Regeling vervallen per 01-01-2024

Verordening rekenkamercommissie 2021

Geldend van 15-04-2022 t/m 31-12-2023

Intitulé

Verordening rekenkamercommissie 2021

De raad van de gemeente Sluis

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 24 november 2020;

gelet op artikel 213a van de Gemeentewet;

gelet op artikel 81o van de Gemeentewet;

gezien het advies van de commissie Samenleving/Middelen van 9 december 2020;

besluit:

vast te stellen de Verordening rekenkamercommissie 2021 van de gemeente Sluis.

(Verordening rekenkamercommissie 2021)

Artikel 1 Doel

De rekenkamercommissie heeft tot doel onafhankelijk onderzoeken te verrichten die de raad en de inwoners van de gemeente Sluis inzicht verschaffen in de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de organisatie en het gevoerde beleid, de organisatie mogelijkheden voor verbetering aan te reiken en een basis te bieden voor verantwoording aan raad en burgers over de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van organisatie en beleid.

Artikel 2 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    wet: Gemeentewet;

  • b.

    commissie: rekenkamercommissie;

  • c.

    voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie;

  • d.

    college: college van burgemeester en wethouders;

  • e.

    rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie van de gemeente Sluis.

Artikel 3 Rekenkamercommissie

  • 1.

    Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als de rekenkamercommissie.

  • 2.

    De rekenkamercommissie bestaat uit twee raadsleden, twee externen en een externe voorzitter.

Artikel 4 Benoeming leden

  • 1.

    De raad benoemt de leden van de rekenkamercommissie.

  • 2.

    De twee leden uit de raad en de externe voorzitter dragen gezamenlijk de twee externe leden voor.

  • 3.

    De leden van de rekenkamercommissie worden voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad benoemd met dien verstande dat de twee externe leden voor maximaal 2 periode herbenoemd kunnen worden.

  • 4.

    Indien een extern lid tussentijds wordt benoemd dan wordt zij/ hij benoemd voor een zittingsperiode van 4 jaar.

Artikel 5 Voorzitter

  • 1.

    De rekenkamercommissie werft de externe voorzitter en doet een voorstel tot benoeming aan de gemeenteraad.

  • 2.

    De externe voorzitter wordt door de gemeenteraad benoemd voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad plus zes maanden aangewezen. Hij/zij kan voor maximaal 2 periode herbenoemd worden.

  • 3.

    Indien de externe voorzitter tussentijds wordt benoemd dan wordt zij/ hij benoemd voor een zittingsperiode van 4 jaar.

  • 4.

    De voorzitter wordt geacht geen lid te zijn van de rekenkamercommissie. Hij neemt geen deel aan stemmingen.

  • 5.

    De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de onderzoekers en met het secretariaat. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt het langstzittende lid op als voorzitter dan wel, als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren.

Artikel 6 Eed

Ten aanzien van de externe voorzitter en externe leden is artikel 81g GW van overeenkomstige toepassing.

Artikel 7 Ontslag en non-activiteit

  • 1.

    De raad ontslaat de leden of stelt hen op non-activiteit.

  • 2.

    Het lidmaatschap van een raadslid eindigt:

    • a.

      op eigen verzoek;

    • b.

      indien het lid aftreedt als lid van de raad;

    • c.

      indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van de rekenkamercommissie te vervullen.

  • 3.

    Het lidmaatschap van de externe voorzitter en de externe leden eindigt:

    • a.

      op eigen verzoek;

    • b.

      bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie;

    • c.

      wanneer de voorzitter en een extern lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

    • d.

      indien de voorzitter en een extern lid bij onherroepelijk geworden rechtelijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld.

  • 4.

    De externe voorzitter kan door de gemeenteraad worden ontslagen.

Artikel 8 Vergoeding voor werkzaamheden

  • 1.

    De externe voorzitter en externe leden ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de rekenkamercommissie.

  • 2.

    Ten aanzien van de vergoedingen alsmede de onkostenvergoedingen van de interne leden is de verordening ex artikel 96 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

  • 3.

    De vergoeding genoemd in het eerste lid komt ten laste van het budget van de reken-kamercommissie.

Artikel 9 Ambtelijk secretaris

  • 1.

    Het ambtelijk secretariaat wordt ondergebracht bij het griffiersbureau. De rekenkamer-commissie benoemt de ambtelijk secretaris.

  • 2.

    De secretaris staat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar taken terzijde.

  • 3.

    De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

  • 4.

    De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van dossiers.

Artikel 10 Reglement van orde

De rekenkamercommissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de raad.

Artikel 11 Onderwerpselectie en opdrachtverlening

  • 1.

    De rekenkamercommissie bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast. Zij doet jaarlijks minimaal één en maximaal drie onderzoeken.

  • 2.

    De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de rekenkamercommissie ter kennisneming aan de raad verstuurd.

  • 3.

    De raad kan de rekenkamercommissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamercommissie bericht de raad binnen twee maanden in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de rekenkamercommissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij daarvoor gegronde redenen moeten aanvoeren.

Artikel 12 Werkwijze

  • 1.

    De rekenkamercommissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, bege-leiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeks-opzet.

  • 2.

    De rekenkamercommissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te in-formeren.

  • 3.

    De rekenkamercommissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamercommissie gestelde termijn te verstrekken.

  • 4.

    De rekenkamercommissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van proce-durele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek.

  • 5.

    De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de rekenkamercommissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

  • 6.

    De rekenkamercommissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.

  • 7.

    Voor de uitvoering van het onderzoek kan de rekenkamercommissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen.

  • 8.

    De rekenkamercommissie stelt de betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de commissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamercommissie bepaalt verder wie verder als betrokkenen worden aangemerkt.

  • 9.

    Na vaststelling door de rekenkamercommissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen en de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden.

Artikel 13 Budget

  • 1.

    De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

  • 2.

    Het gedeelte van het onderzoeksbudget dat niet wordt besteed wordt gereserveerd voor volgende jaren.

  • 3.

    Ten laste van het in voorgaande leden bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

    • a.

      de vergoedingen aan de externe voorzitter;

    • b.

      de ambtelijk secretaris;

    • c.

      interne onderzoeksmedewerkers;

    • d.

      externe deskundigen die eventueel door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld;

    • e.

      eventuele overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

  • 4.

    De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2021.

Artikel 15 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: "Verordening rekenkamercommissie 2021".

Ondertekening

Sluis, 17 december 2020

DE RAAD VOORNOEMD,

De griffier, De voorzitter,

Mr. P.T.G. Claeijs Mr. M.M.D. Vermue

Bijlage Toelichting Verordening rekenkamercommissie 2021

Artikel 1 Doel

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 2 Begripsbepalingen

Dit artikel bevat enkele definities om te voorkomen dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven. Onder de begrippen doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid (artikel 182 GW) wordt het volgende verstaan.

Doelmatigheid is de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt. Bij doeltreffendheid gaat het er om of het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt. Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regel-geving. Het gaat dan vooral om wet- en regelgeving die direct van belang is voor de recht-matigheid van de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten.

Artikel 3 Rekenkamercommissie

Wanneer gemeenten geen rekenkamer instellen, stellen zij op grond van artikel 81o van de wet regels vast voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. De wet spreekt van een rekenkamerfunctie. In deze verordening is gekozen voor een rekenkamercommissie met raadsleden en/of fractieassistenten als leden met een externe voorzitter.

Artikel 4 Benoeming leden

Anders dan bij de rekenkamer kunnen naast externen ook raadsleden en leden van andere commissies deel uitmaken van de rekenkamercommissie. Uit oogpunt van onafhankelijkheid kan er voor gekozen worden dat niet-raadsleden deelnemen in de rekenkamercommissie. In het tweede lid is een termijn van de duur van een raadsperiode genoemd. De raad kan bepalen of hij de leden van de rekenkamercommissie korter of langer benoemd.

Artikel 5 Voorzitter

De externe voorzitter moet het onafhankelijke karakter van de rekenkamercommissie benadrukken. Daarom neemt hij ook geen deel aan eventuele stemmingen.

Artikel 6 Eed

De verplichting deze eed of verklaring en belofte af te leggen vloeit voor de rekenkamer rechtstreeks voort uit artikel 81g van de Gemeentewet. Deze bepaling wordt van overeen-komstige toepassing verklaard op de externe leden van de rekenkamercommissie.

Artikel 7 Ontslag en non-activiteit

Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms ver-plichting) hen op non-activiteit te stellen in bepaalde situaties.

Artikel 8 Vergoeding voor werkzaamheden

Alleen de externe voorzitter en externe leden hebben recht op een vergoeding. De ver-goeding van de externe voorzitter wordt gelijkgesteld met de vergoeding van de voorzitter van de commissie bezwaarschriften.

Artikel 9 Ambtelijk secretaris

De rekenkamercommissie wordt bijgestaan door een secretaris. De rekenkamercommissie dient zelfstandig te functioneren en in het derde lid is voorzien in een rechtstreekse verantwoordingsrelatie van de secretaris ten opzichte van de rekenkamercommissie.

Artikel 10 Reglement van orde

Artikel 81i van de Gemeentewet wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de rekenkamercommissie. In het reglement van orde moeten/kunnen zaken als de vergoeding, volgorde van aftreden bij een meerhoofdige rekenkamercommissie, verhouding secretaris-voorzitter, de procedure die wordt gevolgd bij onderzoeken, hoe wordt omgegaan met verzoeken van derden om onderzoek te verrichten enzovoorts geregeld.

Artikel 11 Onderwerpselectie en opdrachtverlening

De rekenkamercommissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan kiezen. De rekenkamercommissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid, van de wet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamercommissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor gegronde redenen moeten aanvoeren.

Artikel 12 Werkwijze

Om te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende en relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de bevoegdheid om in-lichtingen in te winnen van alle leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren. De rapporten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel openbaar maar op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wob kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt.

Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) ontwerp-onderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden er uit te halen en te corrigeren. Indien van toepassing wordt de verantwoordelijke wethouder of het college de gelegenheid geboden om te reageren op de conceptaanbevelingen die de reken-kamercommissie verbindt aan de (gecorrigeerde) bevindingen. Tot slot brengt de reken-kamercommissie een definitief rapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen.

Eventueel zouden zaken die in dit artikel zijn opgenomen ook in een reglement van orde kunnen worden geregeld.

Artikel 13 Budget

De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Om grotere en complexere onder-zoeken mogelijk te maken binnen het gestelde budget is de mogelijkheid van reservevorming gecreëerd.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 15 Citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.