Nadere regel Projectsubsidies Cultuur gemeente Utrecht

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze nadere regel wordt verstaan onder:

• a.

  Project: een activiteit of een samenhangend geheel van activiteiten met een duidelijk begin en een eind. Binnen het project wordt toegewerkt naar ten minste één publiek toegankelijk presentatiemoment in Utrecht. In de begroting zijn alleen die kosten opgenomen die direct betrekking hebben op het project (activiteitenlasten).

• b.

  Participatieve kunsten: initiatieven op het gebied van cultuureducatie, cultuurparticipatie en/of amateurkunst. Deelnemers beoefenen zelf (kunst)activiteiten of voeren deze uit en dit gebeurt op school of in de vrije tijd.

• c.

  Professionele kunsten: initiatieven van professionele kunstenaars of culturele organisaties op het gebied van de verschillende kunstdisciplines. De rol van deelnemers/publiek is voornamelijk receptief.

Artikel 2 Beleidsdoelstelling

De gemeente Utrecht ondersteunt het culturele leven in de stad. De Cultuurvisie 2030 ‘Kunst kleurt de stad’ en daarop volgende nota’s vormen hierbij het inhoudelijke beleidskader. Een subsidieaanvraag dient een bijdrage te leveren aan de ambities en doelstellingen die in deze cultuurvisie zijn verwoord.

SUBSIDIEDOELSTELLING

De regeling voor projectsubsidies cultuur van de gemeente Utrecht heeft als doel bijzondere culturele projecten te stimuleren die van belang zijn voor de gemeente Utrecht, haar inwoners en/of de Utrechtse culturele sector. De activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd moeten gericht zijn op de gemeente Utrecht of aanwijsbaar ten goede komen aan de inwoners van de gemeente Utrecht en hebben minimaal één impactvol presentatiemoment.

Artikel 3 Rechtsvorm aanvrager

De subsidie kan worden aangevraagd door:

• 1.

  een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid;

• 2.

  een rechtsvorm zonder volledige rechtspersoonlijkheid;

• 3.

  een natuurlijk persoon.

Artikel 4 Vaststelling subsidieplafond

Het college stelt jaarlijks het subsidieplafond vast door middel van de subsidiestaat. Er zijn vier rondes per jaar, elke ronde heeft zijn eigen subsidieplafond. Dit is het jaarlijks budget gedeeld door vier. Eventueel resterend budget vanwege niet-uitgeputte subsidieplafonds wordt evenredig verdeeld over de volgende rondes.

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

Om in te kunnen blijven spelen op nieuwe ontwikkelingen en actualiteiten op het gebied van de professionele kunsten en participatieve kunsten, stelt de gemeente subsidies beschikbaar voor projecten, producties en manifestaties in Utrecht. Het kan hierbij gaan om projecten of manifestaties in alle kunstdisciplines en mengvormen daartussen. Naast de geldende criteria vormen samenwerkingen met verrassende partners, de artistieke ontwikkeling van talentvolle makers, inclusie en brede cultuurparticipatie hierbij aandachtspunten.

Niet subsidiabel zijn:

• 1.

  Projecten in het kader van of als onderdeel van een (kunstvak)opleiding waar de aanvrager studiepunten voor ontvangt en/of wanneer het project onderdeel is van het curriculum.

• 2.

  Projecten die aan het publiek gepresenteerd worden binnen 13 weken na de deadline van de ronde.

• 3.

  Projecten die al gestart zijn ten tijde van de aanvraag. Voorbereidende activiteiten zijn toegestaan.

• 4.

  Aanvragen waarvan het presentatiemoment niet plaatsvindt binnen het huidige of komende kalenderjaar.

• 5.

  Projecten waarvoor al eerder een subsidie uit het programma Cultuur van de gemeente Utrecht is verstrekt of waarvoor gelijktijdig een aanvraag voor een andere cultuursubsidie van de gemeente loopt.

• 6.

  Projecten van instellingen die een meerjarige cultuursubsidie van de gemeente Utrecht ontvangen.

• 7.

  Projecten van aanvragers die al twee keer een projectsubsidie cultuur toegekend hebben gekregen in hetzelfde kalenderjaar.

• 8.

  Projecten waarvan uit de aanvraag onvoldoende blijkt dat de subsidie wordt gebruikt voor het organiseren van één of meerdere fysiek toegankelijke en openbare presentatiemomenten.

• 9.

  Investeringen en niet-projectgebonden materiaalkosten.

• 10.

  Aanvragen waarvan de begroting voor meer dan 49% zijn ingericht ten behoeve van onderzoek, reizen of artist-in-residency-programma’s.

Artikel 6 Eisen aan de subsidieaanvraag

Een subsidieaanvraag wordt alleen in behandeling genomen als deze:

• 1.

  Voldoet aan de eisen en voorwaarden van de geldende Algemene Subsidieverordening.

• 2.

  Is ingediend door middel van een volledig en naar waarheid ingevuld en ondertekend digitaal aanvraagformulier via www.utrecht.nl/projectsubsidiecultuur

• 3.

  Een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid of een rechtsvorm zonder volledige rechtspersoonlijkheid dient de aanvraag in met e-Herkenning. Een natuurlijk persoon niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel dient de aanvraag in met DigiD.

• 4.

  Als een aanvrager, die moet inloggen met e-Herkenning, in de voorgaande drie jaar geen subsidie bij het college van B en W heeft aangevraagd of indien de onderstaande gegevens zijn gewijzigd, levert de aanvrager bij de aanvraag ook de volgende gegevens aan:

  • a.

    een kopie bankafschrift waarop in ieder geval het rekeningnummer en de naam van de aanvrager duidelijk zichtbaar zijn;

  • b.

    een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel;

  • c.

    de statuten, als de aanvrager een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid is.

• 5.

  Is voorzien van een sluitende begroting met toelichting. In de begroting geeft u een overzicht van de verwachte inkomsten en van de verwachte uitgaven. De begroting is sluitend als de totale inkomsten en uitgaven gelijk zijn. Er mag geen tekort of overschot in de begroting zijn.

• 6.

  Bij een aanvrager die Btw plichtig is dient de begroting exclusief Btw te worden ingediend. De begroting dient opgebouwd te zijn volgens de leidraad begroting, die als bijlage in deze nadere regel is opgenomen.

• 7.

  De onvoorziene kosten mogen maximaal 5% van de totale begroting bedragen.

• 8.

  Het activiteitenplan dient opgebouwd te zijn volgens de leidraad activiteitenplan, die als bijlagen I en II bij deze nadere regel zijn opgenomen.

• 9.

  Een complete aanvraag bevat:

  • a.

    bij een schriftelijke aanvraag: een activiteitenplan bevat maximaal 15 pagina’s, inclusief bijlagen zoals: begroting, cv’s van de kernmedewerkers, intentieverklaringen van de zakelijke partners, (beeld)materiaal van het project en/of deelnemende kunstenaars, een voorbeeldscene of tekstfragment etc.

  • b.

    bij een deels schriftelijke aanvraag en deels via video: een activiteitenplan bevat maximaal 5 pagina’s, inclusief bijlagen zoals: begroting, cv’s van de kernmedewerkers, intentieverklaringen van de zakelijke partners, (beeld)materiaal van het project en/of deelnemende kunstenaars, een voorbeeldscene of tekstfragment etc.). De video duurt maximaal 5 minuten.

Artikel 7 Indiening subsidieaanvraag

• 1.

  Alle aanvragen moeten worden ingediend bij het college van B en W via het daarvoor bestemde e-formulier (beschikbaar op www.utrecht.nl/projectsubsidiecultuur).

• 2.

  De aanvrager kan bij het indienen van de aanvraag kiezen uit twee mogelijkheden:

  • a.

    volledig schriftelijke aanvraag;

  • b.

    deels schriftelijke aanvraag en deels via video.

• 3.

  Er vinden 4 subsidierondes per jaar plaats. De deadlines voor het indienen van de aanvraag zijn: 5 februari, 24 mei, 22 augustus en 31 oktober. De uiterlijke tijd van indiening op de dag van de deadline is 23:59 uur.

• 4.

  De aanvrager geeft bij indiening van de subsidieaanvraag zelf aan of de aanvraag in de commissie professionele kunsten of de commissie participatieve kunsten behandeld moet worden.

• 5.

  Indien gewenst krijgt de aanvrager de mogelijkheid om de subsidieaanvraag mondeling toe te lichten aan de adviescommissie. De aanvrager geeft dit aan op het aanvraagformulier. Dit kan uiterlijk tot de deadline van de betreffende subsidieronde.

• 6.

  Voor projecten die bij een eerdere subsidieronde zijn afgewezen, kan éénmaal een herziene aanvraag worden ingediend in een volgende ronde. Bij een herziene aanvraag legt de aanvrager in een aparte bijlage uit wat er veranderd is ten opzichte van de oorspronkelijke aanvraag (maximaal 1 A4).

• 7.

  Voor projecten die voldoende of hoger beoordeeld zijn in een ronde, maar die buiten het subsidiebudget zijn gevallen vanwege het bereiken van het subsidieplafond, kan éénmaal een herziene aanvraag worden ingediend in een volgende ronde. Bij een herziene aanvraag legt de aanvrager in een aparte bijlage uit wat er veranderd is ten opzichte van de oorspronkelijke aanvraag (maximaal 1 A4).

Artikel 8 Hoogte subsidie

• •

  De aan te vragen subsidie bedraagt minimaal 1.000 euro en maximaal 20.000 euro per project.

• •

  De totale gemeentelijke subsidie bedraagt maximaal 50% van de totale kosten van het project; zowel op begrotingsbasis als bij verantwoording. De aanvrager moet dus minimaal 50% van de kosten dekken door publieksinkomsten, eigen inkomsten, bijdragen uit private middelen of subsidies van derden. Indien bij de verantwoording blijkt dat deze norm niet is gehaald, kan een evenredig bedrag teruggevorderd worden.

Artikel 9 Beoordelingscriteria

De Adviescommissie Projectsubsidies Cultuur adviseert het college van B en W over de aanvragen binnen deze regeling. De volgende criteria worden gehanteerd bij de beoordeling van aanvragen op het gebied van de professionele kunsten en participatieve kunsten: artistieke kwaliteit, betekenis voor de stad en ondernemerschap.

- Artistieke kwaliteit

Het project getuigt op alle aspecten van artistieke kwaliteit. Het project toont vakmanschap, zeggingskracht en oorspronkelijkheid. Het is een toevoeging op het bestaande aanbod en/of stimuleert door zijn uitzonderlijke, voorbeeld stellende karakter naar verwachting andere activiteiten en/of verdieping op het gebied van de kunsten in Utrecht. Eventuele participatieve of educatieve onderdelen van het project komen met vakmanschap tot stand en worden met vakmanschap uitgevoerd. Bij participatieve projecten wordt zowel het proces als het verwachte eindresultaat beoordeeld, evenals de mate waarin de doelgroep actief wordt betrokken bij de voorbereiding, productie en/ of uitvoering van het project. Bij terugkerende projecten, zoals jaarlijkse festivals, beoordeelt de adviescommissie ook de vernieuwing en ontwikkeling van het project ten opzichte van eerdere edities.

- Betekenis voor de stad

Van belang is de betekenis van het project voor Utrecht, de beoogde positionering in en aanvulling op de culturele infrastructuur (op stads- en/of wijkniveau) en de bijdrage aan de pluriformiteit en kwaliteit van het culturele leven. Er is sprake van (voldoende) presentatiemomenten in de stad en (voldoende) bereik van Utrechts publiek. Het project en het maakproces zijn ingebed in een Utrechtse context en er zijn Utrechtse makers/kunstenaars betrokken. Tenslotte kan er inhoudelijk sprake zijn van een Utrechts belang vanwege de inhoud van het project (bijvoorbeeld vanwege representativiteit, de gekozen doelgroep of thematiek). Het project stimuleert (structurele) deelname aan cultuuraanbod door inwoners van Utrecht. Specifieke aandacht gaat hierbij uit naar de mate van inclusie, d.w.z. de mate waarin de deelname van uiteenlopende groepen wat betreft leeftijd of levensfase, gender, fysieke of mentale gezondheid, etnische of sociale achtergrond, seksuele geaardheid, financiële situatie of sociale positie wordt bevorderd. Bij participatieve projecten wordt ook gelet op het tot stand brengen van verbindingen tussen gemeentelijke beleidsdomeinen.

- Ondernemerschap

Daarbij wordt gelet op de mate waarin de aanvraag realistisch en haalbaar is, sprake is van een evenwichtige financieringsmix en het gevraagde bedrag in verhouding staat tot het gewenste resultaat. Er is sprake van een visie op het creëren van een zo groot en divers mogelijk publieksbereik via een effectieve marketing- en communicatiestrategie. Daarnaast is sprake van draagvlak voor het project, hetgeen kan blijken uit relevante samenwerkingspartners (binnen en buiten de stad), de te verwachten belangstelling van publiek en de financiële bijdragen van derden. Feitelijk wordt gekeken naar de inspanningen van de aanvrager om het project met zo weinig mogelijke gemeentesubsidie te realiseren zonder in te leveren op de artistieke kwaliteit.

Artikel 10 Besluitvorming

• 1.

  De aanvrager krijgt een schriftelijke bevestiging van de ontvangst van de subsidieaanvraag.

• 2.

  Alle aanvragen worden getoetst aan de formele vereisten zoals deze zijn opgenomen in de Algemene Subsidieverordening en in deze nadere regel. Aanvragen die hier niet aan voldoen worden niet voorgelegd aan de adviescommissie en geweigerd.

• 4.

  Tijdens de behandeling van de aanvraag geeft het college geen informatie over de voortgang.

• 4.

  De aanvragen zullen individueel worden getoetst aan de criteria uit artikel 9. De criteria wegen allen even zwaar. Daarbij komt de beoordeling op basis van consensus tot stand.

• 5.

  De Adviescommissie hanteert de volgende puntensystematiek:

  beoordeling vindt plaats per criterium met een score van -2 (onvoldoende), -1 (zwak), 1 (voldoende), 2 (goed) of 3 (uitstekend). Voor een toekenning moet voor alle criteria minimaal een voldoende (1) worden gescoord.

• 6.

  Op basis van de puntentelling maakt zij een rangschikking.

• 7.

  Wanneer het budget niet toereikend is om alle subsidiabele aanvragen te honoreren, bepaalt de rangschikking welke aanvragen binnen het budgettaire kader kunnen worden toegekend. Indien bij de laatste aanvraag vóór het plafond bereikt is niet het volledig aangevraagde bedrag kan worden toegekend, maar twee-derde of meer, wordt de aanvraag toegekend. In deze situatie zal het college de aanvrager vragen om een nieuwe, sluitende, begroting toe te sturen. Indien er een-derde of minder van het aangevraagde bedrag kan worden toegekend, wordt de aanvraag afgewezen vanwege het bereiken van het subsidieplafond.

• 8.

  Als er slechts nog budget over is om één aanvraag in zijn geheel toe te kennen, maar er meerdere aanvragen met dezelfde score zijn geldt het volgende: de scores worden gedeeld door 4, waarbij betekenis voor de stad 2 keer mee wordt gewogen. De subsidie wordt toegekend aan de aanvrager met de hoogste score.

• 9.

  De Adviescommissie Projectsubsidies Cultuur houdt in de beoordeling ook rekening met de context van de aanvraag en de actuele situatie in het culturele veld.

• 10.

  De adviescommissie vormt een advies aan het college van B&W op basis van de beoordeling.

• 11.

  Het college neemt een besluit op basis van het advies van de Adviescommissie Projectsubsidies Cultuur.

• 12.

  De aanvrager ontvangt het besluit uiterlijk 13 weken na de deadline.

Artikel 11 Verplichtingen aan subsidieverlening

Bij aanvragen vanaf 10.000,- stuurt de aanvrager binnen 5 maanden na het evenement een verslag in woord en beeld en een financiële verantwoording, die voldoet aan het controleprotocol van de gemeente Utrecht, op basis van de uitgangsbegroting.

Subsidies tot en met 10.000,- worden direct vastgesteld. Dat betekent dat de aanvrager geen verantwoording hoeft af te leggen over de kosten en de uitgevoerde activiteiten. Wel hangen aan de subsidie bepaalde verplichtingen. Het college kan steekproefsgewijs controles uitvoeren om na te gaan of deze verplichtingen zijn nagekomen en daadwerkelijk zijn uitgevoerd. De aanvrager is verplicht om aan deze steekproef mee te werken. Het niet meewerken aan de steekproef kan consequenties hebben voor de hoogte van het subsidiebedrag. De aanvrager zorgt voor een verslag in woord en beeld en voor een financiële verantwoording, die voldoet aan het controleprotocol van de gemeente Utrecht, op basis van de uitgangsbegroting. Hiervoor dient de aanvrager zijn of haar financiële administratie minimaal 3 maanden na afloop van de activiteiten te bewaren.

Artikel 12 Evaluatie

De nadere regel Projectsubsidies Cultuur wordt minimaal een keer per jaar geëvalueerd.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze nadere regel treedt in werking op 15 januari 2021.

• 2.

  De nadere regel Projectsubsidies Cultuur gemeente Utrecht (m.i.v. 15 november 2019) komt te vervallen na inwerkingtreding van deze nadere regel.

• 3.

  Er kan naar deze nadere regel worden verwezen als: nadere regel Projectsubsidies Cultuur gemeente Utrecht.