Financieel volmachtbesluit Wetterskip Fryslân

Artikel 1. Begripsverklaring

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  algemeen bestuur: het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân;

• b.

  dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân;

• c.

  volmacht: de bevoegdheid om in naam van het dagelijks bestuur verplichtingen aan te gaan en rechten te vestigen inzake de levering van goederen en/of diensten en/of aanneming van werken;

• d.

  begroting: de begroting van Wetterskip Fryslân van enig jaar, zoals deze wordt vastgesteld door het algemeen bestuur;

• e.

  budget: een van te voren beschikbaar gestelde hoeveelheid geld met een daaraan gekoppelde te leveren prestatie. Er kan onderscheid gemaakt worden in:

  • •

    directe kostenbudgetten(bij Wetterskip Fryslân ook wel aangeduid als eerste kosten): budgetten die direct aan een product of dienst kunnen worden toegewezen omdat er een rechtstreeks meetbaar verband is tussen het budget en het product of dienst waarvoor dit budget wordt aangewend; en

  • •

    indirecte kostenbudgetten:

    budgetten waarbij er geen rechtstreeks meetbaar verband aanwezig is tussen budget en product of dienst. Deze budgetten worden verzameld op een kostenplaats en van daaruit m.b.v. een verdeelsleutel toegewezen aan een product of dienst.

• f.

  krediet: een door het algemeen bestuur beschikbaar gestelde hoeveelheid geld ten behoeve van de realisatie van een investering. Ten laste van het krediet geboekte kosten komen in de jaren na gereedkomen van de investering als afschrijvingslasten in de exploitatie;

• g.

  opgave: een programma als bedoeld in artikel 4.6 van het Waterschapsbesluit zijnde een samenhangend geheel van producten. Het totaal van de begroting is volledig gedekt door de opgaven

• h.

  product: aggregatie van lasten als onderdeel van de begroting. Er worden drie aggregatieniveaus onderscheiden, te weten:

  • •

    werkplanproduct;

  • •

    beheerproduct;

  • •

    beleidsproduct;

• i.

  kostentoerekening: methode waarbij met behulp van een verdeelsleutel kosten en opbrengsten aan producten worden toegerekend;

• j.

  directe kosten: kosten die direct aan een product of dienst kunnen worden toegerekend omdat er een rechtstreeks meetbaar verband is tussen de kosten en het product of dienst waarvoor deze kosten worden gemaakt;

• k.

  indirecte kosten: kosten waarbij er geen rechtstreeks meetbaar verband aanwezig is tussen de kosten en het product of dienst. Deze kosten worden verzameld op een kostenplaats en van daaruit m.b.v. een verdeelsleutel toegerekend aan het product of dienst;

• l.

  vakgroepbudgetten: totaal van budgetten die samenhangen met het beheer van een vakgroep. De op vakgroepbudgetten geboekte kosten worden door middel van tijdschrijven aan producten of andere vakgroepen toegerekend;

• m.

  (hulp)kostenplaats: totaal van budgetten die samenhangen met een specifiek ondersteunend onderdeel van de organisatie. De op (hulp)kostenplaatsen geboekte kosten worden met verdeelsleutels over vakgroepbudgetten en/of producten verdeeld.

Artikel 2. Hoofdbudgethouder

• 1.

  Hoofdbudgethouder is de secretaris directeur van Wetterskip Fryslân.

• 2.

  De hoofdbudgethouder is bevoegd tot:

  • a.

    het aangaan van verplichtingen en het vestigen van rechten, voor zover deze strekken tot uitvoering van de door het algemeen bestuur vastgestelde begroting binnen de voorwaarden zoals gesteld in artikel 7, 8 en 10.

  • b.

    het aangaan van verplichtingen ten laste van en het vestigen van rechten op door het algemeen bestuur ter beschikking gestelde investeringskredieten binnen de voorwaarden zoals gesteld in artikel 7, 8 en 11.

• 3.

  De hoofdbudgethouder legt door middel van directierapportages verantwoording af aan het dagelijks bestuur over de uitvoering van de begroting bij de uitoefening van de in lid 2 bedoelde bevoegdheden.

• De verantwoording wordt gebaseerd op de gegevens uit de administratie als bedoeld in artikel 5 lid 1.

• 4.

  De hoofdbudgethouder is bevoegd om door aanwijzing het budgetbeheer en het kredietbeheer zoals bedoeld in respectievelijk de artikelen 6 en 7 op te dragen aan één of meer budgethouders. De aanwijzing van budgethouders en de budgetten waarop de aanwijzing betrekking heeft wordt vastgelegd in de administratie als bedoeld in artikel 5 lid 2.

• 5.

  De hoofdbudgethouder verstrekt ter uitvoering van het in lid 4 van dit artikel gestelde, binnen de grenzen van het aan hen verleende budgethouderschap, een subvolmacht aan de adjunct-directeur, de opgavemanager en de vakgroepleider. Dit onder de voorwaarde dat over de gebruikmaking van deze bevoegdheden jaarlijks wordt gerapporteerd aan de hoofdbudgethouder.

Artikel 3. Budgethouder

• 1.

  Een medewerker is budgethouder wanneer deze op grond van artikel 2 lid 4 als zodanig door de hoofdbudgethouder is aangewezen. Medewerkers van de organisatie in de functie of rol van:

  • a.

    Adjunct-directeur

  • b.

    Opgavemanager

  • c.

    Vakgroepleider

  • d.

    Projectmanager

  • e.

    Programmamanager

• kunnen als budgethouder worden aangewezen. Voorts kunnen andere medewerkers als hiervoor genoemd als budgethouder worden aangewezen door de hoofdbudgethouder en op grond van artikel 2 lid 5 door de adjunct-directeur, de opgavemanager en de vakgroepleider.

• 2.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor het beheer van de budgetten zoals bedoeld in artikel 5 lid 3.

• 3.

  De budgethouder is bevoegd om door aanwijzing het aangaan van verplichtingen en het vestigen van rechten als bedoeld in artikel 6 lid a over te dragen aan één of meer bestellers. De aanwijzing van de bestellers en de budgetten waarop de aanwijzing betrekking heeft wordt vastgelegd in de administratie als bedoeld in artikel 5 lid 2.

• 4.

  De budgethouder van een krediet is bevoegd de functionaris die het waterschap vertegenwoordigt aangaande de uitvoering van een werk meer- en minderwerk op te laten dragen tot het in de projectopdracht genoemde bedrag.

• 5.

  Het aangaan van verplichtingen en het vestigen van rechten tot een maximum van € 500.000 inclusief BTW dient te geschieden via tussenkomst van de adjunct-directeur.

• 6.

  Het aangaan van verplichtingen en het vestigen van rechten tot een maximum van € 200.000 inclusief BTW dient te geschieden via tussenkomst van een opgavemanager.

• 7.

  Het aangaan van verplichtingen en het vestigen van rechten tot een maximum van € 100.000 inclusief BTW dient te geschieden via tussenkomst van vakgroepleider.

• 8.

  Het aangaan van verplichtingen en het vestigen van rechten ten laste van de investeringen tot een maximum van € 200.000 inclusief BTW dient te geschieden via tussenkomst van de projectmanager.

• 9.

  Het aangaan van verplichtingen en het vestigen van rechten ten laste van het investeringsprogramma tot een maximum van € 500.000 inclusief BTW dient geschieden via tussenkomst van de programmamanager.

Artikel 4. Besteller

• 1.

  Een medewerker is besteller wanneer deze op grond van artikel 3 lid 3 als zodanig door een vakgroepleider is aangewezen. De aanwijzing tot besteller vindt plaats na verkregen goedkeuring van de vakgroepleider Control, Financiën en inkoop. Alle medewerkers van de organisatie kunnen als besteller worden aangewezen.

• 2.

  Een besteller is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen tot een maximum van € 5.000 inclusief BTW.

Artikel 5. Administratie

• 1.

  De vakgroepleider Control, Financiën en Inkoop voert conform de geldende wet- en regelgeving een administratie waaruit per budget/krediet minimaal blijkt:

  • a.

    welke inkomsten en uitgaven er zijn;

  • b.

    welke verplichtingen zijn aangegaan en welke rechten zijn gevestigd.

• 2.

  De vakgroepleider Control, Financiën en Inkoop voert een administratie waaruit blijkt welke medewerkers budgethouder of besteller zijn met daarbij vermelding van de budgetten waarop de aanwijzing betrekking heeft.

• 3.

  Bij aanvang van het betreffende boekjaar wordt aan de hoofdbudgethouder en de budgethouders een overzicht verstrekt van de budgetten waarvan het beheer aan hen is opgedragen(budgettenboek).

Artikel 6. Budgetbeheer

De taken die tot het budgetbeheer gerekend worden zijn:

• a.

  het aangaan van verplichtingen en het vestigen van rechten binnen de grenzen zoals gesteld in artikel 8, 10 en 11;

• b.

  het laten registreren van de aangegane verplichtingen en rechten in de verplichtingenadministratie als bedoeld in artikel 5 lid 1;

• c.

  het accorderen van nota’s volgens de daartoe geldende procedure;

• d.

  het periodiek opstellen van voortschrijdende prognoses voor de komende 12 maanden en ten behoeve van het te verwachten jaarresultaat;

• e.

  het periodiek en op verzoek rapporteren van inkomsten en uitgaven alsmede het verantwoorden van de genomen beslissingen die daartoe geleid hebben;

• f.

  het rapporteren van onregelmatigheden in de inkomsten en of uitgaven.

Artikel 7. Kredietbeheer

• 1.

  Een investeringskrediet mag pas worden aangewend nadat het algemeen bestuur dit krediet beschikbaar heeft gesteld. Artikel 6 is dan van overeenkomstige toepassing.

Artikel 8. Het aangaan van verplichtingen en het vestigen van rechten

• 1.

  Budgethouders of daartoe aangewezen bestellers kunnen enkel financiële verplichtingen aangaan ten laste van het budget waarvoor deze verantwoordelijk zijn.

• 2.

  Financiële verplichtingen en rechten kunnen alleen op de volgende manieren worden aangegaan:

  • •

    door middel van een brief, zoals een gunningsbrief

  • •

    als inkooporder via het digitale inkoopinformatiesysteem

  • •

    door het aangaan van een contract

• 3.

  Uitgangspunt is dat realisatie van een product zoveel als mogelijk dient te geschieden met behulp van of met inschakeling van diensten die aanwezig zijn binnen Wetterskip Fryslân.

Artikel 9. Het aangaan van verplichtingen in het kader van het uitoefenen van de treasury functie

• 1.

  Dit volmachtbesluit is niet van toepassing op verplichtingen die worden aangegaan in het kader van het uitoefenen van de treasury functie. Hierop is het treasury statuut van toepassing.

Artikel 10. Budgetoverschrijding en –verschuiving

• 1.

  Indien zich een overschrijding van een budget voordoet, dan moet compensatie worden gevonden door het verschuiven van budgetten waar sprake is van een onderschrijding.

• 2.

  Verschuiven van budget als bedoeld in lid 1 tussen directe kostenbudgetten is toegestaan indien het budget waarvoor dekking wordt gevonden tot dezelfde opgave behoort en voor zover het geen kapitaallasten betreft.

• 3.

  Verschuiven van budget als bedoeld in lid 1 tussen indirecte kostenbudgetten is toegestaan indien het budget waarin dekking wordt gevonden ook een indirect budget is.

• 4.

  Verschuivingen > € 10.000 worden door de budgethouder uit eigener beweging gerapporteerd door middel van de gangbare rapportage structuur.

Artikel 11. Krediet over- en -onderschrijding

• 1.

  Indien als gevolg van onderbesteding c.q. overbesteding vermoed wordt dat het totaal van de investering lager of hoger zal uitvallen dan het krediet, dan wordt hiervan melding gemaakt aan de hoofdbudgethouder alvorens dit aan het dagelijks en algemeen bestuur ter besluitvorming wordt voorgelegd.

• 2.

  De hoofdbudgethouder c.q. de budgethouder belast met het doen van investeringen is bevoegd het voor een investering geraamde krediet met maximaal € 100.000 te overschrijden, zonder toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien deze mutaties passen binnen het vastgestelde beleid. Een dergelijk feit wordt achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd via de reguliere planning en control rapportages.

• 3.

  De hoofdbudgethouder c.q. de budgethouder belast met het doen van investeringen is bevoegd de voor een investering geraamde inkomsten (bijdragen/subsidies) met maximaal € 100.000,- te onderschrijden zonder toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien deze mutaties passen binnen het vastgestelde beleid. Een dergelijk feit wordt achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd via de reguliere planning en control rapportages.

• 4.

  Bij een dreigende overschrijding van het beschikbaar gestelde krediet die de grens zoals gesteld in artikel 11, lid 2, overschrijdt, dient het algemeen bestuur eerst te besluiten over aanvullend krediet voordat verdere verplichtingen aangegaan kunnen worden.

Artikel 12 Goedkeuring declaraties van woon werkverkeer van reis en verblijfkosten

• 1.

  De dijkgraaf van het waterschap en de leden van het dagelijks bestuur maken ten laste van het waterschap aanspraak op vergoeding van kosten voor woon-werkverkeer en reis- en verblijfkosten voor reizen binnen en buiten het waterschap, gemaakt voor de uitoefening van het ambt.

• 2.

  Een lid van het algemeen bestuur heeft ten laste van het waterschap aanspraak op vergoeding van reiskosten voor het bijwonen van vergaderingen van het algemeen bestuur en commissies, en reis- en verblijfkosten voor reizen binnen en buiten het waterschap gemaakt voor de uitoefening van de functie.

• 3.

  De aanspraak op de in lid 1 en 2 genoemde kosten is geregeld in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

• 4.

  De secretaris-directeur, die reiskosten en andere kosten verband houdende met de uitoefening van zijn functie mag declareren, heeft geen leidinggevende waardoor de controle en accordering van zijn declaraties geregeld moet worden.

• 5.

  De reiskosten en de andere kosten zoals genoemd in lid 6 van dit artikel, die door de secretaris-directeur en de in voornoemd genoemde ambtenaren kunnen worden gedeclareerd zijn geregeld in de CAO Werken voor waterschappen.

• 6.

  Voor de goedkeuring van declaraties van kosten woon-werkverkeer, reis-, verblijfkosten voor reizen binnen en buiten het beheergebied van het waterschap geldt het volgende:

  • a.

    Voor declaraties van de leden van het dagelijks bestuur, en de secretaris-directeur is de dijkgraaf bevoegd;

  • b.

    Voor declaraties van de dijkgraaf is de loco dijkgraaf bevoegd;

  • c.

    Voor declaraties van de adjunct-directeur en de concerncontroller is de secretaris-directeur bevoegd;

  • d.

    Voor declaraties van de overige bestuursleden is de Vakgroepleider bestuursadvies, Communicatie en Omgeving bevoegd;

  • e.

    Voor declaraties van de opgavemanagers zijn de directeuren bevoegd;

  • f.

    Voor de declaraties van de vakgroepleiders zijn de opgavemanagers bevoegd;

  • g.

    Voor declaraties van de overige medewerkers zijn de vakgroepleiders bevoegd.

Artikel 13. Citeertitel, inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking na vaststelling en kan worden aangehaald als “Financieel Volmachtbesluit Wetterskip Fryslân”. Hiermee is het Financieel Volmachtbesluit van 15 december 2020 gewijzigd.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân, dd. 28 juni 2022.