Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Sittard-Geleen houdende regels omtrent het inkoop- en aanbestedingsbeleid

INLEIDING

De gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk en zoekt waar mogelijk en gewenst de (inkoop)samenwerking op met de partners in de regio. Gemeente Sittard-Geleen heeft in 2012 gekozen voor centralisering en verdere professionalisering van inkoop. Hiervoor heeft een doorontwikkeling plaatsgevonden naar een centraal geleide inkoopfunctie.

In het coalitieakkoord 2018-2022 “Samen Duurzaam” wil de gemeente Sittard-Geleen voorop lopen naar een duurzame toekomst. Deze ambitie wordt onderschreven in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Centraal geleide inkoop biedt een betere basis voor het realiseren van dit thema, naast de andere geformuleerde kwalitatieve doelstellingen (o.a. Social return on investment en het bieden van kansen voor onze regionale / lokale ondernemers). In 2019 heeft een Rekenkameronderzoek naar het inkoop- en aanbestedingsbeleid plaatsgevonden. De aanbevelingen van de Rekenkamercommissie zijn overgenomen en worden onderschreven in deze beleidsnota. De verdere uitwerking hiervan vindt plaats in de bijhorende uitvoeringsregels (het Handboek Inkoop).

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de gemeente plaatsvindt. De gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. Daarnaast gaat de gemeente bij Inkoop van werken, leveringen of diensten uit van volgende uitgangspunten:

De uitwerking van beleid naar uitvoering is beschreven in een apart Handboek Inkoop. Hierin zullen o.a. de uitvoeringsregels voor de Inkoop van werken, leveringen en diensten worden vastgelegd en vertaald naar praktische handvaten. Op deze wijze is duidelijke scheiding aangebracht tussen beleid (WAT) en uitvoering (HOE).

1. DEFINITIES

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

2. DOELSTELLINGEN

De gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit het Coalitie¬akkoord concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:

3. JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN

3.1 Algemeen juridisch kader

De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

3.2 Uniforme documenten

De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past, mits passend, bij de betreffende inkopen in ieder geval zo veel mogelijk haar eigen algemene voorwaarden naast landelijke of branche standaarden toe.

3.3 Algemene beginselen bij inkopen

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

  De gemeente kan bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:

  Gelijke behandeling	Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
  Non-discriminatie	Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
  Transparantie	De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
  Proportionaliteit (evenredigheid)	De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
  Wederzijdse erkenning	diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

• De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende gemeentelijke mandaat- en volmachtregeling. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplich-tingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

De gemeente behoudt de discretionaire bevoegdheid om in een concreet geval af te wijken van het beleid, indien hiervoor naar haar oordeel zwaarwegende redenen zijn.

3.6 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de gemeente en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de offerteaanvraag kan de gemeente opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de gemeente de klacht vervolgens zal behandelen.

4. ETHISCHE EN IDEËLE UITGANGSPUNTEN

4.1 Integriteit

• a.

  De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

  De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  De gemeente contracteert enkel met integere ondernemers.

  De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

Gemeente Sittard-Geleen wil haar bijdrage leveren door maatschappelijk verantwoord in te kopen. Ze onderschrijft de Global Goals2 en het Klimaatakkoord van Parijs (2015).3

De gemeente wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de organisatie (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). De circulaire economie en het toepassen van nieuwe aanbestedingsprocedures motiveert ons. Onze ondernemers worden aangespoord tot CO2-reductie. Goede voorbeelden zijn o.a. de inkoop van 100% groene energie bij voorkeur van Nederlandse bodem. Bij de lease van voertuigen stimuleren we elektrisch rijden. Ook de aanleg van pv panelen op dak, de aanleg van 3 windmolens en de uitrol van het Groene Net zijn in voorbereiding/realisatie.

De inkopen die gemeente Sittard-Geleen verricht, hebben allen tot doel een bijdrage te leveren aan duurzame beleidskeuzes, waarmee wij elk jaar een duurzamere gemeente willen worden en zo met het inkoopbeleid bijdragen aan het behalen van de gemeentelijke doelstellingen. Daarnaast is (grensoverschrijdend) samenwerken van belang om innovatieve oplossingen voor de markt interessant te maken. In 2030 is Sittard-Geleen een groenere en aantrekkelijke plek om te wonen en te recreëren. Vanuit het inkoopbeleid leveren wij hieraan een substantiële bijdrage.

• a.

  Bij MVI neemt de gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

• De gemeente heeft als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer en streeft ernaar om maximaal duurzaam in te kopen. Zij heeft invloed op ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen door het stellen van vooruitstrevende eisen. De gemeente vergroot de impact van MVI door opdrachtgeverschap en inkooporganisatie goed op elkaar af te stemmen.

• Met het inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd. De basis voor MVI wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een product- en marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen.

• In alle fasen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale (People), ecologische (Planet) en economische (Profit) aspecten bij inkopen en aanbestedingen van werken, diensten en leveringen. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

• • •

    De gemeente analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.

  • •

    Bij de product- en marktanalyse kan de gemeente inventariseren welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

  • •

    De gemeente promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.

  • •

    Bij inkoopbehoeftes worden in de aanbestedingsstukken (bijv. in de minimumeisen en/of selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst inclusie-eisen en duurzaamheidscriteria4 opgenomen zoals gepubliceerd op https://www.mvicriteria.nl/nl.

  • •

    De gemeente stimuleert het kijken naar levensduurkosten en niet enkel naar aanschafprijs.

  • •

    De gemeente kiest ervoor om digitaal in te kopen (E-procurement, E-factureren etc.).

  • •

    De gemeente wil duurzame oplossingen inbedden in de eigen organisatie en haar werkwijze en resultaten monitoren en presenteren door gebruik te maken van een dynamisch actieplan. Dit actieplan zal periodiek worden gedeeld en geeft aan waar we staan en waar we nog stappen gaan zetten.

• b.

  De gemeente wil dat inkopen ook een Social Return on Investment (SROI) opleveren.

• Social return is het principe dat ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De gemeente wil dat haar inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij. De gemeente heeft namelijk oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom bij inkoopbehoeftes5 - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten en de brede doelgroep van mensen waarbij om welke reden dan ook, sprake is van een zekere afstand tot die arbeidsmarkt, in het arbeidsproces.

• Bij aanbestedingen wordt de bewijslast voor maatschappelijk verantwoord ondernemen gelegd bij de aanbiedende marktpartijen en niet bij de gemeente.

5. ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN

5.1 Product- en marktanalyse

Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

• De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkopen (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving).

• b.

  De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

• Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Regionale / lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

• a.

  De gemeente heeft oog voor de regionale / lokale economie.

• In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de regionale / lokale economie en regionale / lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig lokale, regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.

• b.

  De gemeente heeft oog voor midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

• Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt bij haar inkopen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

• c.

  De gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.

• Bij inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Innovatie

De gemeente kan haar inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.

5.5 Samenwerkingsverbanden

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.6 Bepalen van de inkoopprocedure

De gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. De gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − per Inkoop bepalen welke strategie zij hanteert. Deze inkoopstrategie wordt door de gemeente schriftelijk goedgekeurd.

5.7 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.