Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Echt-Susteren houdende regels omtrent de ambtsinstructie voor de gemeentesecretaris (Ambtsinstructie gemeentesecretaris Echt-Susteren 2020)

1. De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

2. De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij ten behoeve van een goede uitoefening van hun functie nodig hebben.

3. De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college.

4. De advisering omvat het opmaken van voorstellen van portefeuillehouders aan het college, waarbij naast het voorstel van de portefeuillehouder het ambtelijk advies is opgenomen.

5. Zo nodig adviseert de secretaris eigenstandig het college met betrekking tot te nemen besluiten.

6. De secretaris is aanwezig in de vergaderingen van het college en heeft daarin een adviserende stem.

7. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en is verantwoordelijk voor een voortvarende, tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het college.

8. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de besluiten van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst overeenkomstig de daarvoor vastgestelde regels.

9. De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het managementteam.

10. Stukken die van het college uitgaan, worden door de secretaris medeondertekend.

1. De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

2. Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

3. Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

4. Het bepaalde in artikel 4 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de ondersteuning van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.

1. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voert de secretaris overleg met het managementteam. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming “managementoverleg”.

2. De secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie, is voorzitter van het managementoverleg en is als zodanig ambtelijk eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

3. De secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van het college en de burgemeester bij de aan deze ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen en aan hen aanwijzingen te geven.

4. De secretaris draagt er zorg voor, dat van de griffier ontvangen vragen aan het college of de burgemeester om inlichtingen of ambtelijke bijstand overeenkomstig de beleidsregel ambtelijke bijstand gemeente Echt-Susteren 2020 worden afgehandeld.

5. De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet hierover in overleg met het managementteam voorstellen aan het college.

6. De secretaris stelt in overleg met het managementtea procedures vast voor de behandeling van zaken, die door het college aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

7. De secretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de leden van het managementteam, een goede samenwerking en samenhang binnen het management, tussen de teams, alsmede ter invulling van goed werkgeverschap, tussen de medewerkers onderling.

1. De secretaris zorgt dat zijn afwezigheid bij het college bekend is.

2. De secretaris wordt bij afwezigheid of ontstentenis vervangen door de loco-secretaris. Deze wordt op zijn voordracht door het college benoemd.

3. Hetgeen in deze instructie is vermeld is op de vervanger van de secretaris van toepassing.

4. Vakantie en buitengewoon verlof wordt de secretaris verleend door de burgemeester.

1. Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag, volgende op die waarop zij is bekend gemaakt.

2. Met ingang van de dag na inwerkingtreding wordt de Instructie gemeentesecretaris Echt-Susteren 2018 geacht te zijn ingetrokken.

3. Deze instructie kan worden aangehaald als: Ambtsinstructie gemeentesecretaris Echt-Susteren 2020.