Besluit van provinciale staten van Zeeland houdende de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2021

Geldend van 01-01-2021 t/m 31-12-2023

Intitulé

Besluit van provinciale staten van Zeeland houdende de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2021

Besluit van provinciale staten van Zeeland van 13 november 2020, kenmerk 20033504, houdende vaststelling van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2021.

Provinciale staten van Zeeland,

  • •

    Gelezen het voorstel van het presidium van 13 november 2020, nummer 20033504;

  • •

    Gelet op artikel 33, derde lid van de Provinciewet;

  • •

    Gezien het advies van het presidium;

  • •

    Besluit vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Zeeland 2021.

Besluiten:

Vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Zeeland 2021

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • –

    ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college van gedeputeerde staten werkzame ambtenaren;

  • –

    bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;

  • –

    fractiemedewerker: persoon die werkzaamheden verricht voor één van de fracties uit provinciale staten en door de betreffende fractie bij de griffier formeel is aangemeld als medewerker.

Artikel 2.

  • 1.

    De griffier en de secretaris dragen gezamenlijk en ieder voor zich zorg voor een vlotte, efficiënte en correcte afhandeling van verzoeken om informatie of bijstand.

  • 2.

    Zij voeren daartoe overleg zo vaak als nodig is.

Hoofdstuk 2 Verzoeken om informatie of bijstand

Artikel 3. Verzoek om informatie

  • 1.

    Een lid van provinciale staten kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij provinciale staten, gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat. Een verzoek kan namens een lid van provinciale staten gedaan worden door een fractiemedewerker.

  • 2.

    De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 4. Verzoek om bijstand

  • 1.

    Een lid van provinciale staten kan de griffier of een medewerker van de griffie verzoeken om bijstand. Een verzoek kan namens een statenlid gedaan worden door een fractiemedewerker.

  • 2.

    De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

  • 3.

    De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

    • a.

      naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op werkzaamheden van provinciale staten;

    • b.

      dit naar zijn oordeel het belang van de provincie kan schaden;

    • c.

      het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

  • 4.

    Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het lid van provinciale staten door of namens wie het verzoek is ingediend. De griffier of het Statenlid kan de commissaris van de Koning verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het Statenlid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De commissaris van de Koning geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

  • 1.

    Een statenlid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

  • 2.

    Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het statenlid bevredigende oplossing, kan deze de commissaris van de Koning verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het statenlid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De commissaris van de Koning geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 6. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

  • 1.

    Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken statenlid.

  • 2.

    Een lid van provinciale staten kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

Hoofdstuk 3. Fractieondersteuning

Artikel 7. Recht op financiële bijdrage

  • 1.

    Provinciale staten verstrekt een in de staten vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode jaarlijks een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

  • 2.

    De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag voor elke fractie en daarnaast een bedrag per zetel van de fractie. De helft van het in de provinciebegroting geraamde totaalbedrag voor fractieondersteuning wordt uitgekeerd in een gelijk bedrag per fractie en de helft in een bijdrage voor elke zetel die een fractie bezet in provinciale staten.

  • 3.

    De Algemene subsidieverordening van de provincie Zeeland is niet van toepassing op bijdragen die op grond van deze verordening worden verstrekt.

Artikel 8. Besteding financiële bijdrage

  • 1.

    De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning van inhoudelijke aard die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

  • 2.

    De financiële bijdrage wordt niet gebruikt ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke voorschriften;

    • b.

      betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

    • c.

      giften, beleggingen en leningen;

    • d.

      uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege;

    • e.

      uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten;

    • f.

      bovenwettelijke vergoedingen aan staten- of commissieleden;

    • g.

      uitgaven die bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de leden toekomen ingevolge de vigerende Verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers provincie Zeeland;  

Artikel 9. Voorschot financiële bijdrage

  • 1.

    De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, vóór 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt via een daartoe door de fractie specifiek voor de fractiewerkzaamheden aangewezen bankrekening.

  • 2.

    In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt, in afwijking van het eerste lid, het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot voor de overige maanden van dat jaar wordt verstrekt vóór het eind van de maand april.

  • 3.

    De bijdrage voor fractieondersteuning wordt gestort op een bankrekening die beheerd wordt door een specifiek voor fractieondersteuning opgerichte rechtspersoon.

Artikel 10. Fractievergoeding na verkiezingen

  • 1.

    Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de fractievergoeding op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen leden van provinciale staten plaatsvindt.

  • 2.

    De ondersteunende rechtspersoon van de fractie ontvangt voor de resterende maanden van het verkiezingsjaar een separate beschikking.

Artikel 11. Verandering zeteltal en splitsing of samenvoeging fractie

  • 1.

    Als één of meer statenleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden wordt een proportioneel deel van het basisbedrag van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie, dit tot een maximum van het aan het begin van de statenperiode vastgestelde basisbedrag. Daarnaast heeft de nieuwe fractie recht op een vergoeding naar rato van het aantal statenzetels.

  • 2.

    Als één of meer statenleden van één of meer fracties zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

  • 3.

    Als zich een situatie als bedoeld in het eerste of tweede lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste of tweede lid voortvloeiende verdeling.

  • 4.

    Indien een fractie tijdens de zittingsperiode ophoudt te bestaan vervalt het recht op een financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie op grond van deze verordening per opheffingsdatum.

Artikel 12. Reserve

  • 1.

    Een fractie is bevoegd het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de jaarlijks aan haar toekomende bijdrage te reserveren ter besteding in volgende jaren binnen de zittingsperiode.

  • 2.

    Het aan het einde van de zittingsperiode resterende bedrag inclusief eventuele rentebaten wordt door de fractie, onder aflegging van een laatste verantwoording en overlegging van een verslag, binnen drie maanden teruggestort in de provinciekas.

  • 3.

    Wanneer statenleden zich tijdens een zittingsperiode aansluiten bij een andere fractie dient er, onder overlegging van een verslag, een extra verantwoording afgelegd te worden.

  • 4.

    Indien tijdens of na een zittingsperiode een fractie wordt opgeheven dient een eindafrekening te worden opgesteld en moet de opgebouwde reserve binnen drie maanden aan de Provincie worden teruggestort.

  • 5.

    Bij splitsing van een fractie wordt, onder overlegging van een verslag, een extra verantwoording afgelegd waarin wordt aangegeven dat de reserve over de nieuw ontstane fracties naar rato van het aantal betrokken fractieleden wordt verdeeld.

  • 6.

    Bij het samengaan van twee of meer fracties wordt, onder overlegging van een verslag, een extra verantwoording afgelegd. De reserves van de samengevoegde fracties worden toebedeeld aan de nieuw ontstane fractie.

Artikel 13. Administratieve verplichtingen

  • 1.

    De financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten of kasstelsel. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.

  • 2.

    Andere inkomensbronnen dan de financiële bijdrage van de Provincie worden afzonderlijk geadministreerd.

  • 3.

    De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de accountant nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.

  • 4.

    Bij elke uitgave wordt het fractiebelang aangegeven.

Artikel 14. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

  • 1.

    Onverminderd het bepaalde in artikel 12 vierde tot en met zesde lid, legt elke fractie, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan provinciale staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning.

  • 2.

    De verantwoordingsverplichting als bedoeld in het eerste lid voor het boekjaar, voorafgaand aan verkiezingen schort op tot drie maanden na de verkiezingen.

  • 3.

    Controle van het verslag vindt plaats door de accountant. De in het verslag verantwoorde uitgaven vallen buiten de controle door accountant voor zover deze per uitgave het bedrag van € 100,-- niet overschrijden. De accountant brengt advies uit aan provinciale staten.

  • 4.

    Provinciale staten stellen na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:

    • a.

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de wijziging van de reserve en;

    • c.

      de resterende reserve.

Hoofdstuk 4. Slotbepalingen

Artikel 15. Intrekking oude verordening en overgangsrecht

  • 1.

    De Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2013, laatst gewijzigd op 31 januari 2014, wordt ingetrokken.

  • 2.

    De Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2013 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2021.

  • 2.

    Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Zeeland 2021.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van provinciale staten van Zeeland van 13 november 2020.

Drs. J.M.M. Polman, voorzitter

Drs. F.J. van Houwelingen MPA, griffier

Uitgegeven 20 november 2020

De secretaris, A.W. Smit

Toelichting op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Zeeland 2021

Algemene toelichting

Artikel 33 van de Provinciewet (hierna: wet) bepaalt dat Provinciale Staten en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de staten vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet Provinciale Staten een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele statenleden, dus ook die behorend tot een minderheid in Provinciale Staten, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle statenleden een beroep worden gedaan.

De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van Provinciale Staten waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 14) vatbaar is voor bezwaar en beroep.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van Provinciale Staten; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers vallen onder het gezag van de griffier. De medewerkers die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie handelen in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden voor de griffie overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de statenleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de staten over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de provinciesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Definities

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van Provinciale Staten vallen (artikel 104e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 158 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 2

In deze bepaling is voorzien in een eigen en gezamenlijke zorgplicht van griffier en secretaris met betrekking tot verzoeken om bijstand en in daartoe te voeren overleg.

Artikel 3. Verzoek om informatie

Statenleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij provinciale staten, gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 167, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij wordt er voor de volledigheid op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een lid van Provinciale Staten geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het Statenlid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.

Een verzoek kan ook namens een Statenlid door een fractiemedewerker worden gedaan. De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Artikel 4. Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Een weigering kan bijvoorbeeld aan de orde zijn indien de gevolgen en frequentie van dergelijke verzoeken door of namens een statenlid om bijstand, naar het oordeel van de secretaris, een te groot beslag op de ambtelijke organisatie legt. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de commissaris van de Koning, als voorzitter van Provinciale Staten en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken Statenlid (vierde lid).

Artikel 5. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de commissaris ook een rol vervullen als een Statenlid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan kan de commissaris ook hier een bemiddelende rol spelen (tweede lid). De positie van de commissaris maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 6. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen staten en college terecht komt. Als een statenlid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een statenlid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken statenlid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Het vragende statenlid heeft de mogelijkheid om geheimhouding te vragen over ambtelijke ondersteuning en/of het te geven advies. Omdat de ambtelijke ondersteuning altijd gericht is op activiteiten met een min of meer politiek karakter, is er geen verplichting voor het vragende statenlid om de reden van geheimhouding toe te lichten (tweede lid).

Artikel 7. Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door Provinciale Staten in de begroting opgenomen.

De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in Provinciale Staten vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per statenzetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag wordt vastgesteld bij aanvang van de nieuwe statenperiode.

Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een basisniveau te laten ondersteunen. Wanneer gedurende de statenperiode het zeteltal van een fractie verandert doordat één of meer statenleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden wordt een proportioneel deel van het basisbedrag van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie (zie ook artikel 11).

Er wordt per zetel daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden.

De financiële bijdrage voor fractieondersteuning voldoet aan de definitie van subsidie van artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Omdat het verlenen van subsidies in de Algemene subsidieverordening Zeeland 2013 (hierna: ASV) onder artikel 7 aan het college gedelegeerd is, wordt voornoemde verordening uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard op de bijdrage voor fractieondersteuning. Niet alleen vanwege het dualisme tussen de staten en het college, maar ook omdat het regime in de ASV wezenlijk anders is dan het regime voor het verlenen, vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning (derde lid).

Artikel 8. Besteding financiële bijdrage

De fractie wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning. Voorwaarde is wel dat de bijdrage uitsluitend besteed wordt ter versterking van de statenwerkzaamheden.

Dat betekent dat fracties de financiële bijdrage voor fractieondersteuning mogen besteden:

  • a.

    ter bestrijding van (algemene) kosten verbonden aan de werkzaamheden van de fractie voor provinciale staten;

  • b.

    aan een vergoeding voor een fractiemedewerker die de fractie ondersteunt bij de uitoefening van haar taken. Verder is een aantal doelen met name genoemd waarvoor de bijdrage in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief. Naast uitgaven die strijdig zijn met de wet is, het uiteraard niet de bedoeling dat statenleden hun eigen vergoeding voor het statenwerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning statenwerk (zoals vastgelegd in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers), dat zijn grondslag vindt in de artikelen 93 en 94 van de Provinciewet. Ook mogen contributies aan politieke partijen of betalingen aan met politieke partijen gelieerde organisaties niet via de fractieondersteuning worden gefinancierd (derde lid onder b). Een lidmaatschap van een dergelijke instelling is immers een individuele aangelegenheid van een statenlid en niet van de betreffende statenfractie. Verder wordt met nadruk uitgesloten dat de bijdrage wordt aangewend voor het financieren van verkiezingscampagnes (derde lid onder e), inclusief de kosten van extra inzet van de fractiemedewerker.

Aangeraden wordt vooraf expliciet te toetsen op het voorkomen van belangenverstrengeling of de schijn daarvan wanneer een leverancier of een persoon geselecteerd wordt voor de levering van goederen of uitvoering van diensten ten bate van de fractie. In het keuze proces dienen persoonlijke belangen geen rol te spelen zoals bijvoorbeeld bij een opdracht aan een eigen bedrijf, vrienden of familie.

Het is uiteindelijk de eigen verantwoordelijkheid van de statenfracties om prudent om te gaan met de ter beschikking gestelde publieke middelen.

Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder d) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen.

Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 93 en 94 van de wet.

Artikel 9. Voorschot financiële bijdrage

Dit artikel regelt de jaarlijkse, ambtshalve verlening van voorschotten ter hoogte van de overeenkomstig artikel 7 berekende voorwaardelijke aanspraak op de financiële bijdrage. In een jaar waarin de statenleden naar aanleiding van verkiezingen tegelijkertijd aftreden, wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst.

Artikel 10. Fractievergoeding na verkiezingen

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage na verkiezingen aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in provinciale staten. De bijdrage wordt berekend per de eerste dag van de maand na de verkiezingen. De kosten voor nieuwe fracties kunnen vanaf de dag na de verkiezingen verantwoord worden.

Artikel 11. Verandering zeteltal en splitsing of samenvoeging fractie

Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de staten. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat ten behoeve van iedere fractie wordt verleend en het variabel deel per zetel.

Bij tussentijdse splitsing of afscheiding heeft een nieuw ontstane fractie recht op het proportionele deel van het basisbedrag van de vergoeding van de latende fractie(s) voor de rest van de zittingsperiode. Dit bedrag mag nooit groter worden dan het aan het begin van de statenperiode vastgestelde basisbedrag per fractie. Daarnaast heeft de nieuwe fractie recht op het variabele deel van de fractievergoeding dat wordt verkregen naar rato van het zetelaantal (eerste lid). Wanneer fractieleden toetreden tot een fractie die bestond aan het begin van de lopende statenperiode, dan wordt alleen het variabel deel van de vergoeding (voor hun zetel) betrokken bij de nieuw vast te stellen fractievergoeding.

Bij verandering van een zetelaantal van een fractie zal het al eerder verleende voorschot direct bijgesteld moeten worden naar evenredigheid van het resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend (derde lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is handiger dit direct recht te trekken.

Tenslotte wordt in het laatste lid de financiële afwikkeling geregeld in het geval dat een fractie ophoudt te bestaan.

Artikel 12. Reserve

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve wordt dan ook aan het einde van de zittingsperiode teruggestort in de provinciekas. Enerzijds biedt deze regeling de mogelijkheid voor de fracties om gedurende de zittingsperiode de nodige armslag te hebben in de verdeling van de gelden. Anderzijds wordt recht gedaan aan het gegeven dat verkiezingen een nieuwe situatie met zich meebrengen en wordt voorkomen dat er over de verkiezingen heen een situatie kan ontstaan met “rijke” gezeten fracties en minder welvarende nieuwe fracties.

Het vierde lid regelt hoe wordt omgegaan met de reserves indien een fractie wordt opgeheven.

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met splitsing of samenvoeging van een fractie. Het in het vierde lid bepaalde voorziet er in, dat in een dergelijk geval onder overlegging van een verslag, een extra verantwoording wordt afgelegd waarin wordt aangegeven hoe de reserve over de nieuw ontstane fractie(s) (op basis van het aantal leden) wordt verdeeld.

Artikel 13. Administratieve verplichtingen

Om te zorgen dat aan het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord (zie artikel 13) een deugdelijke administratie ten grondslag ligt, worden in dit artikel enkele eisen gesteld aan het voeren van deze administratie.

Artikel 14. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

De verantwoording wordt opgesteld door de penningmeester van de fractie. Deze legt de verantwoording voor aan de statenadviseur Financiën. De penningmeesters van de fracties in Provinciale Staten komen in ieder geval jaarlijks samen om algemene financiële vraagstukken en desgewenst specifieke casuïstiek met betrekking tot de besteding en verantwoording van de fractievergoeding met elkaar te kunnen bespreken.   Na controle van het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord, stelt Provinciale Staten de hoogte van de financiële bijdrage ten behoeve van het functioneren van de betreffende fractie vast. Daarmee ontstaat een onvoorwaardelijke aanspraak op het vastgestelde bedrag. Omdat dit bedrag kan afwijken van het verstrekte voorschot – en dus mogelijk een verrekening dient plaats te vinden – wordt tevens de hoogte van het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot vastgesteld. Als het verleende voorschot lager is dan de vastgestelde financiële bijdrage, dan wordt het resterende bedrag alsnog uitbetaald.

Als het verleende voorschot hoger is dan de vastgestelde financiële bijdrage, dan kan het onverschuldigde bedrag overeenkomstig artikel 4:57, eerste lid, van de Awb teruggevorderd worden. De beslissing tot terugvordering is – evenals het besluit waarmee de financiële bijdrage wordt vastgesteld – een voor bezwaar en beroep vatbaar besluit. Voorts wordt vastgesteld de hoogte van de wijziging van de reserve en van de resterende reserve; deze kan voor een of beide uiteraard ook nul bedragen.