Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

• b.

  Commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van de raad die het klankbordgesprek voeren;

• c.

  Informanten: derden die de commissie kunnen informeren over de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft, zoals wethouder(s), gemeentesecretaris, adjunct-directeur, griffier, collega-bestuurders, ondernemers, politiefunctionaris, officier van justitie, ambtenaren of samenwerkingspartners;

• d.

  Commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland;

Artikel 2 Algemene bepalingen

• 1.

  De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor aan het begin van een nieuwe raadsperiode een commissie samen.

• 2.

  De commissie voert tenminste drie en maximaal zes gesprekken per ambtsperiode.

• 3.

  Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 3 Procedure en tijdschema

• 1.

  De griffier agendeert en organiseert de klankbordgesprekken.

• 2.

  Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

• 3.

  De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland.

Artikel 4 Samenstelling commissie

• 1.

  De raad kiest een commissie uit haar midden tenminste acht weken voor het gesprek, als bedoeld in artikel 3, lid 2.

• 2.

  De commissie bestaat uit de voorzitters van de raadsfracties en de waarnemend voorzitter van de raad.

• 3.

  Indien de waarnemend voorzitter van de raad tevens fractievoorzitter is, kan een ander raadslid van zijn fractie worden benoemd als lid van de commissie.

• 4.

  Plaatsvervangend leden worden niet benoemd.

• 5.

  Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger.

• 6.

  De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

• 7.

  De commissie kan zich laten informeren door de informanten.

Artikel 5 Voorzitterschap van de commissie

• 1.

  De waarnemend voorzitter van de raad vervult het voorzitterschap van de commissie.

• 2.

  De voorzitter leidt het gesprek.

• 3.

  De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

• 4.

  De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

• 5.

  De commissie kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 6 Geheimhouding

• 1.

  De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

• 2.

  De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

• 3.

  Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de informanten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

• 4.

  De voorzitter en de leden van de commissie verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4.

• 5.

  De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

• 6.

  De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 7.

  De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 8.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de informanten en een mogelijke externe gespreksleider.

Artikel 7 Voorbereiding gesprek

• 1.

  Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag in te zien.

• 2.

  Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• 3.

  Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

• 4.

  Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

• 5.

  Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 8 Het gesprek

• 1.

  Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

• 2.

  Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• 3.

  Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

• 4.

  De volgende onderwerpen worden in elk geval tijdens het gesprek besproken: de burgemeester

  • a.

    als voorzitter van de raad en haar/zijn rol in het presidium of overleg met de fractievoorzitters;

  • b.

    in het proces van dualisme;

  • c.

    als voorzitter van het college;

  • d.

    als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

  • e.

    die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

  • f.

    en haar/zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

  • g.

    als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

  • h.

    en haar/zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris en de griffier;

  • i.

    en haar/zijn nevenfuncties en integriteit;

  • j.

    en haar/zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

  • k.

    alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten.

• 5.

  Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren, en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 9 Verslaglegging

• 1.

  Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door de voorzitter van de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

• 2.

  Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

• 3.

  Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

• 4.

  Een lid van de commissie kan laten aantekenen dat hij of zij het niet eens is met het verslag of een specifiek onderdeel ervan.

• 5.

  De burgemeester kan laten aantekenen dat hij of zij het niet eens is met een specifiek onderdeel van het verslag.

• 6.

  Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland gestuurd.

Artikel 10 Archivering

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

• 2.

  Alle overige bescheiden, als bedoeld in de artikelen 6 en 7, die in het bezit zijn van de voorzitter en de leden van de commissie worden onmiddellijk vernietigd.

• 3.

  Na het aftreden van de burgemeester worden alle in lid 1 genoemde stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking de dag na de bekendmaking onder gelijktijdige intrekking van de “Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad”, vastgesteld op 2 december 2010.

Artikel 13 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad”.