat ten minste de informatie zoals opgenomen in de EU-richtsnoeren voor breedbandnetwerken.

  • 3. De tweejaarsrapportage, bedoeld in het eerste lid, wordt vanaf de datum waarop het breedbandnetwerk in gebruik wordt genomen en gedurende de looptijd van de lening, een per twee jaar aan de Europese Commissie aangeboden.

  • 4. Het dagelijks bestuur bereidt de tweejaarsrapportage, bedoeld in het eerste lid, voor.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 10: Financiële positie

  • 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat al het beleid waartoe het algemeen bestuur heeft besloten, is opgenomen in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenraming.

  • 2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

  • 3. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de in de betreffende begroting voor het begrotingsjaar opgenomen investeringskredieten.

Artikel 11: Financiering

  • 1. Het algemeen bestuur stelt voor het aantrekken van financieringen een Treasurystatuut op.

  • 2. Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van het aanleggen, beheren en onderhouden van een breedbandnetwerk binnen de gemeenten.

  • 3. Het totaal van de af te sluiten geldleningen in het begrotingsjaar wordt vastgelegd in de financieringsparagraaf van de programmabegroting.

  • 4. In de jaarstukken wordt het algemeen bestuur geïnformeerd over de afgesloten geldleningen en het renteresultaat.

Artikel 12: Waardering en afschrijving vaste activa

  • 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling, bedoeld in artikel 34 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden geactiveerd als onderdeel van de lening.

  • 2. De afschrijving van materiële vaste activa, bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, start in het jaar op het moment van ingebruikname.

  • 3. Nadere regels ten aanzien van het omgaan met activa, kan het algemeen bestuur vastleggen in een Nota activabeleid.

Artikel 13: Voorzieningen voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 14: Reserves en voorzieningen

  • 1. De overzichten van reserves en voorzieningen maken integraal onderdeel uit van de begroting en jaarstukken.

  • 2. De overzichten van reserves en voorzieningen bevatten minimaal:

    • a.

      de vorming en besteding van reserves en voorzieningen, en

    • b.

      een separaat overzicht van in betreffende programmabegroting of jaarstukken nieuw gevormde reserves en voorzieningen.

  • 3. Er vindt geen toerekening plaats van rente aan reserves en voorzieningen.

  • 4. Het algemeen bestuur kan hieromtrent nadereregels stellen in een Nota reserves en voorzieningen.

Artikel 15: Bijdragen

De kaders voor de bijdragen van de aan de regeling deelnemende gemeenten zijn uitgewerkt in artikel 23 van de regeling.

Artikel 16: Financieringsfunctie

  • 1. Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

    • a.

      het continu borgen van voldoende liquiditeit voor de Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland;

    • b.

      het minimaliseren van de rentekosten binnen het vastgestelde risicoprofiel, en

    • c.

      het maximaliseren van de renteopbrengsten binnen het vastgestelde risicoprofiel.

  • 2. Het dagelijks bestuur geeft uitvoering aan de financieringsfunctie binnen de kaders van het Treasurystatuut.

Hoofdstuk 4. Paragrafen

Artikel 17: Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

  • 1. In de begroting en jaarstukken komen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing de aspecten zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten aan de orde.

  • 2. Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen en de mogelijkheden voor het opvangen van risico’s door middel van verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de paragraaf wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit beschreven.

Artikel 18: Onderhoud kapitaalgoederen

In de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over het toezicht op onderhoud, beheer en kosten van kapitaalgoederen, zoals WIBON-beheer, storingscontract en patch-beheer.

Artikel 19: Financiering

  • 1. De directeur adviseert het dagelijks bestuur over het actueel houden van het Treasurystatuut, waarin in ieder geval de aspecten, bedoeld in artikel 16, terugkomen.

  • 2. Bij de begroting en jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

    • a.

      de rentevisie;

    • b.

      de kasgeldlimiet;

    • c.

      het verloop van de leningenportefeuille;

    • d.

      de renterisiconorm, rentelasten en renteresultaat;

    • e.

      ontwikkeling financieringsbehoefte, en

    • f.

      schatkistbankieren.

Artikel 20: Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting wordt ingegaan op tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken wordt gerapporteerd over de bij begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering, alsook nieuwe aan de orde zijnde onderwerpen. Aan de orde kunnen in ieder geval komen:

  • a.

    de kosten die zijn en worden gemaakt door het dagelijks en algemeen bestuur van de Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland;

  • b.

    de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

  • c.

    de kosten van inhuur van derden, zoals inkoopadvies, juridische en financiële dienstverlening;

  • d.

    de huisvesting en kosten daarvan;

  • e.

    de ICT/automatisering en kosten daarvan;

  • f.

    de verzekeringen en kosten daarvan;

  • g.

    de marketing- en communicatie en kosten daarvan;

  • h.

    de huur van de PoP-stations;

  • i.

    de contractverplichtingen voor beheer en onderhoud van het passief breedbandnetwerk.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 21: Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland als geheel en in de onderdelen daarvan;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van ten minste de investeringen, vorderingen en schulden en contracten;

  • c.

    het verstrekken van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verstrekken van informatie over indicatoren met betrekking tot de door de gemeenten gewenste maatschappelijke effecten te bereiken via de Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland;

  • e.

    het bevorderen van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving, alsook het afleggen van verantwoording hierover, en

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 22: Registratie bezittingen, activa en vermogen

  • 1. Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

  • 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.

  • 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt de directeur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden door het dagelijks bestuur vastgesteld en ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden.

Artikel 23: Financiële administratie

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving, en

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland.

Artikel 24: Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

  • a.

    een eenduidige inrichting van de organisatie en een eenduidige toewijzing van taken aan de medewerkers binnen de organisatie;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de interne regels voor taken en bevoegdheden, verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    de te maken afspraken met organisatieonderdelen en medewerkers over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

  • g.

    het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen van de Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland en eigendommen, en

  • h.

    het voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 25: Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking één dag na bekendmaking.

Artikel 26: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam Financiële verordening Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland op 6 januari 2020

De secretaris-directeur

C.P.S. Herms

De voorzitter,

C.A.H. Zondag