Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Westland houdende regels omtrent het inkoopbeleid

Dit inkoopbeleid bevat de doelen die nagestreefd worden bij inkopen en aanbesteden door de gemeente en de kaders en regels die daartoe door het college en de gemeenteraad worden opgelegd, binnen de wettelijke kaders.

Dit beleid wordt vastgesteld door zowel het college als de gemeenteraad, omdat verschillende onderdelen van dit beleid onder de bevoegdheden van het college vallen terwijl andere onderdelen onder de bevoegdheden van de gemeenteraad vallen.

Het is echter wenselijk het geheel in één document vast te leggen.

De gemeente Westland streeft ernaar haar inkopen steeds verder te professionaliseren en daartoe wordt ook het inkoopbeleid periodiek bijgesteld. De eerstvolgende evaluatie zal plaatsvinden in 2021.

Dit inkoopbeleid is van kracht op alle opdrachten waar als aanbestedende dienst handelt:

• •

  De gemeente Westland;

• •

  Samenwerkingsverbanden van de gemeente Westland met derden waarbij de gemeente Westland in meerderheid deelneemt in de kosten van het project, dan wel de leidende partij is;

• •

  Projecten waarin de gemeente Westland optreedt als gedelegeerd opdrachtgever voor derden.

Voor verbonden partijen wordt separaat per verbonden partij bepaald of dit inkoopbeleid of delen daarvan van toepassing zijn.

De inhuur op uurbasis van externe arbeidscapaciteit (met een inspanningsverplichting) in de markt valt buiten de kaders van dit stuk. Hiervoor is een separaat beleid opgesteld.

Andere vormen van het inkopen van inzet van arbeid (als dienst met een resultaatverplichting) vallen wel onder dit inkoopbeleid.

Wanneer in het kader van inkoopsamenwerking wordt deelgenomen aan een aanbesteding onder leiding van een andere gemeente, dan wordt het inkoopbeleid gevolgd van de leidende gemeente.

Hieronder volgen enkele begrippen die in dit document voorkomen en mogelijk toelichting behoeven.

Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente.

Database lokale ondernemers

Een database van de gemeente Westland waar uitsluitend lokale ondernemers zich gratis voor aan kunnen melden.

Diensten

Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet zoals bijvoorbeeld onderhoudswerkzaamheden, schoonmaakwerkzaamheden, ingenieurswerkzaamheden of het inhuren van consultants (met een resultaatverplichting).

Duurzaam inkopen

Het toepassen van milieu- en sociale aspecten in het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze milieu- en sociale aspecten voldoet.

Enkelvoudig onderhandse aanbesteding

Inkoopprocedure waarbij de gemeente zelf op basis van objectieve criteria één ondernemer uitnodigt om een offerte uit te brengen.

Europese aanbesteding

Inkoopprocedure waarbij de overheidsorganisatie op Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst en die verloopt volgens voorgeschreven regelgeving. Er bestaan verschillende vormen. Er is vrije concurrentie tussen alle EU-ondernemers. Het staat alle ondernemers vrij hierop in te schrijven.

Mandaat

De bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

Meervoudig onderhandse aanbesteding

Inkoopprocedure waarbij de gemeente zelf op basis van objectieve criteria drie tot vijf leveranciers uitnodigt om een offerte uit te brengen.

Niet openbare procedure

Inkoopprocedure waarbij alle ondernemers een verzoek mogen doen tot deelneming. Vervolgens selecteert de aanbestedende dienst een aantal ondernemers door middel van op voorhand kenbaar gemaakte criteria. Alleen deze ondernemers mogen vervolgens een inschrijving uitbrengen/aanbieding doen.

Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Openbare procedure

Inkoopprocedure waarbij alle belangstellende ondernemers mogen inschrijven.

Rechtmatig inkopen

Inkopen en aanbesteden conform de vigerende wet- en regelgeving.

De gemeente wil met het inkoopbeleid de volgende doelstellingen nastreven:

4.1. Rechtmatig en doelmatig Inkopen

De gemeente houdt zich aan de vigerende wet- en regelgeving en hetgeen is vastgelegd in het inkoopbeleid. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

4.2. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkopen en aanbesteden. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel en betrouwbaar opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

4.3. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding.

Bij de beste prijs-kwaliteitsverhouding weegt de gemeente naast de prijs ook andere kwaliteitscriteria mee in de beoordeling van de inschrijvingen.

Bij het Inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging.

4.4. De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop.

Zowel de gemeente als ondernemers verrichten administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door het stellen van proportionele eisen en criteria en door het inkoopproces efficiënt uit te voeren.

4.5. Het inkoopbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.

Het betreft hier met name de volgende onderwerpen:

• •

  Het stimuleren van de lokale economie

• •

  Het invulling geven aan het manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Dit omvat de volgende onderwerpen:

  • o

    SROI: kansen bieden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt

  • o

    Milieucriteria: het bevorderen van de duurzaamheid

  • o

    Circulair inkopen: het stimuleren van preventie, hergebruik en recycling van grondstoffen en het sluiten van kringlopen en hiermee bijdragen aan het efficiënter en duurzamer benutten van grondstoffen.

Om de bovenstaande doelstellingen te realiseren worden de volgende kaders en regels opgelegd.

5.1. Algemeen juridisch kader

De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• •

  Aanbestedingswet (waaronder de Gids Proportionaliteit)

• •

  Europese wet- en regelgeving

• •

  Burgerlijk Wetboek

• •

  Gemeentewet

Bij het aanvragen van offertes en het uitvoeren van aanbestedingstrajecten worden altijd algemene inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard die van toepassing zijn in aanvulling op de specifieke voorwaarden die in de documenten zijn opgenomen. Omwille van herkenbaarheid en uniformiteit gebruikt de gemeente Westland hiertoe afhankelijk van de aard van de opdracht één van de onderstaande sets van algemene (inkoop) voorwaarden:

• •

  De algemene inkoopvoorwaarden Westland (gebaseerd op het VNG-model)

• •

  De Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

• •

  De Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken (UAV)

• •

  De Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC)

5.2. Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een besluit van het college en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

5.3. Mandaat en volmacht

Besluiten tot het aangaan van een overeenkomst worden uit naam van het college genomen. Het college heeft deze bevoegdheid gemandateerd aan de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid is opgenomen in de gemeentelijke mandaatregeling die periodiek wordt geactualiseerd. Dit mandaatbesluit is van toepassing op alle inkopen en aanbestedingen waarvoor de gemeente Westland de aanbestedende dienst is.

5.4. Rechtmatigheidscontrole

De jaarlijkse accountantscontrole ziet onder andere toe op de rechtmatigheid van de gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van de juridische inkoopkaders maakt onderdeel uit van de jaarlijkse controle van de jaarrekening door de accountant.

Aangezien diverse onderdelen van dit beleid, zoals bijvoorbeeld de ideële uitgangspunten, geen directe relatie hebben met deze controle en moeilijk te controleren zijn, wordt de controle beperkt tot de aspecten die voorgeschreven worden in de Aanbestedingswet.

5.5. Integriteit

Bestuurders en ambtenaren handelen integer en houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij stellen zich zakelijk en objectief op, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen.

De gemeente wil alleen zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop en aanbesteden beperkt mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van het vereisen van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Vanwege de hieraan verbonden kosten en administratieve lasten wordt dit niet standaard toegepast, maar slechts wanneer hiertoe een directe aanleiding bestaat. In voorkomende gevallen kan dit ook worden uitgevraagd door middel van een eigen verklaring via de Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

5.6. Ideële uitgangspunten

Werken, leveringen en/of diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden geweerd. Opdrachtnemers, die aantoonbaar gebruik maken van kinderarbeid, discrimineren naar geloof, ras of sekse of naar Nederlandse maatstaven onvoldoende arbeidsvoorwaarden bieden aan hun werknemers, worden zo mogelijk bij het selectieproces van het inkoopproces uitgesloten. Hiervoor geldt echter wel dat de mogelijkheden om dit te constateren beperkt zijn aangezien bruikbare registraties van dergelijke ongewenste zaken veelal ontbreken.

5.7. Stimuleren lokale economie

De gemeente wil de lokale economie stimuleren, voor zover de wet- en regelgeving hiervoor ruimte biedt. Hiertoe wil zij aan geschikte lokale ondernemers meer kansen bieden om passende aanbiedingen te doen.

Dit wordt als volgt vormgegeven:

Aan lokale ondernemers wordt de mogelijkheid geboden zich in te schrijven in een zogenaamde “database lokale ondernemers”.

“Lokale ondernemer” wordt in dit verband als volgt gedefinieerd:

• Een ondernemer die een hoofd- of nevenvestiging heeft, die als zodanig is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, in het Westland of in één van de volgende postcodegebieden: 2548 (Wateringse veld), 2635 (Den Hoorn), 2635/2636 (Schipluiden), 3155 (Maasland), 3140 t/m 3147 (Maassluis) en 3150/3151 (Hoek van Holland).

Wanneer een enkel- en/of een meervoudig onderhandse aanbesteding wordt uitgevoerd worden offertes aangevraagd bij lokale ondernemers die zich hebben ingeschreven in de ‘database lokale ondernemers’ mits zij geschikt zijn voor de voorliggende opdracht.

Wanneer er onvoldoende (geschikte) ondernemers zijn ingeschreven kunnen andere geschikte lokale ondernemers worden uitgenodigd mits die bekend zijn. Anders worden niet lokale ondernemers uitgenodigd.

De gemeente moet daarbij niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Dit betekent dat in voorkomende gevallen niet lokale ondernemers kunnen worden uitgenodigd ook als er voldoende lokale ondernemers zijn maar dit omwille van een goede concurrentiewerking gewenst is.

Er wordt strak toegezien op het juist hanteren van het beleid met betrekking tot het omgaan met lokale ondernemers.

5.8. Social Return on Investment (SROI)

De doelstelling van SROI is het realiseren van leer- en/of werkplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, ter versterking van hun sociale, maatschappelijke en economische ontwikkeling.

Bij tenminste alle aanbestedingen van diensten met een waarde groter dan € 100.000 en van werken met een waarde groter dan € 500.000 wordt SROI toegepast als gunningscriterium bij de aanbesteding.

Bij het toepassen van SROI bij aanbestedingen met een lagere waarde dient er aandacht voor te zijn dat de opbrengst van de SROI zich goed verhoudt tot de overheadkosten die gemaakt worden om de SROI te realiseren.

Bij het toepassen van SROI wordt de ondernemer uitgenodigd zich te onderscheiden van andere inschrijvers door zich te verplichten een zo hoog mogelijke waarde aan SROI in een opdracht te realiseren. De inschrijver die de hoogste waarde aanbiedt verdient hiermee 20% van het totaal aantal te behalen punten. Inschrijvers die een lagere waarde bieden krijgen daarvoor naar rato punten toegekend.

Om overheadkosten te voorkomen, geldt er een per aanbesteding te bepalen minimum bedrag wanneer de ondernemer een SROI-verplichting aanbiedt.

Voor een uitleg van het toekennen van waarde aan de diverse vormen van SROI-inzet en de verdere spelregels is een zogenaamd SROI-protocol opgesteld dat als onderdeel van de aanbestedingsdocumenten wordt gebruikt.

Na gunning van de opdracht wordt het realiseren van de SROI-verplichting van de ondernemer gemonitord door het werkgeversservicepunt.

5.9. Milieucriteria

Bij het uitvoeren van meervoudig onderhandse, Nationale en Europese aanbestedingen worden de minimale eisen toegepast zoals die te vinden zijn in de milieucriteria documenten van de betreffende productgroep op de website van Pianoo, het expertisecentrum Aanbesteden van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat.

Het streven is om ook milieu-gunningscriteria toe te passen. De afweging hiertoe dient echter per aanbesteding te worden gemaakt.

5.10. Circulair inkopen

Circulair inkopen is gericht op het efficiënter en duurzamer benutten van grondstoffen door preventie, hergebruik en recycling van grondstoffen en het sluiten van kringlopen te stimuleren. Bij tenminste alle aanbestedingen van diensten met een waarde groter dan € 100.000 en van werken met een waarde groter dan € 500.000 die daarvoor geschikt zijn wordt circulair inkopen als gunningscriterium toegepast.

Ondernemers worden dan uitgenodigd zich te onderscheiden van andere inschrijvers door in hun aanbieding bij te dragen aan het doel van circulair inkopen, te beschrijven wat de bijdrage inhoudt en hiermee extra punten te behalen. De maximaal te behalen puntenscore wordt per aanbesteding bepaald.

5.11. Maatschappelijke betrokkenheid ondernemers

Als ontwikkelpunt voor de komende periode wordt benoemd het onderzoeken van de mogelijkheid om maatschappelijk betrokken ondernemers een voorrangspositie te verlenen daar waar het gaat om het bieden van kansen om een opdracht te verkrijgen. Het gaat dan om ondernemers die van meerwaarde zijn voor Westland en dit zichtbaar maken door bijvoorbeeld het ondersteunen van sociale en maatschappelijke doelen gerelateerd aan Westland, het jaarlijks aantoonbaar verrichten van vrijwilligerswerk in Westland, het inzetten, behouden en stimuleren van werkgelegenheid voor kwetsbare groepen, etc.

Dit onderzoek naar de mogelijkheid tot het invoeren van een dergelijk concept zal in 2019 worden gestart en na afronding met advies aan college en raad worden voorgelegd.

5.12. Drempelbedragen en inkoopprocedures

Aan de hand van het soort inkoop en de totale geraamde waarde (inclusief eventuele opties op verlenging en uitbreiding) van een inkoopopdracht wordt bepaald welke inkoopprocedure dient te worden gevolgd. De gemeente Westland hanteert voor de aangegeven opdrachtwaardes de onderstaande procedures waarbij wordt opgemerkt dat het, wanneer daar aanleiding voor is, is toegestaan een procedure toe te passen die normaal bij een hogere opdrachtwaarde wordt toegepast. :

Bovenstaande bedragen zijn exclusief BTW.

Uitzonderingen:

• •

  Voor Sociale en Andere specifieke diensten is er, met inachtneming van de algemene beginselen van de aanbestedingswet, een procedurele vrijheid tot € 750.000. Boven deze drempel is een Europese aanbesteding verplicht met bepaalde vormvrijheden.

• •

  Voor concessieopdrachten is er, met inachtneming van de algemene beginselen van de aanbestedingswet een procedurele vrijheid tot het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen van werken (in 2018 en 2019 € 5.548.000). Boven deze drempel is een Europese aanbesteding verplicht.

5.13. Verlichten administratieve lasten

Bij het inrichten van inkoopprocessen en het bepalen van eisen en criteria wordt aandacht besteed aan het voorkomen van onnodige handelingen, zowel voor de opdrachtgever als de opdrachtnemer.

Het college zal twee keer per jaar verantwoording afleggen over de mate van realisatie van de meetbare doelstellingen. Hiertoe wordt een rapportage opgesteld die de volgende informatie over de rapportageperiode bevat:

• •

  In welke uitzonderingen is toestemming gegeven om af te wijken van het inkoopbeleid.

• •

  Bij hoeveel inkooptrajecten lokale ondernemers zijn uitgenodigd om een aanbieding te doen.

• •

  Hoeveel van welk soort inkoopprocedures zijn uitgevoerd en bij hoeveel procedures zijn SROI, milieueisen, milieu-gunningscriteria en gunningscriteria op het gebied van circulariteit toegepast.

• •

  Voor welke bedragen zijn SROI-verplichtingen afgesproken en van welk deel daarvan is de realisatie inmiddels met controles vastgesteld.

Bovenstaande zaken worden gerapporteerd voor alle inkopen met uitzondering van enkelvoudig onderhandse inkopen omdat daarvan geen separate registratie plaatsvindt.

Enkelvoudig onderhandse inkopen voor leveringen en diensten met een waarde groter dan € 30.000 worden echter wel geregistreerd en deze worden dan ook wel in de rapportage opgenomen.

Hiernaast zal gerapporteerd worden voor welke totale waarde is ingekocht en welk deel daarvan bij lokale ondernemers is ingekocht.