Instellingsbesluit van de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Alphen-Chaam, Altena, Baarle-Nassau, Bergen op Zoom, Breda, Drimmelen, Etten-Leur, Geertruidenberg, Halderberge, Moerdijk, Oosterhout, Roosendaal, Rucphen, Steenbergen, Tholen, Woensdrecht en Zundert houdende regels omtrent het instellen van de gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant (Gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant)

Ondertekening

TOELICHTING BIJ DE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING WEST-BRABANT

Inleiding

In West-Brabant werken de lokale overheden al lange tijd op allerlei terreinen en in allerlei vormen samen. Variërend van eenmalige acties tot gemeenschappelijke regelingen. De laatste jaren heeft het Convenant West-Brabant overduidelijk aangetoond dat een overkoepelende strategische samenwerking de effectiviteit voor alle deelnemers vergroot. De samenwerking op strategische onderwerpen en de samenwerking op de uitvoering van de strategische agenda geeft een nieuwe dimensie aan het eigen lokale bestuur. Het gezamenlijke optreden richting Den Haag, Den Bosch, Brussel en Rotterdam maakt dat het eigen lokale beleid en de eigen lokale mogelijkheden sterker over het voetlicht komen. Voorbeelden hiervan zijn de ontwikkelingen van Maintanance Valley en West-Brabant als logistiek kenniscentrum. Naar de toekomst toe wordt het hebben van een strategische samenwerking nog meer van belang om als regio de belangen in het krachtenveld van de Rijn-Schelde-Maas-Delta te borgen. Met name voor de strategische opgaven is het wenselijk om het Convenant West-Brabant, na de pioniersfase, om te zetten in een nieuwe vorm: deze nieuwe gemeenschappelijke regeling. Het gaat daarbij om verlengd lokaal bestuur. Er worden geen nieuwe bevoegdheden overgedragen naar het samenwerkingsverband.

Deze nieuwe gemeenschappelijke regeling beoogt niet om, naast de bestaande samenwerkingsverbanden, nog een extra regeling te creëren. Het beoogt meer structuur en stroomlijning te brengen in de bestaande samenwerking. Het wordt als het ware een parapluregeling waarbinnen de taken van de huidige regelingen onderdak vinden. De bestaande regelingen kunnen vervolgens opgeheven worden. Er worden geen nieuwe taken of bevoegdheden overgedragen. Het aantal regeling neemt hierdoor sterk af. Bij de vormgeving van deze regeling is de nota verbonden partijen, zoals deze in de gemeenteraden is vastgesteld, leidend geweest.

Door de Bestuurlijke Regie Groep (de BRG) zijn de volgende uitgangspunten voor de regeling vastgesteld:

• •

  Algemeen Bestuur bestaat uit collegeleden van de deelnemende gemeenten en is met name verantwoordelijk voor het strategisch beleid;

• •

  Er worden louter collegebevoegdheden bij de regeling ondergebracht; hierdoor zal het een collegeregeling zijn;

• •

  De taken en bevoegdheden die bij de bestaande regelingen en het Convenant zijn overgedragen gaan over naar de nieuwe structuur. Daarnaast worden geen andere taken of bevoegdheden overgedragen;

• •

  Ieder college legt via haar eigen kanalen verantwoording af aan de eigen raad;

• •

  Invloed van gemeenteraden op de strategische agenda. De raad wordt over de concept strategische agenda vooraf geconsulteerd en kan haar zienswijze inbrengen. Of de raden gezamenlijk een ruimere betrokkenheid wensen tijdens de voorbereiding en de uitvoering, is aan hen. Indien behoefte bij raden bestaat voor een gezamenlijke ruimere betrokkenheid is het aan de raden om daarvoor een werkwijze te bepalen. In elk geval worden twee maal per jaar bijeenkomsten georganiseerd waarvoor alle raadsleden van de 19 gemeenten worden uitgenodigd;

• •

  De portefeuillehoudersoverleggen zijn en blijven verantwoordelijk voor beleid en uitvoering van de verschillende onderdelen; zij kregen een groot deel van de bevoegdheden van het bestuur overgedragen in de vorm van bestuurscommissies. De voorzitters hiervan nemen deel aan de beraadslagingen van het Algemeen Bestuur, zonder dat dit invloed heeft op de stemverhouding (elke deelnemende gemeente 1 stem);

• •

  Andere decentrale besturen zoals de provincie Noord-Brabant kunnen op vergelijkbare wijze als nu deelnemen;

• •

  Verschillende vormen van samenwerking moeten flexibel vorm kunnen krijgen;

• •

  De regeling maakt het voor de deelnemers mogelijk om zelf te bepalen aan welke onderdelen, naast het algemeen bestuur, wordt deelgenomen; de financiële bijdrage is daarvan afhankelijk. Voorshands wordt aangenomen dat de gemeenten in de nieuwe structuur deel zullen blijven nemen aan die taken waaraan ze nu ook al deelnemen;

• •

  De voorzitter van de Ambtelijke regiegroep is secretaris van de regeling. De Ambtelijke Regiegroep is, naast de zorg voor een optimale inzet van de gezamenlijke ambtelijke capaciteit, ook belast met de algemene ambtelijke regie over de samenwerking;.

• •

  Bundeling van de ambtelijke ondersteuning van de bestaande regelingen waardoor grotere slagkracht en efficiencywinst ontstaat;

• •

  De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd,er vindt elke 4 jaren een evaluatie plaats, voor het eerst in 2015;

• •

  De regeling wordt opgesteld conform de uitgangspunten van de Nota Verbonden Partijen.

• •

  De regeling is met inachtneming van deze uitgangspunten opgesteld.

Hoofdstuk 1Algemene bepalingen

In het eerste hoofdstuk staan twee algemene bepalingen. In artikel 1 zijn de begripsbepalingen opgenomen waarin de betekenis van een aantal begrippen die in de regeling voorkomen worden gedefinieerd. In artikel 2 wordt het Openbare Lichaam dat met deze regeling wordt ingesteld benoemd. Met de instelling hiervan verkrijgt het regeling rechtspersoonlijkheid. De vestigingsplaats en het grondgebied van waar de regeling voor geldt, staan hier beschreven.

Hoofdstuk 2 Doel, taken en bevoegdheden

In het tweede hoofdstuk staan het doel van de regeling, de taken van de regeling en de bevoegdheden die de regeling daarbij heeft beschreven. De beschrijvingen zijn hier beperkt tot de hoofdlijnen. De taken hier uitgebreid beschrijven zou veel erg veel worden. De taken worden bovendien uitgevoerd door de bestuurscommissies. Daarom kan hier worden volstaan met de hoofdlijnen. De nadere uitwerking wordt beschreven in de instellingsverordeningen van de verschillende bestuurscommissies zodat er wel een duidelijke taakbeschrijving zal zijn.

Artikel 3

In dit artikel wordt het doel van de regeling beschreven. In het eerste lid staat het strategische doel zoals dit oorspronkelijk in het Bestuursconvenant West-Brabant is opgenomen. In het tweede lid staan de beleidsterreinen genoemd van de bestaande portefeuillehoudersoverleggen, die de onderwerpen van de Strategische Agenda inhoudelijk behandelen. Dit zijn tevens toekomstige bestuurscommissies.

Artikel 4

In dit artikel worden de taken en bevoegdheden op hoofdlijnen neergezet. De taken die op dit moment in de diverse regelingen zijn opgenomen worden in de voorgestelde nieuwe structuur uitgevoerd door bestuurscommissies die samenvallen met de bestaande portefeuillehoudersoverleggen. De uitgebreidere beschrijving van taken en bevoegdheden komt daarom terug in de instellingsverordeningen van de betreffende bestuurscommissies. Het Algemeen Bestuur van de regeling houdt zich bezig met de strategische visie en de strategische agenda.

Tot de taken en bevoegdheden die de regeling ter beschikking staat om de belangen te behartigen die haar in artikel 3 lid zijn toevertrouwd worden in het eerste lid met name coördinatie, planning, uitvoering, advies en overleg, lobbyactiviteiten, vertegenwoordiging en het bevorderen van verdere bestuurlijke samenwerking genoemd. Concrete wettelijke bevoegdheden worden niet overgedragen. Deze blijven bij de gemeenten. Indien dit in enig geval toch wenselijk wordt gevonden zal de betreffende bevoegdheid alsnog overgedragen dienen te worden. Behalve coördinatie en overleg tussen de deelnemende gemeenten onderling heeft de samenwerking zeker ook meerwaarde in vertegenwoordiging namens de regio in bijvoorbeeld Den Haag, Brussel, Den Bosch enzovoorts. Om die reden zijn lobbyactiviteiten en vertegenwoordiging bij de taken en bevoegdheden opgenomen.

In het tweede lid is bovendien bepaald dat de regeling, naast de behartiging van de belangen die haar toevertrouwd zijn ook diensten uit kan voeren en taken kan verrichten in opdracht van een of meer deelnemers. Deze taken en opdrachten dienen wel direct samen te hangen met het doel van de regeling. Een voorbeeld hiervan is te vinden bij het Kleinschalig Collectief Vervoer. Tegelijkertijd biedt deze algemene bepaling de ruimte om ook op andere terreinen desgewenst opdrachten aannemen en diensten uitvoeren of taken verrichten. Het is wel van belang dat, als voor de uitoefening van die taken, bevoegdheden van de betreffende deelnemende gemeenten nodig zijn die nog niet zijn overgedragen deze bevoegdheden op dat moment wel worden overgedragen.

Het derde lid van artikel 4 bepaalt dat deelnemende gemeenten deze bevoegdheden ook daadwerkelijk mogen overdragen aan het openbaar lichaam. zonder dat daarvoor een wijziging van de regeling noodzakelijk is. Dit is een bepaling omtrent de wijze waarop verandering kan worden gebracht in de overgedragen bevoegdheden, als bedoeld in artikel 10, tweede lid, van de Wgr. Uiteraard dienen hierbij ook de mandaat- en delegatiebepalingen uit de Awb in acht genomen worden. Om te voorkomen dat er bevoegdheden worden overgedragen die niet bijdragen aan het doel van de gemeenschappelijke regeling is bepaalt dat vooraf overeenstemming moet zijn bereikt met de partij die de bevoegdheid overgedragen krijgt. Hierbij kunnen ook afspraken gemaakt worden over de eventuele kosten die hiermee samenhangen.

Hoofdstuk 3 Het Bestuur

Het derde hoofdstuk bevat de bepalingen die betrekking hebben op het bestuur van de regeling. Dit bestuur bestaat op grond van de Wgr uit een Algemeen Bestuur, een Dagelijks Bestuur en een Voorzitter. De WGR kent geen dualisering zoals de gemeentewet die inmiddels wel kent. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit leden van het Algemeen Bestuur. De Voorzitter zit zowel het AB als het DB voor. De rolverdeling tussen het AB en het DB is nog de klassieke rolverdeling zoals die onder de oude Gemeentewet gold tussen de raad en het college. Daarbij komen, in beginsel, alle bevoegdheden toe aan het AB. Het DB heeft dan als taak het voeren van het dagelijks bestuur en het voorbereiden en uitvoeren van besluiten van het AB. Het AB kan haar bevoegdheden wel overdragen. Het is de bedoeling dat het Algemeen Bestuur zich voornamelijk zal bezig houden met de strategische visie en de strategische agenda zoals op dit moment de West-Brabantse Vergadering dat ook doet. Deze bevoegdheden kan zij om die reden niet overdragen aan een ander bestuursorgaan.

Naast deze verplichte onderdelen van het bestuur kunnen ook commissies worden ingesteld. Dit kunnen zowel adviescommissies zijn als bestuurscommissies. Adviescommissies hebben geen bevoegdheden overgedragen gekregen, maar adviseren het bestuur voor het bestuur een besluit neemt. Bestuurscommissies hebben wel bevoegdheden overgedragen gekregen van het bestuur en voert daarmee zelfstandig een bepaalde taak uit. Voor deze bestuurscommissies is in de opzet van deze regeling een grote rol weggelegd. Het Algemeen Bestuur zal zich, zoals gezegd, concentreren op de strategische visie en de strategische agenda. Alle andere taken zullen bij verschillende bestuurscommissies worden weggelegd die deze op vergelijkbare wijze kunnen uitvoeren als in de bestaande situatie. Zie hiervoor ook paragraaf 3.4 en de toelichting daarop.

Paragraaf 3.1 Het Algemeen Bestuur: De West-Brabantse Vergadering

In deze paragraaf staat het Algemeen Bestuur van de regeling beschreven. In de opzet van de regeling zal het Algemeen Bestuur zich met name met de strategische agenda bezighouden, vergelijkbaar met de rol die de West-Brabantse Vergadering op basis van het Bestuursconvenant heeft. Om die reden wordt voorgesteld om de naam “De West-Brabantse Vergadering” te handhaven voor het Algemeen Bestuur.

Doordat de regeling wordt aangegaan door de Colleges van Burgemeester en Wethouders bestaat het Algemeen Bestuur, overeenkomstig de Nota Verbonden Partijen, alleen uit leden van die colleges. Een begrijpelijke keus gezien de rolverdeling tussen raad en college sinds de dualisering. Een raadslid moet niet in de positie komen dat hij als gedelegeerd bestuurder verantwoording aan zichzelf verschuldigd is. De zittingsduur is wel gelijkgesteld aan de raadsperiode. Dat geldt immers voor de colleges hetzelfde. De West-Brabantse Vergadering kan waarnemers, zonder stemrecht, toelaten. Hierbij kan bijvoorbeeld aan een vertegenwoordiging van de Provincie Noord-Brabant of Zeeland worden gedacht.

Indien de nieuwe regeling aangegaan zou worden door de gemeenteraden, bepaalt de WGR dat de raden het Algemeen Bestuur kiezen “uit zijn midden, de voorzitter inbegrepen, en uit de wethouders”. De regeling kan niet uitsluiten dat de raden dan raadsleden kunnen benoemen in het DB. Mede gezien de Nota Verbonden Partijen is dat niet wenselijk.

Voorgesteld wordt om de voorzitters van verplichte bestuurscommissies (de huidige portefeuillehoudersoverleggen, zie ook artikel 17, tweede lid) ook deel te laten nemen aan de vergaderingen van het Algemeen Bestuur. De samenhang tussen de verschillende portefeuilles wordt daarmee versterkt en de invloed van de bestuurscommissies op de Strategische Agenda krijgt daarmee een extra gewicht. Deze voorzitters worden overigens geen lid van West-Brabantse Vergadering maar worden uitgenodigd deel te nemen aan de vergadering.

Voor wat betreft de stemverhouding weegt elke stem op zichzelf even zwaar (one man one vote). Zeker bij de strategische agenda en de strategische visie heeft elke gemeente een gelijk belang. Te overwegen valt wel om voor de besluiten met betrekking tot de begroting en de jaarrekening te werken met een soort “gekwalificeerde meerderheid” in die zin dat tenminste 10 leden van het Algemeen Bestuur voor een voorstel moeten stemmen en dat (cumulatief) die 10 stemmen tezamen tenminste de helft plus 1 van het aantal inwoners van het totale gebied vertegenwoordigen. Op deze manier wordt voorkomen dat alleen de grote gemeenten een besluit kunnen forceren (er zijn immers tenminste 10 stemmen nodig) maar ook dat alleen de kleine gemeenten een besluit kunnen forceren (tenminste de helft van het aantal inwoners moet immers vertegenwoordigd worden). Evenwichtige besluitvorming wordt daarmee gewaarborgd. De voorzitter van de West-Brabantse Vergadering heeft geen stem. Hierdoor is hij in staat om zich volledig te richten op een goed verloop van de vergadering. Omdat in artikel 5 al bepaald is dat de deelnemende gemeente die de voorzitter levert een tweede lid van de West-Brabantse Vergadering aanwijst is geborgd dat elke gemeente één stem heeft. De West-Brabantse vergadering kan besluiten om, naast de voorzitters van de bestuurscommissies, ook andere personen toe te laten als waarnemer of als adviseur zonder stemrecht. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een vertegenwoordigers van de provincie of van het Waterschap.

In beginsel komen alle bevoegdheden van de Regeling aan het Algemeen Bestuur toe. Deze bevoegdheden kan zij wel overdragen aan het Dagelijks Bestuur of aan Bestuurscommissies. In artikel 9 is die mogelijkheid begrensd in zoverre dat de bevoegdheid tot het vaststellen van de strategische agenda of strategische visie niet kan worden overgedragen, evenmin als het vaststellen van de begroting of de rekening.

De strategische agenda of de strategische visie moet minimaal elke 4 jaar worden vastgesteld. Hierdoor blijft de strategische agenda of visie altijd actueel. Om die invloed van gemeenteraden te borgen is bovendien bepaald dat het AB de strategische agenda of de strategische visie niet mag vaststellen dan nadat zij de raden van de deelnemende gemeente de gelegenheid hebben gegeven hun zienswijze over de betreffende strategische agenda of visie kenbaar te maken. Het is vanzelfsprekend aan de raden of zij van die gelegenheid gebruik maken. Als de raden, of een deel daarvan, hier geen gebruik van maken is het AB wel bevoegd om de strategische agenda of visie vast te stellen. Overigens worden er geen bevoegdheden van de raad overgedragen aan de West-Brabantse Vergadering. Ook niet als het gaat om het vaststellen van de strategische visie. Als die visie vertaling behoeft in het gemeentelijke beleid zullen de deelnemende gemeenten dat elk voor zich nog moeten doen. Deze bepaling vormt een extra borging voor de invloed van de gemeenteraden op de strategische visie en de strategische agenda. De raden hebben als kaderstellend orgaan van de deelnemende gemeente een rol bij de strategische agenda en visie. Los van de zienswijze op de concepten zijn er voor de gemeenteraden nog meerdere momenten en mogelijkheden om invloed uit te oefenen. Zo worden er bijvoorbeeld raadsledenbijeenkomsten gehouden waarbij de gewenste koers voor de strategische visie of strategische agenda wordt besproken. Mede op basis daarvan wordt een eerste concept opgesteld waarover de raden vervolgens weer hun zienswijze kunnen geven. Daarnaast kan elke raad het gesprek over de strategische agenda of visie aangaan met zijn eigen college en de afvaardiging daarvan in het Algemeen Bestuur. Ook op die wijze kan de raad haar invloed uitoefenen. De raden worden bovendien goed geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen de regio. Dat gebeurt natuurlijk primair door de eigen colleges, maar ook via het Regionaal Informatie en Communicatie Model dat in januari 2011 beschikbaar zal zijn. De deelnemende gemeenten, ook de gemeenteraden, worden daarmee actief voorzien van informatie door de regio.

Paragraaf 3.2 Het Dagelijks Bestuur

In deze paragraaf wordt het Dagelijks Bestuur geregeld. De leden van het DB zijn gekozen uit de leden van de West-Brabantse Vergadering. Zo staat het nog in de Wgr opgenomen. Er is op dit punt derhalve geen sprake van een duale constructie zoals bij de gemeenteraad en B&W.

Voor wat betreft de omvang wordt voorgesteld om het DB te laten bestaan uit de Voorzitter en zes leden (artikel 10). Dit lijkt een redelijke vertegenwoordiging uit het AB. De zittingsduur is gelijkgesteld met de zittingsduur van het AB waaruit het DB is samengesteld. Bij de samenstelling verdient het de voorkeur om rekening te houden met de geografische spreiding en de verhouding klein-groot van de deelnemende gemeenten. Voorgesteld wordt in het DB drie vertegenwoordigers op te nemen uit de groep grotere gemeenten ( Bergen op Zoom, Breda, Etten-Leur, Oosterhout, Moerdijk en Roosendaal) en drie vertegenwoordigers uit de kleinere gemeenten ( dit zijn alle behalve de hierboven genoemde 6 gemeenten ). Daarbij is bovendien de beperking aangebracht dat geen enkele gemeente met meer dan één lid in het Dagelijks Bestuur vertegenwoordigd mag. Omdat elke deelnemende gemeente slechts één vertegenwoordiger in het Algemeen Bestuur heeft lijkt dit vanzelf al niet mogelijk. Een uitzondering is er in het Algemeen Bestuur echter voor de deelnemende gemeente die de voorzitter levert. Deze wijst een tweede lid van het Algemeen bestuur aan. Deze tweede vertegenwoordiger kan derhalve geen lid van het Dagelijks Bestuur worden. De voorzitter is dat immers automatisch al. Op grond van artikel 40 van de Gemeentewet, dat van overeenkomstige toepassing is verklaard, dient de door het AB aangewezen lid de benoeming binnen 10 dagen te aanvaarden. De in artikel 12 genoemde artikelen van de Gemeentewet hebben allen betrekking op de vergaderorde binnen het Dagelijks Bestuur. Om zeker te stellen dat het Dagelijks Bestuur ook daadwerkelijk met 6 leden kan functioneren is in artikel 11, tweede lid, bepaald dat voor elk lid door de West-Brabantse Vergadering eveneens een plaatsvervangend lid wordt aangewezen die de taak van het oorspronkelijke lid volledig overneemt bij diens ontstentenis. Dit betekent dat voor de leden van het DB uit de grotere gemeenten eveneens eens plaatsvervanger uit een grotere gemeente aangewezen dient te worden en voor de leden van de kleinere gemeenten uit plaatsvervangend lid uit een andere kleinere gemeenten. De samenstelling blijft zo voldoen aan het bepaalde in artikel 10.

De eigen bevoegdheden van het DB staan beschreven in artikel 13. Het DB is belast met de dagelijkse leiding. Zij bereidt de besluiten van de West-Brabantse Vergadering voor en zorgt voor de uitvoering. Naast de eigen bevoegdheden is het denkbaar dat het AB nog andere bevoegdheden delegeert aan het DB.

Paragraaf 3.3 De Voorzitter

Deze paragraaf regelt de aanwijzing en de taken en bevoegdheden van de voorzitter. De voorzitter is, op basis van de Wgr, zowel voorzitter van het Algemeen Bestuur als van het Dagelijks Bestuur. Het Algemeen Bestuur wijst hem uit zijn midden aan. De deelnemer wiens vertegenwoordiger als voorzitter wordt aangewezen mag een tweede lid van het Algemeen Bestuur aanwijzen (artikel 5, vijfde lid). De plaatsvervangend voorzitter wordt door het Dagelijks Bestuur uit zijn midden aangewezen.

De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van zowel het AB als het DB. Hij ondertekent alle stukken en vertegenwoordigt het openbaar lichaam in en buiten rechte.

Paragraaf 3.4 Adviescommissies en bestuurscommissies

Naast het AB, het DB en de Voorzitter zijn er nog een aantal manieren om het bestuur vorm te geven. Analoog aan de gemeentewet is het ook in de Wgr mogelijk om adviescommissies en bestuurscommissies in te stellen. In deze paragraaf is die mogelijkheid opgenomen. Met name de bestuurscommissies krijgen een sterke rol bij deze regeling. Voor beide soorten commissies geldt dat het algemeen bestuur de samenstelling kan regelen. Die samenstelling hoeft zich niet te beperken tot vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten. Ook anderen, zoals bijvoorbeeld vertegenwoordigers van de provincie, kunnen hiervan deel uitmaken.

Adviescommissies hebben geen andere bevoegdheid dan adviseren aan het AB of het DB. Artikel 16 heeft hierop betrekking. Dit kan een waardevolle manier zijn om zeker te stellen dat bepaalde functies hebben meegedacht over voorstellen, alvorens het besluit wordt genomen.

Artikel 17 bevat de bepalingen met betrekking tot bestuurscommissies. Bestuurscommissies kunnen bevoegdheden overgedragen krijgen van het AB of het DB. Hierdoor is het mogelijk om de taken en bevoegdheden die nu in aparte regelingen zijn opgenomen op een vergelijkbare manier uit te blijven oefenen, maar dan onder de paraplu van de regeling. Denk bijvoorbeeld aan de SES, het KCV, MARB/DUO etc. Om te waarborgen dat dit ook werkelijk gebeurt is in de regeling voor het AB de verplichting opgenomen om een aantal bestuurscommissie in te stellen. De voorgestelde bestuurscommissies zijn gelijk aan de op dit moment bestaande portefeuillehouders overleggen op de terreinen die nu in de strategische agenda zijn benoemd. De leden van de bestuurscommissies behoeven geen lid te zijn van het AB. Het Algemeen Bestuur regelt de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de bestuurscommissies. Hierin kan bijvoorbeeld ook de provincie worden benoemd. Een bestuurscommissie kan ook de bevoegdheid krijgen om een deel van haar taak weer door een andere commissie uit laten voeren die zij zelf ingesteld heeft. Zo kan onder auspiciën van de bestuurscommissie Sociaal Economische Zaken een aantal overlegvormen functioneren zoals dat nu bij de SES ook gebeurt.

De in artikel 17, tweede lid, van de regeling verplicht gestelde bestuurscommissies worden primair bemand door de portefeuillehouders van de deelnemers op het betreffende terrein. Hierdoor krijgt het portefeuillehoudersoverleg ( = bestuurscommissie ) een sterke stem bij de uitoefening van de bestuursbevoegdheden op hun eigen terrein. Voor elke bestuurscommissie dient nog een instellingsverordening gemaakt worden waarin hun taken en bevoegdheden beschreven staan. Hierin zal de nadere uitwerking plaatsvinden van de globaal beschreven taken en bevoegdheden in de artikelen 3 en 4 van deze regeling.

Naast de in artikel 17, tweede lid, van de regeling verplicht gestelde bestuurscommissies is het zeer wel denkbaar dat door het Algemeen Bestuur nog meer bestuurscommissies worden ingesteld voor specifieke onderwerpen. Een goed voorbeeld hiervan is een bestuurscommissie voor het Kleinschalig Collectief Vervoer (KCV). Dit betreft een heel specifiek onderwerp waar meerdere portefeuilles bij zijn betrokken en die zelfstandig aanbestedingen uitvoert, contracten aangaat en beheert. Voortzetting van de huidige werkwijze rechtvaardigt een aparte bestuurscommissie. Voortzetting van de huidige werkwijze rechtvaardigt een aparte bestuurscommissie. Daarom is er voor gekozen deze bestuurscommissie gelijktijdig met het ingaan van de regeling in te stellen ( lid 4 ).

Op basis van artikel 25, tweede lid, van de Wgr is voor het instellen van bestuurscommissies wel toestemming nodig van de raden van de deelnemende gemeente. Deze toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

Het terrein waarop de verschillende commissies zich bewegen kan zowel inhoudelijk als territoriaal worden afgebakend. Met andere woorden kunnen commissies niet alleen voor een bepaalde taak worden ingesteld maar ook voor een bepaald gebied. In voorkomende gevallen kunnen deelnemende gemeenten daarbij bovendien bevoegdheden aan de betreffende commissies overdragen aan de bestuurscommissie. In artikel 4, derde lid , van de regeling is het mogelijk gemaakt dat deelnemende gemeenten bevoegdheden overdragen aan het bestuur van het openbaar lichaam, zonder dat hiervoor de regeling aangepast hoeft te worden. Het bestuur legt de uitoefening van deze bevoegdheid vervolgens neer bij de betreffende bestuurscommissie. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de uitvoering van het Besluit Woninggebonden Subsidies voor een aantal gemeenten. Het resultaat zal zijn dat het Algemeen Bestuur zich bezighoudt met de strategische visie en de strategische agenda, zoals de West-Brabantse Vergadering dat nu ook doet, en de bestuurscommissies de afstemming, coördinatie en uitvoering, zoals de verschillende regelingen dat nu ook doen.

De bestuurscommissies worden ook verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van hun eigen begroting, zoals de bestaande regelingen dat nu ook zijn (zie hiervoor ook hoofdstuk 6).

Hoofdstuk 4 Inlichtingen en verantwoording

Voor het goed functioneren van de regeling is het van belang dat op een adequate wijze inlichtingen verstrekt worden en verantwoording afgelegd wordt aan de deelnemende gemeenten. De Wgr bepaalt dan ook in de artikelen 16 en volgende dat de regeling daarover bepalingen dient te bevatten.

De Notitie Verbonden Partijen speelt hierbij ook een rol evenals de notitie van de raadsgriffiers van 2008

De voorgestelde regeling is een zogenaamde collegeregeling. In tegenstelling tot bij raadsregelingen worden, de leden van het algemeen bestuur bij collegeregelingen aangewezen door en uit het college van burgemeester en wethouders. De raden hebben geen formele rol bij de aanwijzing. Natuurlijk kunnen de raden via de normale gemeentelijke politieke mogelijkheden het college wel proberen te sturen. De regeling gaat echter uitsluitend over bevoegdheden van het college, waardoor de primaire verantwoordelijkheid voor het samenwerkingsverband ook bij het college ligt.

De leden van het algemeen bestuur vertegenwoordigen het college. Zij leggen daarom ook verantwoording af aan het college (art. 18 jo. art. 16 lid 3 Wgr). Eén of meer leden van het betreffende college kunnen hun lid in het algemeen bestuur alle informatie vragen die zij nodig hebben. Dit lid van het algemeen bestuur moet die informatie dan verschaffen op een in de gemeenschappelijke regeling bepaalde wijze (art. 18 jo. art. 16 lid 1 Wgr). Wanneer het lid van het algemeen bestuur het vertrouwen van zijn college verliest, dan kan het college hem ontslaan (art. 18 jo. art. 16 lid 5 Wgr). De gemeenschappelijke regeling moet hieromtrent (nadere) regels bevatten. Deze regels hebben natuurlijk een andere betekenis dan bij raadsregelingen. Een college zal niet snel beslissen één van zijn eigen leden terug te trekken. Het betreffende lid zit er immers vaak als portefeuillehouder en bij ontslag zal dit leiden tot een crisis binnen het college en mogelijk zelfs tot de val van het gehele college.

De leden van het algemeen bestuur bij een collegeregeling zijn ook verantwoording schuldig aan de raden van hun gemeente (art. 19 lid 1 jo. art. 16 lid 3 Wgr) en moeten alle door één of meer leden van die raad gevraagde inlichtingen verschaffen (art. 19 lid 1 jo. art. 16 lid 3 Wgr). Een (rechtstreeks) ontslagrecht heeft de raad niet. Toch kan de raad wel degelijk iets doen bij gebrek aan vertrouwen. De leden van het college zijn immers gezamenlijk en ieder afzonderlijk verantwoording schuldig aan de raad over het door het college gevoerde bestuur (art. 169 Gemw). Onder dat 'bestuur' valt ook het handelen bij een gemeenschappelijke regeling. Ook het enquêterecht van de raad (art. 155a Gemw) is van toepassing op het functioneren van de wethouders en burgemeester bij het samenwerkingsverband. Raden kunnen daarnaast de gemeentelijke rekenkamer vragen een onderzoek in te stellen naar het bestuur van het gemeenschappelijk openbaar lichaam (art. 182 lid 2 jo. art. 184 Gemw). Wanneer de betreffende wethouder of de burgemeester het vertrouwen van de raad verliest, dan kan de raad hem ontslaan (art. 49 Gemw) respectievelijk een aanbeveling tot ontslag doen (art. 61b lid 2 Gemw). Dit ontslag leidt automatisch tot het ontslag als lid van het algemeen bestuur van een samenwerkingsverband (art. 13 lid 6 jo. art. 13 lid 2 Wgr).

Wanneer raden de mogelijkheden als hierboven toch niet genoeg vinden, dan kunnen ze via de kaderstellende rol die ze hebben het college trachten te bewegen tot het maken van afspraken omtrent de deelname van raden. Zij kunnen anders toestemming onthouden, waardoor het college geen regeling kan treffen (art. 1 lid 2 Wgr). Zo kan de raad verzoeken dat door het algemeen bestuur een adviescommissie wordt ingesteld die bestaat uit raadsleden. De adviescommissie, of zo men wil de raadgevende vergadering, heeft formeel geen bevoegdheden, maar de leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur zullen, gelet op de politieke verantwoordelijkheid zoals die op gemeentelijk niveau blijft gelden, deze adviezen niet zomaar in de wind kunnen slaan. Raadsleden krijgen zo dus een formele positie bij het samenwerkingsverband, hetgeen controle makkelijker kan maken.

Er is in artikel 19, derde lid, een actieve informatieplicht voor het openbaar lichaam opgenomen als het gaat om onderwerpen van strategisch belang. Bovendien is opgenomen dat het bestuur van de regeling tenminste 2 keer per jaar een informatiebijeenkomst voor raadsleden organiseert. Hierdoor blijven de raadsleden goed geïnformeerd over de regionale ontwikkelingen (Artikel 19, vierde lid).

Hoofdstuk 5 Personeel en Organisatie

Het bestuur van de Regeling heeft ook een secretaris nodig. Overeenkomstig de door de BRG geformuleerde uitgangspunten is de voorzitter van de Ambtelijke Regiegroep (ARG) secretaris van de regeling. De ambtelijke betrokkenheid van de deelnemende gemeenten is cruciaal voor het welslagen van de regeling. De secretarissen gaan daarover. Het karakter van verlengd lokaal bestuur wordt hiermee nog eens extra benadrukt.

De ARG bestaat uit de secretarissen van de deelnemende gemeenten. Zij moeten het mogelijk maken dat de besluiten van het bestuur worden voorbereid en uitgevoerd en zullen derhalve daarover ook de regie voeren. Die regie richt zich vooral op het sturen van de processen. De eigen ambtelijke ondersteuning van de regeling zal een kleine kern zijn, vergelijkbaar met de hoeveelheid medewerkers die op dit moment al bij de diverse regelingen in dienst zijn. Voor veel werkzaamheden zal inzet van medewerkers van de deelnemende gemeenten gevraagd worden, zoals dat nu ook gebeurd. De ARG moet dit mogelijk maken. De voorzitter van de ARG wordt benoemd als secretaris van de regeling. Zo heeft de ARG ook een adviserende stem in het DB en een vertegenwoordiging bij de West-Brabantse Vergadering. Hierop is wel de beperking aangebracht van de voorzitter van de ARG niet in dezelfde gemeente werkzaam mag zijn als de voorzitter van de West-Brabantse vergadering. Zo wordt voorkomen dat zowel de voorzitter als de secretaris van de regeling uit dezelfde gemeente afkomstig is.

De voorzitter van de ARG dient nog wel benoemd te worden door de West-Brabantse Vergadering en kan zonodig ook geschorst worden. Hierdoor blijft de West-Brabantse Vergadering invloed hebben op wie haar secretaris wordt. De West-Brabantse Vergadering zal wel erg zwaarwegende argumenten moeten hebben om niet de voorzitter van de ARG te benoemen. Hetzelfde geldt voor zijn plaatsvervanger. Het mogelijke nadeel dat de secretaris in een belangenconflict kan komen door mogelijk strijdige belangen tussen zijn eigen gemeente enerzijds en de regeling anderzijds weegt niet op tegen de voordelen van de directie betrokkenheid van de ARG bij het bestuur van de regeling. Voor het geval een degelijk conflict zich toch voordoet kan de secretaris vervangen worden door de plaatsvervangend voorzitter van de Ambtelijke Regiegroep. Een vergelijkbare regeling als die ook voor de Voorzitter van de het bestuur geldt.

De regeling zal zelf ook over een bescheiden ambtelijk apparaat beschikken. Dit betreft in eerste instantie de medewerkers die nu ook al in dienst zijn, of werken voor, één van de onderliggende regelingen. Door de samenvoeging kunnen zij efficiënter ingezet worden. Aan het hoofd van deze medewerkers staat formeel de secretaris. Het ligt echter wel voor de hand om een Algemeen-Directeur aan te stellen voor de dagelijkse aansturing. Hij is er, in goed overleg met de secretaris, voor om te zorgen dat alle besluiten ook goed uitgevoerd worden en draagt zorg voor de ondersteuning van de bestuurscommissies.

Het Dagelijks Bestuur regelt de organisatie, de omvang en de werkwijze van het ambtelijk apparaat (artikel 25, tweede lid). Het ambtelijk apparaat komt in dienst van de gemeenschappelijk regeling. Om die reden is ook bepaald dat het Dagelijks Bestuur voor de Algemeen-Directeur en het ambtelijk personeel een rechtspositieregeling dient vast te stellen.

Hoofdstuk 6 Financiële bepalingen

Dit hoofdstuk bevat de financiële bepalingen. Bij de uitwerking hiervan wordt aangesloten bij de uitgangspunten die in de Notitie Verbonden Partijen zijn geformuleerd. Het Algemeen Bestuur dient een financiële verordening vast te stellen waarin de planning en controlcyclus wordt vastgelegd, evenals de verhouding tussen het Algemeen Bestuur en Bestuurscommissies, voor zover dit al niet in de instellingsverordeningen van de bestuurscommissies is geregeld.

De bijdragen die de deelnemende gemeenten zijn verschuldigd bestaat uit een algemeen deel en deelbegrotingen per bestuurscommissie.

Het algemene deel is afhankelijk van het inwoneraantal van de betreffende gemeente en geldt voor iedereen. Dit gaat dan om de kosten die samenhangen met het functioneren van het Algemeen en Dagelijks bestuur. In het vijfde lid van artikel 28 wordt een uitzondering gemaakt voor de gemeente Tholen als het gaat om de bijdrage aan het algemene deel. De achtergrond hiervan is dat Tholen behoort tot de provincie Zeeland en om die reden niet op alle punten op gelijke voet met de West-Brabantse gemeenten kan meedoen. Het bijzondere deel is afhankelijk van de activiteiten waaraan de betreffende gemeente deelneemt en kan dus variëren per deelnemende gemeente. Dit betreft met name de kosten die samenhangen met de bestuurscommissies.

Hoewel het hier een collegeregeling betreft wordt de ontwerp-begroting, op basis van artikel 35 Wgr, rechtstreeks aan de raden toegezonden. De raden kunnen hun zienswijze over de ontwerp-begroting geven. De bijdrage per deelnemer, gesplitst in het algemene deel en het bijzondere deel, staat in de ontwerp-begroting duidelijk opgenomen. Na de vaststelling van de begroting wordt dit medegedeeld aan de raden, dit overeenkomstig artikel 35, vierde lid, van de WGR. Als de vastgestelde begroting afwijkt van de ontwerp-begroting wordt de vastgestelde begroting eveneens toegezonden. Daarbij wordt aangegeven op welke wijze de ingediende zienswijzen zijn beoordeeld en in de besluitvorming zijn betrokken. De deelnemende gemeenten dienen de voor hen vastgestelde bijdrage vervolgens in hun eigen gemeentebegroting verwerken. De bijdragen dienen voor 1 februari van het betreffende jaar voldaan te zijn.

Onderdeel van de begroting zijn de onderdelen per bestuurscommissie. De bestuurscommissies zijn verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van hun eigen begroting. Zij dienen het ontwerp tijdig aan te leveren bij het Dagelijks Bestuur om zo het Dagelijks Bestuur in stelt te stellen tijdig de ontwerp-begroting aan te bieden aan de deelnemende gemeenten.

Hoofdstuk 7 Archief

De Regeling valt ook onder de Archiefwet en zal de nodige archiefbescheiden moeten bewaren. De West-Brabantse Vergadering dient hiervoor regels vast te stellen. Het Dagelijks Bestuur is vervolgens belast met de uitvoering hiervan. Waar de archiefbewaarplaats komt is nog niet bekend. Bij het opheffen van de bestaande regelingen moet zorgvuldig bekeken worden wat met die bestaande archieven moet gebeuren. Omdat de regeling een voortzetting van deze regelingen betreft is het raadzaam om delen van die archieven ook bij de regeling onder te brengen.

Hoofdstuk 8 Informatieplicht

Het betreft hier niet de informatieplicht en de verantwoording zoals in hoofdstuk 4 opgenomen, maar een informatieplicht tussen de deelnemende gemeenten en het bestuur van de regeling, over en weer, om elkaar te informeren over ontwikkelingen die voor de andere van de belang kunnen zijn. In praktijk zal dit voor een groot deel plaatsvinden in het bestuurscommissies/portefeuillehoudersoverleg.

Hoofdstuk 9 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

In dit hoofdstuk staan de bepalingen opgenomen die betrekking hebben op wijzigingen van deelnemers (toetreding en uittreding), wijziging van de regeling zelf en opheffing van de regeling. Hiermee wordt voldaan aan artikel 9, eerste lid, van de Wgr.

Indien een gemeente later wil toetreden kan dit in beginsel. Het college van die gemeente dient dan een besluit daartoe te nemen. Vervolgens besluit het Algemeen Bestuur van de regeling of de nieuwe gemeente inderdaad toegelaten kan worden en onder welke voorwaarden.

Het besluit om uit te treden kan elke deelnemende gemeente voor zich nemen. De financiële consequenties bij uittreden zijn niet vooraf hard vast te leggen. Een aantal uitgangspunten daarbij wel. Het Algemeen Bestuur bepaalt de voorwaarden waaronder uitgetreden kan worden en de financiële consequenties daarvan voor de uittredende gemeente. Zij doet dit niet dan na overleg met de betrokken gemeente. Zij brengt daarbij de financiële consequenties in beeld. Bijvoorbeeld het verschil in inkomsten terwijl de kosten gelijk blijven, of pas over een langere periode afgebouwd kunnen worden (denk aan personeel en doorlopende contracten). Het openbaar lichaam zal een redelijke periode moeten krijgen om haar begroting en formatie in overeenstemming te brengen met het nieuwe aantal deelnemers. Indien er specifieke verplichtingen voor de uittredende gemeente zijn aangegaan, bijvoorbeeld in projecten, zullen die verplichtingen in beginsel ook door die gemeente nagekomen dienen te worden.

Wijziging van de regeling gedurende de looptijd kan alleen als alle colleges van de deelnemende gemeenten een eensluidend besluit daartoe nemen. Hetzelfde geldt voor de opheffing van de regeling.

Omdat de consequenties van de verschillende gebeurtenissen vooraf nauwelijks te overzien zijn is in deze bepalingen vooral geregeld wie op het moment dat het zich voor doet de betreffende besluiten moet nemen. Het betreft dan altijd het Algemeen Bestuur en de desbetreffende deelnemende gemeente.

Hoofdstuk 10 Geschillenbeslechting

Op geschillen omtrent de toepassing van de regeling worden, overeenkomstig artikel 28 van de Wgr, beslist door Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant.

Hoofdstuk 11 Overgangs- en slotbepalingen

De regeling is voor onbepaalde tijd aangegaan. Door ook een evaluatiebepaling op te nemen kan periodiek worden bepaald of er nadere afspraken over het vervolg van de samenwerking moeten worden gemaakt. De evaluatie zal met name gaan over de vraag of de samenwerking de doelen die zij zich heeft gesteld ook heeft bereikt tegen de kosten die daarvoor waren uitgetrokken. Ook de manier waarop de samenwerking heeft gefunctioneerd is onderdeel van de evaluatie. Op basis daarvan kan desgewenst de regeling en haar doelstellingen worden aangepast. De verantwoording over de activiteiten van de regeling wordt langs de normale Plannings- en Controlcycli opgesteld en ter beschikking gesteld van de gemeenten. Op deze wijze wordt tussentijds rekening en verantwoording afgelegd. De eerste evaluatie dient uiterlijk in januari 2014 gereed te zijn zodat deze uitgevoerd wordt in de huidige zittingsperiode van de gemeenteraden.

Indien besloten wordt om de regeling niet voort te zetten zal de regeling opgeheven moeten worden. Overeenkomstig het artikel 38 is het Algemeen Bestuur belast met het vaststellen van een liquidatieplan en het Dagelijks Bestuur met de uitvoering van dat plan. Het Dagelijks Bestuur blijft in functie tot het liquidatieplan is uitgevoerd, ook na het opheffen van de regeling.