Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Echt-Susteren houdende regels omtrent het bieden van ambtelijke bijstand aan leden van de gemeenteraad van Echt-Susteren (Beleidsregel ambtelijke bijstand gemeente Echt-Susteren 2020)

1.

• a.

  Van de griffier kan een vraag van een raadslid (conform het bepaalde in artikel 32a van het Reglement van orde Raad Echt-Susteren 2020) voor het college of de burgemeester worden ontvangen om inlichtingen van feitelijke aard en geringe omvang

• b.

  Van de griffier kan een vraag van een raadslid (conform het bepaalde in artikel 32a van het Reglement van orde Raad Echt-Susteren 2020) worden ontvangen om inzage in of afschrift van bij het college of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

2. De kabinetschef neemt een verzoek als bedoeld in lid 1 in behandeling en overlegt met de portefeuillehouder of de burgemeester of deze feitelijke informatie of het gevraagde afschrift ondershands (zoals bedoeld in de Memorie van Toelichting op de Gemeentewet 1992, Kamerstukken II 1985/1986, 19403, 3, p.41) kan worden verstrekt.

3. Indien de portefeuillehouder of de burgemeester instemt met het verzoek om deze feitelijke informatie of het gevraagde afschrift ondershands te verstrekken, verstrekt de kabinetschef namens het college of de burgemeester de gevraagde feitelijke informatie aan het raadslid en in afschrift aan de griffier.

4. Indien de portefeuillehouder of de burgemeester niet instemt met het verzoek om deze feitelijke informatie of het gevraagde afschrift ondershands te verstrekken, stelt de kabinetschef de griffier hiervan onverwijld op de hoogte.

5. Verzoeken als bedoeld in lid 1, worden in beginsel binnen 1 week beantwoord.

6. Indien beantwoording binnen 1 week niet mogelijk is, ontvangt het betreffende raadslid en in afschrift de griffier de reden van het niet halen van de termijn als ook de termijn binnen welke het antwoord alsnog tegemoet kan worden gezien.

1.

• a.

  Via de griffier kan een verzoek om ambtelijke bijstand worden ontvangen, zoals bedoeld in artikel 2 van de Verordening.

• b.

  De secretaris neemt dit verzoek in behandeling en toetst of het verzoek is onderbouwd met een omschrijving van de gevraagde expertise of specialistische kennis en met een inschatting van de benodigde tijd om aan het verzoek te voldoen.

• c.

  Voor zover dat naar zijn oordeel nog onvoldoende het geval is, treedt hij in overleg met de griffier om te komen tot de noodzakelijke aanvulling van het verzoek.

2. Als onderdeel van het verzoek om ambtelijke bijstand kan de secretaris van de griffier een verzoek ontvangen om één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde ambtelijke bijstand verlenen.

3.

• a.

  De secretaris laat de griffier binnen één week na ontvangst van het verzoek weten of en hoe aan het verzoek tegemoetgekomen wordt.

• b.

  Hij kan deze termijn met redenen omkleed met eenmaal één week verlengen.

4. De secretaris kan het verzoek slechts weigeren indien:

• a.

  naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;

• b.

  de gevraagde ambtelijke bijstand betrekking heeft op het ontwikkelen van nieuw beleid;

• c.

  het verlenen van de gevraagde ambtelijke bijstand naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden;

• d.

  het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd. 

5. De secretaris weigert de gevraagde ambtelijke bijstand niet voordat hij zijn voornemen hiertoe met de burgemeester heeft besproken.

6. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en de burgemeester.

7.

• a.

  De burgemeester kan van de griffier een verzoek ontvangen om met hem en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand.

• b.

  De burgemeester en de secretaris geven zo spoedig mogelijk gehoor aan het verzoek om met hen en zo nodig het raadslid in overleg te treden.

8. De burgemeester neemt vervolgens een definitief besluit over het al dan niet verlenen van de ambtelijke bijstand en stelt de raad hiervan met redenen omkleed op de hoogte.

1.

• a.

  De ambtenaar, die door de secretaris wordt aangewezen om de gevraagde ambtelijke bijstand te verlenen, wordt hiervan schriftelijk met een dienstopdracht op de hoogte gesteld.

• b.

  Een afschrift van deze dienstopdracht wordt verstrekt aan de griffier.

2. Voor de werkzaamheden, die de ambtenaar in het kader van deze dienstopdracht uitvoert, legt hij slechts verantwoording af aan de griffier.

3. De secretaris treedt in overleg met de griffier indien deze aangeeft niet tevreden te zijn over de uitvoering van de dienstopdracht of verzoekt om passende maatregelen te treffen.

4. De ambtenaar verstrekt slechts informatie over zijn werkzaamheden aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek om het verlenen van ambtelijke bijstand heeft gedaan.

5. Indien voor de uitvoering van de dienstopdracht in opdracht van de secretaris inzet van een ambtenaar van een externe organisatie (zoals een gemeenschappelijke regeling) vereist is, is het bepaalde in de leden 1, 2, 4, 6 en 7 van dit artikel van overeenkomstige toepassing op deze ambtenaar.

6.

• a.

  In de dienstopdracht wordt nauwkeurig omschreven welke werkzaamheden de ambtenaar ten behoeve van de griffier dient uit te voeren en hoeveel uren hieraan besteed mogen worden.

• b.

  Indien de ambtenaar de indruk heeft of krijgt dat van hem andere dan de opgedragen werkzaamheden worden verlangd of dat de geraamde uren onvoldoende zijn, maakt hij hiervan onverwijld melding bij de griffier en de secretaris.

• c.

  De secretaris treedt dan in overleg met de griffier.

• d.

  Van de griffier kan de secretaris een verzoek ontvangen om de dienstopdracht uit te breiden.

7.

• a.

  Indien het raadslid of de fractie, die gevraagd heeft om de ambtelijke bijstand, de ambtenaar verzoekt om werkzaamheden te verrichten, die buiten het bereik van de dienstopdracht vallen, meldt de ambtenaar dit onverwijld aan de griffier.

• b.

  De secretaris kan van de griffier een aangepast verzoek om ambtelijke bijstand ontvangen.

8. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 4, lid 3 tot en met 8, neemt de secretaris of de burgemeester een besluit over een verzoek van de griffier als bedoeld in lid 6 en 7.

9. Indien de griffier na een melding van de ambtenaar geen actie onderneemt, kan de ambtenaar hier melding van maken bij de burgemeester, die – na overleg met de griffier en de secretaris – de verlening van de ambtelijke bijstand kan opschorten.

10. De burgemeester neemt – na overleg met de griffier, de secretaris en het raadslid of de fractie – een besluit over het al dan niet beëindigen van de ambtelijke bijstand. Indien hij besluit het verlenen van de ambtelijke bijstand te beëindigen, stelt hij de raad hiervan met redenen omkleed op de hoogte.