Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente IJsselstein houdende regels omtrent inkoop- en aanbesteding

Jaarlijks geeft de gemeente IJsselstein ongeveer 25 miljoen euro uit aan verschillende producten, diensten en werken. Deze inkopen zijn nodig voor het aanschaffen of onderhouden van publieke voorzieningen en voor het in stand houden en functioneren van de gemeentelijke organisatie, het zogenaamde primaire gebruiksdoel. Hiervoor handelt de gemeente binnen de wettelijke kaders, zoals bijvoorbeeld de Aanbestedingswet.

Eigen gemeentelijk Inkoopbeleid- en aanbestedingsbeleid geeft invulling aan de beleidsvrijheid die deze wettelijke kaders bieden. De gemeente kan daarbij sturen op de manier waarop de inkopen tot stand komen, hetgeen juist voor een publieke organisatie van belang is. Het geeft immers mogelijkheden om – naast het primaire gebruiksdoel van de inkopen – bijvoorbeeld ook maatschappelijke effecten, duurzaamheid, het lokaal ondernemersklimaat en kansen voor mensen met een afstand van de arbeidsmarkt te stimuleren.

In het Inkoopbeleid- en aanbestedingsbeleid liggen dus niet alleen de kaders vast waarbinnen wordt ingekocht, maar ook welke uitgangspunten de gemeente met haar inkopen hanteert en nastreeft.

Ter zake onderscheiden we in dit inkoopbeleid drie uitgangspunten:

• •

  Juridische uitgangspunten;

• •

  Economische uitgangspunten;

• •

  Ideële uitgangspunten.

Dit inkoopbeleid geeft richting aan de manier hoe aan deze uitgangspunten invulling wordt gegeven. Het is hiermee een door het college vastgesteld kader waarbinnen zij (uitgevoerd door de ambtelijke organisatie) de inkopen vormgeeft.

De basis voor inkopen is dat voorafgaande aan een concreet inkooptraject wordt afgewogen, hoe en in welke mate aan de drie uitgangspunten invulling gegeven wordt. Uiteraard is hierbij rechtmatigheid en het naleven van de relevante wet- en regelgeving als vanzelfsprekend een gegeven. De te volgen inkoopprocedure (enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands, Nationaal Openbaar dan wel Europees Openbaar) wordt bepaald door (een) concrete afweging(-en) op basis van een Inkoopstrategie. Met dit geactualiseerde inkoopbeleid wordt een verdere professionalisering van de Inkoopfunctie ondersteund.

Leeswijzer:

Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid beoogt aan te geven hoe de gemeente IJsselstein met haar privaatrechtelijke bevoegdheden betreffende Inkoop omgaat en is ingedeeld in vier hoofdstukken:

Hoofdstuk 1 Juridische uitgangspunten;

Hoofdstuk 2 Economische uitgangspunten;

Hoofdstuk 3 Ideële uitgangspunten;

Hoofdstuk 4 De Inkoopstrategie.

In de bijlage worden bepaalde begrippen verder toegelicht. Om het Inkoop- en aanbestedingsbeleid goed leesbaar te houden zijn de begrippen blauw en schuingedrukt.

1.1 Naleven relevante wet- en regelgeving

Rechtmatigheid is een gegeven en de gemeente leeft wet en regelgeving na. Belangrijke kaders hierbij zijn het Burgerlijk Wetboek en de Aanbestedingswet.

1.2 Uniforme documenten

De Gemeente hanteert zoveel als mogelijk uniforme documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn.

De Gemeente past in beginsel de volgende Richtsnoeren toe:

• -

  Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) bij Werken of aan Werken gerelateerde Leveringen en Diensten;

• -

  Voorschriften uit de Gids Proportionaliteit (2016).

1.3 Algemene beginselen bij Inkoop

1.3.1Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente neemt bij Overheidsopdrachten en Concessieovereenkomsten vanaf de Europese drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de Europese drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de algemene beginselen van het Europese aanbestedingsrecht in acht.

1.3.2Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht.

1.4 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregelingen van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en correcte civielrechtelijke vertegenwoordiging.

1.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een vooraf genomen en deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

1.6 Algemene voorwaarden bij Werken

Bij het sluiten van overeenkomsten die betrekking hebben op werken worden (afhankelijk van het betreffende werk) de UAV of de UAV-GC toegepast.

1.7 Algemene voorwaarden bij Leveringen en Diensten

Voor het inkopen van leveringen en diensten worden de gemeentelijke Inkoopvoorwaarden (volgens het VNG-model), de DNR of de GIBIT in beginsel toegepast. Deze keuze wordt ook vastgelegd in de inkoopstrategie (zie hoofdstuk 4).

1.8 Elektronisch inkopen

De Gemeente is verplicht om bij Europese aanbestedingen alle communicatie met ondernemingen, inclusief de inschrijving, elektronisch te laten verlopen. De Gemeente streeft er naar om, in verband met eenduidigheid, kostbesparingen en duurzaamheid, het elektronisch aanbesteden (e-aanbesteden) voornoemd ook onder de Europese drempelwaarden toe te passen.

1.9 Klachtenregeling

Er is een klachtenregeling en een klachtenmeldpunt, ingesteld bij IBMN, waaraan de Gemeente deelneemt.

2.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de overheidsopdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

2.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

2.2.1 Onafhankelijk

De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(-s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

2.2.2Keuze ondernemersrelatie

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

2.3 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de (overheids-) opdracht. De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de (overheids-) opdracht en de juiste inkoopstrategie te bepalen.

2.4 Economisch meest voordelige inschrijving (aanbieding)

De Gemeente streeft bij haar Inkopen naar de economisch meest voordelige inschrijving (aanbieding). De economisch meest voordelige inschrijving krijgt gestalte door (het gunningscriterium op basis van) de beste prijs-kwaliteitverhouding, de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit of de laagste prijs.

2.5 Administratieve lasten

Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt – indien van toepassing – gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

2.6 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen onder meer betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving.

3.1 Integriteit

3.1.1Bestuurlijke en ambtelijke integriteit

De Gemeente heeft hoog in het vaandel staan, dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

3.1.2Integriteit Ondernemers

De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbeste-dingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden.

3.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

3.2.1Arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en social return

Bij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en - indien passend - social return een rol. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden zowel werken, leveringen en/of diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon, niet naleven van algemeen verbindend verklaarde CAO voorwaarden) tot stand komen of zijn gekomen, als de betreffende ondernemers die voornoemde werken, leveringen en/of diensten aanbieden geweerd.

3.2.2TCO, levensduurkosten en verduurzamen

Bij MVI spelen TCO, levensduurkosten en verduurzamen een rol. Per concreet geval zal worden afgewogen of een Total Cost of Ownership (TCO) benadering bij de betreffende inkoop aangewezen is. Zo’n benadering maakt financiële afwegingen mogelijk gedurende de levenscyclus van een product en is bijvoorbeeld relevant bij circulair inkopen. Hiertoe wordt niet alleen gelet op aanschafkosten, maar ook op beheers-, gebruiks- en onderhoudskosten, 'sloopkosten', afvoerkosten en dergelijke.

3.2.3Innovatie

Bij MVI speelt innovatie een rol. De Gemeente moedigt - daar waar mogelijk - innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

3.3 Lokaal MKB

De gemeente wil middels haar inkoopbeleid het lokaal ondernemersklimaat stimuleren. Hierbij is in het bijzonder aandacht voor het Midden en Klein Bedrijf (MKB). Voor zover juridisch mogelijk zullen (overheids-) opdrachten van de Gemeente (dan ook) worden gegund aan lokale ondernemers uit de gemeente IJsselstein die concreet hebben aangetoond geschikt en marktconform te zijn voor (uitvoering van) de betreffende (overheids-) opdracht.

Professioneel inkopen houdt onder andere in, dat zorgvuldig en bewust wordt nagedacht over een voorgenomen inkoop en dat alle daarmee verband houdende relevante aspecten schriftelijk worden vastgelegd. Bijvoorbeeld ook in verband met controle en verantwoording.

De inkoop- of aanbestedingsprocedure wordt bepaald aan de hand van een zogenaamde ‘inkoopstrategie’ die per concrete inkoop voor het specifieke geval wordt geschreven.

Een juist gebruik van een inkoopstrategie leidt er onder meer toe, dat bewust keuzes worden gemaakt en dat kan worden voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de gemeente rusten. Denk daarbij aan de artikelen 1.4 en 1.5 Aanbestedingswet 2012 en/of aan het “Pas toe, of leg uit-beginsel” (in verband met de bij AMVB aangewezen Richtsnoeren ARW 2016 en Gids Proportionaliteit).

Zoals in de inleiding van dit inkoopbeleid is beschreven, wordt zorgvuldig bepaald op welke manier aan de inkoop invulling wordt gegeven.

• a.

  De inkoop van leveringen en diensten gelijk aan of groter dan € 5.000,--, maar kleiner dan € 30.000,-- exclusief BTW wordt vooraf deugdelijk schriftelijk gemotiveerd op basis van een verkorte inkoopstrategie.

• b.

  De inkoop van werken gelijk aan of groter dan € 5.000,--, maar kleiner dan € 150.000,-- exclusief BTW wordt vooraf deugdelijk schriftelijk gemotiveerd op basis van een verkorte inkoopstrategie.

• c.

  De inkoop van leveringen en diensten gelijk aan of groter dan € 30.000,-- exclusief BTW en de inkoop van werken gelijk aan of groter dan € 150.000,-- exclusief BTW wordt vooraf deugdelijk schriftelijk gemotiveerd op basis van een uitgebreide inkoopstrategie

Zie ook onderstaand schema:

Bedragen exclusief BTW

De verkorte inkoopstrategie bevat minimaal: De doelstelling van de inkoop, aard en raming van de opdracht, de ondernemerskeuze en de inkoopprocedure.

De uitgebreide inkoopstrategie bevat naast de hierboven genoemde onderdelen van de verkorte inkoopstrategie minimaal een product-/marktanalyse en een analyse / afweging betreffende maatschappelijk verantwoord inkopen (zie paragraaf 3.2).

Het College draagt zorg voor een praktisch instrument waarmee een deugdelijke inkoopstrategie kan worden vormgegeven.