Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Overbetuwe houdende regels omtrent de ambtelijke bijstand en fractievergoeding (Verordening ambtelijke bijstand en fractievergoeding gemeente Overbetuwe 2020)

Ondertekening

Bijlage 1 Overzicht wat wel en wat niet uit de fractievergoeding kan worden betaald

WEL:

• -

  Personele ondersteuning (secretarieel, organisatorisch, inhoudelijk, onderzoek, coaching);

• -

  Inhuren van (externe of ambtelijke) adviseurs;

• -

  Opzetten en onderhouden van een website (inclusief social media en hosting-kosten t.b.v. fractiewebsite);

• -

  Financiële en facilitaire ondersteuning bij uitwerken van initiatieven met betrekking tot de volksvertegenwoordigende rol;

• -

  Niet-partijpolitiek georiënteerde scholing op grond van artikel 7 Verordening Rechtspositie raads- en burgerleden gemeente Overbetuwe 2019;

• -

  Organiseren bijeenkomsten (zaalhuur, consumpties, organisatie, publiciteit);

• -

  Fractie excursies, werkbezoeken etc.;

• -

  Opleidingen gericht op het functioneren van de fractie als geheel;

• -

  Administratiekosten t.b.v. gehele fractie;

• -

  Fractievergaderingen op locatie;

• -

  Fractie nieuwsbrief.

NIET:

• -

  Uitgaven in strijd met wettelijk bepalingen en overige regelingen;

• -

  Betalingen aan politieke partijen, met politiek verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

• -

  Uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als medewerker of anderszins in opdracht van de fractie verrichten;

• -

  Financiering van verkiezingscampagne (o.a. advertenties);

• -

  Giften en cadeaus;

• -

  Presentjes/bloemen/kaarten e.d. t.b.v. relaties;

• -

  Lief en leed-pot;

• -

  Contra-expertise;

• -

  Individuele administratiekosten;

• -

  Computer- en randapparatuur voor raads- en burgerleden (zie de Verordening Rechtspositie raads- en burgerleden gemeente Overbetuwe 2019)

• -

  Telefoon- of andere apparatuur;

• -

  Ontvangst van andere raads- en/of Statenfracties.

Behorend bij 20rb000074

de griffier,

drs. D.E. van der Kamp

Toelichting Verordening ambtelijke bijstand en fractievergoeding gemeente Overbetuwe 2020

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

De bijdrage voor de fractievergoeding is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 13) vatbaar is voor bezwaar en beroep.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als procescoördinator, raadsassistent of commissiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier. De commissiegriffiers die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie handelen in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

De griffier vervult, via de gemeentesecretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en voorstellen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de gemeentesecretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent, moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de gemeentesecretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Definities

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 2. Verzoek om informatie

Raadsleden of burgerleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid dan wel burgerlid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid dan wel burgerlid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.

De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan de griffier de gemeentesecretaris vragen één of meer ambtenaren aan te wijzen om de resterende informatie zo spoedig mogelijk te verstrekken.

Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de gemeentesecretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid dan wel burgerlid (vierde lid).

Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid dan wel burgerlid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester als het nodig is een definitief besluit nemen (tweede lid).

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid dan wel burgerlid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet ervan kunnen worden uitgegaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid of burgerlid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent, blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van de taak van de ambtenaar. Als de ambtenaar dit niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

De ambtenaar werkt primair voor de wethouder en mag niet in de positie komen dat hij op een inhoudelijk dossier waarin hij de wethouder ondersteunt ambtelijke bijstand verleent en daarover geheimhouding krijgt opgelegd. Dan kan de medewerker in een gewetensconflict komen. Als hij dan zoals in de toelichting wordt gezegd bij lid 1 ter verantwoording wordt geroepen door het college kan hij zich niet verdedigen. Vandaar de toevoeging van lid 2.

Artikel 6 Recht op fractievergoeding

De hoogte van het budget voor fractievergoeding wordt in de gemeentebegroting opgenomen en wordt dus door de raad vastgesteld. De fractievergoeding bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Het variabele deel is afhankelijk van het aantal zetels dat de fractie heeft. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied, is het logisch dat zij in totaal een hogere vergoeding krijgen.

Artikel 7 Besteding fractievergoeding

De fracties worden grotendeels vrijgelaten wat betreft de besteding van de fractievergoeding. In de bijlage bij deze verordening is een overzicht bijgevoegd met daarin vermeld waar de fractievergoeding wel en niet voor kan worden gebruikt. De lijst biedt een kader voor het toetsen. Minimum voorwaarde is wel dat de bijdrage wordt besteed aan ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage niet mag worden gebruikt. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het Rechtspositiebesluit decentrale en politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractievergoeding.

Ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties mogen niet via de fractievergoeding worden gefinancierd. Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende fractie.

Artikel 8 Wijziging fractievergoeding

Het kan zijn dat de bijdrage moet worden aangepast aan veranderende verhoudingen in de raad. Dit artikel is zo geformuleerd dat het zowel kan dienen voor fracties die bij de verkiezingen blijken te verdwijnen dan wel na de verkiezingen opkomen, maar ook kan dienen bij splitsing van zittende fracties.

Artikel 9 Reservering

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve in het verkiezingsjaar is daarom aan een maximum gebonden.

Artikel 10 Verantwoording en controle

Het risico of een declaratie wel of niet vergoed wordt, ligt bij de aanvrager. De indiener kan geen recht op vergoeding van de gemaakte kosten claimen. Toetsing geschiedt door de griffier. De toetsing zal binnen twee weken geschieden en er zal schriftelijke terugkoppeling per e-mail plaatsvinden.

De controlecommissie, bestaande uit één lid van elke fractie, controleert het verslag van de griffier en brengt hierover advies uit aan de raad die vervolgens het verslag vaststelt. Uit het verslag kan naar voor komen dat er een verrekening dient plaats te vinden. Als niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad de ten onrechte uitbetaalde declaratie terugvorderen.