Instellingsbesluit van de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis, Nissewaard en Westvoorne houdende regels omtrent het instellen van de gemeenschappelijke regeling (Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos)

Geldend van 10-10-2020 t/m heden

Intitulé

Instellingsbesluit van de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis, Nissewaard en Westvoorne houdende regels omtrent het instellen van de gemeenschappelijke regeling (Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos)

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis, Nissewaard en Westvoorne;

Overwegende:

  • -

    dat samenwerking op het eiland Voorne-Putten op het terrein van ICT, Geo-informatie en telefonie vanuit oogpunt van continuïteit, efficiëntie, kwaliteit en doelmatigheid geboden is;

  • -

    dat voornoemde colleges om die reden de Gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos hebben getroffen;

  • -

    dat de Bedrijfsvoeringsorganisatie lid is geworden van de Werkgeversvereniging samenwerkende gemeentelijke organisaties (WSGO), zodat het personeel van de Bedrijfsvoeringsorganisatie daardoor valt onder de cao WSGO;

  • -

    dat artikel 20 van de Gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos hiertoe dient te worden gewijzigd;

  • -

    dat de colleges, na verkregen toestemming van hun raden, kunnen beslissen tot de hiervoor bedoelde wijziging van de gemeenschappelijke regeling.

gelet op:

  • -

    artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

gezien:

  • -

    de verkregen toestemming van de gemeenteraden van Brielle, Hellevoetsluis, Nissewaard en Westvoorne.

besluiten:

de Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos te wijzigen als volgt:

1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze Regeling en de daarop berustende besluiten wordt verstaan onder:

  • a.

    Bedrijfsvoeringsorganisatie: de rechtspersoon als bedoeld in artikel 3;

  • b.

    Bestuur: het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie, als bedoeld in artikel 14a van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

  • c.

    College(s): college(s) van burgemeester en wethouders van (één van) de gemeenten, waarvan het college/de colleges de Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos hebben ondertekend.

  • d.

    Deelnemer(s): college(s) van burgemeester en wethouders, dat/die de Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos heeft/hebben ondertekend.

  • e.

    Gedeputeerde Staten: gedeputeerde staten van Zuid-Holland;f.

  • f.

    Gemeente(n): de gemeente(n), waarvan het College/ de Colleges de Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos hebben ondertekend. g.

  • g.

    Raden: de gemeenteraden van de Gemeenten; h.

  • h.

    Regeling: de Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos;i.

  • i.

    Wet: Wet gemeenschappelijke regelingen;j.

  • j.

    Zittingsperiode: de periode dat een lid van een Deelnemer zitting heeft in het College van de desbetreffende Deelnemer.

Artikel 2 Belang

De Regeling wordt getroffen ter ondersteuning en uitvoering van de taken van de Deelnemers op het gebied van ICT, Geo-informatie en telefonie.

Artikel 3 Bedrijfsvoeringsorganisatie
  • 1. Er is een Bedrijfsvoeringsorganisatie, genaamd Syntrophos.

  • 2. De Bedrijfsvoeringsorganisatie is juridisch gevestigd te Spijkenisse ( gemeente Nissewaard).

  • 3. De Bedrijfsvoeringsorganisatie is een regionaal samenwerkingsverband van de Gemeenten.

Artikel 4 Doelstelling
  • 1. De Bedrijfsvoeringsorganisatie heeft tot doel:

    Het realiseren en behouden van de reeds aanwezige benodigde informatievoorzieningen en het efficiënte en professionele beheer daarvan ten behoeve van de deelnemende Gemeenten en de coördinatie van ICT- activiteiten in verband met de verdere ontwikkeling van de in de dienstverleningsovereenkomsten opgesomde activiteiten. Daarnaast kan de Bedrijfsvoeringsorganisatie met toestemming van het Bestuur eveneens werkzaamheden verrichten op voormeld terrein ten behoeve van niet-deelnemende organisaties.

  • 2. De invoering van de Regeling dient de volgende kwalitatieve doelstellingen te realiseren:

    • -

      verminderen kwetsbaarheid;

    • -

      vergroten slagkracht;

    • -

      ontwikkelingen en landelijke vereisten beter het hoofd bieden;

    • -

      beheersen van kosten(-stijgingen) en benodigde investeringen;

    • -

      verbeteren van de dienstverlening.

Artikel 5 Taken
  • 1. In het kader van de doelstelling heeft de Bedrijfsvoeringsorganisatie de volgende taken:

    • a.

      Aanschaf, ontwikkeling, onderhoud, beheer en exploitatie van data en telefonie, hardware, software, netwerk infrastructuren, applicaties, Geo-informatie, waaronder begrepen de registratie in het kader van BGT, BAG en WKPB, en alle overige ICT ondersteunende systemen.

    • b.

      Uitvoering van de in de dienstverleningsovereenkomsten opgenomen taken, alsmede wettelijke taken.

  • 2. De Bedrijfsvoeringsorganisatie gaat dienstverleningsovereenkomsten aan met de Deelnemers.

  • 3. Het Bestuur kan besluiten tot het aangaan van dienstverleningsovereenkomsten met niet-Deelnemers.

  • 4. Aan de Bedrijfsvoeringsorganisatie worden voor de realisatie van de in artikel 4 omschreven doelstelling alle bevoegdheden van regeling en bestuur gemandateerd, die nodig zijn voor de uitvoering van de in lid 1 genoemde taken.

  • 5. Ondermandaat is toegestaan, tenzij dat uitdrukkelijk is voorbehouden.

  • 6. De Deelnemers dragen geen bevoegdheden over aan de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

Artikel 6 Dienstverlening

Voor de ondersteunende diensten op het gebied van bedrijfsvoering en op facilitair gebied van personeel en organisatie, financiële zaken, juridische zaken, accommodatiebeheer en archiefbeheer, wordt een dienstverleningsovereenkomst gesloten met de gemeenten Nissewaard en Westvoorne.

2. Bestuur en voorzitter

Bestuur

Artikel 7 Bestuur

De Bedrijfsvoeringsorganisatie heeft een Bestuur.

Artikel 8 Samenstelling en zittingsduur
  • 1. Elk van de Deelnemers wijst uit zijn midden een lid aan dat hem in het Bestuur vertegenwoordigt.

  • 2. Een lid van het Bestuur wordt aangewezen voor de periode, dat hij lid is van het College van burgemeester en wethouders, dat hij vertegenwoordigt.

  • 3. Een lid van het Bestuur treedt af op de dag waarop het nieuw aangewezen lid van het Bestuur in functie treedt.

  • 4. Indien tussentijds binnen het Bestuur een plaats vacant of beschikbaar komt, wijst de Deelnemer, die het aangaat, in zijn eerstvolgende vergadering of als dit niet mogelijk is ten spoedigste daarna een nieuw lid aan.

  • 5. Hij, die ter vervulling van een tussentijdse vacature, als lid van het Bestuur wordt benoemd, treedt af op het tijdstip, waarop degene in wiens plaats hij is benoemd, zou hebben moeten aftreden.

  • 6. Een lid van het Bestuur kan te allen tijde ontslag nemen. Hij deelt zijn ontslag mee aan de Deelnemer die het aangaat. De desbetreffende Deelnemer doet mededeling van het ontslag aan het Bestuur. Het lid houdt zitting in het Bestuur totdat in de opvolging is voorzien.

  • 7. Voor ieder lid van het Bestuur wordt tevens ten minste één plaatsvervangend lid aangewezen door de Deelnemer, die het lid heeft aangewezen. Op plaatsvervangende leden zijn het tweede tot en met het zesde lid van dit artikel alsmede artikel 11, lid 6 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 9 Stemming en besluitvorming
  • 1. Het Bestuur vergadert tenminste viermaal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt, of tenminste één lid van het Bestuur zulks onder opgave van de te behandelen onderwerpen verzoekt. In het laatste geval vindt de vergadering plaats binnen twee weken nadat dit verzoek kenbaar is gemaakt.

  • 2. Het Bestuur kan beraadslagen en besluiten wanneer de meerderheid van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig of vertegenwoordigd is en een vertegenwoordiger van iedere gemeente aanwezig is.

  • 3. Het Bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen vast.

  • 4. De vergaderingen van het Bestuur worden met gesloten deuren gehouden, voor zover het Bestuur niet anders bepaalt.

  • 5. Anderen kunnen worden uitgenodigd om de vergaderingen van het Bestuur bij te wonen.

  • 6. Bij het nemen van besluiten door het Bestuur brengen de leden voor de gemeente die zij vertegenwoordigen ieder één stem uit. Het gewicht van de stemmen per lid is als volgt verdeeld:

    • -

      stem van het lid van de gemeente Brielle telt 1 keer;

    • -

      stem van het lid van de gemeente Hellevoetsluis telt 2 keer;

    • -

      stem van het lid van de gemeente Nissewaard telt 4 keer;

    • -

      stem van het lid van de gemeente Westvoorne telt 1 keer.

  • 7. Het Bestuur beslist bij meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen is een voorstel verworpen.

  • 8. Van het bepaalde in het zevende lid zijn uitgezonderd besluiten omtrent:

    • a.

      vaststelling van de begroting van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

    • b.

      wijziging van de begroting van de Bedrijfsvoeringsorganisatie vanaf € 250.000,00.

    Voor deze uitgezonderde onderwerpen geldt unanimiteit van stemmen.

Artikel 10 Bevoegdheden Bestuur
  • 1. Voor de vervulling van de in artikel 5 genoemde taken oefent het Bestuur de bevoegdheden uit die bij of krachtens de wet zijn toegekend aan de Deelnemers.

  • 2. Naast de uitoefening van de taken en bevoegdheden op grond van het elders in deze Regeling bepaalde is het Bestuur in elk geval belast met en bevoegd tot:

    • a.

      het vaststellen en wijzigen van de begroting van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

    • b.

      het vaststellen van de jaarrekening van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

    • c.

      het vaststellen van de jaarlijkse kadernota van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

    • d.

      het vaststellen van bestuursrapportages;

    • e.

      het vaststellen van de benodigde verordeningen en nota’s ten behoeve van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

    • f.

      de aanwijzing van een of meer accountants, bedoeld in artikel 35, zesde lid, van de Wet juncto artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

    • g.

      het beheer van de inkomsten en uitgaven van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

    • h.

      het vaststellen van rechtspositionele regelingen ten behoeve van het personeel;

    • i.

      benoeming, schorsing en ontslag van het personeel van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

    • j.

      het doen van voorstellen tot toetreding alsmede voorbereiding voor besluitvorming in geval van uittreding;

    • k.

      het voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratieve beroepsprocedures, het instellen van bezwaar en beroep alsmede het vragen om een voorlopige voorziening ten behoeve van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

    • l.

      het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen ten behoeve van de bedrijfsvoering van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

    • m.

      het behartigen van de belangen van de Bedrijfsvoeringsorganisatie bij andere overheden, instellingen, bedrijven of personen.

  • 3. Het Bestuur neemt alle conservatoire maatregelen en doet wat nodig is ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

  • 4. Een bevoegdheid kan niet worden overgedragen als de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet.

  • 5. Het Bestuur kan machtiging, volmacht en mandaat verstrekken voor de daarvoor in aanmerking komende uitvoerende bevoegdheden.

  • 6. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 31a, tweede lid, van de Wet kan het Bestuur besluiten tot het oprichten van en deelnemen in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties, en onderlinge waarborgmaatschappijen als dat bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang, maar niet voordat de Colleges zijn gevraagd om de Raden in de gelegenheid te stellen hun wensen en bedenkingen bij het Bestuur naar voren te brengen.

Artikel 11 Informatie- en verantwoordingsplichten
  • 1. Een lid van het Bestuur legt aan het College dat hem heeft aangewezen verantwoording af over het door hem in het Bestuur gevoerde en te voeren beleid, met inachtneming van artikel 16, vijfde lid, van de Wet. Het lid kan zowel mondeling als schriftelijk verantwoording afleggen.

  • 2. Een lid van het Bestuur verstrekt het College dat hem heeft aangewezen alle door een of meer leden van dat College gevraagde inlichtingen, met inachtneming van artikel 16, vijfde lid, van de Wet. De inlichtingen worden mondeling of schriftelijk verstrekt.

  • 3. Het Bestuur verstrekt door tussenkomst van de Colleges de Raden of de door een of meer leden van die Raden gevraagde inlichtingen. De inlichtingen worden schriftelijk verstrekt.

  • 4. Het Bestuur geeft daarnaast aan de Colleges en, door tussenkomst van de Colleges, aan de Raden ongevraagd alle inlichtingen die de Colleges en de Raden voor de uitoefening van hun taak nodig hebben. De inlichtingen worden schriftelijk verstrekt.

  • 5. Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de Raden, onverminderd het bepaalde in artikel 169 van de Gemeentewet.

  • 6. Een lid van het Bestuur kan door het College dat hem heeft aangewezen worden ontslagen.

Artikel 12 Kwaliteitsborging
  • 1. De Bedrijfsvoeringsorganisatie draagt zorg voor een kwalitatief goede en doelmatige uitvoering van de taken, zoals vermeld in artikel 5 van deze Regeling.

  • 2. Na overleg met het Bestuur komen de Colleges de volgende documenten overeen met het Bestuur:

    • a.

      de dienstverleningsovereenkomst (DVO)

    • b.

      de product-en dienstencatalogus (PDC);

    • c.

      de service level agreement (SLA);

  • 3. De product-en dienstencatalogus en service level agreement worden jaarlijks op hun actualiteit bezien. De dienstverleningsovereenkomst wordt periodiek, doch tenminste vierjaarlijks op actualiteit bezien.

  • 4. Er is een demand supply overleg (DSO). Dit overleg bestaat uit de demand managers van de Gemeenten en de directeur van Syntrophos.

  • 5. De taken van het demand supply overleg zijn in ieder geval:

    • a.

      Het gevraagd en ongevraagd adviseren van de Deelnemers en het Bestuur over de inhoud en de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst, de product-en dienstencatalogus en de service level agreement, alsmede over de levering en de uitvoering van diensten aan niet-Deelnemers;

    • b.

      Het voorbereiden van de besluiten van het Bestuur;

    • c.

      Het gevraagd en ongevraagd adviseren van de Deelnemers en het Bestuur over de uitvoering van de Regeling.

  • 6. De Bedrijfsvoeringsorganisatie maakt afspraken met de Gemeenten over de dienstverlening, inclusief een nadere regeling van verantwoordelijkheden en afspraken.

  • 7. De Bedrijfsvoeringsorganisatie hanteert een of meer kwaliteitssystemen.

  • 8. Indien sprake is van onvoldoende kwalitatief of onzorgvuldig c.q. onrechtmatig handelen van de Bedrijfsvoeringsorganisatie ten aanzien van één of meer Gemeenten als gevolg waarvan schade is ontstaan of dreigt te ontstaan, wordt dit door het Bestuur zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na het constateren van de geleden of dreigende schade, bij het betreffende College of de betreffende Colleges gemeld.

  • 9. Het Bestuur draagt zorg voor beperking en zo mogelijk het herstel van geleden schade.

  • 10. In het verlengde van hetgeen bepaald is in lid 7, draagt de Bedrijfsvoeringsorganisatie zorg voor een adequate verzekering van de risico’s die samenhangen met de uitvoering van zijn taken en die niet vallen onder de dekking van de aansprakelijkheidsverzekering van de Gemeenten.

  • 11. Over de wijze van afhandeling van aan (vertegenwoordigers van) de Bedrijfsvoeringsorganisatie toe te rekenen schade die in het kader van de uitvoering van de taken van de Bedrijfsvoeringsorganisatie is ontstaan, maar niet voor vergoeding door een verzekeraar in aanmerking komt, wordt besloten door het Bestuur, zulks onverlet de mogelijkheid voor een Gemeente om de Bedrijfsvoeringsorganisatie aansprakelijk te stellen en rechtsmaatregelen te treffen.

Voorzitter

Artikel 13 Aanwijzing en ontslag
  • 1. Telkens na de landelijke gemeenteraadsverkiezing worden de leden van het Bestuur door de Colleges aangewezen. In vervolg daarop wijst het Bestuur, gehoord de Colleges, de voorzitter aan en bepaalt daarbij de periode van het voorzitterschap indien deze korter is dan de periode tot de eerstvolgende gemeentraadsverkiezing.

  • 2. In afwijking van het eerste lid is vanaf de inwerkingtreding van de Regeling de voorzitter het door het College van Nissewaard aangewezen lid van het Bestuur tot aan de eerstvolgende gemeenteraadsverkiezing.

  • 3. Waarneming van het Bestuur wordt binnen het Bestuur opgelost.

  • 4. Het Bestuur beslist omtrent schorsing en ontslag van de voorzitter.

Artikel 14 Bevoegdheden voorzitter
  • 1. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het Bestuur.

  • 2. De voorzitter tekent samen met de secretaris alle stukken die van het Bestuur uitgaan.

  • 3. Voorts is de voorzitter, naast het leiden van de vergaderingen van het Bestuur, belast met:

    • a.

      het terstond ter tafel brengen van alle tot het Bestuur gerichte brieven en andere stukken;

    • b.

      het daadwerkelijk doen uitvoeren van de besluiten van het Bestuur;

    • c.

      het zo nodig instellen van een onderzoek, voordat bepaalde zaken ter overweging en beslissing worden voorgelegd aan het Bestuur.

Artikel 15 Vertegenwoordiging door de voorzitter
  • 1. De voorzitter vertegenwoordigt de Bedrijfsvoeringsorganisatie in en buiten rechte.

  • 2. De voorzitter kan de in het eerste lid bedoelde vertegenwoordiging opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon of personen.

  • 3. Indien de voorzitter behoort tot het bestuur van een gemeente die partij is in een rechtsgeding, waarbij de Bedrijfsvoeringsorganisatie is betrokken, wordt de Bedrijfsvoeringsorganisatie in dit rechtsgeding door een ander door het Bestuur aan te wijzen lid van dit Bestuur vertegenwoordigd.

3. Secretaris, directeur en personeel

Secretaris/directeur

Artikel 16 De secretaris
  • 1. De directeur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie fungeert als secretaris van het Bestuur.

  • 2. De secretaris is in de vergaderingen van het Bestuur aanwezig, tenzij het Bestuur anders beslist.

  • 3. De secretaris staat het Bestuur bij de uitoefening van zijn taak terzijde. De stukken die van het Bestuur uitgaan, worden door de secretaris medeondertekend.

  • 4. Het Bestuur voorziet in een vervangingsregeling ten aanzien van de secretaris.

Artikel 17 De directeur
  • 1. De directeur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie wordt door het Bestuur benoemd.

  • 2. Het Bestuur voorziet in een vervangingsregeling ten aanzien van de directeur.

  • 3. De bevoegdheid tot schorsing of ontslag van de directeur berust bij het Bestuur.

  • 4. De instructie van de directeur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie wordt door het Bestuur vastgesteld.

Artikel 18 Taken en bevoegdheden directeur
  • 1. De directeur is namens het Bestuur belast met de integrale dagelijkse leiding over de organisatie en de procesvoering ten aanzien van de (geïntegreerde) voorbereiding en uitvoering van de taken, als bedoeld in artikel 5.

  • 2. De directeur staat het Bestuur en de voorzitter bij in de hun opgedragen taken en kan gemachtigd worden om namens hen, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft, bepaalde besluiten te nemen en om bepaalde stukken die namens het Bestuur uitgaan namens het Bestuur te ondertekenen.

Personeel

Artikel 19 Aanstellen overig personeel/formatie
  • 1. De formatie van de ambtelijke organisatie wordt, binnen de door het Bestuur vastgestelde begroting, vastgesteld door het Bestuur.

  • 2. Het Bestuur regelt de inrichting en de organisatie van het ambtelijk apparaat van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

Artikel 20 Rechtspositie personeel
  • 1. De Bedrijfsvoeringsorganisatie is lid van de Werkgeversvereniging samenwerkende gemeentelijke organisaties (WSGO). Op het personeel is van toepassing de cao samenwerkende gemeentelijke organisaties (cao SGO).

  • 2. De bevoegdheden ten aanzien van het personeel worden uitgeoefend door het Bestuur, onverminderd het bepaalde in artikel 10, lid 5 en artikel 18, lid 2.

  • 3. Het Bestuur stelt, in aanvulling op de in lid 1. bedoelde cao, een Personeelshandboek vast.

4. Financiële bepalingen

Artikel 21 Financiële bijdragen
  • 1. Het Bestuur stelt een Bijdrageverordening vast. Deze verordening bevat in ieder geval nadere regels betreffende de wijze en in welke mate de Deelnemers financieel bijdragen aan de middelen van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

  • 2. Onderdeel van de in het vorige lid genoemde verordening is de financiële verdeelsleutel. Deze verdeelsleutel wordt vastgesteld door het Bestuur na instemming door de Colleges.

Artikel 22 Gemeentewet
  • 1. De artikelen 186 tot en met 213 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing, voor zover daarvan bij of krachtens de Wet niet is afgeweken.

  • 2. Het Bestuur stelt in dat kader de vereiste verordeningen vast.

  • 3. In de verordening op grond van artikel 212 van de Gemeentewet wordt in ieder geval geregeld dat minimaal één keer per jaar aan de Deelnemers de stand van zaken over de uitvoering van de begroting wordt gerapporteerd (financieel en inhoudelijk).

Artikel 23 Financiële verantwoordelijkheid
  • 1. Het Bestuur stelt een Financiële Verordening vast.

  • 2. De Gemeenten dragen er zorg voor dat de Bedrijfsvoeringsorganisatie te allen tijde overvoldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.

  • De door het Bestuur vastgestelde begroting is daarbij leidend.

  • 3. Indien een gemeente weigert deze uitgaven op de gemeentelijke begroting te zetten, doet het Bestuur onverwijld aan Gedeputeerde Staten het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 194 en 195 van de Gemeentewet.

Artikel 24 Kadernota

Het Bestuur zendt voor 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders van de begroting door tussenkomst van de Colleges aan de Raden.

Artikel 25 Zienswijzenprocedure en vaststelling begroting
  • 1. Het begrotingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.

  • 2. Het Bestuur zendt de ontwerpbegroting ten minste acht weken voordat deze door het Bestuur wordt vastgesteld door tussenkomst van de Colleges toe aan de Raden.

  • 3. De ontwerpbegroting wordt door de Colleges voor een ieder ter inzage gelegd en algemeen (digitaal) verkrijgbaar gesteld.

  • 4. De Raden kunnen bij het Bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.

  • 5. Het Bestuur stelt de begroting vast uiterlijk 15 juli van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient.

  • 6. Na vaststelling van de begroting zendt het Bestuur de begroting aan de Raden, die ter zake bij Gedeputeerde Staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

  • 7. Het Bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan Gedeputeerde Staten.

  • 8. De begroting kan zo nodig in de loop van het kalenderjaar worden gewijzigd, met dien verstande dat in dat geval inzending aan Gedeputeerde Staten niet voor 1 augustus hoeft plaats te vinden.

  • 9. Het bepaalde in het tweede, derde, vierde en zesde lid is van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting vanaf € 250.000,00 gedurende het jaar waarvoor de begroting geldt.

Artikel 26 Jaarrekening
  • 1. Het Bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

  • 2. Het Bestuur zendt voor 15 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, door tussenkomst van de Colleges een voorlopige jaarrekening aan de Raden. De Raden kunnen bij het Bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie hun zienswijzen over de voorlopige jaarrekening naar voren brengen.

  • 3. Het Bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 27 Reserves en voorzieningen
  • 1. Reserves en voorzieningen worden overeenkomstig de door het Bestuur daartoe uitgevaardigde richtlijnen gevormd. Deze richtlijnen zijn opgenomen in de door het Bestuur vast te stellen Nota reserves en voorzieningen.

  • 2. Deze nota behoeft voorafgaande goedkeuring van de Colleges en Raden.

5. Toetreding, uittreding, wijziging en opheffen

Artikel 28 Toetreding
  • 1. Toetreding tot de Regeling vindt plaats bij daartoe strekkende eensluidende besluiten van de Deelnemers alsmede het college van de potentieel deelnemende gemeente, na verkregen toestemming van de Raden en de raad van de potentieel deelnemende gemeente.

  • 2. Het Bestuur doet een voorstel aan de Deelnemers tot toetreding en regelt daarbij de voorwaarden die aan de toetreding zijn verbonden. Tot deze voorwaarden behoort in ieder geval hetgeen op grond van artikel 12 is geregeld en van kracht is voor en in het jaar van toetreding.

  • 3. Het Bestuur stelt een toetredingssom vast voor toetreding en de bijdrage na de toetreding. De gevolgen van de toetreding worden in de Bijdrageverordening verwerkt.

  • 4. De toetreding treedt in werking op een in overleg tussen het Bestuur en de toetredende deelnemer(s) te bepalen tijdstip, dat niet ligt voor het tijdstip waarop de in het eerste lid genoemde besluiten zijn genomen en bekendgemaakt.

  • 5. Indien toetreding plaatsvindt door een orgaan, dat ingevolge de Wet tot toetreding bevoegd is, anders dan een college van burgemeester en wethouders, zijn de voorgaande leden van overeenkomstige toepassing. Indien een ander orgaan, dan een college van burgemeester en wethouders, toetreedt tot de Regeling dient te worden bezien of dit leidt tot technische aanpassingen van de Regeling en de daarmee samenhangende regelingen en uitvoeringsbesluiten.

Artikel 29 Uittreding
  • 1. Iedere Deelnemer kan besluiten tot uittreding uit deze Regeling. Uittreding kan niet eerder plaats vinden dan zes jaar na de omzetting in een Bedrijfsvoeringsorganisatie, dan wel zes jaar na toetreding tot de Regeling. Bij het nemen van het besluit wordt artikel 1 van de Wet in acht genomen.

  • 2. Uittreding geschiedt per 31 december van het jaar volgende op het tweede jaar waarin het besluit tot uittreding is genomen. Dit geldt niet wanneer de Deelnemers hierover andere afspraken maken.

  • 3. Alvorens een Deelnemer tot een besluit tot uittreding komt, wordt over het voornemen daartoe overleg met de andere Colleges gevoerd.

  • 4. In het voornemen als bedoeld in het derde lid worden de motieven gegeven op grond waarvan de Deelnemer wenst uit te treden.

  • 5. Het besluit als bedoeld in het eerste lid wordt terstond ter kennis gebracht aan het Bestuur.

  • 6. De uittredende Deelnemer betaalt de schade die de achterblijvende Deelnemers als gevolg van de uittreding lijden. De uittredingssom wordt door een bindend advies vastgesteld door een commissie van drie onafhankelijke deskundigen die worden aangewezen door het Bestuur. Het Bestuur regelt de overige gevolgen van de uittreding.

  • 7. Een uittredende Deelnemer kan geen recht doen gelden op de overdracht van enig eigendom van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

  • 8. Van elk definitief besluit tot uittreding wordt terstond kennis gegeven aan de overige Colleges en hun Raden en Gedeputeerde Staten.

Artikel 30 Wijziging
  • 1. Een voorstel aan de Deelnemers tot wijziging van deze Regeling kan worden gedaan door het Bestuur of door tenminste één van de Deelnemers.

  • 2. De Deelnemers dienen met eensluidende besluiten unaniem in te stemmen met een besluit tot wijziging van deze Regeling met inachtneming van artikel 1 van de Wet.

  • 3. De wijziging van de Regeling treedt niet eerder in werking dan nadat deze door de Bedrijfsvoeringsorganisatie bekend is gemaakt.

Artikel 31 Opheffing
  • 1. De Regeling kan worden opgeheven bij daartoe strekkende gelijkluidende besluiten van alle Deelnemers met inachtneming van artikel 1 van de Wet.

  • 2. Het Bestuur stelt, de Raden van de Deelnemers gehoord, binnen zes maanden na de in lid 1 genoemde besluiten, een liquidatieplan vast en regelt de vereffening van het vermogen.

  • 3. De Bedrijfsvoeringsorganisatie blijft , zo nodig, na het tijdstip van de beëindiging in functie totdat de liquidatie is afgerond.

6. Archiefbescheiden

Artikel 32 Archief
  • 1. Het Bestuur is belast met de zorg voor de archiefbescheiden van de Regeling, met inachtneming van het bepaalde in de Archiefwet 1995.

  • 2. Ter uitvoering van het in het eerste lid bepaalde, stelt het Bestuur een archiefverordening vast, die aan Gedeputeerde Staten wordt medegedeeld.

  • 3. De kosten, verbonden aan de uitoefening van de in het eerste lid bedoelde zorg, komen ten laste van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

  • 4. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden wijst het Bestuur een archiefbewaarplaats en een e-depot aan.

  • 5. De secretaris van het Bestuur is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de Regeling, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats of het e-depot.

  • 6. Ten aanzien van de in het vorige lid genoemde archiefbescheiden, is, onder de bevelen van het Bestuur, de archivaris belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995. Met betrekking tot dit toezicht bevat de verordening als bedoeld in het tweede lid de nodige bepalingen.

  • 7. Het Bestuur benoemt als archivaris de door het bestuur van het Streekarchief aangestelde archivaris.

7. Geschillen en klachten

Artikel 33 Geschillenregeling
  • 1. In geval van geschillen als bedoeld in artikel 28 van de Wet geldt eerst de in dit artikel beschreven procedure, alvorens het geschil wordt voorgelegd aan Gedeputeerde Staten.

  • 2. Indien een geschil ontstaat treden het Bestuur en het College van de betreffende Gemeente(n) terstond met elkaar in overleg om het geschil verder te verkennen en op te lossen.

  • 3. Als onderling het geschil niet opgelost kan worden, wijst iedere partij een deskundige aan. Deze deskundigen brengen gezamenlijk een advies uit aan het Bestuur over de mogelijkheden om partijen tot overeenstemming te brengen. Voorafgaand aan het advies hoort de commissie de bij het geschil betrokken bestuursorganen.

  • 4. Na ontvangst van het advies treden de in het tweede lid bedoelde partijen in overleg teneinde te trachten tot een oplossing te komen. Indien het overleg niet tot een oplossing leidt, is elk van de partijen vrij om het geschil overeenkomstig artikel 28 van de Wet voor te leggen aan Gedeputeerde Staten.

  • 5. De kosten van de adviescommissie worden in gelijke delen door de conflicterende partijen gedragen.

Artikel 34 Klachtenregeling
  • 1. Overeenkomstig hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht kan een ieder een klacht indienen bij het Bestuur over gedragingen van het Bestuur en de medewerkers van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

  • 2. Het Bestuur stelt een interne klachtenregeling vast.

  • 3. Het Bestuur voorziet in een externe klachtenprocedure.

8. Slot- en overgangsbepalingen

Artikel 35 Duur Regeling
  • 1. Deze Regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

  • 2. Het College van de gemeente Nissewaard zendt de Regeling naar Gedeputeerde Staten.

  • 3. Het College bedoeld in het vorige lid draagt tevens zorg voor bekendmaking van de Regeling overeenkomstig het bepaalde in artikel 26 van de Wet.

  • 4. Het tweede en derde lid van dit artikel zijn van toepassing op besluiten tot wijziging en opheffing van deze Regeling alsmede op besluiten tot toetreding en uittreding.

  • 5. De Deelnemers nemen de Regeling op in het door hen bij te houden register als bedoeld in artikel 27 van de Wet.

Artikel 36 Werking besluiten van het voormalig algemeen en dagelijks bestuur
  • 1. Besluiten van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Syntrophos van vóór de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Syntrophos in die van Bedrijfsvoeringsorganisatie, waarbij taken of bevoegdheden zijn overgedragen aan het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Syntrophos komen te vervallen.

  • 2. Door het algemeen of dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Syntrophos vastgestelde mandaatbesluiten van vóór de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Syntrophos in die van Bedrijfsvoeringsorganisatie blijven van kracht en worden geacht te zijn vastgesteld door het Bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

Artikel 37 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze Regeling of de Wet niet voorziet, beslist het Bestuur.

Artikel 38 Inwerkingtreding

Deze Regeling treedt in werking op 1 juli 2020.

Artikel 39 Citeertitel

De Regeling wordt aangehaald als: “Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos” of “GR Syntrophos”.

Ondertekening

Opgemaakt in viervoud en aldus vastgesteld op 1 juli 2020.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Brielle,

de secretaris,

N. van Waart

de burgemeester,

G. Rensen

Burgemeester en wethouders van de gemeente Hellevoetsluis,

de loco-secretaris,

S.J.A Bronsveld

de burgemeester,

M.C. Junius

Burgemeester en wethouders van de gemeente Nissewaard,

de secretaris,

M.L.M. Weerts

de burgemeester,

F. van Oosten

Burgemeester en wethouders van de gemeente Westvoorne,

de loco-secretaris,

P.A. van de Wurff

de burgemeester,

P.E. de Jong