Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Leiden houdende regels omtrent de financiën (Financiële verordening gemeente Leiden 2020)

1. De raad kan bij aanvang van een nieuwe raadsperiode zo nodig een nieuwe programma-indeling vaststellen.

2. Het college stelt per begrotingsprogramma de beleidsterreinen vast.

3. In de begroting en de jaarstukken wordt inhoudelijke en financiële informatie verstrekt op het niveau van beleidsterrein.

4. Naast de verplichte basisset beleidsindicatoren stelt de raad per programma eigen indicatoren vast voor het meten van de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid.

1. De raad stelt in de begroting een post onvoorzien in. Het college beslist over de besteding van deze post. De raad stelt de begrotingswijziging die daarmee samenhangt formeel vast.

2. Over het gebruik van de post onvoorzien stelt het college nadere regels.

1. In de planning-en-controlcyclus worden twee tussentijdse rapportages opgenomen tenzij in overleg met de raad tot een ander aantal wordt besloten.

2. Het college informeert in de tussentijdse rapportages de raad tussentijds over de realisatie van de begroting van de gemeente over het lopende begrotingsjaar in termen van kwaliteit, tijd en geld.

3. De tussentijdse rapportages volgen de indeling van de begroting.

4. Het college informeert de raad als het verwacht dat de lasten, baten en investeringsuitgaven de geautoriseerde baten, lasten en investeringsuitgaven in het begrotingsjaar met meer dan € 100.000 gaan onder- of overschrijden.

5. Voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en bijstellingen van het beleid naar aanleiding van de voortgangsrapportages worden gelijktijdig voorgelegd met de kaderbrief en het raadsvoorstel voor het vaststellen van de programmabegroting.

1. Het college kan gedurende het jaar technische / beleidsarme begrotingswijzigingen separaat aan de raad voorleggen;

2. Van een technische wijziging is sprake als een redelijkerwijs niet-politiek gevoelige begrotingswijziging die voldoet aan één van de volgende criteria:

• a.

  Sprake is van een verschuiving van budgetten / kredieten / reserve-onttrekking of -storting tussen jaren of programma’s waarbij het nagestreefde kwaliteitsniveau niet verandert en de totaal (meerjarig) beschikbare middelen voor de activiteit niet wijzigen.

• b.

  Sprake is van een verhoging van baten waartegenover een verhoging in lasten staat door verplichte besteding van deze extra inkomsten.

• c.

  De begrotingswijziging de boekhoudkundige verwerking betreft van een raadsbesluit dat de raad heeft genomen.

1. De begroting en de jaarstukken bevatten een paragraaf subsidies met daarin een overzicht van de subsidies ingedeeld naar beleidsterrein.

2. De raad kan in de programmabegroting een subsidieplafond vaststellen per:

• a.

  Beleidsterrein;

• b.

  Deelverordening;

• c.

  Subsidieontvanger;

• d.

  Doelstelling.

1. In de begroting is een paragraaf opgenomen met daarin een meerjarig overzicht van de voorgenomen bezuinigingen vanaf het begrotingsjaar t tot en met het jaar t+3, de wijze waarop deze bezuinigingen zullen worden gerealiseerd en eventuele reserveringen die zijn gedaan om de bezuinigingen te realiseren.

2. In de jaarstukken wordt verslag gedaan over de voortgang m.b.t. invulling van de voorgenomen bezuinigingen.

1. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

• a.

  Het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

• b.

  Het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

• c.

  Het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

• d.

  Het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

• e.

  Voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste drie prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd.

2. Bij het uitzetten van middelen en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen en financiële participaties.

3. Het college is zeer terughoudend met het verstrekken van leningen; het college motiveert in zijn besluit waarom het beoogde doel niet via een subsidie of gemeentegarantie kan worden bereikt.

4. Voorgenomen besluiten tot het verstrekken van leningen buiten door de raad vastgestelde regelingen en de Stadsbank biedt het college aan voor een zienswijzeprocedure als bedoeld in artikel 169 4e lid van de Gemeentewet.

5. Bij publiekrechtelijke en privaatrechtelijke vorderingen wordt een door het management vastgesteld invorderingsbeleid gehanteerd.

6. De raad stelt voor het verstrekken van garanties in een separate verordening kaders vast.

1. Het college doet de raad jaarlijks voorstellen voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, heffingen en leges.

2. De raad stelt de jaarlijks de verordeningen voor lokale heffingen vast.

3. Er is een beleidskader voor de prijsvorming voor de verhuur en verkoop van vastgoed. De raad stelt dit beleidskader vast.

4. De kosten voor overhead (niet direct aan het taakveld toerekenbare kosten) worden op basis van de loonsom per taakveld aan de tarieven toegerekend.

1. Het College stelt uitvoeringsregels op over plankosten. In deze uitvoeringsregels is nadere regelgeving opgenomen over de diverse fasen in het planvormingsproces conform het Leids Planproces.

2. Het college rapporteert over plankosten in de jaarstukken en zo nodig in de tussentijdse rapportage(s).

1. Reserves worden ingesteld en opgeheven met een raadsbesluit.

2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

• a.

  Het specifieke doel van de reserve;

• b.

  De voeding van de reserve;

• c.

  De maximale hoogte van de reserve;

• d.

  De maximale looptijd van de reserve;

• e.

  Categorisering van de reserve naar: bestedings-, egalisatie-, buffer-, inkomens- of financieringsfunctie.

3. Bij het opheffen van een reserve wordt de reden van opheffing aangegeven, waarbij zo nodig een voorstel gedaan wordt voor aanwending van de resterende middelen.

4. Aan reserves wordt in principe geen rente toegevoegd, tenzij de raad een uitdrukkelijk besluit heeft genomen om jaarlijks een rente gerelateerd bedrag toe te voegen.

5. Bij reserves met een egalisatie- of inkomensfunctie mag een positief- of negatief exploitatiesaldo bij de jaarrekening vóór bestemming worden verrekend met de corresponderende reserve. In deze gevallen maakt het betreffende exploitatiesaldo geen onderdeel uit van het bestemmingsvoorstel bij de jaarrekening.

6. Voor het afdekken van specifieke risico’s vormt de gemeente bij voorkeur geen afzonderlijke bestemmingsreserves. Risico’s worden primair afgedekt door de concernreserve of door de risicoreserves voor de grondexploitaties.

7. In aanvulling op lid 5 mag de mutatie op de Voorziening negatieve grondexploitaties bij de jaarrekening vóór bestemming worden verrekend met de Reserve grondexploitaties.

1. Het weerstandsvermogen van de gemeente Leiden bestaat uit de concernreserve.

2. Het college draagt zorg voor het systematisch monitoren, inventariseren en kwantificeren van de risico’s die de gemeente loopt en het opstellen en actualiseren van beheersmaatregelen hiervoor.

3. De ratio weerstandsvermogen (verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de waardering van de geïnventariseerde risico’s) is minimaal 1,0. Bij een te lage stand van de concernreserve geeft het college aan welke maatregelen er getroffen worden om de concernreserve weer op peil te krijgen.

4. In het meerjarenbeeld in de Programmabegroting dient de ratio weerstandsvermogen aan het eind van het laatste jaar ten minste 1,5 te bedragen.

5. Nadelige rekeningresultaten worden primair opgevangen door de concernreserve en vervolgens door herschikking van bestemmingsreserves en/of exploitatiebudgetten.

1. Er is een Bedrijfsvoeringsreserve concern.

2. De Bedrijfsvoeringsreserve concern heeft als functies:

• a.

  het opvangen van jaarlijkse fluctuaties in de bedrijfsvoering en heeft om die reden een egaliserend karakter;

• b.

  het oplossen van knelpunten in de bedrijfsvoering.

3. De voeding van deze reserve vindt plaats vanuit het resultaat op de bedrijfsvoering bij de jaarrekening.

4. De minimale en de maximale omvang van de Bedrijfsvoeringsreserve concern bedraagt 1% respectievelijk 3,5% van de personele lasten van het concern.

5. Een eventueel lager saldo dan het hiervoor genoemde minimum zal binnen een redelijke termijn worden aangevuld tot het minimum. Het college doet hiervoor een voorstel.

6. Aanwending van de Bedrijfsvoeringsreserve concern kan, zonder raads- en collegebesluit, zelfstandig door de concerndirectie plaatsvinden. Hierover wordt in de jaarrekening en bij de voortgangsrapportages verantwoording afgelegd.

1. Er zijn algemene bedrijfsreserves voor de organisatieonderdelen Lakenhal, De Zijl Bedrijven en Erfgoed Leiden en Omstreken.

2. De bedrijfsreserves hebben als functies:

• a.

  het opvangen van jaarlijkse fluctuaties in de bedrijfsvoering en heeft om die reden een egaliserend karakter;

• b.

  het oplossen van knelpunten in de bedrijfsvoering.

3. Het jaarlijkse exploitatieresultaat van de Lakenhal, De Zijl Bedrijven en Erfgoed Leiden en Omstreken wordt, na verrekening met bestemmingsreserves, zo nodig verrekend met de betreffende bedrijfsreserve.

4. De minimale omvang van de bedrijfsreserves bedraagt 1% en de maximale omvang 10% van de totale exploitatielasten.

5. Een eventueel lager saldo van de bedrijfsreserve dan het hiervoor genoemde minimum zal binnen een redelijke termijn ongedaan worden gemaakt. Het college doet hiervoor een voorstel.

6. Aanwending van de bedrijfsreserve kan, zonder collegebesluit, zelfstandig door de manager van de instelling plaatsvinden. Hierover wordt in de jaarrekening verantwoording afgelegd.

1. Voor groot (planmatig) onderhoud stelt de raad een onderhoudsvoorziening in.

2. Een onderhoudsvoorziening is onderbouwd door een meerjarig beheerplan in aansluiting op het door de raad vastgestelde onderhoudsniveau. De beheerplannen dienen conform beleidskader kapitaalgoederen periodiek geactualiseerd te worden.

1. De Raad stelt de investeringskredieten vast.

2. In het Meerjaren investeringsplan in de programmabegroting en separate kredietvoorstellen worden per te autoriseren investeringskrediet de onderstaande gegevens vermeld:

• a.

  Programma en prestatie waaraan de investering bijdraagt;

• b.

  Unieke naam / omschrijving van de investering;

• c.

  Categorisering in:

  • -

    Economisch nut / maatschappelijk nut;

  • -

    Nieuw en uitbreiding / vervanging.

• d.

  Totaal investeringskrediet;

• e.

  Dekking (reserves, bijdrage derden);

  Bij separate kredietvoorstellen worden aanvullend ten minste de onderstaande gegevens verstrekt;

• f.

  Beleidsdoelen en samenhang met andere projecten;

• g.

  Risico’s en samenhang met andere projecten;

• h.

  Onderbouwing budgettair effect meerjarenraming.

3. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige investeringen worden bij de vaststelling van de begroting geautoriseerd.

4. Voor vervangingsinvesteringen in bedrijfsmiddelen stelt het college kredieten beschikbaar. Hierover vindt verantwoording plaats bij het onderdeel investeringen van de jaarstukken.

5. Ter voorbereiding op een investering mag het college, zonder voorafgaande goedkeuring door de raad, maximaal voor 5% van het investeringsbedrag, genoemd in het investeringsplan, met een maximum van € 50.000, aan verplichtingen aangaan. Indien de nieuwe ontwikkeling niet leidt tot een kaderbesluit worden de voorbereidingskosten bij de jaarrekening afgeboekt.

6. Bij een kredietaanvraag voor de investering in een kapitaalgoed dienen ook de budgetten voor beheer en onderhoud te worden geregeld

1. De raad stelt minimaal één keer in de acht jaar de volgende beleidskaders vast:

• a.

  water;

• b.

  wegen;

• c.

  openbare Verlichting;

• d.

  groen;

• e.

  kunstwerken;

• f.

  walmuren;

• g.

  beschoeiingen en natuurvriendelijke oevers;

• h.

  straatmeubilair;

• i.

  sport- en speelvoorzieningen;

• j.

  gebouwen en overig vastgoed.

2. In het beleidskader geeft op basis van scenario’s het minimale onderhoudsniveau van de voorzieningen in de stad en mogelijke uitzonderingen daarop.

1. Jaarlijks actualiseert het college het investeringsplan over (minimaal) 4 jaar en voorziet deze investeringsplanning van een overzicht van de ontwikkeling van de kapitaallasten.

2. In de begroting wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie, onderdeel investeringen, de ontwikkeling van de kapitaallasten over 4 jaar weergegeven. Daarnaast wordt in het meerjareninvesteringsplan een totaaloverzicht gegeven van de investeringen over een periode van 4 jaar. Hierbij is het jaar van beschikbaarstelling van het krediet bepalend voor opname in enig jaar. Tot slot wordt het overzicht te voteren kredieten weergegeven.

3. In de jaarrekening wordt, in de staat investeringskredieten en af te sluiten kredieten, van investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

4. Met het vaststellen van de jaarrekening worden kredieten die langer dan 3 jaar openstaan afgesloten, tenzij in een toelichting is gemotiveerd waarom het betreffende krediet nog beschikbaar moet blijven.

5. Onderuitputting en vrijval op kapitaallasten van vervangingsinvesteringen in bedrijfsmiddelen blijven beschikbaar voor besteding in de bedrijfsvoering.

1. Investeringen met een investeringsbedrag kleiner of gelijk aan € 25.000 en / of een gebruiksduur korter dan 3 jaar worden niet geactiveerd, maar in één keer ten laste van de exploitatie gebracht. Gronden en terreinen worden in uitzondering hierop echter altijd geactiveerd.

2. De afschrijving van een activum start op de eerste dag van het jaar volgend op het jaar waarin het (deel)object in gebruik wordt genomen.

3. Als afschrijvingsmethode wordt gekozen voor de lineaire afschrijvingsberekening. Een uitzondering kan worden gemaakt indien de investering wordt verwerkt in een tarief dat in rekening wordt gebracht bij derden. In dat geval wordt de afschrijving bepaald op basis van de annuïtaire systematiek.

4. Voor het afschrijven gelden de termijnen zoals opgenomen in bijlage 1 bij deze verordening.

5. Het college stelt de interne rekenrente vast waarbij geen rekening wordt gehouden met een fictieve (bespaarde) rente over het eigen vermogen.

6. Bij een collegebesluit tot voorgenomen verkoop van een investering met economisch nut wordt de afschrijving beëindigd. Indien de verwachte verkoopwaarde lager is dan de boekwaarde wordt het verschil afgeboekt.

7. Bij investeringen kan om bedrijfseconomische redenen rekening gehouden worden met een restwaarde aan het eind van de gebruiksduur tot 50% van de vervaardigings- of verkrijgingswaarde. De hoogte van de restwaarde wordt gemotiveerd in het raadsvoorstel.

8. Samengestelde investeringen worden volgens de componenten-benadering afgeschreven (verschillende afschrijvingstermijnen voor verschillende onderdelen van de investering).

1. Het college zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en van de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

2. De kaders voor de interne toetsing worden jaarlijks vastgelegd in het Algemeen Controleplan. Op voordracht van het college stelt de raad dit plan jaarlijks vast.

3. In de jaarstukken neemt het college ten behoeve van de raad op grond van de interne toetsing een in control verklaring op.

1. Het college draagt er zorg voor dat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur periodiek wordt onderzocht.

2. Het college neemt in de paragraaf Bedrijfsvoering van de Programmabegroting een planning op van de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken die hij in het komend jaar gaat uitvoeren.

3. Het college geeft in de paragraaf bedrijfsvoering van het Jaarverslag een overzicht van de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken waarvan de resultaten in het voorgaande begrotingsjaar aan de raad zijn aangeboden met een verwijzing naar de plaats waar deze online zijn te vinden.

1. De “Financiële verordening gemeente Leiden 2016” ex artikel 212 Gemeentewet vastgesteld door de raad op 4 juni 2011 (RV 16.0089) en gewijzigd op 18 april 2013 (RV 18.0079) komt te vervallen.

2. Deze verordening treedt in werking één dag na publicatie.

3. Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Leiden 2020”.