Instructie voor de griffier gemeente Best 2020

1. De griffier is de eerste adviseur van de gemeenteraad en zijn commissies, het presidium, het seniorenconvent en de raadsvoorzitter.

2. De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van en advisering aan de leden van de raad.

3. De griffier draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad via de in de gemeente gebruikelijke kanalen de informatie krijgen die zij nodig hebben voor de uitoefening van het raadslidmaatschap.

4. De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, interpellaties, het stellen van (schriftelijke) vragen en dergelijke.

5. De griffier bewaakt de budgetten van de begrotingsposten die de raad, zijn commissies en de raadsgriffie aangaan.

6. De griffier voert de werkzaamheden uit die hem worden opgedragen in de overige gemeentelijke verordeningen en het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad.

1. De griffier ondersteunt de raad, zijn commissies en de voorzitter(s) bij het vaststellen van de (voorlopige) agenda van de raadsvergaderingen, de raadssessies en overige raadsbijeenkomsten.

2. De griffier draagt zorg voor een jaarplanning van de raadsvergaderingen.

1. De griffier staat de voorzitter van de raad terzijde bij de zorg voor een gedegen voorbereiding en een goed verloop van vergaderingen.

2. De griffier ondersteunt de voorzitters van de raadssessies en andere gremia bij een goede voorbereiding en een goed verloop van vergaderingen.

1. De griffier draagt zorg voor het tijdig ter beschikking stellen van de voorlopige agenda’s, verslagen/besluitenlijsten en overige stukken aan raadsleden voor vergaderingen die onder verantwoordelijkheid van het presidium worden belegd.

2. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raad en zijn commissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

3. De griffier registreert de ingediende moties en amendementen en de toezeggingen die door het college van B & W gedaan worden in de raadsvergaderingen en ziet er op toe dat het college over de afdoening hiervan rapporteert aan de raad.

4. De griffier is secretaris van het presidium en het seniorenconvent.

5. De griffier draagt zorg voor het opstellen van een verslag van de bijeenkomsten van het presidium en het seniorenconvent.

1. De griffier is verantwoordelijk voor de externe communicatie van de raad.

2. De griffier draagt zorg voor het verstrekken van informatie aan burgers van de gemeente inzake de werkwijze van de raad en de mogelijkheden om contact te leggen met de raad.

3. De griffier verleent ondersteuning aan inwoners en instellingen die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad.

1. De griffier voert periodiek overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

2. De griffier voert periodiek overleg met de voorzitter(s) van de door de raad ingestelde commissies en overige gremia waar onder rekenkamercommissie en auditcommissie.

3. De griffier onderhoudt contacten met de (voorzitters van) de auditcommissie, de rekenkamercommissie en overige door de raad ingestelde commissies.

4. De griffier onderhoudt contacten en netwerken met andere griffiers en overige externe partners en behartigt de belangen van de raad in de regionale samenwerking.

1. De griffier geeft leiding aan de andere bij de griffie werkzame werknemers.

2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

3. De griffier ziet toe op een zorgvuldige uitvoering van de taken van de griffie zoals aangegeven in een jaarplan dat in overleg met de werkgeverscommissie van de griffier wordt vastgesteld.

1. De raad is het bevoegd gezag over de griffier en diens medewerkers en bepaalt zelf op welke wijze de griffier verantwoording aan hem aflegt. Nadere regels hierover worden gesteld in de verordening op de werkgeverscommissie raadsgriffie gemeente Best.

2. De griffier kan een of meer van zijn taken laten uitvoeren door personeel dat werkzaam is op de griffie. De griffier is verantwoordelijk voor alle door of namens hem verrichtte werkzaamheden.

1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie en/of de voorzitter van de raad. Indien noodzakelijk wordt over de uitslag van het overleg informatie verstrekt aan het presidium.

2. Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling onder gelijktijdige intrekking van de Instructie voor de griffier, vastgesteld op 26 mei 2003.