Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR644833
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR644833/1
Archiefverordening 2020 gemeente Súdwest-Fryslân
Geldend van 14-10-2020 t/m heden
Intitulé
Archiefverordening 2020 gemeente Súdwest-FryslânDe raad van de gemeente Súdwest-Fryslân;
Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 2 juni 2020;
Gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;
overwegende dat die wet een verordening voorschrijft die de zorg regelt van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het interne toezicht daarop;
besluit
vast te stellen de Archiefverordening 2020
Hoofdstuk I Definities
Artikel 1 Definities
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;
- b.
archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- c.
archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;
- d.
archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet aangewezen gemeentearchivaris;
- e.
beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel;
- f.
wet: de Archiefwet 1995.
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Artikel 3 Kwaliteitssysteem
Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.
Artikel 4 Middelen
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 5 Personeel
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 6 Beheervoorschriften
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.
Artikel 9 Archiefbewaarplaats
Het college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan.
Hoofdstuk III Toezicht en verantwoording
Artikel 10 Toezichthouder
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 11 Uitvoering toezicht
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.
Artikel 12 Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Artikel 13 Toegang tot archiefbescheiden
De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.
Artikel 14 In kennisstelling door de archivaris
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Artikel 15 Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.
Artikel 16 Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.
Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad
Artikel 17 Verslag van het college aan de raad over het beheer
Het college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 18 Intrekking
De Archiefverordening Súdwest-Fryslân 2018 wordt ingetrokken.
Artikel 19 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst .
Artikel 20 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2020 gemeente Súdwest-Fryslân .
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 24 september 2020,
mr. drs. J.A. de Vries, voorzitter
G.W. Stegenga, griffier
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl