Financiële verordening provincie Zuid-Holland 2021

Artikel 4.1 Beleidsnota’s

• 1. Provinciale staten stellen de kaders waarbinnen het financieel beleid moet passen vast in beleidsnota’s voor zover deze kaders niet zijn opgenomen in deze verordening.

• 2. Provinciale staten stellen ten minste eenmaal in de vier jaar de volgende beleidsnota’s vast:

  • a.

    [vervallen]

  • b.

    onderhoud kapitaalgoederen.

  • c.

    [vervallen]

  • d.

    [vervallen]

Artikel 4.3 Beleidsnota onderhoud kapitaalgoederen

• 1. De nota onderhoud kapitaalgoederen geeft de beleidsuitgangspunten weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau. Daarbij worden de normkostensystematiek, het meerjarig budgettair beslag, en de eventuele noodzaak voor de vorming van een onderhoudsvoorziening aangegeven.

• 2. Binnen de nota worden in elk geval de volgende onderdelen onderscheiden:

  • a.

    onderhoud infrastructuur;

  • b.

    onderhoud gebouwen; en,

  • c.

    kapitaalgoederen recreatiegebieden.

Artikel 4.6 Instellen bestemmingsreserves

• 1. Provinciale staten kunnen een bestemmingsreserve instellen.

• 2. Aan het doel van de bestemmingsreserve ligt een concreet en actueel plan ten grondslag.

• 3. Het besluit tot instelling van een bestemmingsreserve bevat per onderwerp een toelichting die in ieder geval ingaat op:

  • a.

    de looptijd;

  • b.

    de benodigde omvang voor het doel;

  • c.

    het bestedingsritme;

  • d.

    de voeding; en,

  • e.

    de functie van de bestemmingsreserve.

• 4. Een bestemmingsreserve heeft één van de volgende functies:

  • a.

    spaar;

  • b.

    egalisatie;

  • c.

    buffer (risico).

Artikel 4.7 Wijzigingen en opheffen van bestemmingsreserves

• 1. Provinciale staten kunnen een bestemmingsreserve wijzigen of opheffen.

• 2. Provinciale staten heffen bestemmingsreserves in ieder geval op indien:

  • a.

    de looptijd is verstreken; of,

  • b.

    het doel waarvoor de bestemmingsreserve is ingesteld, is gerealiseerd.

• 3. Indien provinciale staten een bestemmingsreserve opheffen, vallen de resterende middelen vrij ten gunste van het begrotingssaldo tenzij anders overeengekomen.

Artikel 4.9 Beoordeling bestemmingsreserves

• 1. Bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening worden bestemmingsreserves beoordeeld aan de hand van:

  • a.

    het plan als bedoeld in artikel 4.6, tweede lid;

  • b.

    de toelichting als bedoeld in artikel 4.6, derde lid;

  • c.

    de beklemdheid van reserves; te onderscheiden in juridisch verplicht, bestuurlijk verplicht of niet verplicht.

• 2. De beoordeling als bedoeld in het eerste lid, kan er toe leiden dat bestemmingsreserves in stand blijven of geheel of gedeeltelijk worden opgeheven.

Artikel 4.10 Omvang bestemmingsreserves

• 1. Een bestemmingsreserve heeft bij aanvang en gedurende de looptijd een minimum omvang van € 1.500.000.

• 2. Indien een bestemmingsreserve structureel onder het bedrag van € 1.500.000 komt, valt het restant vrij en wordt over de benodigde jaren verdeeld naar de exploitatiebudgetten die horen bij het doel waarvoor de bestemmingsreserve is ingesteld.

Artikel 4.14 Afschrijving

• 1. Activa worden niet eerder afgeschreven dan in het jaar nadat een fase van het project technisch gereed is.

• 2. Nagekomen kosten en opbrengsten van een project dat technisch gereed is, worden geactiveerd op het moment van decharge.

Artikel 4.15 Afschrijvingstermijnen

• 1. Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven.

• 2. Voor materiele vaste activa gelden de volgende afschrijvingstermijnen:

  • a.

    40 jaar voor vaarwegen, recreatieobjecten en landschapszorg;

  • b.

    30 jaar voor gebouwen, wegen en fietspaden;

  • c.

    25 jaar voor dienstvaartuigen;

  • d.

    15 jaar voor technische installaties in gebouwen en veiligheidsvoorzieningen voor gebouwen;

  • e.

    10 jaar voor inrichting en bekabeling ICT en telefooninstallaties;

  • f.

    5 jaar voor transportmiddelen en kantoormachines;

  • g.

    3 jaar voor communicatiemiddelen, automatiseringsapparatuur en -programmatuur (ICT-middelen).

• 3. Voor onderdelen van de gebouwen, waarvoor een kortere levensduur dan 30 jaar wordt verwacht, wordt, in afwijking van het tweede lid onder b, de componentenmethode toegepast.

• 4. Gronden en terreinen die samenhangen met of onderdeel zijn van activa met een economisch nut worden niet afgeschreven tenzij aanwijsbaar sprake is van waardevermindering.

• 5. Bij het bepalen van de afschrijvingslasten wordt geen restwaarde gehanteerd.

Artikel 4.16 Financiële vaste activa

• 1. Leningen en overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer en deelnemingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde of lagere marktwaarde.

• 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen en agio en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 4.17 Immateriële vaste activa

• 1. Bijdragen aan activa van derden worden geactiveerd.

• 2. Bij toepassing van afschrijving op deze activa als bedoeld in het eerste lid zijn de afschrijvingstermijnen van artikel 4.15, tweede lid, van toepassing.

• 3. Kosten van onderzoek en ontwikkeling die gemaakt zijn in de voorbereidingsfase worden in 5 jaar afgeschreven.

Artikel 4.19 Risicomanagement

• 1. Gedeputeerde staten dragen zorg voor een organisatiebreed systeem van risicomanagement.

• 2. Het systeem als bedoeld in het eerste lid leidt tot een integraal en transparant inzicht in risico’s dat het proces van sturing, beheersing, besluitvorming en verantwoording op de verschillende niveaus in de organisatie ondersteunt.

Artikel 4.21 Weerstandsvermogen

• 1. Het weerstandsvermogen wordt berekend door de weerstandscapaciteit te delen door de financiële omvang van de in de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen risico’s.

• 2. Bij de berekening als bedoeld in het eerste lid wordt onderscheid gemaakt tussen het incidenteel en structureel weerstandsvermogen.

• 3. Voor de ratio’s, bedoeld in het tweede lid, wordt een norm van minimaal één gehanteerd.

Artikel 4.22 Incidentele weerstandscapaciteit

• 1. De incidentele weerstandscapaciteit bestaat uit de bufferreserve weerstandscapaciteit.

• 2. De benodigde omvang van de bufferreserve weerstandscapaciteit wordt bepaald door de financiële omvang van de incidentele risico’s.

• 3. De omvang van de bufferreserve ‘weerstandscapaciteit’ bedraagt minimaal € 30.000.000.

Artikel 4.24 Materiële incidentele en structurele risico’s

• 1. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing als bedoeld in artikel 9, tweede lid, onder b, van het Bbv, worden risico’s opgenomen die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie en niet al op het niveau van een beleidsdoel of ambitie zijn afgedekt.

• 2. De ondergrens van een materieel risico bedraagt € 1.000.000.

• 3. Incidentele risico’s zijn risico’s met een eenmalig gevolg.

• 4. Structurele risico’s hebben een terugkerend gevolg.

Artikel 4.26 Structurele lasten investeringen

• 1. In de kadernota, begroting en jaarrekening wordt een kengetal opgenomen die de verhouding weergeeft tussen de structurele lasten van investeringen en de baten in een jaar.

• 2. De structurele lasten van investeringen bestaan uit de totale som van de kapitaallasten en de exploitatielasten van meerjarige overeenkomsten voor investeringen in de meerjarenbegroting.

Artikel 4.27 Garant- en borgstellingen

• 1. In de kadernota, begroting en jaarrekening wordt een kengetal opgenomen die de verhouding weergeeft tussen de hoogte van de garant -en borgstellingen per 31 december en de baten in een jaar.

• 2. Onder garant- en borgstelling wordt verstaan een schriftelijke verklaring van de provincie aan een geldverstrekker dat de geldnemer aan zijn verplichtingen zal voldoen, waarbij wordt geregeld dat wanneer de geldnemer in betalingsproblemen komt, de provincie zorgt dat de financiële verplichtingen waarvoor zij garant staat, worden nagekomen, als bedoeld in artikel 50 van het Bbv.

Artikel 4.28 Monitoring

• 1. Provinciale staten stellen in de kadernota signaleringswaarden vast voor de volgende indicatoren:

  • a.

    schuldquote als bedoeld in artikel 11, tweede lid, onderdeel d, onder 1a van het Bbv;

  • b.

    solvabiliteit als bedoeld in artikel 11, tweede lid, onderdeel d, onder 2 van het Bbv;

  • c.

    weerstandsvermogen als bedoeld in artikel 4.21, eerste lid, waarbij de signaleringswaarde minimaal de norm als bedoeld in artikel 4.21, derde lid, vormt;

  • d.

    structurele lasten investeringen als bedoeld in artikel 4.26; en,

  • e.

    garant -en borgstellingen als bedoeld in artikel 4.27.

• 2. Bij iedere indicator leveren gedeputeerde staten een korte analyse over de signaleringswaarde in de verschillende planning & control producten als bedoeld in artikel 2.1.

• 3. Indien twee of meer indicatoren als bedoeld in het eerste lid de signaleringswaarden bereiken, bepalen provinciale staten op basis van de genoemde analyse als bedoeld in het tweede lid of zwaardere analyse en/of maatregelen noodzakelijk zijn.

Artikel 4.29 Deelnemen in verbonden partijen

• 1. Het ontwerp-besluit bedoeld in artikel 158, tweede lid, van de Provinciewet, en het verzoek van gedeputeerde staten aan provinciale staten om toestemming te verlenen ingevolge artikel 40, tweede en derde lid, 51, tweede en derde lid, 73, tweede en derde lid, en 83, tweede en derde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, zijn voorzien van een onderbouwing die in ieder geval de volgende gegevens bevat:

  • a.

    een motivering voor de keuze om deel te nemen in een verbonden partij, in ieder geval:

    • 1°

      het publiek belang;

    • 2°

      het provinciaal doel en te bereiken resultaat;

    • 3°

      een beschrijving en afweging instrumenten om provinciaal doel te bereiken;

    • 4°

      een beschrijving en afweging rechtsvormen.

  • b.

    de financiële basisgegevens, in ieder geval:

    • 1°

      de benodigde financiële middelen;

    • 2°

      andere financiële stromen;

    • 3°

      het tijdpad;

    • 4°

      de exitstrategie.

  • c.

    een financiële analyse, in ieder geval:

    • 1°

      de financiële gevolgen voor de provincie;

    • 2°

      de fiscale gevolgen voor de provincie;

    • 3°

      de risico’s voor de provincie;

    • 4°

      de maatregelen om de risico’s te beheersen.

  • d.

    een juridische analyse, in ieder geval:

    • 1°

      staatssteunanalyse;

    • 2°

      mededingingsaspecten;

    • 3°

      inkoop en aanbesteding;

    • 4°

      overige toepasselijke Europese en Nederlandse regelgeving.

  • e.

    een beschrijving van de relatie met de verbonden partij, in ieder geval:

    • 1°

      de governance van de verbonden partij;

    • 2°

      de rol van de provincie;

    • 3°

      vertegenwoordiging van de provincie in het orgaan waarin de deelnemers zijn vertegenwoordigd, inclusief voordracht vertegenwoordiger en plaatsvervanger;

    • 4°

      indien aan de orde: een motivering voor aanwijzen lid van raad van bestuur, raad van commissarissen of raad van toezicht van een privaatrechtelijke verbonden partij, alsmede voordracht;

    • 5°

      het stemaandeel van de provincie

    • 6°

      de analyse van de financiële gezondheid van de verbonden partij;

    • 7°

      de wijze waarop het beheer binnen de provincie is belegd;

    • 8°

      de aan de verbonden partij verbonden beleidsbepalende personen, die in ieder geval dienen te beschikken over een actuele verklaring omtrent gedrag.

  • f.

    een beschrijving van de relatie met de andere partij(en) die bij de verbonden partij is of zijn betrokken, in ieder geval:

    • 1°

      de rol van de andere partij(en);

    • 2°

      de financiële bijdrage van de andere partij(en);

    • 3°

      de analyse van de financiële gezondheid van de andere partij(en);

    • 4°

      de samenwerking met de andere partij(en);

    • 5°

      de overlegstructuur en vertegenwoordiging provincie in het overleg met de andere partij(en);

    • 6°

      het stemaandeel van de andere partij(en).

• g.

  het beoogde beheerarrangement, in ieder geval:

  • 1°

    de mate en wijze van sturing;

  • 2°

    de mate, frequentie en wijze van verantwoording aan provinciale staten;

  • 3°

    de frequentie van overleg met de verbonden partij;

  • 4°

    de frequentie van evaluatie, waarbij uitgangspunt is dat aan het begin van een collegeperiode een evaluatie van alle verbonden partijen plaats vindt.

Artikel 4.30 Fondsen

• 1. Indien gedeputeerde staten het voornemen hebben om deel te nemen in een fonds of een revolverend fonds, zenden zij in aanvulling op artikel 4.29, eerste lid, aan provinciale staten de ontwerp-investeringsstrategie voor het fonds, waarin in ieder geval de volgende gegevens zijn opgenomen:

  • a.

    de looptijd;

  • b.

    de financiële instrumenten die het fonds kan inzetten;

  • c.

    het rendement en inzet daarvan;

  • d.

    de mate van revolverendheid;

  • e.

    investeringsrestricties;

  • f.

    maximaal aandeel fonds in onderneming of project;

  • g.

    de wijze waarop wordt omgegaan met aanloopverliezen;

  • h.

    overige voorwaarden.

• 2. Provinciale staten stellen de investeringsstrategie vast.

Artikel 4.31 Vertegenwoordiging in gemeenschappelijke regelingen

• 1. De vertegenwoordiging in de algemeen besturen van gemeenschappelijke regelingen geschiedt uitsluitend door leden van Gedeputeerde Staten. Deze kunnen elkaar onderling vervangen.

• 2. In het geval dat de provinciale vertegenwoordiger in het algemeen bestuur wordt aangewezen om zitting te nemen in het dagelijks bestuur of als het provinciale belang dat vereist wijzen gedeputeerde staten twee of meer vertegenwoordigers en plaatsvervangers aan voor het algemeen bestuur.

Artikel 4.32 Vertegenwoordiging in privaatrechtelijke verbonden partijen

• 1. De provincie is alleen vertegenwoordigd in het orgaan van een privaatrechtelijke verbonden partij waarin alle deelnemers bijeenkomen en besluiten nemen.

• 2. Gedeputeerde staten wijzen de vertegenwoordiger van de provincie en een plaatsvervanger aan om zitting te nemen in de in het eerste lid bedoelde orgaan.

• 3. Gedeputeerde staten dragen alleen een lid voor het bestuur van een privaatrechtelijke verbonden partij voor, als daarmee het provinciale belang in het bijzonder is gediend en provinciale staten daarmee hebben ingestemd.

• 4. Gedeputeerde staten dragen alleen een lid voor een raad van commissarissen of raad van toezicht van een privaatrechtelijke verbonden partij voor, als daarmee het provinciale belang in het bijzonder is gediend en provinciale staten daarmee hebben ingestemd.

• 5. De in het derde en vierde lid bedoelde persoon heeft geen functie binnen de provincie of anderszins een structurele band met de provincie en is onafhankelijk en deskundig op het gebied waarin de verbonden partij werkzaam is.

Artikel 4.33 Beheer verbonden partijen

• 1. Gedeputeerde staten dragen zorg voor een organisatiebreed systeem voor het beheren van verbonden partijen, waardoor gedeputeerde staten te allen tijde kunnen beschikken over de informatie die noodzakelijk is voor de tijdigheid, volledigheid en juistheid en volgens de regelgeving van de externe (financiële) verslaggeving.

• 2. Het in het eerste lid bedoelde beheersysteem ziet op:

  • a.

    de interne organisatie:

    • i.

      de relatie tussen gedeputeerde staten en provinciale staten;

    • ii.

      de samenwerking tussen de bij het beheer betrokken organisatieonderdelen;

    • iii.

      het beheerproces;

  • b.

    de relatie tussen de provincie en de verbonden partijen;

  • c.

    de relatie tussen de provincie en de andere bij een verbonden partij betrokken organisaties.

• 3. Het in het eerste lid bedoelde systeem kent drie beheerarrangementen, te weten licht, standaard en zwaar. Daarnaast is maatwerk mogelijk.

• 4. Alle verbonden partijen worden aan de hand van een risicoanalyse ingedeeld in een arrangement. De risicoanalyse betreft in ieder geval de bestuurlijke, juridische en financiële risico’s. De indeling in een arrangement wordt periodiek geactualiseerd.

• 5. De deelname in verbonden partijen wordt periodiek geëvalueerd en geactualiseerd, tenminste iedere vier jaar.

Artikel 4.34 Overige uitgangspunten

• 1. Gedeputeerde staten zien er op toe dat de beleidsinhoudelijke rol en het beheer van verbonden partijen zoveel mogelijk op verschillende plaatsen binnen de organisatie zijn belegd (functiescheiding).

• 2. Gedeputeerde staten zien er op toe dat verbonden partijen integriteitsbeleid heeft en uitvoert.

• 3. Gedeputeerde staten zien er op toe dat het beloningsbeleid van een verbonden partij voor zowel vaste werknemers als voor tijdelijk ingehuurde werknemers voldoet aan de Wet normering topinkomens.

• 4. Gedeputeerde staten zien erop toe dat de verbonden partij beleid heeft voor het voldoen aan Europese en Nederlandse wet- en regelgeving (compliance) en daaraan voldoet.

• 5. Gedeputeerde staten rapporteren over de ontwikkelingen met betrekking tot de verbonden partijen aan provinciale staten via de reguliere rapportagecyclus. Daarnaast rapporteren zij in ieder geval eenmaal per jaar specifiek over de verbonden partijen.

Artikel 4.35 Wijzigen en beëindigen van een deelname in een verbonden partij

• 1. Gedeputeerde staten zenden provinciale staten het ontwerp-besluit met het voornemen van gedeputeerde staten om een deelname in een verbonden partij als bedoeld in artikel 158, tweede lid, Provinciewet of in een gemeenschappelijke regeling te wijzigen. Het ontwerp-besluit is voorzien van een onderbouwing als bedoeld in artikel 4.29, eerste lid, onder a tot en met g, voor zover daarin wijziging wordt aangebracht ten opzichte van de onderbouwing bij het besluit tot het deelnemen, alsmede:

  • a.

    een motivering voor de wijziging;

  • b.

    een beschrijving van de gevolgen voor de relatie met de verbonden partij en met de andere partij(en) die bij de verbonden partij is of zijn betrokken.

• 2. Gedeputeerde staten zenden provinciale staten het ontwerp-besluit met het voornemen van gedeputeerde staten om een deelname in een verbonden partij als bedoeld in artikel 158, tweede lid, Provinciewet of in een gemeenschappelijke regeling te beëindigen. Het ontwerp-besluit is voorzien van een onderbouwing, die in ieder geval de volgende gegevens bevat:

  • a.

    een motivering voor de beëindiging;

  • b.

    een financiële en juridische analyse, bestaande uit in ieder geval:

    • 1°

      de financiële gevolgen voor de provincie;

    • 2°

      de fiscale gevolgen voor de provincie;

    • 3°

      de risico’s voor de provincie;

    • 4°

      de maatregelen om de risico’s te beheersen;

  • c.

    een beschrijving van de gevolgen voor de relatie met de verbonden partij en met de andere partij(en) die bij de verbonden partij is of zijn betrokken.

• 3. Het eerste en tweede lid zijn ook van toepassing op de wijziging of intrekking van een investeringsstrategie.

Artikel 4.37 Grondbeleid

• 1. Gedeputeerde staten zetten de grondinstrumenten in teneinde provinciale opgaven en gebiedsprocessen te realiseren.

• 2. Bij de uitvoering van het grondbeleid nemen gedeputeerde staten de volgende algemene uitgangspunten in acht:

  • a.

    Marktconformiteit.

  • b.

    Transparantie, integriteit en level playing field.

  • c.

    Beheer gericht op waarde- en functiebehoud, waarbij rekening wordt gehouden met de provinciale opgaven.

  • d.

    In geval van grondverwerving wordt ernaar gestreefd zoveel mogelijk minnelijk te verwerven. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten in een vroegtijdig stadium over het voornemen om tot onteigening over te gaan.

  • e.

    Grond die niet langer benodigd is voor het doel waarvoor het is aangekocht wordt verkocht tenzij deze grond kan worden ingezet voor andere provinciale opgaven.

Artikel 4.41 Rentetoerekening

• 1. De toegerekende rentelasten bestaan uitsluitend uit de (verwachte) werkelijke rentelasten in de begroting en jaarstukken. Er wordt geen rente over het eigen vermogen of de voorzieningen berekend.

• 2. Het toerekenen van de rente aan de taakvelden vindt plaats conform de richtlijnen van de Commissie BBV.

Artikel 4.42 Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de provincie wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten ook de indirecte kosten betrokken die samenhangen met de door de provincie verleende diensten.

• 2. Het bedrag van de toe te rekenen overhead wordt bepaald naar rato van de omvang van de directe loonkosten.

Artikel 4.43

• 1. De door de door de provinciale staten zelf te indexeren baten worden geïndexeerd op basis van onafhankelijke indexen.

• 2. De lasten die voor indexatie in aanmerking komen, worden geïndexeerd op basis van onafhankelijke indexen.

• 3. Indexatie wordt verwerkt in de begroting voor het betreffende kalender jaar (T) en de 5 daaropvolgende jaren, conform de verwerking van de circulaires provinciefonds.

• 4. De verwerking in de begroting, bedoeld in het derde lid, vindt in het kalenderjaar (T) en T+1 plaats op de exploitatie en investeringsbudgetten. Voor de jaren na T+1 vindt de verwerking plaats op een stelpost.

• 5. Exploitatiebudgetten worden geïndexeerd, met uitzondering van:

  • a.

    de kapitaallasten, (inzet van) bestemmingsreserves, overlopende passiva en voorzieningen;

  • b.

    lasten die gedekt worden uit een specifieke bijdrage van een derde.

• 6. Investeringskredieten worden geïndexeerd met uitzondering van kredieten na de periode T+5.

Artikel 4.44

• 1. De grens voor lastneming van meerjarige subsidies wordt gesteld op € 250.000.

• 2. De lasten voor meerjarige subsidies onder de grens, bedoeld in het eerste lid, worden in de lasten genomen in het jaar van aanvang van de activiteiten.

• 3. De lasten voor meerjarige subsidies boven de grens, bedoeld in het eerste lid, worden toegerekend aan de jaren waarop de lasten betrekking hebben.