Provinciale Adviescommissie Sociale Agenda Drenthe 2020-2023

Reglement Provinciale Adviescommissie Sociale Agenda Drenthe 2020-2023

Artikel 1. Begripsbepalingen

Deze regeling verstaat onder:

• 1.

  Sociale Agenda: de Sociale Agenda Drenthe vastgesteld door Provinciale Staten van Drenthe op 1 juli 2020 inclusief eventuele toekomstige wijzigingen hiervan;

• 2.

  Adviescommissie Sociale Agenda: het adviesorgaan van de provincie Drenthe over de Sociale Agenda. In deze regeling aangeduid met de adviescommissie.

• 3.

  Portefeuillehouder: gedeputeerde die binnen Gedeputeerde Staten verantwoordelijk is voor de Sociale Agenda.

• 4.

  VDG: Vereniging van Drentse Gemeenten.

Artikel 2. Instelling en taken

• 1.

  Gedeputeerde Staten stellen een adviescommissie in.

• 2.

  De adviescommissie heeft tot taak advies uit te brengen aan Gedeputeerde Staten over:

  • •

    aanvragen om subsidie die worden ingediend in het kader van de uitvoering van de Sociale Agenda Drenthe 2020-2023. Deze advisering wordt gedaan aan de hand van de inhoudelijke wegingscriteria zoals die zijn opgenomen in de bijlage bij dit reglement;

  • •

    de Sociale Agenda in algemene zin of over specifieke vragen betreffende de Sociale Agenda, al dan niet op verzoek van Gedeputeerde Staten.

• 3.

  De adviescommissie is niet bevoegd om te adviseren over de verplichte uitvoering door de provinciale organen van wettelijke voorschriften, voor zover bij deze uitvoering geen ruimte voor eigen provinciaal beleid is gelaten.

Artikel 3. Samenstelling

• 1.

  De adviescommissie bestaat uit ten minste zes en ten hoogste negen stemgerechtigde leden.

• 2.

  Gedeputeerde Staten dragen er bij de samenstelling van de adviescommissie zorg voor dat de leden kennis en/of ervaring hebben met de thema’s uit de Sociale Agenda. Voorts streven zij naar diversiteit in de samenstelling (onder meer geslacht, leeftijd).

• 3.

  Geen lid van de adviescommissie kunnen zijn:

  • •

    personen die deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de provincie Drenthe;

  • •

    bestuurders en werknemers van organisaties die van de provincie Drenthe een subsidie per boekjaar ontvangen.

• 4.

  De adviescommissie wordt geleid door een onafhankelijk voorzitter, die geen lid is van of werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het provinciaal bestuur van de provincie of van een organisatie die van de provincie Drenthe een subsidie per boekjaar ontvangt. De voorzitter van de adviescommissie wordt door Gedeputeerde Staten in functie benoemd.

• 5.

  De adviescommissie benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter heeft daarbij een beslissende stem. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door de plaatsvervangend voorzitter.

• 6.

  De adviescommissie wordt ondersteund door een door Gedeputeerde Staten aan te wijzen ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris is geen lid van de adviescommissie

Artikel 4. Taken voorzitter en secretaris

• 1.

  De voorzitter van de adviescommissie heeft als taak het opstellen van de agenda, het bepalen van datum en tijdstip van de vergadering, het leiden van de vergadering, het namens de adviescommissie uitbrengen van adviezen, het zorgdragen voor een goede afhandeling van deze adviezen en het vertegenwoordigen van de adviescommissie naar buiten.

• 2.

  De ambtelijk secretaris is medeverantwoordelijk voor het opstellen van de agenda en heeft als taak het zorgdragen voor ondersteuning van de adviescommissie, opdat die zijn taak op een goede wijze kan uitvoeren. Concreet betekent dit het tijdig verzenden van de agenda en bijbehorende informatie, het maken van een verslag van de vergadering van de adviescommissie. Tevens stelt de ambtelijk secretaris, de adviezen van de adviescommissie op schrift en levert deze aan voor Gedeputeerde Staten.

Artikel 5 Benoeming en ontslag

• 1.

  De voorzitter en de leden van de adviescommissie worden voor de duur van één jaar benoemd door Gedeputeerde Staten. Leden zijn maximaal één keer herbenoembaar tot het einde van de looptijd van de Sociale Agenda. De adviescommissie stelt hiertoe een rooster van aftreden op.

• 2.

  Gedeputeerde Staten voorzien elk jaar in een voortgangsgesprek om het functioneren van de voorzitter te bespreken.

• 3.

  Gedeputeerde Staten kunnen, op voorstel van een tweederde meerderheid van de adviescommissie gedurende de zittingsperiode besluiten de voorzitter uit diens functie te ontheffen, wanneer deze naar de mening van de adviescommissie onvoldoende functioneert. Een besluit tot ontheffing uit de functie vindt plaats nadat de voorzitter is gehoord door de verantwoordelijke portefeuillehouder.

• 4.

  De voorzitter houdt elk jaar voortgangsgesprekken om het functioneren van de leden te bespreken.

• 5.

  Het lidmaatschap van de adviescommissie eindigt:

  • a.

    door ontslag op schriftelijk verzoek van het lid;

  • b.

    indien niet langer wordt voldaan aan het gestelde in artikel 3, derde lid;

  • c.

    na afloop van de zittingsperiode als bedoeld in artikel 5, eerste lid;

  • d.

    door ontslag, al dan niet op voordracht van de adviescommissie, door Gedeputeerde Staten wegens disfunctioneren van het lid.

• 6.

  Een ontslagprocedure als bedoeld in het voorgaande lid, onder d, is met voldoende waarborgen omkleed.

• 7.

  Gedeputeerde Staten voorzien zo spoedig mogelijk in ontstane vacatures.

• 8.

  Bij aftreden van een lid wordt een nieuw lid geworven. De adviescommissie kan aan het Gedeputeerde Staten zijn gevoelen omtrent een voorgesteld nieuw lid laten blijken.

• 9.

  Het nieuwe lid treedt in de rechten en plichten van diens voorganger en wordt opgenomen in het rooster van aftreden. Voor dit nieuw lid is de volle periode van herbenoeming beschikbaar.

Artikel 6. Vergaderingen

• 1.

  De adviescommissie vergadert in fysieke en/of digitale vorm circa viermaal per jaar.

• 2.

  De ambtelijk secretaris belegt in overleg met de voorzitter de vergaderingen en zorgt ervoor dat de agenda en bijbehorende stukken, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste zeven dagen van tevoren online beschikbaar zijn.

• 3.

  De vergaderingen van de adviescommissie zijn niet openbaar tenzij de adviescommissie anders beslist.

• 4.

  Besluitvorming vindt uitsluitend ter vergadering plaats.

• 5.

  Van de vergaderingen van de adviescommissie wordt door de ambtelijk secretaris verslag opgemaakt in de vorm van adviezen.

• 6.

  Gedeputeerde Staten doen over besluiten die zij naar aanleiding van de adviezen van de adviescommissie nemen, zo spoedig mogelijk mededeling aan de adviescommissie. Indien Gedeputeerde Staten afwijken van adviezen van de adviescommissie, motiveren zij die afwijking.

Artikel 7. Mondelinge informatieverschaffing door de aanvrager

Indien de voorzitter en de ambtelijk secretaris dat, gelet op de aard van de in een vergadering te behandelen stukken, dienstig achten, kunnen zij de aanvrager van een subsidie of een door de aanvrager schriftelijk gemachtigd vertegenwoordiger uitnodigen om in die vergadering mondeling nadere informatie te verschaffen over de aanvraag.

Artikel 8. Extern deskundigen

De adviescommissie kan ambtenaren, adviseurs en deskundigen horen en/of inschakelen.

Artikel 9. Besluitvorming

• 1.

  De adviescommissie besluit bij meerderheid van stemmen.

• 2.

  Een lid van de adviescommissie neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming over onderwerpen waarbij hij op enigerlei wijze direct of indirect persoonlijk belang heeft.

• 3.

  Een lid als bedoeld in het voorgaande lid kan wel informatie verschaffen in de zin van artikel 5.

• 4.

  De adviescommissie brengt haar adviezen schriftelijk en met redenen omkleed uit aan Gedeputeerde Staten.

• 5.

  De adviezen komen tot stand met input van alle leden, de voorzitter is eindverantwoordelijk voor de opgemaakte adviezen.

• 6.

  Adviezen van de adviescommissie worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

Artikel 10. Vergoeding

• 1.

  De voorzitter en de leden ontvangen voor het bijwonen van de vergaderingen van de adviescommissie een vergoeding op grond van artikel 11, eerste lid van de Verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers provincie Drenthe 2019. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter ontvangen een hogere vergoeding. Deze hogere vergoeding is een percentage van de hiervoor genoemde vergoeding en bedraagt voor de voorzitter van de commissie 250% en voor de plaatsvervangend voorzitter 150%.

• 2.

  De voorzitter en de leden ontvangen reis- en verblijfskostenvergoeding overeenkomstig artikel 12 van de Verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers provincie Drenthe 2019.

Artikel 11. Overleg tussen de VDG en adviescommissie

• 1.

  Tenminste tweemaal per jaar vindt overleg plaats tussen de voorzitter en ambtelijk secretaris van de adviescommissie, de voorzitter van de portefeuille Gezondheid & Welzijn van de VDG en de portefeuillehouder. De ambtelijk secretaris van de adviescommissie is bij dat overleg aanwezig en neemt het secretariaat op zich.

• 2.

  Op verzoek van een van de in het eerste lid genoemde personen kunnen anderen aan dit overleg deelnemen, tenzij een van de vaste deelnemers hiertegen bezwaar heeft.

• 3.

  Zowel de voorzitter en ambtelijk secretaris van de adviescommissie, de voorzitter van de portefeuille Gezondheid & Welzijn van de VDG en de portefeuillehouder kunnen agendapunten aandragen voor dit overleg.

Artikel 12. Faciliteiten

• 1.

  De provincie Drenthe stelt de volgende faciliteiten ter beschikking van de adviescommissie:

  • a.

    een vergaderruimte met bijbehorende voorzieningen (op verzoek);

  • b.

    de mogelijkheid gebruik te maken van kopieervoorzieningen van de provincie Drenthe en van de mogelijkheid post te verzenden.

• 2.

  Gedeputeerde Staten nemen jaarlijks een budget op in de begroting ten behoeve van de adviescommissie. Dit budget is bestemd voor ondersteuning en deskundigheidsbevordering van de adviescommissie en voor het vergoeden van onkosten van de leden van de adviescommissie, zoals bijvoorbeeld telefoonkosten, licentie- en reiskosten.

Artikel 13. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.

Artikel 14. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking in het Provinciaal Blad.

Artikel 15. Evaluatie

Na twee jaar vindt evaluatie van de regeling plaats.

Artikel 16. Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement Provinciale Adviescommissie Sociale Agenda Drenthe 2020-2023.

Bijlage, behorende bij de wijziging van het Reglement Provinciale Adviescommissie Sociale Agenda Drenthe 2020-2023

Bijlage, behorende bij artikel 2, tweede lid, van het Reglement Provinciale Adviescommissie Sociale Agenda Drenthe 2020-2023

Wegingscriteria

• 1.

  Maatschappelijke relevantie: Wat is de aanleiding van het initiatief, waarom is het nuttig en nodig voor de Drentse inwoner en wat voegt het toe aan reeds bestaande initiatieven?

• 2.

  Behoefte en draagvlak: Wie hebben behoefte aan het initiatief en waaruit blijkt dat? Wie doen er mee om het te realiseren en met welke inzet?

• 3.

  Concrete resultaten en impact: Wie worden er met het initiatief bereikt en in hoeverre levert het alliantieproject concrete resultaten op voor de doelgroep?

• 4.

  Kwaliteit en haalbaarheid: In hoeverre is het plan goed uitgewerkt? Is er kritisch gekeken naar wat er voor nodig is om het doel te bereiken, zijn de kosten realistisch?

• 5.

  Borging: In hoeverre is nagedacht over hoe het initiatief na de subsidieperiode voortgezet kan worden zowel inhoudelijk als financieel? En wat is de kans dat het alliantieproject na de subsidieperiode voortgezet kan worden?

• 6.

  Lerend effect: In hoeverre is het alliantieproject vernieuwend en beschikt het over een lerend effect?