Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Zuidplas houdende regels omtrent programmacommissies van de gemeente Zuidplas

Geldend van 01-01-2021 t/m heden

Intitulé

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Zuidplas houdende regels omtrent programmacommissies van de gemeente Zuidplas

De raad van de gemeente Zuidplas,

gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen:

REGELING PROGRAMMACOMMISSIES VAN DE GEMEENTE ZUIDPLAS 2020.

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zuidplas;

  • b.

    commissiegriffier: medewerker van de griffie.

  • c.

    fractie-adviseur: een adviseur van de fractie niet zijnde een lid van de raad;

  • d.

    lid: een lid van de raad of fractie-adviseur;

  • e.

    portefeuillehouders: burgemeester en wethouders als bedoeld in artikel 34, eerste lid, Gemeentewet;

  • f.

    presidium: het presidium als bedoeld in artikel 5 van het Reglement van Orde;

  • g.

    programmacommissie: een raadscommissie als bedoeld in artikel 82 Gemeentewet;

  • h.

    raad: de raad van de gemeente Zuidplas;

  • i.

    voorzitter: voorzitter van een programmacommissie of diens vervanger;

  • j.

    vergadering: vergadering van een programmacommissie.

HOOFDSTUK 2. PROGRAMMACOMMISSIES

Artikel 2. Taak
  • 1. De raad stelt een programmacommissie in.

  • 2. De programmacommissie is bedoeld voor:

    • a.

      de inhoudelijke voorbereiding van onderwerpen voor de politieke discussie en besluitvorming in de raad en zorgt voor voldoende informatie, opdat de politieke vraagstukken duidelijk in beeld komen;

    • b.

      het betreft onderwerpen waarbij in de raadsvergadering een uitgebreide politieke discussie verwacht wordt of onderwerpen die een langere doorlooptijd vragen dan bij de reguliere opiniërende raadsvergadering;

    • c.

      het uitbrengen van een advies aan de gemeenteraad over de besproken onderwerpen;

    • d.

      het beleggen van themabijeenkomsten als bedoeld in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Zuidplas over onderwerpen die de betreffende programmacommissie regarderen.

  • 3. Een programmacommissie kan de raad adviseren een werkgroep in te stellen.

  • 4. Programmacommissies kunnen ook gecombineerd vergaderen.

Artikel 3. Samenstelling
  • 1. De raadsleden en door de raad op grond van artikel 73 van het Reglement van orde benoemde fractie-adviseurs zijn lid van alle door de raad ingestelde programmacommissies, met dien verstande dat in de vergaderingen van de programmacommissie maximaal twee vertegenwoordigers per fractie aanwezig zijn. Dit geldt ook wanneer sprake is van een gecombineerde programmacommissievergadering conform art. 2, vierde lid van deze verordening.

  • 2. Tijdens een vergadering van programmacommissie kan per agendapunt de fractievertegenwoordiging van samenstelling wisselen, met dien verstande dat de fractievertegenwoordiging uit maximaal twee vertegenwoordigers bestaat.

  • 3. De fracties informeren de griffie tijdig over de aanwezige fractievertegenwoordigingen.

Artikel 4. Voorzitter
  • 1. Het presidium voorziet in het voorzitterschap van de programmacommissie.

  • 2. De voorzitter maakt geen deel uit van de programmacommissie.

  • 3. De voorzitter is belast met:

    • a.

      het leiden van de vergadering;

    • b.

      het handhaven van de orde;

    • c.

      het doen naleven van deze verordening;

    • d.

      hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 5. Vergaderfrequentie
  • 1. Vergaderingen van de programmacommissies vinden plaats op de door de raad in artikel 9 van het Reglement van orde aangewezen vaste en reservevergaderdata. Zij vinden doorgaans plaats in het gemeentehuis, maar kunnen ook elders in de gemeente plaatshebben.

  • 2. Een programmacommissie vergadert minstens eenmaal per kwartaal en voorts zoveel als het presidium het nodig oordeelt.

  • 3. Het is verder mogelijk dat fracties met opgaaf van redenen om een vergadering van een programmacommissie verzoeken. Voor een toekenning van dat verzoek is steun nodig van zoveel fracties die samen een meerderheid in de gemeenteraad vertegenwoordigen.

  • 4. De voorzitter kan, na overleg met het presidium, in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.

Artikel 6. Agenda
  • 1. Het presidium stelt de conceptagenda van de vergadering vast.

  • 2. De agendaonderwerpen moeten een relatie hebben met de taak van de betreffende programmacommissies. Bij deze agendaonderwerpen kan het gaan om raadsvoorstellen, start- of discussienotities, informatienota’s dan wel presentaties over allerhande onderwerpen.

  • 3. Leden kunnen agendaonderwerpen tijdig aanmelden bij het presidium.

  • 4. In spoedeisende gevallen kan het presidium dan wel de voorzitter tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

  • 5. Bij aanvang van de vergadering stelt de programmacommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de programmacommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren. Indien leden tijdens de vergadering onderwerpen willen toevoegen aan de agenda, zullen deze doorgaans aan de agenda voor de eerstvolgende programmacommissie worden toegevoegd.

  • 6. Wanneer de programmacommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan het college nadere inlichtingen of advies vragen. De programmacommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

  • 7. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de programmacommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 7. Voorbereiding vergadering

De leden van de programmacommissie kunnen over te behandelen onderwerpen hun technische vragen tot zes werkdagen vóór de vergadering indienen. Uiterlijk de tweede werkdag voorafgaande aan de vergadering ontvangen de leden de beantwoording. Overblijvende vragen kunnen tijdens de vergadering gesteld worden.

Artikel 8. Presentielijst

In de vergaderzaal tekent ieder lid de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt de lijst door de voorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 9. Opening vergadering en quorum
  • 1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal fracties dat zitting heeft in de raad vertegenwoordigd is.

  • 2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal fracties aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen van de afwezige fracties, dag en uur van de volgende vergadering.

  • 3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De programmacommissie kan echter over andere aangelegenheden, dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien meer dan de helft van het aantal fracties aanwezig is.

Artikel 10. Handhaving orde; schorsing
  • 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

    • a.

      de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze regeling te herinneren;

    • b.

      een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

  • 2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

  • 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

  • 4. De voorzitter kan een programmacommissie voorstellen, aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.

  • 5. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 11. Inspreekrecht
  • 1. Na de opening van de vergadering kunnen insprekers gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren over geagendeerde onderwerpen.

  • 2. Een inspreker kan niet meerdere insprekers voor zich laten inspreken per onderwerp.

  • 3. Het woord kan niet gevoerd worden over:

    • a.

      over een besluit van een van de bestuursorganen van de gemeente waartegen bezwaar of beroep bij de rechter openstaat of heeft opengestaan of een zienswijzenprocedure als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht;

    • b.

      over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

    • c.

      indien een klacht als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

    • d.

      over onderwerpen waarover al eerder is ingesproken en die tot wijziging geleid hebben van het betreffende onderwerp in de door de inspreker gewenste richting;

    • e.

      concept-(voor)ontwerpbestemmingsplannen.

  • 4. Het bepaalde in het derde lid sub a is niet van toepassing voor indieners van zienswijzen gericht tegen een ontwerpbestemmingsplan voor zover zij het woord wensen te voeren over het ontwerp bestemmingsplan.

  • 5. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit tenminste om 12.00 uur op de dag van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

  • 6. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter geeft het woord bij het betreffende agendapunt op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

  • 7. De spreekduur wordt in overleg met de voorzitter bepaald.

  • 8. De spreker voert bij het agendapunt het woord (1 termijn), nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de leden van programmacommissie toestaan na het inspreken korte verhelderende vragen te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en leden van de commissie.

  • 9. De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 12. Aanwezigheid burgemeester en wethouders
  • 1. De burgemeester en/of één of meer wethouders worden geacht in de vergadering aanwezig te zijn, indien een onderwerp behorende tot hun portefeuille is geagendeerd, tenzij de programmacommissie anders bepaalt.

  • 2. Het presidium kan de burgemeester, één of meer wethouders en de gemeentesecretaris uitnodigen om de programmacommissies over een onderwerp te informeren, toelichting te geven en vragen te beantwoorden.

  • 3. Indien een lid van het college bij een vergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan het presidium.

  • 4. Het presidium neemt zo spoedig mogelijk een voorlopige beslissing op het verzoek. De vergadering kan hierover definitief beslissen bij de vaststelling van de agenda.

  • 5. Een lid van het college kan zich ter vergadering laten bijstaan door de ambtelijke organisatie.

Artikel 13. Beraadslaging
  • 1. De programmacommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

  • 2. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de programmacommissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen, teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 14. Deelname aan de beraadslaging door anderen
  • 1. De programmacommissie kan bepalen dat anderen dan de commissieleden mogen deelnemen aan de beraadslaging.

  • 2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

  • 3. Het is eveneens mogelijk dat anderen dan raads- en commissieleden deelnemen aan een themabijeenkomst die conform artikel 2, tweede lid, sub d van deze verordening onder verantwoordelijkheid van een programmacommissie belegd wordt. Ten aanzien van deelname van anderen aan een themabijeenkomst beslist uiteindelijk het presidium op voorstel van de programmacommissie.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen; spreektijd
  • 1. De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de programmacommissie anders beslist.

  • 2. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

  • 3. Een lid mag in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

  • 4. Per onderwerp of voorstel is er in de regel één woordvoerder per fractie.

  • 5. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

  • 6. Het presidium, de voorzitter dan wel een lid kunnen een voorstel doen over de spreektijd van de leden van de programmacommissie.

Artikel 16. Voorstellen van orde
  • 1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

  • 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

  • 3. Over een voorstel van orde beslist de programmacommissie terstond. Dit geschiedt bij meerderheid van stemmen. Elke fractie heeft één stem. Bij het staken van de stemmen is het voorstel verworpen.

Artikel 17. Advies
  • 1. Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is besproken, sluit hij de beraadslaging, tenzij de programmacommissie anders beslist. Hij vat de belangrijkste gesprekspunten samen voor een eventueel advies.

  • 2. Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de programmacommissie over onderwerpen en voorstellen bij meerderheid van stemmen of het onderwerp of voorstel rijp is voor behandeling in de raad in het opiniërend gedeelte dan wel dat een voorstel als hamerstuk op de agenda voor de gemeenteraad kan komen. Elke fractie heeft één stem.

  • 3. Bij unanimiteit kan de programmacommissie de raad voorstellen een voorstel direct op het besluitvormend deel te plaatsen.

  • 4. Het presidium kan zo nodig, in afwijking van het advies van de programmacommissie, om zijn moverende redenen bepalen of een onderwerp of voorstel al dan niet als bespreekstuk voor de agenda van de raad wordt geagendeerd.

Artikel 18. Zittingsduur

De zittingsperiode van de programmacommissie eindigt op het moment dat de commissie wordt opgeheven en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

Artikel 19. Presentiegelden

De fractie-adviseurs worden per bijgewoonde programmacommissievergadering presentiegeld toegekend.

HOOFDSTUK 3. OPROEP EN VERSLAG

Artikel 20. Oproeping van de openbare vergadering en kennisgeving daarvan
  • 1. De voorzitter van de informatiebijeenkomst maakt op de gebruikelijke wijze de voorlopige agenda, tenminste achttien dagen voor de bijeenkomst bekend. Het wordt ook op het raadsinformatiesysteem van de gemeentelijke website gepubliceerd.

  • 2. De voorlopige agenda vermeldt:

    • a.

      de datum, aanvangstijd en plaats;

    • b.

      de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien.

    • c.

      de mogelijkheden tot inspreken en participeren.

  • 3. Indien omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid van de Gemeentewet dan wel artikel 86, eerste of tweede lid van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier de leden van de programmacommissies, zo mogelijk op elektronische wijze, inzage.

Artikel 21. Videotulen of audioverslag
  • 1. De commissiegriffier van de vergaderingen van de programmacommissie draagt zorg voor de videotulen of een audio-opname van de vergaderingen. Deze videotulen of audio-opname worden op de gemeentelijke website gepubliceerd.

  • 2. Indien de programmacommissie op een andere locatie vergadert kan van een beeld- en/of geluidsopname worden afgezien.

  • 3. De commissiegriffier draagt na afloop van de vergadering zorg voor de (eventuele) actiepunten en adviezen vanuit de vergadering van de programmacommissie. De commissiegriffier deelt deze actiepunten en adviezen met college, raad en ambtelijke organisatie.

HOOFDSTUK 4. GRIFFIE

Artikel 22. Ondersteuning door griffie

Een commissiegriffier ondersteunt iedere programmacommissie.

HOOFDSTUK 5. BESLOTEN VERGADERING

Artikel 23. Beslotenheid
  • 1. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

  • 2. Het bepaalde in artikel 86 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing op de programmacommissies.

Artikel 24. Beknopt verslag/adviezenlijst
  • 1. Van de besloten vergaderingen wordt een beknopt verslag dan wel een beknopte adviezenlijst opgesteld. Het concept wordt daarvan wordt onder geheimhouding verspreid onder de raadsleden en fractie-adviseurs.

  • 2. Het beknopt verslag dan wel de adviezenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. De geheimhouding kan alleen door het daartoe bevoegde orgaan worden opgeheven. Na vaststelling ondertekenen de voorzitter en de commissiegriffier.

  • 3. De leden, de voorzitter, de wethouders, de commissiegriffier en de gemeentesecretaris hebben het recht een voorstel tot verandering van het concept te doen als het concept onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of geadviseerd is. Een voorstel tot verandering dient daartoe tijdig te worden ingediend.

  • 4. Van de besloten vergadering worden videotulen of wordt een audio-opname gemaakt en onder verantwoordelijkheid van de griffie gearchiveerd. Deze opname wordt op geen enkele manier gepubliceerd.

Artikel 25. Geheimhouding

Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de programmacommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. Alleen de programmacommissie dan wel de raad kan de geheimhouding opheffen overeenkomstig het bepaalde in de leden 25 en 86 van de Gemeentewet.

Artikel 26. Opheffing geheimhouding

Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding niet te bekrachtigen wordt daarover, indien de programmacommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de programmacommissie overleg gevoerd.

HOOFDSTUK 6. TOEHOORDERS, PERS EN COMMUNICATIEMIDDELEN

Artikel 27. Toehoorders en pers
  • 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

  • 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

  • 3. De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Artikel 28. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.

Artikel 29. Gebruik mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen toegestaan, mits deze geen inbreuk maken op de orde van de vergadering.

HOOFDSTUK 7. SLOTBEPALINGEN

Artikel 30. Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van deze regeling, beslist de programmacommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 31. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2021.

Ondertekening

Vastgesteld door de gemeenteraad van de gemeente Zuidplas in de openbare digitale vergadering van 28 oktober 2020.

J.J.A. van Houwelingen,

plv. griffier

J.F. Weber,

voorzitter

TOELICHTING OP DE REGELING PROGRAMMACOMMISSIES VAN DE GEMEENTE ZUIDPLAS

Toelichting op artikelen

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Behoeft geen nadere toelichting.

HOOFDSTUK 2. PROGRAMMACOMMISSIES

Artikel 2

Eerste lid

De gemeenteraad besluit tot instelling van de programmacommissies. De Gemeentewet schrijft een aantal vormen van commissies voor (zie de artikelen 82 t/m 84). Een programmacommissie is een commissie als bedoeld in artikel 82. Dat is onder meer van belang voor het goed regelen van geheimhouding. Wanneer onderwerpen in beslotenheid besproken moeten worden, is niet alleen de gemeenteraad het aangewezen gremium waarin dit moet gebeuren, maar is de programmacommissie ook een goed platform daarvoor.

Bovendien maakt de grondslag van artikel 82 van de Gemeentewet het werken van de commissieleden goed mogelijk maakt; de politieke immuniteit blijft gewaarborgd.

Tweede lid

Een programmacommissie is bedoeld om onderwerpen te bespreken en voor te bereiden voor een raadsvergadering. Het presidium zal daarin een keuze moeten maken om welke onderwerpen het gaat. Niet alle raadsdocumenten zullen namelijk in de programmacommissie besproken worden. Onderwerpen die voor bespreking in de programmacommissie in aanmerking komen zijn met name die onderwerpen waarvan verwacht wordt dat deze een politieke bespreking zullen vragen dan wel onderwerpen die een andere benadering dan alleen bespreking in de gemeenteraad verdienen. Daarbij kan het dan gaan om een inhoudelijke voorbereiding van dossiers met een zware inhoudelijke component (voordat het politieke debat in de raad plaatsvindt) of om dossiers die een langere doorlooptijd in de voorbereiding vergen dan normaliter het geval is. Een voorbeeld hiervan is, bijvoorbeeld, de ontwikkelingen betreffende het middengebied. Bespreking in de programmacommissie kan met betrekking tot de geagendeerde onderwerpen de (achterliggende) politiek vragen in beeld brengen. Een programmacommissie kan eveneens een platform zijn de gemeenteraad te informeren over ontwikkelingen op bepaalde beleidsterreinen.

De aard en/of zwaarte van het onderwerp, de tijd die met de voorbereiding gemoeid is, het doel van de behandeling, etc. zijn afwegingspunten die aan de orde komen bij agendering van onderwerpen voor de programmacommissie. Het presidium heeft hierin een belangrijke rol te spelen.

In een programmacommissie kunnen zowel technische als politieke zaken aan de orde komen. Maar dé (uitgebreide) politieke discussie zal in voorkomende gevallen in de gemeenteraad plaatsvinden. De bespreking in de commissie heeft er dan aan bijgedragen dat deze helderder in beeld zijn.

Natuurlijk kan het college de commissie informeren over het gevoerde beleid. Stelregel blijft wel dat politieke afstemming met betrekking tot majeure aangelegenheden in de gemeenteraad zal plaatsvinden. De gemeenteraad is daarvoor het geëigende gremium.

Een in een programmacommissie te bespreken onderwerp kan meerdere beleidsaspecten betreffen. Al naar gelang het zwaartepunt van het te bespreken onderwerp kunnen programma-overstijgende onderwerpen in de betreffende programmacommissie geagendeerd worden. Het leidende onderwerpen bepaalt als het ware in welke programmacommissie het behandeld wordt.

Na bespreking geeft de programmacommissie een advies aan de gemeenteraad ten behoeve van de behandeling in de gemeenteraad. Dit advies kan inhouden dat een onderwerp een hamerstuk is. Het advies kan echter ook een samenvatting geven van de te bespreken politieke punten die in de vergadering helder zijn geworden. Aan het einde van de bespreking van een onderwerp vat de voorzitter van de programmacommissie dit samen. Bespreking van een onderwerp in de programmacommissie kan er overigens toe leiden, dat bespreking daarvan (opiniërende ronde) en besluitvorming daarover (besluitvormende ronde) in een volgende raadsvergadering in diezelfde raadsvergadering kan plaatsvinden. Uit oogpunt van de doorlooptijd van de besluitvorming verdient dit ook de voorkeur.

Een programmacommissie kan periodiek (bijvoorbeeld halfjaarlijks) een themabijeenkomst o.i.d. beleggen. Op deze wijze kan een programmacommissie een onderwerp meer uitdiepen en het inzicht in een beleidsterrein en de kennis van de leden vergroten. Bepalend voor de organisatie en inrichting van de themabijeenkomst zijn de regels die daarover gesteld zijn in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Zuidplas. Vandaar een verwijzing naar dit reglement in sub d van het tweede lid.

Derde lid

Wanneer een programmacommissie het raadzaam oordeelt dat een werkgroep met een specifieke opdracht aan het werk gaat, kan zij daartoe een advies uitbrengen aan de gemeenteraad. De raad neemt dan conform het bepaalde daarover in het reglement van orde een besluit.

Vierde lid

In (de toelichting op) het tweede lid is aangegeven dat het leidende onderwerp bepaalt welke programmacommissie in charge is. Maar het is ook mogelijk wanneer er onderwerpen zijn die meerdere beleidsterreinen betreffen, deze in een gecombineerde programmacommissie te bespreken. Dit lid maakt deze optie althans mogelijk.

Artikel 3. Samenstelling

Eerste lid

De regeling (tot 16 september 2015) bepaalde dat de programmacommissies een vaste samenstelling hebben. Dit vereiste echter bij iedere mutatie, hetzij bij wisseling van lidmaatschappen tussen programmacommissies onderling, hetzij bij vertrek van raadsleden en fractie-adviseurs, steeds een nieuw benoemingsbesluit door de raad. Daarom is vastgelegd dat raadsleden en fractie-adviseurs via deze bepaling automatisch lid zijn van de programmacommissies die door de raad zijn ingesteld. De fractie-adviseurs moeten dan wel zijn benoemd op de wijze zoals het Reglement van orde van de gemeente Zuidplas dat voorschrijft.

De nieuwe bepaling schrijft echter wel voor, dat er tijdens een vergadering maximaal twee vertegenwoordigers per fractie zijn.

Het heeft ook in deze regeling de voorkeur dat er per fractie één raadslid in ieder geval aan de vergadering van een programmacommissie deelneemt, om daarmee ook de continuïteit te waarborgen van zaken die besproken worden in de programmacommissies en in de raad.

De bepaling dat bij verhindering of ontstentenis andere raadsleden dan wel fractie-adviseurs als plaatsvervanger kunnen optreden, is niet meer noodzakelijk nu iedereen door deze verordening benoemd is tot lid van alle programmacommissies.

Wanneer het presidium gebruikmaakt van de mogelijkheid van een gecombineerde programmacommissie (artikel 2, vierde lid) blijft dit eerste lid van overeenkomstige toepassing.

Tweede lid

Er kunnen in een vergadering van een programmacommissie heel verschillende onderwerpen geagendeerd zijn die van de raadsleden dan wel fractie-adviseurs een bepaalde expertise vragen of die eenvoudigweg vragen om een bepaalde werkverdeling in een fractie. Dit tweede lid maakt het mogelijk dat de samenstelling van een programmacommissie per agendapunt per fractie kan wijzigen.

Derde lid

Wel is het handig, in verband met de logistieke voorbereiding van de vergaderingen, dat de griffie van een zekere vastheid in samenstelling van de vergaderingen van de verschillende programmacommissies kan uitgaan. Denk bijvoorbeeld aan het regelen van de naambordjes, presentielijsten en het invoeren van de benodigde gegevens in het vergadersysteem. Wanneer deze gegevens uiterlijk een dag van tevoren bij de griffie aanwezig zijn, heeft de griffie voldoende tijd hiermee aan de slag te gaan.

Maken de fracties gebruik van de mogelijkheid van het tweede lid, dan is het om dezelfde redenen eveneens handig dat de griffie vooraf doorkrijgt wie wanneer vertegenwoordigd zijn.

Artikel 4. Voorzitter

Eén van de leden van het presidium, niet zijnde de burgemeester, is voorzitter van de programmacommissie. Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft immers voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Een programmacommissie is een raadscommissie.

Op basis van het tweede lid, is de voorzitter geen lid van de programmacommissie. Op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van en het proces in de programmacommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de programmacommissie.

Artikel 5. Vergaderfrequentie

De programmacommissie vergadert, afhankelijk overigens van het onderwerp, eenmaal per kwartaal of zoveel meer als het presidium oordeelt. Ook fracties kunnen daarom vragen. Om een dergelijk verzoek van de fracties toe te kennen, moet dat verzoek gesteund worden door een meerderheid van in de raad zitting hebbende leden.

Voor de vergaderingen benut de programmacommissie de beschikbare vergaderdata zoals deze in het vergaderschema zijn vermeld. Het vergaderschema wordt door het presidium voorafgaande aan het betreffende kalenderjaar vastgesteld.

De programmacommissies zijn niet aan één vergaderlocatie (het gemeentehuis) gebonden. Ook elders kunnen de vergaderingen belegd worden.

Artikel 6. Agenda

Het presidium stelt vooraf de conceptagenda vast. Niet ieder raadsvoorstel en iedere notitie wordt standaard geagendeerd voor een programmacommissie. Het presidium maakt een selectie uit de onderwerpen. Deze selectie richt zich met name op die onderwerpen waarvan verwacht wordt dat deze een politieke bespreking zullen vragen dan wel onderwerpen die een andere benadering dan alleen bespreking in de gemeenteraad verdienen. (Zie daarvoor ook artikel 2 en de toelichting daarop.) Een programmacommissie biedt eveneens de mogelijkheid om bij bepaalde onderwerpen door middel van een presentatie stil te staan dan wel de gemeenteraad te informeren over ontwikkelingen op bepaalde beleidsterreinen. Wanneer onderwerpen in beslotenheid besproken moeten worden, is dan niet alleen de gemeenteraad meer het aangewezen gremium waarin dit moet gebeuren.

Fracties kunnen eventueel vooraf agendapunten inleveren bij het presidium, wanneer die agendapunten (de taak van) de programmacommissie regarderen. De programmacommissie stelt uiteindelijk zelf de agenda vast.

De agenda wordt tenminste achttien dagen voor de vergadering verzonden.

Artikel 7. Voorbereiding vergadering

De reeds bekende regeling van het stellen van technische vragen krijgt nu een formele grondslag. De ambtelijke organisatie krijgt hiermee de gelegenheid om in uiterlijk vier werkdagen de technische vragen te beantwoorden. Het stellen van de technische en verhelderende vragen vooraf kan de vergader efficiency vergroten.

Artikel 8. Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen, dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de leden (zijnde fractie-adviseurs) van een programmacommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 9. Opening vergadering en quorum

Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.

Artikel 10. Handhaving orde; schorsing

Het eerste lid verzekert dat leden van een programmacommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan, voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van programmacommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van programmacommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als fractie-adviseurs.

Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 27 van deze regeling.

Artikel 11. Inspreekrecht

In een programmacommissie kan worden ingesproken. Indien burgers, organisatie of bedrijven van het inspreekrecht hebben gebruikgemaakt, dan kan de commissie beoordelen of de inspraakreactie op een correcte manier beantwoord en/of eventueel correct verwerkt wordt/is in de stukken.

In het derde lid is het inspreken op concept-(voor)ontwerpbestemmingsplannen uitgesloten. Hiermee worden de bestemmingsplannen bedoeld, die op grond van de motie-Janse voor de commissie Ruimte geagendeerd werden, voordat deze plannen ter visie werden gelegd. Alleen de indieners van zienswijzen kunnen inspreken.

Artikel 12. Aanwezigheid burgemeester en wethouders

Het is veelal gewenst dat een wethouder, de burgemeester of de gemeentesecretaris aanwezig is tijdens de vergadering van de programmacommissie. De programmacommissie zou per vergadering kunnen beslissen of de aanwezigheid al dan niet gewenst is en of de genodigde aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet, dat artikel 21, tweede lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaart, is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten als voor niet besloten vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen collegeleden, de burgemeester en de gemeentesecretaris uiteraard altijd aanwezig zijn. Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de programmacommissie hiermee instemt. In de regel zal de portefeuillehouder veelal wel aanwezig zijn ten behoeve van het voeren van overleg door de programmacommissie.

Om te komen tot een praktische regeling is er in deze bepaling voor gekozen om ervan uit te gaan, dat het college dan wel een lid van het college aanwezig is. De programmacommissie kan daarover definitief een beslissing nemen bij aanvang van de vergadering. Een expliciete beslissing bij iedere vergadering is niet nodig. Als de programmacommissie niet aangeeft dat de aanwezigheid van de wethouder, burgemeester of gemeentesecretaris niet gewenst is, volstaat de bepaling in dit artikel.

Artikel 13. Beraadslaging

Om de duur van vergaderingen niet onnodig te verlengen, wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een programmacommissie haar eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel lid toegekend.

Artikel 14. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Eerste en tweede lid

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Een programmacommissie is een commissie ex artikel 82 van de Gemeentewet. Het is uiteraard ook mogelijk dat een programmacommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en de gemeentesecretaris. Deze hebben op grond van artikel 13 van deze regeling reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van het verslag, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Derde lid

Dit lid maakt het mogelijk dat ook externe deskundigen en anderen deelnemen aan een themabijeenkomst die onder verantwoordelijkheid van een programmacommissie plaatsheeft.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen; spreektijd

Het stellen van vragen moet ook als een spreektermijn beschouwd worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Een verzoek van een programmacommissielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, moet de voorzitter niet honoreren.

De bepaling van het zesde lid voorziet in de mogelijkheid dat spreektijd wordt gehanteerd voor de behandeling van de onderwerpen.

Artikel 16. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende programmacommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de programmacommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze.

Artikel 17. Advies

De programmacommissie formuleert een advies aan de gemeenteraad of het onderwerp rijp is voor de opinie- en besluitvorming. Na bespreking geeft de programmacommissie een advies aan de gemeenteraad ten behoeve van de behandeling in de gemeenteraad. Dit advies kan inhouden dat een onderwerp een hamerstuk in de gemeenteraad zou kunnen zijn. Het advies kan echter ook een samenvatting geven van de te bespreken politieke punten die in de vergadering helder zijn geworden. Aan het einde van de bespreking van een onderwerp vat de voorzitter van de programmacommissie dit samen. De programmacommissie kan met betrekking tot behandeling van complexe en anderszins majeure onderwerpen eveneens oordelen of de stukken die het college aan de gemeenteraad voorlegt, volledig zijn en of de politieke keuzevraagstukken helder zijn geformuleerd, zodat het debat in de raad op een goede wijze kan plaatsvinden.

Het kan voorkomen dat bij een behandeling blijkt dat de programmacommissie unaniem het voorstel kan onderschrijven. In dat geval kan de programmacommissie voorstellen het betreffende voorstel direct op het besluitvormende gedeelte van de raadsvergadering te plaatsen (zie het derde lid).

De regeling in het vierde lid voorziet erin, dat het presidium kan besluiten een voorstel aan de raad voor te leggen, wanneer bijvoorbeeld in de programmacommissie de stemmen staken bij het bepalen of een onderwerp/voorstel rijp is voor behandeling in de raad. Op deze manier wordt een patstelling voorkomen, waardoor de besluitvorming in de raad in het gedrang komt.

Artikel 18. Zittingsduur

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 19 Presentiegelden

Dit artikel behoeft geen toelichting.

HOOFDSTUK 3. OPROEP EN VERSLAG

Artikel 20. Oproeping van de openbare vergadering en kennisgeving daarvan

De oproeping zal niet schriftelijk gebeuren, maar geheel digitaal. De agenda en bijbehorende stukken zullen achttien dagen vóór de betreffende vergadering ter beschikking worden gesteld en op de website worden gepubliceerd. Uiteraard zijn de agenda en stukken waarop geheimhouding rust van deze bepaling uitgesloten.

Nu de huidige techniek het mogelijk maakt, is het gebruik geworden de betreffende documenten via het raadsinformatiesysteem met de raad te delen. Het derde lid maakt dit mogelijk. Het kan voorkomen, dat bepaalde documenten niet digitaal gedeeld kunnen worden –bijv. wegens de grootte van de bestanden- dan zijn de geheime documenten in te zien bij de griffie.

Artikel 21. Videotulen en audioverslag

Van de informatiebijeenkomsten en de vergaderingen van de programmacommissies worden opnames gemaakt. Deze videotulen of audioverslagen worden op de gemeentelijke website gepubliceerd, gearchiveerd en ontsloten. Van de werkgroepen worden geen opnames gemaakt die gepubliceerd worden.

Van de uitgebrachte adviezen van de programmacommissie stelt de commissiegriffier een adviezenlijst op.

Het artikel maakt het mogelijk dat op een locatie vergaderd kan worden, zonder dat een beeld- of geluidsopname gemaakt wordt.

HOOFDSTUK 4. GRIFFIE

Artikel 22. Ondersteuning door griffie

Dit artikel regelt de secretariële ondersteuning door de griffie. Een aparte benoeming hoeft hierdoor niet plaats te vinden.

HOOFDSTUK 5. BESLOTEN VERGADERING

Artikel 23. Beslotenheid

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn, kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties (bijvoorbeeld van de lokale omroep) voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering zal een programmacommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd, dan wel wordt opgeheven (conform het wettelijk kader).

Artikel 24. Beknopt verslag / adviezenlijst

Dit artikel regelt een beknopte verslaglegging van het besprokene in de beslotenheid.

Artikel 25. Geheimhouding

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een programmacommissie (= raadscommissie), het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.

Artikel 26. Opheffing geheimhouding

Zoals uit de toelichting op artikel 25 blijkt kan de raad de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

HOOFDSTUK 9. TOEHOORDERS, PERS EN COMMUNICATIEMIDDELEN

Artikel 27. Toehoorders en pers

De Gemeentewet geeft de voorzitter voor de raadsvergadering de bevoegdheid om toehoorders die de orde verstoren, te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag, de toegang te ontzeggen. Een dergelijke bepaling is ook nodig voor vergaderingen van de programmacommissies. Dit artikel voorziet daarin.

Artikel 28. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een de raad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikel 29. Gebruik mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen

Dit artikel heeft betrekking op onder meer het mobiele telefoonverkeer. Het mobiele telefoonverkeer kan verstorend werken tijdens de vergadering. Dit artikel maakt het mogelijk dat de voorzitter met de raad afspraken kan maken over het gebruik van telefoons en andere communicatiemiddelen.

HOOFDSTUK 7. SLOTBEPALINGEN

Artikel 30. Uitleg verordening en Artikel 31. Inwerkingtreding

Deze artikelen behoeven geen toelichting.