Budgethoudersregeling gemeente Het Hogeland

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Het Hogeland;

• 2.

  hoofdbudgethouder: degene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen;

• 3.

  budgethouder: degene die verantwoordelijk is voor de aan hem/haar toegekende budgetten;

• 4.

  budgetbeheerder: degene die namens de budgethouder bevoegd is één of meer budgetten te beheren, waarbij de budgethouder verantwoordelijk blijft voor het totale aan hem/haar toegewezen budget;

• 5.

  budget: de middelen die via de programmabegroting of kredietverlening beschikbaar zijn voor het doen van uitgaven of het realiseren van inkomsten. Deze middelen zijn gekoppeld aan kostenplaatsen en investeringen;

• 6.

  investeringskrediet: de middelen die door de raad beschikbaar zijn gesteld om een investering te realiseren;

• 7.

  taakveld: een door de raad geautoriseerd onderdeel van een programma uit de begroting;

• 8.

  kostenplaats: een onderdeel van een taakveld uit de begroting op het niveau waarop het college stuurt;

• 9.

  medewerker: een ieder die werkzaam is bij de gemeente Het Hogeland op basis van een aanstelling als ambtenaar of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht dan wel op andere basis bij de gemeente Het Hogeland werkzaam is.

Artikel 2 Aanwijzing hoofdbudgethouder

• 1.

  Het college wijst de gemeentesecretaris als hoofdbudgethouder aan voor zover het niet de budgetten van de raad betreft.

• 2.

  Het college wijst de griffier aan als hoofdbudgethouder voor de budgetten die direct ten dienste van de raad en de griffie staan.

Artikel 3 Aanwijzing budgethouder

• 1.

  De hoofdbudgethouder wijst per budget een medewerker als budgethouder aan.

• 2.

  Bij de aanwijzing van budgethouders wordt het volgende in acht genomen:

• a.

  budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar. Per budget kan slechts één budgethouder verantwoordelijk zijn;

• b.

  medewerkers die handelen in opdracht van de gemeente en de te betalen prestatie leveren, kunnen niet worden aangewezen als budgethouder voor de betreffende dienst en levering;

• c.

  de functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van (concern)controller, de rol van budgetbeheerder of met een functie waarin een betaalopdracht kan worden gecreëerd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer van financiële systemen.

Artikel 4 Aanwijzing budgetbeheerder (PAV-ers)

• 1.

  De budgethouders kunnen één of meer budgetbeheerders (ook wel Prestatie Akkoord Verklaarders = PAV-ers) aanwijzen voor de aan hen toegewezen budgetten.

• 2.

  Medewerkers die handelen in opdracht van de gemeente en de te betalen prestatie leveren, kunnen niet worden aangewezen als budgetbeheerders voor de betreffende dienst en levering.

Artikel 5 Vervanging

• 1.

  De hoofdbudgethouder benoemt één of meer van de directieleden als vervanger.

• 2.

  De budgethouder benoemt een vervangend budgethouder die optreedt bij zijn/haar afwezigheid. Bij ontbreken van een aangewezen vervanger van de budgethouder wordt deze bij afwezigheid vervangen door de hoofdbudgethouder.

• 3.

  Bij afwezigheid van de budgetbeheerder worden de taken waargenomen door de budgethouder.

Artikel 6 Budgethouderregister

De aanwijzing van budgethouders en budgetbeheerders en de door hen aangewezen vervangers wordt bijgehouden in een register en verwerkt in de financiële administratie.

Artikel 7 Verantwoordelijkheden

• 1.

  De hoofdbudgethouder is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de beheersing van alle budgetten binnen de kaders van de programmabegroting.

• 2.

  De griffier is eindverantwoordelijk voor de budgetten die de raad en griffie ter beschikking staan.

• 3.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor:

• a.

  een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

• b.

  een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

• c.

  het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

• d.

  een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;

• e.

  het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit en het (laten) vaststellen dat de prestatie daadwerkelijk is geleverd.

• 4.

  De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de uitvoering van de taken en activiteiten behorende bij zijn/haar budgetten;

• b.

  indien van toepassing, het laten vastleggen van aangegane verplichtingen in de financiële administratie op de aan hem / haar toegewezen budgetten;

• c.

  het controleren van de factuur en het vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit en het vaststellen dat de prestatie daadwerkelijk is geleverd;

• d.

  het vastleggen van de prestatielevering in een onderbouwend document (bijvoorbeeld een pakbon, afleveringsbon, urenverantwoording, proces verbaal van oplevering etc.).

Artikel 8 Taken en bevoegdheden (hoofd)budgethouder

• 1.

  De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen onder de volgende randvoorwaarden:

• a.

  (meerjarige) financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat in de hiervoor vastgestelde (meerjaren)begroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;

• b.

  financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden;

• c.

  financiële verplichtingen vanaf € 250.000 tot € 500.000 (bedragen inclusief BTW) mogen slechts worden aangegaan na autorisatie door de hoofdbudgethouder of zijn vervanger;

• d.

  financiële verplichtingen vanaf € 500.000 (bedrag inclusief BTW) mogen slechts worden aangegaan na autorisatie door het college.

• 2.

  De verplichting wordt aangegaan met inachtneming van de wettelijke en interne regels voor inkoop en aanbestedingen en de mandaatregeling.

• 3.

  De (hoofd)budgethouder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen nadat is vastgesteld dat de gefactureerde werken zijn uitgevoerd, dan wel goederen of diensten zijn geleverd, de factuur correct is en voldoet aan de wettelijke eisen. Voor betalingen aan derden via automatische incasso’s is geen autorisatie vooraf door de budgethouder nodig.

• 4.

  Voorschotnota’s die betrekking hebben op verplichtingen vallende onder meerdere budgethouders kunnen door de financiële administratie rechtstreeks worden verantwoord ten laste van de budgetten van betreffende budgethouders. De eindafrekeningen van de voorschotnota’s worden gecontroleerd en geparafeerd door de budgethouders.

Artikel 9 Taken en bevoegdheden budgetbeheerder

• 1.

  Voor de budgetbeheerder zijn lid 1 en 2 van artikel 8 van overeenkomstige toepassing. In aanvulling geldt dat de budgetbeheerder bevoegd is financiële verplichtingen aan te gaan onder de volgende voorwaarden (bedragen inclusief BTW):

• a.

  tot maximaal € 50.000 op eigen titel;`

• b.

  van € 50.000 tot € 250.000 nadat autorisatie is verkregen door de budgethouder;

• 2.

  De budgetbeheerder accordeert gefactureerde en geleverde prestaties ten laste van de budgetten van de budgethouder. Deze accordering geeft aan dat is vastgesteld dat:

• a.

  de gefactureerde werken zijn uitgevoerd, dan wel de goederen of diensten zijn geleverd;

• b.

  de factuur correct is en voldoet aan de wettelijke eisen.

• 3.

  De budgetbeheerder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen tot € 5.000 nadat is vastgesteld dat de gefactureerde werken zijn uitgevoerd, dan wel goederen of diensten zijn geleverd, de factuur correct is en voldoet aan de wettelijke eisen. Voor betalingen aan derden via automatische incasso’s is geen autorisatie vooraf door de budgetbeheerder nodig.

• 4.

  De budgetbeheerder voorziet de budgethouder periodiek van een overzicht van de door hem of haar betaalbaar gestelde facturen tot € 5.000.

Artikel 10 Toereikendheid budgetten

• 1.

  Indien een budget niet toereikend is, wordt, na toestemming van de hoofdbudgethouder, door middel van een voorstel bij het college van burgemeester en wethouders en indien noodzakelijk de gemeenteraad aanvullende budgetruimte gevraagd. In dit voorstel wordt tevens de wijze van dekking aangegeven.

• 2.

  Overschrijdingen als gevolg van ‘open einde’ regelingen worden gerapporteerd via de eerstvolgende financiële rapportage.

• 3.

  Meevallers mogen niet worden gebruikt om extra uitgaven te doen maar vallen vrij ten gunste van de algemene middelen.

Artikel 11 Spoedeisende verplichtingen

• 1.

  In spoedeisende gevallen is de budgethouder bevoegd om verplichtingen aan te gaan zonder dat een (toereikend) budget aanwezig is.

• 2.

  De budgethouder oefent de in lid 1 bedoelde bevoegdheid slechts uit na de hoofdbudgethouder en de verantwoordelijk portefeuillehouder te hebben geraadpleegd.

• 3.

  Van een aangegane verplichting als bedoeld in lid 1 doet de budgethouder zo spoedig mogelijk mededeling aan het college onder vermelding van de noodzaak en een voorstel tot dekking.

Artikel 12 Budgetverschuivingen

• 1.

  De (hoofd)budgethouder is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen:

• a.

  in de lasten binnen één kostenplaats of in de baten binnen één kostenplaats;

• b.

  binnen een investeringskrediet.

• 2.

  Verschuivingen in de lasten tussen kostenplaatsen binnen één taakveld of in de baten tussen kostenplaatsen binnen één taakveld vergen goedkeuring door het college.

• 3.

  De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:

• a.

  stelposten en onvoorzien

• b.

  rente

• c.

  verrekeningen met reserves en voorzieningen

• d.

  kapitaallasten

• e.

  interne doorbelastingen

• 4.

  Een budgetverschuiving moet passen binnen de vastgestelde financiële kaders en beleidskaders.

• 5.

  Een verschuiving of vrijval die structureel van aard is moet in de eerstvolgende begroting als zodanig worden verwerkt.

Artikel 13 Verantwoording

• 1.

  De budgethouder legt verantwoording af aan de hoofdbudgethouder over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen van de aan hem/haar toegewezen budgetten conform de afspraken van de planning- en control cyclus.

• 2.

  De hoofdbudgethouder legt verantwoording af aan het college over de totale gemeentelijke financiële middelen.

• 3.

  De griffier legt verantwoording af aan de raad over de budgetten van de raad.

• 4.

  Ten aanzien van de verantwoording gelden de spelregels zoals vastgelegd in de “Financiële verordening gemeente Het Hogeland”.

Artikel 14 Slotbepalingen en inwerkingtreding

• 1.

  In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Budgethoudersregeling gemeente Het Hogeland 2020.

• 3.

  Deze regeling treedt in werking op 1 april 2020.