Informatieverordening gemeente Apeldoorn 2020

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

De Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) legt de zorg voor de archiefbescheiden, in de huidige context informatie genoemd, van de gemeentelijke overheidsorganen , alsmede van de gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt zonder openbaar lichaam en/of die taken in mandaat uitvoert en waarvan de gemeente als centrumgemeente fungeert, bij burgemeester en wethouders. Zie hiervoor Archiefwet artikel 30, eerste lid, in samenhang met artikel 1, onderdeel b. Artikel 30 bevat bovendien de opdracht voor de gemeenteraad om een verordening vast te stellen, die aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld, overeenkomstig waarvan burgemeester en wethouders deze zorgplicht moeten uitvoeren. Uiteraard tevens met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet.

Verder bevat artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet een opdracht aan de gemeenteraad om bij verordening regels te stellen ten aanzien van het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens Archiefwet door de gemeentearchivaris ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Aspecten die al in deze ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die automatisch doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld.

Begrippen

Deze verordening bevat geen begripsbepalingen, omdat de tekst van de verordening zo kort is dat voluit schrijven de voorkeur heeft. Daarnaast zijn er begrippen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn, zoals ‘archiefbescheiden’. Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening. Ten aanzien van andere in het verleden wel opgenomen begrippen geldt dat het gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden, zoals b.v. ‘gemeentearchivaris’, of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen in deze sterk gedereguleerde verordening zoals ‘beheerder’.

Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Dit is echter niet het geval, zoals ook blijkt uit een nauwkeurige definiëring van het begrip in artikel 1, onder c, van de Archiefwet waarbij gesteld wordt dat een bepaling over archiefbescheiden steeds ‘ongeacht hun vorm’ is. Daarom wordt in deze verordening voor de verouderde term ‘archiefbescheiden’ de term ‘informatie’ gebruikt.

Zorg en beheer

Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 1 van deze verordening – wordt hieronder verstaan de kaderstellende bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van informatie die daarvoor in aanmerking komt, op een wijze waarmee de duurzame, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze informatie op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van informatie: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.

Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

Raadplegen informatie, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.

De informatie die in een archiefbewaarplaats berust is volgens artikel 14 van de Archiefwet openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die informatie kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. De tarieven die hiervoor in rekening worden gebracht zijn opgenomen in de Legesverordening.

Artikelsgewijs

Artikel 1 Zorgplicht burgemeester en wethouders

Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van burgemeester en wethouders.

Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor burgemeester en wethouders om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

Eerste lid

Dit onderdeel verplicht burgemeester en wethouders ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels, zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’, worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van informatie van de gemeentelijke organen.

Tweede lid

De zorg voor informatie staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het gemeentelijk informatiebeleid in brede zin. Burgemeester en wethouders dienen de zorg voor informatie dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen.

Artikel 2 Taken gemeentearchivaris

Gezien de omvang van het beheer van de informatie die is opgenomen in de archiefbewaarplaats en de toenemende complexiteit en omvang van de informatie die nog niet daarheen is overgebracht, is het van algemeen belang dat het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte informatie wordt uitgeoefend door een bij de Archiefwet artikel 32, derde lid benoemde gemeentearchivaris. Zijn taken zijn vastgelegd in de Archiefwet artikel 32, lid 1 en 2. Wanneer er geen bij de Archiefwet benoemde gemeentearchivaris is, dan berust de beheer- en toezichttaak bij de gemeentesecretaris.

Eerste lid

Het verslag van de gemeentearchivaris heeft mede tot doel de versterking van het horizontale toezicht door de gemeenteraad op de zorg over en het beheer van archiefbescheiden conform de Archiefwet.

Tweede lid

Op grond van het tweede lid kan de gemeentearchivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.

Artikel 3 Verantwoording door burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad tenminste tweejaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

• a.

  het verslag van de gemeentearchivaris,

• b.

  de op verzoek of eigen initiatief van de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, zo die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging betrekking heeft. Hierdoor wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.

Het verslag van de gemeentearchivaris kan tevens worden gebruikt om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren. Dit toezicht is geregeld in de Wet revitalisering generiek toezicht. Gedeputeerde staten hebben onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124h. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan artikel 124h – stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat gemeenten niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die burgemeester en wethouders in het kader van hun horizontale verantwoording aan de gemeenteraden aanbieden.

Artikel 4 Opname in de archiefbewaarplaats van informatie van particulieren

Veel particulieren en privaatrechtelijke instellingen, zoals personen, families, bedrijven, verenigingen, geloofsgenootschappen, particuliere instellingen en stichtingen, hebben informatie (documenten, foto’s, prenten e.d.) met belangrijke historische waarde. Deze kan een goede aanvulling zijn voor de collectie van het gemeentearchief en kan daarmee een bredere kijk geven op het beeld van de maatschappij. Tevens kan informatie van particulieren een aanvulling vormen op overheidsarchieven over bijzondere gebeurtenissen of kwesties die van historisch belang zijn. Als informatie van particulieren deze waarde heeft en opname naar het oordeel van de gemeentearchivaris gewenst is, kan deze op grond van dit artikel worden opgenomen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De eigenaar van de informatie bepaalt de vorm van overdracht aan de gemeente (schenking, bruikleen of inbewaringgeving). Afspraken over o.a. de openbaarheid kunnen worden vastgelegd in een overeenkomst tussen de eigenaar en de beheerder van de archiefbewaarplaats (artikel 16 van de Archiefwet). Voor het beheer van deze informatie dienen voldoende middelen beschikbaar te worden gesteld door burgemeester en wethouders binnen de begrotingskaders gesteld door de raad.