Verordening fractieondersteuning en ambtelijke bijstand gemeente Roosendaal 2021

1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie als geheel;

2. Op jaarbasis bestaat de financiële bijdrage uit een vast bedrag van € 1.000 (prijspeil

1 januari 2021) per fractie en een variabel bedrag van € 250 (prijspeil per 1 januari 2021) per raadszetel van de fractie;

3. Deze bedragen worden jaarlijks op 1 januari aangepast met een percentage dat bij de raming van de uitgaven in de gemeentelijke begroting voor het desbetreffende jaar in verband met te verwachten prijsstijgingen in acht is genomen;

4. In de maand december ontvangt de fractie een brief van de griffier waarin de hoogte van de financiële bijdrage, bedoeld in het tweede lid, voor het komende jaar is opgenomen.

1. De financiële bijdrage mag uitsluitend gebruikt worden voor kosten welke verband houden met de werkzaamheden van de fractie ten behoeve van de versterking van de volkvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie. De financiële bijdrage mag besteed worden aan:

• a.

  Kosten om de financiële bijdrage uit te kunnen geven: administratiekosten, bankkosten, stichtingskosten, e.d.;

• b.

  Kosten secretariaat: inrichten en onderhouden digitale omgeving, kosten kantoorbenodigdheden, e.d.;

• c.

  Kostenvergoedingen aan fractiesecretariaat/-assistenten en aan vrijwilligers op basis van een getekende afsprakenlijst/contract;

• d.

  Kosten fractiecommunicatie: voorlichtingsactiviteiten, publicaties in week- en dagbladen, nieuwsbrieven, websites, e.d. Uitgesloten zijn uitingen van communicatie in de twee maanden voorafgaande aan de verkiezingen worden gerekend tot campagneactiviteiten;

• e.

  Kosten ter versterking van de gehele fractie: teambijeenkomsten, coaching, training en scholing van de fractie, congressen (partijcongressen zijn uitgesloten) en seminars, e.d. Eventuele kosten voor hotelovernachtingen en diners komen voor eigen rekening. Kosten voor individuele scholing van raadsleden komen alleen voor vergoeding in aanmerking op grond van de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Roosendaal;

• f.

  Kosten voor (online) achterbanraadplegingen voor zover deze te maken hebben met een actueel onderwerp op de agenda van de raad: kosten voor zaalhuur, consumpties (alcoholische consumpties zijn uitgesloten), audiovisuele ondersteuning, uitvoeren van enquêtes, e.d. Voorwaarde is dat deze activiteiten publiekelijk toegankelijk zijn voor alle inwoners van de gemeente en dat dit ook wordt aangegeven in de externe communicatie hierover;

• g.

  Kosten voor het inhuren van deskundigen bij de voorbereiding op de behandeling van een raadsvoorstel in de raad. Indien meerdere fracties behoefte hebben aan inhuur van dezelfde deskundigheid, dan is gezamenlijke inhuur het uitgangspunt. Kosten voor het inhuren van deskundigen door de gehele raad zijn echter uitgesloten;

• h.

  Kosten voor eigen onderzoeken: informatiegaring ter versterking van de kaderstellende en controlerende rol.

2. De financiële bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

• a.

  Uitgaven die in strijd zijn met een wettelijke bepaling;

• b.

  Uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor een vergoeding van overheidswege;

• c.

  Uitgaven die verband houden met (her)verkiezingen van raadsleden;

• d.

  Uitgaven aan raadsleden van de gemeenteraad Roosendaal voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten;

• e.

  Uitgaven aan bedrijven of instellingen waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben;

• f.

  Bijdragen aan politieke partijen (inclusief contributiebijdragen) dan wel met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

• g.

  Kosten voor activiteiten die op de partij zijn gericht (en dus niet uitsluitend voor de fractie), waaronder partijbijeenkomsten, bestuursvergaderingen, activiteiten gericht op alle leden, vergoedingen aan personen die activiteiten voor de partij verrichten;

• h.

  Kosten voor collectieve opleidingen voor raadsleden. Dit betreft opleidingen die door de gemeente voor rekening van de gemeente worden georganiseerd voor de raad als geheel;

• i.

  Kosten voor huur van kantoorruimte;

• j.

  Kosten voor literatuur en abonnementen op relevante kranten, tijdschriften, online media of boeken;

• k.

  Giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

• l.

  (Relatie)geschenken, lief en leed uitgaven.

1. De financiële bijdrage wordt jaarlijks vóór 31 januari als voorschot van het betreffende kalenderjaar verstrekt;

2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden, wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar;

3. Het voorschot wordt verrekend met te veel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 7, derde lid;

4. De fractie maakt voor de ontvangst van de financiële bijdrage op grond van deze verordening en voor de uitgaven in het kader van de fractiekostenvergoeding gebruik van één bankrekening.

1. Indien het zeteltal van een fractie verandert ten gevolge van verkiezingen, wijzigt de financiële bijdrage op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

2. Indien een fractie ten gevolge van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum dat de gemeenteraad in de nieuwe samenstelling aantreedt;

3. Indien een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad;

4. Indien het zeteltal van een fractie verandert ten gevolge van splitsing en/of fusie van de fractie, wijzigt de financiële bijdrage op de eerste dag van de maand waarin na de raadsvergadering waarin van de splitsing en/of fusie mededeling is gedaan;

5. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 2, tweede lid, vastgestelde bijdrage (zowel het vaste als het variabele bedrag) voor de oorspronkelijke fractie naar rato herverdeeld over de betrokken fracties;

6. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het vijfde lid;

7. Bij fusie van fracties wordt de financiële bijdrage op grond van artikel 2, tweede lid, opnieuw vastgesteld;

8. Bij fusie van fracties worden de aan de oorspronkelijke fracties verstrekte voorschotten verrekend met de bijdrage die volgt uit het zevende lid.

1. De raad reserveert het in enig jaar door een fractie niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage ter besteding door die fractie in volgende jaren.

2. De reserve, bedoeld in het eerste lid, bedraagt maximaal 30% van de financiële bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op basis van artikel 2, tweede lid. Een negatieve reserve kan niet worden gevormd;

3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 7, derde lid over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats;

4. Een reserve blijft na verkiezingen beschikbaar ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel ten behoeve van de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd;

5. Indien bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere;

6. Bij splitsing van een fractie wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de financiële bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving;

7. Bij fusie van fracties wordt de reserve van de betrokken fracties samengevoegd, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de financiële bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

1. De fractie is verantwoordelijk voor de uitgaven die worden gedaan en de correcte administratieve verwerking en verantwoording van deze uitgaven. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de fractievoorzitter;

2. Een fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad – via de griffier en na advisering door de Auditcommissie - verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage voor fractieondersteuning. Het betreft uitsluitend de inkomsten en uitgaven in het betreffende kalenderjaar. De feitelijke ontvangst- of betaaldatum is hierbij leidend;

3. De raad stelt na ontvangst van het advies van de Auditcommissie de volgende bedragen vast:

• a.

  De uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de financiële bijdrage zijn bekostigd;

• b.

  De wijziging van de reserve;

• c.

  De resterende reserve;

• d.

  De verrekening tussen de uitgaven (a) en het ontvangen voorschot en, voor zover van toepassing, de hoogte van de eventuele terugvordering van ontvangen voorschotten;

4. Indien een fractie nalaat een verantwoording in te dienen of de verantwoording niet tijdig of onvolledig indient, kan de raad de financiële bijdrage van het vorige kalenderjaar op nihil vaststellen;

1. Een raadslid (of -leden) kan de griffie verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat;

2. De griffie verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

1. Een raadslid (of -leden) kan de griffier of een door de griffier aan te wijzen griffieambtenaar verzoeken om bijstand;

2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffie de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt de griffier de secretaris om één of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

• a.

  Naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;

• b.

  Dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden;

• c.

  Het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd;

4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit schriftelijk en met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

1. Een raadslid dat niet tevreden is over de verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris;

2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

1. De Verordening fractieondersteuning - vastgesteld op 8 december 2016 en inwerking getreden op 1 januari 2017 - en de Verordening ambtelijke bijstand - vastgesteld op en inwerking getreden op 14 maart 2002 - worden ingetrokken;

2. De Verordening fractieondersteuning blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.

1. De verordening treedt na bekendmaking in werking op 1 januari 2021;

2. De verordening wordt aangehaald als: Verordening fractieondersteuning en ambtelijke bijstand gemeente Roosendaal 2021.