Verordening van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Langedijk houdende regels omtrent klachten (Klachtenverordening Gemeente Langedijk 2018)

1. Het college van burgemeester en wethouders benoemt een klachtencoördinator.

2. Het college kan voorts één of meer plaatsvervangers benoemen.

3. De klachtencoördinator heeft de volgende taken:

• a.

  toetsen van een klacht op ontvankelijkheid en het doorsturen van de klacht aan de klachtbehandelaar;

• b.

  bewaken van de tijdige en correcte behandeling en afdoening van klachten;

• c.

  signaleren van tendensen op basis van afgehandelde klachten en het adviseren van het bestuursorgaan over in verband daarmee te treffen maatregelen;

• d.

  optreden als contactpersoon voor de Nationale Ombudsman namens de gemeente en verrichten van alle daarmee samenhangende werkzaamheden;

• e.

  adviseren van het bestuursorgaan naar aanleiding van de bevindingen van de Nationale Ombudsman;

• f.

  voorlichting geven over de klachtenprocedure;

• g.

  opstellen van een jaarverslag;

• h.

  verrichten van alle overige, niet genoemde werkzaamheden, die voor de klachtenbehandeling noodzakelijk zijn.

1. Een ieder kan mondeling of schriftelijk een klacht indienen.

2. Een schriftelijk ingediende klacht wordt ondertekend en bevat ten minste de volgende gegevens:

• a.

  De naam en het adres van de klager;

• b.

  De dagtekening;

• c.

  Een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

3. Een schriftelijke klacht kan op de volgende wijzen ingediend worden:

• -

  op een door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld klachtenformulier;

• -

  via het klachtenformulier op de website van de gemeente Langedijk;

• -

  een brief;

4. Een schriftelijk ingediende klacht wordt gericht aan het college van burgemeester en wethouders van Langedijk, Postbus 15, 1723 ZG Noord-Scharwoude, ter attentie van de klachtencoördinator.

5. Het klaagschrift is opgesteld in de Nederlandse taal of is voorzien van een Nederlandse vertaling. Bij het klaagschrift worden zo mogelijk afschriften van relevante stukken overgelegd.

1. Een mondeling geuite klacht kan zowel telefonisch als tijdens een bezoek aan de gemeente worden ingediend. Hierop wordt geprobeerd direct tot een oplossing te komen.

2. Mondelinge klachten worden geregistreerd en aan de klachtencoördinator doorgegeven met de uitkomst van de wijze van afdoening van de klacht.

3. Op mondelinge klachten is enkel de procedure middels de klachtafhandeling eerste fase van toepassing. Mondelinge klachten komen niet in aanmerking voor de klachtafhandeling tweede fase.

1. Op de schriftelijk ingediende klacht wordt de datum van ontvangst aangetekend.

2. De ontvangst van de klacht wordt binnen twee weken door of namens het bestuursorgaan bevestigd. Hierbij wordt tevens meegedeeld welk organisatieonderdeel de klacht in behandeling zal nemen.

3. Na de ontvangstbevestiging als bedoeld in het eerste lid wordt de klacht aan de klachtencoördinator gezonden.

1. Gelet op artikel 9:5 van de Algemene wet bestuursrecht, is het bestuursorgaan bevoegd tot een andere manier van afhandeling van de klacht om te proberen de klacht naar tevredenheid van de klager af te handelen.

2. Zodra het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager tegemoet is gekomen aan diens klacht, zal er geen klachtafhandeling tweede fase plaatsvinden.

1. De burgemeester draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van klachten.

2. De behandeling van een klacht gebeurt als volgt:

• a.

  Een klacht naar aanleiding van een gedraging van de gemeenteraad wordt behandeld door de voorzitter van de gemeenteraad.

• b.

  Een klacht naar aanleiding van een gedraging van de voorzitter van de gemeenteraad wordt behandeld door de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad.

• c.

  Een klacht naar aanleiding van een gedraging van het college van burgemeester en wethouders of over een lid ervan wordt behandeld door de burgemeester, tenzij de burgemeester zelf het onderwerp van de klacht is, in welk geval sub d van dit artikel van toepassing is.

• d.

  Een klacht naar aanleiding van een gedraging van de burgemeester wordt behandeld door de loco-burgemeester.

• e.

  Een klacht naar aanleiding van een gedraging van de gemeentesecretaris wordt behandeld door de burgemeester.

• f.

  Een klacht naar aanleiding van een gedraging van de plaatsvervangend gemeentesecretaris wordt behandeld door de gemeentesecretaris.

• g.

  Een klacht naar aanleiding van een gedraging van de griffier wordt behandeld door de burgemeester, als voorzitter van de gemeenteraad, of diens vervanger.

• h.

  Een klacht naar aanleiding van een gedraging van een medewerker van de griffie wordt behandeld door de griffier.

• i.

  Een klacht naar aanleiding van een gedraging van de brandweercommandant wordt behandeld door de burgemeester.

• j.

  Een klacht naar aanleiding van een gedraging van een afdelingsmanager wordt behandeld door de gemeentesecretaris.

• k.

  Een klacht naar aanleiding van een gedraging van een ambtenaar dan wel een daarmee in het kader van deze klachtenverordening gelijk te stellen functionaris wordt behandeld door de afdelingsmanager onder wiens verantwoordelijkheid deze persoon werkzaam is.

3. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, wijst de klachtencoördinator een klachtbehandelaar aan.

1. Voor het gesprek met de klager doet de klachtbehandelaar onderzoek naar de achtergronden van de klacht en bekijkt hoe hij de klacht kan oplossen.

2. Tijdens het gesprek van klachtbehandelaar met klager zal de klachtbehandelaar een inschatting maken in hoeverre de klacht terecht is en indien mogelijk de klacht ter plekke oplossen.

3. Indien de klachtbehandelaar inschat dat de klacht niet terecht is, dan wel dat hij de klacht niet kan oplossen, zal hij dit duidelijk en met redenen aan klager communiceren.

1. De klachtbehandelaar verifieert bij de klager of de klacht naar tevredenheid is afgedaan.

2. De klachtbehandelaar geeft binnen 2 weken na het in behandeling nemen van de klacht, aan de klachtencoördinator door of de klacht naar tevredenheid is afgehandeld.

3. Indien de klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld stelt de klachtencoördinator de klachtafhandeling tweede fase in werking.

4. de klachtbehandelaar zal indien nodig organisatorische maatregelen (laten) treffen om soortgelijke klachten in de toekomst te voorkomen.

1. De Klachtencommissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden.

2. De voorzitter en de leden worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen.

3. Het college benoemt een aantal plaatsvervangende leden.

4. De Klachtencommissie regelt de vervanging van de voorzitter.

5. In de Klachtencommissie kunnen geen personen benoemd worden die deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het verwerend bestuursorgaan.

1. De voorzitter en de leden van de Klachtencommissie worden door het college voor een termijn van vier jaar benoemd. De voorzitter is twee keer herbenoembaar voor een termijn en de leden van de Klachtencommissie één keer.

2. De aftredende voorzitter en de aftredende leden van de Klachtencommissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

3. De voorzitter en de leden van de Klachtencommissie kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan het college.

1. De bevoegdheid om de afhandeling voor ten hoogste vier weken te verdagen ingevolge artikel 9:11 tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht wordt uitgeoefend door de voorzitter van de Klachtencommissie.

2. De voorzitter stelt de klager en degene op wie de klacht betrekking heeft, in kennis van de verdaging.

3. Verder uitstel is mogelijk voor zover de klager daarmee schriftelijk instemt.

1. De voorzitter van de Klachtencommissie is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen.

2. De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de Klachtencommissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van het college vereist.

1. Aan de persoon over wiens handelen wordt geklaagd, wordt een afschrift van het klaagschrift en van de daarbij meegezonden stukken toegezonden.

2. De klager en degene over wiens handelen wordt geklaagd, worden in de gelegenheid gesteld om te worden gehoord. Als de klager hierom verzoekt kan het horen apart plaatsvinden.

3. Zo nodig worden getuigen gehoord. Ambtenaren van de gemeente die als getuige worden opgeroepen zijn verplicht hieraan gehoor te geven.

4. De klager en de persoon over wiens handelen geklaagd wordt, kunnen zich bij het horen laten bijstaan.

1. De voorzitter nodigt de klager en het verwerend bestuursorgaan ten minste twee weken voor de zitting schriftelijk uit.

2. Binnen drie werkdagen na dagtekening van de uitnodiging kunnen de klager of het verwerend bestuursorgaan onder opgaaf van redenen de voorzitter verzoeken het tijdstip van de zitting te wijzigen.

3. De beslissing van de voorzitter op dit verzoek wordt uiterlijk één week voor het tijdstip van de zitting aan de klager en het verwerend bestuursorgaan meegedeeld.

4. De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijkingen toe te staan van de termijnen die genoemd zijn in het eerste tot en met het derde lid.

1. De zitting van de Klachtencommissie is openbaar.

2. De deuren worden gesloten indien de voorzitter van de Klachtencommissie of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet.

3. Indien de Klachtencommissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de zitting verzetten, vindt de zitting plaats achter gesloten deuren.

1. Het verslag als bedoeld in artikel 9:10 derde lid van de Algemene wet bestuursrecht wordt door middel van een geluidsopname vastgelegd. Daarnaast worden in een verkorte (schriftelijke) weergave van het verslag de namen van de aanwezigen* en hun hoedanigheid vermeld.

2. Op verzoek van een partij of indien de Klachtencommissie het van belang acht wordt naast een digitaal verslag een schriftelijk verslag gemaakt.

3. Het schriftelijke verslag houdt een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder ter zitting is voorgevallen.

1. Indien na afloop van de zitting maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, dan kan de voorzitter van de Klachtencommissie uit eigen beweging of op verlangen van de commissieleden dit onderzoek houden.

2. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de Klachtencommissie, het verwerend bestuursorgaan en de belanghebbenden toegezonden.

3. De leden van de Klachtencommissie, het verwerend bestuursorgaan en de belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voorzitter van de Klachtencommissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op zo'n verzoek.

4. Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

1. Het bestuursorgaan neemt kennis van het advies van de Klachtencommissie en neemt mede op basis van dit advies een besluit op de klacht.

2. Indien het bestuursorgaan afwijkt van het advies van de Klachtencommissie motiveert het bestuursorgaan de reden hiervoor.

3. Het bestuursorgaan, informeert de klager en de persoon over wiens handelen wordt geklaagd, binnen 10 weken of, na verdaging, binnen 14 weken na ontvangst van het klaagschrift. De informatie is schriftelijk en bevat een motivatie over zijn bevindingen van het onderzoek naar de klacht en over de conclusies die daaraan worden verbonden. De klachtencoördinator en de secretaris krijgen hiervan een afschrift.

4. De klager wordt meegedeeld dat hij, indien hij het niet eens is met de conclusie die uit het onderzoek is getrokken, zijn klacht kan voorleggen aan de Nationale Ombudsman, binnen een jaar na de ontvangst van de afdoeningsbrief.

1. De klachtencoördinator doet jaarlijks aan de burgemeester verslag over het aantal, aard en wijze van de klachten van het voorgaande jaar en hoe daar mee om is gegaan. Tevens doet hij verslag van de klachten die door de Nationale Ombudsman zijn behandeld.

2. De burgemeester biedt het jaarverslag, onder gelijktijdige (digitale) publicatie daarvan, aan het college van burgemeester en wethouders en aan de gemeenteraad aan.

1. De Klachtenverordening, vastgesteld op 24 januari 2012, wordt ingetrokken gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening.

2. De “Klachtenverordening Gemeente Langedijk 2018” treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking.