Budgethoudersregeling Omgevingsdienst Rivierenland 2018

Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Rivierenland;

Gelet op;

– artikel 13 van de Financiële verordening Omgevingsdienst Rivierenland;

Besluit vast te stellen de;

Budgethoudersregeling Omgevingsdienst Rivierenland 2018

• 0.

  Algemeen

Op basis van artikel 13 van de Financiële verordening Omgevingsdienst Rivierenland geeft deze regeling aanvullende beleidsregels op het gebied van het budgetbeheer.

1. Inleidende bepalingen

Artikel 1 Definities

In de regeling wordt verstaan onder:

2. Aanwijzing van budgethouders

Artikel 2 Hoofdbudgethouder

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur wijst op basis van het mandaatbesluit een hoofdbudgethouder aan die verantwoordelijk is voor de door het van Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties goedgekeurde begroting voor alle lasten en baten.

• 2.

  De hoofdbudgethouder is voor het Dagelijks Bestuur aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem toevertrouwde budgetten per programma.

• 3.

  Alle in deze regeling opgenomen bepalingen voor budgethouders zijn van overeenkomstige toepassing op de hoofdbudgethouder.

• 4.

  De hoofdbudgethouder ziet erop toe, dat voor alle afzonderlijke productbudgetten budgethouders worden aangewezen.

• 5.

  Het ondermandaat van verantwoordelijkheden is uitsluitend mogelijk aan een of meer medewerkers op het hiërarchisch naast lagere niveau. Voor elke ondermandatering wordt schriftelijk kennis gegeven aan het hiërarchisch naast hogere niveau en de controller.

Artikel 3 Budgethouder

• 1.

  Per product wordt een budgethouder aangewezen als verantwoordelijke, zoals in bijlage 1 ‘Aanwijzing Budgethouders’ is opgenomen.

• 2.

  De budgethouder kan de toegewezen productbudgetten niet door mandateren.

• 3.

  De producten zijn niet deelbaar tussen budgethouders.

3. Verantwoordelijkheden

Artikel 4 Aanvullende voorschriften

De directeur kan, na advies van de controller, per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgetbeheerders over de administratieve vastlegging en verantwoording.

Artikel 5 Paragrafen

• 1.

  De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de paragrafen zoals in de bijlage 1 ‘Aanwijzing budgethouders’ is opgenomen.

Artikel 6 Budgethouder

• 1.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing en uitvoer van de aan hem toegewezen producten.

• 2.

  De budgethouder is bevoegd tot het doen van uitgaven ten laste van de budgetten waartoe hij in de begroting is geautoriseerd , met in achtneming van het bepaalde in artikel 7.

• 3.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de realisatie van de in de begroting geraamde inkomsten ten aanzien van de aan hem toegewezen budgetten.

• 4.

  Bij afwezigheid wordt de budgethouder vervangen door een collega budgethouder zoals verwoord in de vervangingsregeling.

4. Bevoegdheden en verplichtingen

Artikel 7 Aangaan van verplichtingen en betalingen

• 1.

  De budgetbeheerders zijn namens het Dagelijks Bestuur, met inachtneming van de mandaatregeling, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:

• a) tot maximaal de desbetreffende productbudgetten, waarvoor hen een machtiging is verstrekt;

• b) tot maximaal het saldo van de voorziening waarvoor hen een machtiging is verstrekt, met inachtneming van de geldende nota reserves en voorzieningen. Voor reserves geldt het budget dat in de exploitatie is geraamd.

• c) tot maximaal het bedrag van het door het Algemeen Bestuur vastgestelde en door het Dagelijks Bestuur beschikbaar gestelde investeringskrediet waarvoor hem een machtiging is verstrekt.

• d) Onverlet het bovenstaande dient bij een verplichting en/of factuur die hoger is dan € 30.000 de hoofdbudgethouder mee te paraferen.

• 2.

  Bij het aangaan van betalingsverplichtingen worden minimaal de geldende regels met betrekking tot de administratieve organisatie, interne controle en het inkoopbeleid van de Omgevingsdienst Rivierenland gevolgd.

• 3.

  De budgethouder tekent facturen voor akkoord ten aanzien van het budget.

• 4.

  De budgethouder dient zoveel mogelijk een derde aan te wijzen om te tekenen voor akkoord ten aanzien van levering. Indien dit onmogelijk is kan de budgethouder zelf tekenen voor levering.

• 5.

  De budgethouder draagt er zorg voor dat de inkomende facturen, gecodeerd op grootboeknummer en grootboekrekening, ondertekend en voor het verstrijken van de betalingstermijn(en) aan de financiële administratie worden aangeleverd.

• 6.

  Indien een crediteur niet bekend is in de financiële administratie wordt bij gerede twijfel door de administratie gecontroleerd op NAW-gegevens in combinatie met het rekeningnummer, alvorens tot betaling kan worden overgegaan.

Artikel 8 Verschuiven van exploitatiebudgetten

• 1.

  Het verschuiven van budget voor bestaand beleid kan gedurende het boekjaar plaatsvinden, maar hierop zijn verschillende bevoegdheden van toepassing:

• a) De budgethouder kan binnen zijn toegewezen producten de budgetten verschuiven. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde activiteiten en prestaties van het betrokken product worden uitgevoerd.

• b) De hoofdbudgethouder kan op voorstel van de budgethouder budgetten schuiven tussen producten die binnen één programma vallen. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde en in het programma benoemde (maatschappelijke) effecten worden bereikt.

• c) De onder b genoemde bevoegdheid geldt niet voor de investeringskredieten.

Artikel 9 Verschuiven van investeringskredieten

Het verschuiven van investeringskredieten is een bevoegdheid van het Dagelijks Bestuur, mits dit geen nadelige budgettaire effecten heeft op de exploitatiebudgetten.

5. Planning, rapportage en verantwoording

Artikel 10 Advisering

• 1.

  De budgethouder adviseert het Dagelijks Bestuur door middel van de planning en control instrumenten en/of beleidsnotities, hij doet dit onder verantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder.

• 2.

  De budgethouder rapporteert periodiek over de door hem gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen lasten en/of baten, afwijkingen in prestatie-eenheden, analyses, en overige kerncijfers.

• 3.

  Binnen drie maanden na afloop van een project dient het projectbudget te worden afgesloten. De rapportage hiervan wordt opgenomen in de jaarrekening.

Artikel 11 Decharge

• 1.

  Met de jaarstukken legt de directeur aan het Dagelijks Bestuur verantwoording af van het gevoerde beleid.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur verleent aan de directeur decharge door het aanbieden van de jaarstukken aan het Algemeen Bestuur.

• 3.

  Door vaststelling van de jaarstukken door het Algemeen Bestuur wordt ook het Dagelijks Bestuur decharge verleend.

• 7.

  Slotbepalingen

Artikel 12

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het Dagelijks Bestuur.

Artikel 13 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling treedt in werking een dag na bekendmaking.

• 2.

  De stukken voor het begrotingsjaar 2018 en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze regeling.

• 3.

  De ‘Budgethoudersregeling Omgevingsdienst Rivierenland 2014’ wordt gelijktijdig ingetrokken.

Artikel 14 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling Omgevingsdienst Rivierenland 2018”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 17 september 2018.

de voorzitter, de secretaris,

C.A.H. Zondag, A. Schipper

Bijlage 1: Aanwijzing budgethouders

Toelichting op de artikelen

Artikel 1

In artikel 1 worden de definities gegeven zoals deze in de regeling worden gehanteerd.

Artikel 2

In dit artikel wordt het mandaat van de uitvoering van de programmabegroting bij de hoofdbudgethouder gelegd en de taken die hieraan zijn verbonden vastgelegd.

Artikel 3

Dit artikel bevat de aanwijzing van de budgethouders. Per product wordt een budgethouder aangewezen. Binnen een product kunnen niet twee budgethouders verantwoordelijk zijn. Zodat voor het bestuur, de hoofdbudgethouder en de ambtelijke organisatie duidelijk is wie verantwoordelijk is voor een product.

Artikel 4

In dit artikel wordt de bevoegdheid aan de directeur gegeven om aanvullende instructies te geven. Hierbij kan worden gedacht aan nadere regels voor het rapporteren bij de P&C-instrumenten.

Artikel 5

Artikel 5 is opgenomen om een duidelijk aanspreekpunt te hebben voor de ambtelijke organisatie en het bestuur ten aanzien van de paragrafen.

Artikel 6

In dit artikel is verwoord op welke manier de budgethouder voor de aan hem toegewezen budgetten verantwoordelijk is. Hij mag uitgaven doen tot de omvang van het budget en voor de budgetten die hem zijn toegewezen

Lid 4 regelt de vervanging bij ziekte of vertrek e.d.

Artikel 7

Dit artikel geeft de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen, het geven van opdrachten en betalen van facturen. Er wordt in dit artikel onderscheid gemaakt tussen levering (het ontvangen van goed, dienst of werk) en het budget. Uitgangspunt is dat de budgethouder verantwoordelijk is voor budget. Voor de levering dient zoveel mogelijk een derde te tekenen van binnen de organisatie die de levering kan beoordelen. Indien het bedrag van de verplichting of factuur groter is dan € 30.000 dient de hoofdbudgethouder mee te paraferen.

Artikel 8

Het Algemeen Bestuur autoriseert op programma niveau de budgetten. Hierdoor is het mogelijk binnen de kaders van een programma met budgetten te schuiven. Hierbij dient in het oog te worden gehouden dat het budget niet het uitgangspunt is maar een combinatie van budget, activiteiten en prestaties. Met budgetten kan worden geschoven indien de afgesproken prestaties worden gerealiseerd. Als dit niet kan worden bereikt, dient de verschuiving aan het Algemeen Bestuur te worden voorgelegd. Voor het schuiven van budgetten binnen programma’s zijn de volgende kaders gesteld:

• •

  Budgettair neutraal

• •

  Beoogde activiteiten en prestaties wijken niet af

• •

  Valt binnen 1 boekjaar

• •

  Vrijvallende kapitaallasten kunnen niet worden verschoven

Artikel 9

Legt de bevoegdheid van het schuiven van budgetten tussen investeringen vast. Dit is een bevoegdheid van het Dagelijks Bestuur, zolang dit geen nadeel oplevert in de exploitatiebudgetten.

Artikel 10

Legt de P&C-cyclus vast voor de ODR en de bijbehorende verantwoordelijkheden. Geeft de budgetbeheerder de opdracht om te rapporteren over de stand van zaken en gegevens aan te leveren ten behoeven van het P&C-instrumentarium.

Artikel 11

Legt het decharge-regime vast voor de omgevingsdienst.

Artikel 12

Als er zich gebeurtenissen voordoen waarin deze regeling of andere regelingen niet voorziet, kan het Dagelijks Bestuur een besluit nemen.

Artikel 13

Het artikel bepaalt dat de regeling van toepassing is op alle stukken van het genoemde begrotingsjaar en latere jaren.

Artikel 14

Citeertitel geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze regeling moet worden verwezen.