Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Lelystad houdende de vaststelling van een verordening inzake de ondersteuning van de gemeenteraad op het gebied van ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap (Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2020)

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• • ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

• • bijstand : ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;

• • fractieassistent: persoon die werkzaamheden verricht voor één van de fracties uit de raad en door de betreffende fractie bij de griffier formeel is aangemeld als medewerker en een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend.

Artikel 2 Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om:

  • a.

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat, met uitzondering van geheime stukken

• De voorbereiding met betrekking tot voornoemde punten a en b is onderwerp van gesprek tussen de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

• 3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op openbare informatie, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand. De voorbereiding met betrekking tot een verzoek om bijstand is onderwerp van gesprek tussen de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier.

• 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

• 3. De griffier weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als het naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden.

• 4. Als de griffier het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, of ambtelijke bijstand niet op de door het raadslid gewenste termijn verleend kan worden, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

• 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden. Het feit dat een of meer ambtenaren bijstand verlenen aan de raad over een specifiek onderwerp valt buiten deze geheimhouding.

• 2. Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

• 1. Aan een in de raad zitting hebbende fractie wordt voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage verstrekt, genaamd fractievergoeding, ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

• 2. De fractievergoeding bestaat uit een basisbedrag van €1.000,- per jaar per raadszetel van de fractie.

• 3. Bovenop de fractievergoeding ontvangt elke fractie in elke raadsperiode eenmalig een budget van twee maal € 1.200,-. Dit bedrag, genaamd hardwarevergoeding, is uitsluitend bestemd voor de aanschaf van een apparaat (laptop, tablet) voor fractieassistenten;

  • a.

    De apparaten zijn en blijven eigendom van de fractie. Het overnemen van het device door een individu (fractieassistent) is niet toegestaan;

  • b.

    De apparaten zijn bestemd voor de twee fractieassistenten die zijn aangemeld bij de griffier en die een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend.

Artikel 7 Besteding fractievergoeding

• 1. De fractievergoeding wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

• 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

  • a.

    Uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen , inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • c.

    giften , leningen , beleggingen en voorschotten;

  • d.

    ICT ondersteuning;

  • e.

    uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten;

  • f.

    Uitgaven die behoren te worden voldaan uit de algemene onkostenvergoeding van raadsleden, zoals telefoon, abonnementen, vakliteratuur etc.

  • g.

    uitgaven die besteed dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raadsleden gemeente Lelystad 2019 toekomen ingevolgde de vigerende Verordening rechtspositie raadsleden gemeente Lelystad.

Artikel 8 Voorschot fractievergoeding

• 1. De fractievergoeding wordt jaarlijks vóór 31 januari van een kalenderjaar als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

• 2. In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen wordt, in afwijking van het eerste lid, een voorschot verleend voor de periode tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand april.

Artikel 9 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

• 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt de voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde fractievergoeding toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

• 2. Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

• 3. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de fractievergoeding met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de voorzitter van de raad.

Artikel 10 Administratieve verplichtingen

• 1. De fracties zijn verplicht een financiële administratie te voeren op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.

• 2. Andere inkomensbronnen dan de fractievergoeding worden afzonderlijk geadministreerd.

• 3. De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de accountant nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.

• 4. Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door ten minste twee personen geautoriseerd.

Artikel 11 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

• 1. Accountantscontrole vindt plaats ten aanzien van één willekeurig gekozen jaar van de (vierjarige) raadsperiode:

  • a.

    de accountant controleert de bestaande partijen in dat jaar op uitgaven;

  • b.

    de accountant doet geen uitspraak over terugbetalingsverplichtingen (dit gebeurt aan het einde van de vier jaar);

• 2. De financiële verantwoording vindt plaats aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 3. De fractie legt uiterlijk drie maanden na de zittingsperiode van de raad aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende de gehele zittingsperiode, onder overlegging van een financieel verslag.

• 4. Het financieel verslag bestaat uit:

  • a.

    het ingevulde door de griffie verstrekte format

  • b.

    de betalingsbewijzen inzake de besteding van de fractievergoeding

  • c.

    de bewijsstukken als aankoopbonnen, declaraties, facturen e.d.

• 5. Wanneer een fractie splitst of ophoudt te bestaan, legt de fractie terstond verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage tot het moment van de splitsing c.q. het moment waarop de fractie is opgehouden te bestaan.

• 6. De fractie overlegt de aankoopbonnen van de apparaten die ter ondersteuning van de fractieassistenten zijn aangeschaft, zoals bedoeld onder artikel 6.3.

• 7. De accountant die belast is met de controle van de jaarrekening van de raad controleert het financieel verslag en brengt advies uit aan de raad.

• 8. De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de hoogte vast van:

  • a.

    de financiële bijdrage;

  • b.

    het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en de ontvangen jaarlijkse voorschoten;

Artikel 12 Voorwaarden voor het fractieassistentschap

• 1. De fractieassistent moet voldoen aan de vereisten die gelden voor het lidmaatschap van de gemeenteraad, zoals deze zijn gesteld in Artikel 10 tot en met 13 en 15 van de Gemeentewet.

Artikel 13 Voordracht

• 1. Door een fractie kunnen ten hoogste twee fractieassistenten worden voorgedragen.

• 2. De voorgedragen fractieassistent dient door de fractievoorzitter schriftelijk te worden aangemeld bij de griffier.

• 3. De fractieassistent die door een fractie wordt voorgedragen, dient een ondertekende Verklaring Fractieassistent, zoals beschreven in Artikel 14, te overleggen omtrent de aanvaarding en uitoefening van het fractieassistentschap, conform de bij deze verordening behorende bijlage.

• 4. De griffier brengt iedere aanmelding van een fractieassistent direct ter kennis van de raad.

Artikel 15 Beëindiging van het fractieassistentschap

• 1. Het fractieassistentschap eindigt:

  • a.

    Met het eindigen van een zittingsperiode van de raad, vervallen de benoemingen van de fractieassistenten;

  • b.

    Met ingang van de dag waarop de griffier van de fractieassistent de schriftelijke mededeling ontvangt dat hij zich als fractieassistent heeft teruggetrokken;

  • c.

    Met ingang van de dag waarop de fractieassistent niet meer voldoet aan de voorwaarden, genoemd in artikel 12.

Artikel 16 Rechten van de fractieassistent

• 1. De fractieassistent mag, als plaatsvervangend lid, deelnemen aan en als woordvoerder van de fractie optreden in openbare raadsbijeenkomsten, met uitzondering van de besluitvormende raadsvergadering.

• 2. De fractieassistent heeft het recht op alle informatie die aan raadsleden ter beschikking wordt gesteld.

Artikel 17 Geheimhouding

• 1. De fractieassistent is met betrekking tot vertrouwelijk informatie, die hen vanwege de gemeente ter kennis komt, op gelijke wijze tot geheimhouding verplicht als de leden van de raad en nemen overigens dezelfde zorgvuldigheid in acht als van raadsleden wordt verwacht.

Artikel 18 Nakomen verplichtingen

• 1. Een fractieassistent, die zijn bij deze verordening opgelegde verplichtingen niet nakomt, kan door de voorzitter van de raad door middel van een schriftelijk besluit de rechten van fractieassistent worden ontnomen.

• 2. Met ingang van de datum van het in lid 1 genoemde besluit mag de fractieassistent de rechten als bedoeld in artikel 6 niet meer uitoefenen.

• 3. De voorzitter van de raad doet, onder overlegging van het besluit, mededeling aan de betreffende fractieassistent, aan de fractie die hem heeft voorgedragen en aan de raad.

• 4. Tegen het in lid 1 bedoelde besluit van de voorzitter van de raad staat voor de fractieassistent en de fractie die hem heeft voorgedragen binnen twee weken na datum verzending van de in lid 3 bedoelde mededeling beroep open bij het presidium van de raad.

Artikel 19 Intrekking oude verordening en overgangsrecht

• 1. De Verordening op de ambtelijke bijstand van de gemeenteraad 2003 wordt ingetrokken.

• 2. De verordening op de fractieondersteuning 2010 wordt ingetrokken.

• 3. De Verordening op de fractieondersteuning 2010 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.

• 4. De Verordening op het fractieassistentschap 2013 wordt ingetrokken.

Artikel 20 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 01-01-2020.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap gemeente Lelystad 2020.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 22 september 2020

De griffier,